Entrada e saída de ordens de pagamento: procedimento de registro, regras de preenchimento e amostra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Ordens em dinheiro recebidas e enviadas atuam como documentos primários. Eles confirmam as transações financeiras relacionadas à emissão e recebimento de fundos. O registro de ordens de caixa de entrada e saída é realizado de acordo com certas regras. Considere as prescrições básicas.

Garantia em dinheiro para despesas e receitas: em branco

Ao receber dinheiro, o caixa insere as informações relevantes no formulário KO-1 e, ao emitir - KO-2. O preenchimento das ordens de caixa de recebimento e despesa é realizado de forma que os especialistas que verificam os documentos possam entender claramente seu conteúdo. Todos os detalhes necessários estão incluídos na documentação. A base sobre a qual são elaborados é registrada nos warrants de recebimento e despesa. Eles também fornecem uma lista de documentos anexados (acompanhados).

Nuances

Ordens de entrada e saída de dinheiro são assinadas pelo oficial responsável imediatamente apósa operação correspondente. Os documentos a eles anexados devem ser cancelados com carimbo ou a marca "Pago". Ao mesmo tempo, a data deve ser colocada para evitar a reutilização de papéis. De acordo com as regras atuais, não são permitidas correções nas entradas e saídas de ordens de pagamento, mesmo que estipuladas.

Formulário KO-1

Você precisa preencher o pedido de recebimento em uma cópia. O formulário tem 2 seções. O primeiro é um pedido de recebimento direto e o segundo é uma folha destacável - um recibo. Este último é emitido para a pessoa que contribuiu com os fundos. A linha "Base" indica o conteúdo da operação realizada. Por exemplo, pode ser "pagamento da fatura nº 321 de 1º de fevereiro de 2017". No campo "Incluindo" é indicado o valor do IVA. A quantidade é indicada em números. Se o imposto não for fornecido, você deve escrever "Sem IVA". O campo "Pedido" lista os documentos que acompanham o pedido. A conta de compensação é definida dependendo da origem dos fundos. O código de subdivisão é indicado pelos operadores de departamentos estruturais separados da empresa. A célula "Débito" deve conter a conta caixa de acordo com o plano. A numeração dos documentos é de ponta a ponta, definida para um ano. O formulário não deve conter números fora de ordem ou códigos duplicados. OKPO é considerado um requisito obrigatório. As informações são indicadas de acordo com o certificado emitido pela autoridade estatística estadual. O nome da organização é indicado na mesma forma em que está presente na documentação de fundação. Se uma empresa possui códigos analíticos aprovados, eles devem ser indicados no pedido. Há uma caixa "Propósito" no documento. Deve ser preenchido apenas por organizações sem fins lucrativos com financiamento qualificado.

Recursos de garantia

A ordem de recebimento é endossada no departamento de contabilidade. Se não houver especialistas autorizados a aprovar o documento, isso é feito pelo chefe da empresa. O diretor da organização, por sua ordem, pode atribuir a outro funcionário a obrigação de assinar ordens. Ao mesmo tempo, sua candidatura deve ser acordada pelo chefe com o contador-chefe. Se o diretor da empresa conduzir transações financeiras de forma independente, então crédito, ordens de pagamento de despesas, livro de caixa são compilados e assinados por ele.

Estampagem

A impressão deve estar localizada na parte do formulário marcada com "M. P." e pegue o recibo. A legislação não prevê regras especiais para a estampagem. Na prática, costuma-se ter 60% na parte principal e 40% no recibo. Algumas recomendações constam da resolução da Comissão Estadual de Estatística nº 88, de 18 de agosto de 1998. A legislação também não estabelece uma lista específica de detalhes que devem ser colocados no carimbo do caixa. Aconselha-se incluir no carimbo informações que anteriormente eram consideradas obrigatórias:

1. Nome da empresa (completo e em russo), tipo legal.
2. Localização.
3. Número de registro.

Documento para desembolso de fundos

Ordem de despesas também é emitida em uma cópia. Ao emitir fundos para um funcionário para relatório, o formulário deve ser elaborado de acordo com sua declaração por escrito. Pode ser de forma livre. O requerimento deve ser assinado pelo chefe da empresa. Diz:

1. Valor a ser emitido.
2. Prazo.
3. Data.

Conteúdo do documento

O campo "Motivo" indica a operação realizada. Por exemplo, pode ser "reembolso de gastos excessivos conforme relatório nº 123 de 2017-03-02". No campo "Pedido" são indicados os documentos primários e outros. Seus números e datas de compilação são fornecidos. Os aplicativos podem ser aplicativos para a emissão de fundos, faturas e assim por diante. Regras para registro f. KO-2 estão previstos nas Recomendações Metodológicas aprovadas pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística nº 88. Não é permitido fazer correções na ordem de despesas. O documento também é assinado pelo contador-chefe, gerente ou outra pessoa por ele autorizada. Empreendedores que mantêm registros de custos e receitas ou indicadores físicos, de acordo com a legislação tributária, não podem emitir ordens de despesas.

