Pagamento de combustíveis e lubrificantes: execução do contrato, procedimento de cálculo, regras e características de registro, competência e pagamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Muitas vezes surgem situações em que, por necessidade de produção, um funcionário é obrigado a usar sua propriedade. Na maioria das vezes é sobre o uso da máquina. Além disso, o empregador é obrigado a compensar isso: pagar por combustível e lubrificantes (POL), depreciação e outros custos. Como torná-lo o mais eficiente possível?

Quadro Legislativo

Muitas pessoas nem entendem o que significa pagar por combustível e lubrificantes e compensação pelo uso de veículos pessoais. E os empregadores estão aproveitando isso. Embora a sua obrigação de indemnizar o trabalhador pelos custos esteja consagrada no artigo 188.º do Código do Trabalho. No entanto, como será visto a seguir, seu uso não é a melhor opção. Informações muito mais úteis estão contidas nos Códigos Civil e Tributário. Para aproveitar todos os benefícios que eles oferecem, você precisa abordar o problema corretamente.

Como funciona na prática?

Muitas vezes um funcionário tem uma escolha: ou você vai 300 km para outra cidade no calor em um ônibus,ou dirigir seu próprio carro. Nunca lhe ocorre que as despesas de pagamento de combustível e lubrificantes e não só podem e devem ser compensadas a ele. As empresas se aproveitam do analfabetismo legal dos funcionários. A maioria não sabe o que é combustível no trabalho e compensação de custos.

A propósito, isso se aplica não apenas ao carro, mas também a qualquer outro bem pessoal que o funcionário use no desempenho de suas funções oficiais. Apenas o transporte pessoal é usado com mais frequência. Assim, o pagamento de combustível e lubrificantes aos empregados às custas do empregador é a norma. Embora nem todos os empregadores concordem em pagar.

Alguns exemplos

Todo mundo que já tentou trabalhar como representante de vendas passou por isso. Outro exemplo em que os funcionários costumam usar seu próprio transporte são os táxis. Para receber a compensação, o funcionário deve usar um carro ou outro imóvel somente com o conhecimento e permissão da administração. E tudo deve ser documentado.

Pagamento de combustível e lubrificantes aos funcionários - o que é?

Muitas vezes, nem mesmo a equipe de contabilidade sabe a resposta para essa pergunta, muito menos os funcionários comuns. Muitas pessoas pensam que combustível e lubrificantes são apenas combustível: gasolina ou óleo diesel. Isso não é inteiramente verdade. Na verdade, muitas outras coisas são chamadas de combustíveis e lubrificantes (combustíveis e lubrificantes):

• manteiga;
• anticongelante - no inverno;
• outros consumíveis necessários.

Assim, o pagamento de combustível e lubrificantes inclui não apenas o custo do combustível.

Como oficializar?

Existem 3 maneirasformalize seus acordos com o empregador:

• acordo adicional ao contrato de trabalho;
• contrato de aluguel de carro;
• contrato de prestação de serviços de transporte.

Cada um deles tem seus prós e contras. Vamos analisá-los em detalhes abaixo.

Acordo Adicional ao Contrato de Trabalho

O mais simples é celebrar um acordo adicional com o empregador ao contrato de trabalho. No entanto, mais simples não significa mais eficiente: não será fácil para os funcionários receberem o pagamento dos combustíveis e lubrificantes às custas do empregador. Abaixo está um exemplo de tal acordo.

Deve ser claramente indicado:

• marca e características do veículo;
• o valor da remuneração mensal e os custos que o empregador também compensa: pagamento de combustível e lubrificantes, reparos atuais e grandes, diagnóstico e manutenção, seguro;
• prazo para envio do relatório de custo real;
• termos dentro dos quais o empregador compensa as despesas do empregado.

O funcionário deve viajar muitas vezes sob instruções da gerência, ou a natureza itinerante do trabalho prevê o desempenho de suas funções oficiais. Com efeito, de acordo com a lei, o pagamento de combustíveis e lubrificantes na utilização de veículos pessoais, bem como a compensação de outras despesas, só é possível se houver necessidade de produção.

Todos os meses, o funcionário envia um relatório de suas viagens, onde indica:

• data da viagem;
• horário de partidae return;
• destino;
• propósito da viagem.

Além disso, este documento deve conter a data de compilação e a assinatura do funcionário.

Prós e contras de um contrato adicional

A compensação das despesas do empregado sob um contrato de trabalho é benéfica principalmente para o empregador. Afinal, você sempre pode limitá-lo ao tamanho previsto pelo Decreto do Governo nº 92 de 8 de fevereiro de 2002: 1200 rublos - para carros com cilindrada inferior a 2000 cm³ e 1500 rublos - para carros com cilindrada superior a 2000 cm^3.

No entanto, é improvável que essa compensação seja adequada ao funcionário - aos preços atuais da gasolina, é quase impossível alcançá-la. Assim, o empregador tem que se comprometer e celebrar um contrato de locação ou de prestação de serviços de transporte, ou pagar do próprio bolso - não será possível compensar a compensação por meio de redução de impostos.