Ações do caixa

Ao desembolsar fundos em ordens de despesas, o caixa deve verificar:

1. Presença de assinaturas obrigatórias e sua conformidade com as amostras.
2. Igualdadevalores em palavras e algarismos.
3. Disponibilidade de documentos fornecidos no formulário.
4. Nome completo correspondente na garantia às informações fornecidas pelo destinatário.

Depois disso, o caixa prepara o valor necessário, transfere o documento de pagamento para a pessoa que o recebe. No pedido, o destinatário deve indicar o número de rublos (em palavras) e copeques (em números). A pessoa também coloca sua assinatura e data. O operador deve contar o dinheiro preparado. Neste caso, o destinatário deve ver como o caixa faz isso. A entidade que aceitou os fundos também os conta sob a supervisão do caixa. Se isso não for feito, posteriormente o destinatário não poderá reclamar ao caixa o valor emitido. Depois disso, o operador deve assinar o documento de pagamento.

Pontos Importantes

O caixa emite fundos exclusivamente para a pessoa cujos dados estão indicados no pedido. Este último apresenta um documento confirmando sua identidade. Caso a emissão seja feita por procuração, é necessário verificar a conformidade do nome completo. destinatário, dadas no mandado, informações sobre a pessoa representada. Um documento confirmando a autoridade do destinatário real é anexado ao formulário de pagamento. Se vários pagamentos forem feitos por procuração ou em organizações diferentes, uma cópia será anexada ao pedido. O original deve ficar com o operador que fez a última emissão.

Contabilização de ordens de pagamento recebidas e enviadas

Nas empresas que compõem os documentos discutidos acima,controle sobre as transações em dinheiro. Para fazer isso, você precisa manter um diário de recebimentos em dinheiro e ordens de débito. Ele contém os detalhes das formas de pagamento antes de sua transferência para o operador. As ordens emitidas sobre extratos para emissão de salário e outros valores similares são registradas no livro após a entrega dos fundos aos destinatários. A norma correspondente está consagrada nas Instruções aprovadas pelo Decreto da Comissão Estadual de Estatística nº 88.

Na prática, muitas vezes surge a pergunta: por qual período é necessário abrir um registro de recebimento e desembolso de ordens de pagamento? Deve-se notar que a legislação não prevê quaisquer prazos. A este respeito, questões relacionadas com o período de uso da revista, o contador decide de forma independente. Você pode abrir o livro por um ano, mês, trimestre. O número de operações deve ser levado em consideração ao tomar a decisão apropriada.

Responsabilidade por quebrar as regras

Para as empresas que não cumprem os requisitos para a realização de transações em dinheiro, aplicam-se as medidas previstas em lei. A responsabilidade é estabelecida por vários regulamentos. Entre eles está o Decreto Presidencial nº 840, de 25 de julho de 2003. O Capítulo 15 do Código de Contravenções dispõe o artigo 15.1. Fixa as medidas de responsabilidade por violação das regras para trabalhar com dinheiro e o procedimento para realizar transações em dinheiro. Em caso de superação dos valores destinados à liquidação com as contrapartes, não recebimento (parcial ou total) dos recursos recebidos, descumprimento dos requisitos de armazenamentodinheiro grátis além dos limites, uma multa administrativa é fornecida: 40-50 salários mínimos - para funcionários, 400-500 salários mínimos - para organizações.

Conclusão

Execução de ordens é uma tarefa muito responsável. Conforme mencionado acima, correções, erros e borrões não são permitidos nos documentos. O operador responsável por compilá-los deve lembrar que o pedido é uma forma de responsabilidade estrita. Portanto, danos aos documentos não devem ser permitidos. Na ausência de qualquer um dos detalhes necessários, o pedido concluído será considerado inválido.