Como alugar um carro?

Neste caso, a relação entre as partes será regida pelo Código Civil. Na prática, os aluguéis a casco nu são mais comumente usados. Abaixo você pode ver um contrato típico.

É obrigatório especificar no contrato de locação:

• características do carro: marca, ano de fabricação, cor, número da carroceria e motor, número do estado;
• condições de sublocação - é desejável proibir o empregador de alugar um carro para outra pessoa;
• outros arranjos - quem e em que prazo realiza MOT, quem pagaconsumíveis e manutenção, para que fins o carro pode ser usado - por exemplo, apenas transporte de passageiros.

Ao concluir um contrato de aluguel, você precisa entender que está transferindo seu carro para a empresa, ainda que temporariamente, mas para uso. Considerando que sob um contrato de trabalho, somente você pode usar o carro.

Portanto, o contrato de locação deve estipular exatamente como o empregador pode usar seu carro. Caso contrário, não se surpreenda que você será obrigado a transportar várias mercadorias ou algum tipo de lixo - afinal, a empresa agora possui o carro, ainda que temporariamente.

Importante: certifique-se de fixar o custo do carro no momento do aluguel no contrato.

Muitas vezes há um problema com o fato de as partes não saberem prescrever o pagamento de combustíveis e lubrificantes no contrato de locação. Até os advogados discutem sobre isso. O cálculo do pagamento de combustível e lubrificantes é realizado com base em guias - de acordo com a quilometragem real. Para isso, existem regras especiais, com base nas quais a baixa é realizada.

Os especialistas ainda recomendam a celebração de um contrato de aluguel de carro com pagamento de combustível e lubrificantes. No entanto, isso é por acordo. Se o contrato de locação não prevê o pagamento de combustível, é celebrado um acordo separado para pagamento de combustível e lubrificantes com o fornecedor, e o motorista recebe um cartão de combustível com um determinado limite.

Também é importante especificar antecipadamente outras nuances: a empresa lhe paga um valor fixo todo mêsou o pagamento é por hora - dependendo das horas reais trabalhadas, quem e como paga o seguro.

Contrato de prestação de serviços de transporte

Usado com muito menos frequência - principalmente se as mercadorias forem transportadas por transporte pessoal. Imagine uma empresa de mudanças. Em vez de adquirir ou alugar um carro, ela poderia ter celebrado um contrato com um carregador que possui o carro desejado para a prestação de serviços de transporte.

Assim, o carregador exerceria suas funções imediatas (carga e descarga) previstas no contrato de trabalho. E ele prestaria serviços particulares para o transporte dessas mercadorias do ponto A ao ponto B. No entanto, para isso, ele teria que emitir um IP, porque a atividade empresarial é proibida na Federação Russa sem registro.

Como um proprietário de carro pode otimizar os impostos?

Para alugar um carro ou prestar serviços de transporte, um funcionário precisará emitir um IP. A rigor, ele pode alugar seu carro sem ser empresário. No entanto, se houver vários desses carros, você ainda precisará emitir um IP. Além disso, neste caso, ele paga menos imposto - 6% sobre a renda de tributação simplificada, em vez de 13% de imposto de renda pessoal. No entanto, o imposto de renda pessoal de 13% ainda será retido de seu salário oficial.

Há outra nuance importante aqui. Independentemente da atuação do empresário individual, ele deve pagar prêmios de seguro, mesmo que não tenha empregados. O valor é fixo e em 2018 é de 32.385 rublos. No entanto, se a renda de um empresário individual exceder 300.000 rublos por ano, entãopagamento adicional de 1% da diferença "renda menos 300.000 rublos".

No entanto, o valor dos prêmios de seguro não pode exceder um determinado valor. Em 2018, são 212.360 rublos para o fundo de pensão (esse dinheiro “não desaparece”, mas vai para a formação da futura pensão do empresário) e 5.840 rublos na forma de contribuições para o seguro de saúde. No total, os prêmios de seguro para empreendedores individuais não podem exceder 218.200 rublos por ano.

À primeira vista, os prêmios de seguro são custos adicionais desnecessários. Mas é realmente assim? Na verdade, não. O fato é que os empresários individuais têm o direito de reduzir o pagamento antecipado sob o sistema tributário simplificado "Rendimentos" pelo valor dos prêmios de seguro pagos. Assim, ao alugar um carro, você não pode pagar impostos (é improvável que o valor do imposto exceda as contribuições pagas) e é completamente legal. E a maior parte das contribuições pagas vai para sua futura pensão.

Importante: a condição de empresário individual e o regime tributário simplificado não isentam o empresário do pagamento do imposto de transporte. Terá que ser pago de qualquer maneira. Mas o imposto predial neste caso não precisa ser pago.

Um exemplo de como um empreendedor individual aumenta a renda do aluguel de um carro

Vamos imaginar que Ivan alugou seu carro para Romashka LLC, da qual ele é funcionário, por 100.000 rublos por mês. Ao mesmo tempo, a empresa cuida dos reparos atuais e importantes do carro, bem como do pagamento de combustível e lubrificantes e outros consumíveis.

Sem registrar um empreendedor individual, um funcionário receberia apenas 1.044.000 rublos por ano. O empregador, atuando como agente fiscal de Ivan, reteria de forma independente 13% do imposto de renda pessoal desse valor. Ao mesmo tempo, tendo emitido um IP sobre o sistema tributário simplificado"Renda", Ivan pagaria os seguintes impostos:

• contribuições de seguros para o Fundo de Pensões: 32385 + 1% × (100.000 × 12 - 300.000)=41385 rublos;
• contribuições para seguro de saúde: 5840 rublos;
• USN 6%: 100.000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 rublos.

Assim, seu lucro líquido foi de 100.000 × 12 - 41.385 - 5.840 - 24.775=1.128.000 rublos. Além disso, 41.385 rublos teriam ido para a futura pensão de Ivan, e não para o tesouro do Estado. Assim, a economia fiscal seria de 125.385 rublos por ano. Ou um pouco mais de 10.000 rublos por mês.

Além disso, no primeiro caso, Ivan paga imposto de renda de pessoa física imediatamente. Na verdade, ele nem vê esse dinheiro - o empregador transfere o imposto para ele. Na segunda, Ivan recebe todo o valor “em suas mãos”. E então ele paga impostos. Além disso, ele pode distribuí-los como quiser durante o ano - o principal é pagar tudo até 31 de dezembro.

A capacidade de gerenciar o tempo de pagamento de impostos oferece uma vantagem significativa. Suponha que Ivan decidiu distribuir uniformemente a carga tributária e pagar o valor devido a cada trimestre.

Assim ele pode liberar adicionalmente as seguintes quantias:

• janeiro - 100.000 × 13%=13.000 rublos;
• Fevereiro - 100.000 × 13% +13.000=26.000 rublos;
• março - 100.000 × 13% + 13.000 + 13.000=39.000 rublos.

Até o final de março, ele pode usar esse dinheiro como achar melhor. E só então pagar o pagamento correspondente aos prêmios de seguro, reduzindo assim o pagamento antecipado no regime tributário simplificado "Rendimentos".

LigadoÀ primeira vista, parece que as quantidades são pequenas. Mas se Ivan aumentar sua renda em 10 vezes - alugar vários carros ou optar por leasing em vez de alugar, a economia será impressionante.

Como uma empresa pode economizar em impostos?

Se a empresa estiver no DOS (sistema tributário geral) ou no regime tributário simplificado "Rendimentos menos despesas" (um dos tipos de regime tributário simplificado), o custo de aluguel de carro, prestação de serviços de transporte ou o pagamento de uma indemnização ao abrigo de um contrato de trabalho pode ser tido em conta para reduzir a base tributável. É verdade que neste último caso, para carros, o valor da dedução é limitado por lei.

No caso de aluguel de carro no DOS, não só o aluguel é compensado, mas também:

• combustível e lubrificantes e outros consumíveis;
• manutenção e revisão de carros;
• Manutenção, lavagem, taxas de estacionamento e estacionamento;
• seguro;
• salário do motorista.

Além disso, apenas despesas documentadas são reconhecidas como despesas dedutíveis. Ao mesmo tempo, devem ser justificadas economicamente.

Importante: a empresa não é proprietária do carro alugado e, portanto, não é obrigada a pagar impostos sobre propriedade e transporte.

As empresas geralmente ganham mais dinheiro do que os custos de aluguel de carros. Assim, reduzindo o imposto de renda, é possível compensar todos os custos efetivamente incorridos.

Resumir

O artigo 188.º do Código do Trabalho obriga o empregadorIndenizar o funcionário pelo uso de transporte pessoal para fins oficiais. Se tal utilização for ocasional, basta apenas celebrar um acordo complementar adequado ao contrato de trabalho e apresentar o relatório atempadamente.

No entanto, se um funcionário sem o uso de transporte pessoal não puder desempenhar suas funções e for forçado a usar seu carro para fins comerciais o tempo todo, essa compensação não poderá cobrir a maioria dos custos reais incorridos. Isso é apenas à custa dos lucros da empresa. A organização poderá usar essa compensação para reduzir o imposto de renda apenas no valor estabelecido por lei, que não cobrirá nem um décimo dos custos reais.

Assim, essa abordagem não é benéfica nem para o funcionário nem para a empresa. E tudo por causa das peculiaridades da tributação: um empregado, como pessoa física, paga muito imposto de renda pessoal, e a empresa não consegue otimizar os impostos adequadamente. É muito mais lucrativo para ambas as partes celebrar um contrato de arrendamento ou prestação de serviços de transporte (se outros passageiros ou carga forem transportados).

Somente neste caso, o funcionário terá que emitir um IP - o procedimento não é complicado e não leva muito tempo. Algumas pessoas pensam que, tendo se tornado um empreendedor individual, não poderão trabalhar como pessoa física. No entanto, na verdade é possível - a lei não proíbe.