Descrição do cargo de gerente de escritório com funções de secretária: características e requisitos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Mesmo com uma equipe pequena, incluindo apenas o chefe da empresa e seus funcionários, é necessário um funcionário responsável que seja uma força organizadora capaz de dirigir e controlar o processo de trabalho - essa é a ideia que determina o texto da descrição do trabalho do gerente de escritório.

Esta posição exige que o candidato tenha um conjunto de habilidades específicas e educação relevante, bem como a capacidade de interagir com as pessoas. No entanto, a lista de requisitos não se limita a isso.

Descrição do Trabalho

Já em fase de candidatura a uma vaga, o candidato pode se familiarizar com o ato normativo que regulamenta seus direitos, deveres e responsabilidades na empresa. Esse documento é chamado de descrição do trabalho. Consiste em cinco seções principais:

1. Disposições gerais. Eles contêm todas as informações organizacionais: o nome da empresa, o cargo ocupado e a unidade estrutural a que pertence. Indica também a subordinação, o procedimento para preenchimento de cargo e demissão, bem como os requisitos para escolaridade equalificações.
2. Responsabilidades. Esta seção fornece uma lista das responsabilidades do funcionário, bem como formas de implementá-las.
3. Os direitos do empregado, ou seja, todas as oportunidades adicionais que contribuem para o efetivo desempenho de suas funções.
4. Responsabilidade. De acordo com esta seção, a administração toma decisões sobre avaliação de desempenho, promoção ou penalidade.
5. Relacionamentos. Esta seção rege todas as comunicações com divisões externas e internas que um funcionário pode ter no exercício de suas funções.

Princípios de elaboração de uma descrição de trabalho

A base normativa para a elaboração de tais documentos é o Diretório de Qualificação para os cargos de gerentes, especialistas e demais funcionários (1998). Durante o seu desenvolvimento, foi dada uma atenção considerável à descrição do cargo e às condições para o colaborador cumprir as suas funções. As especificidades do trabalho estão incluídas no título do documento, por exemplo, "Descrição do trabalho do secretário" (gerente de escritório ou contador-chefe).

Além disso, se houver dois cargos com o mesmo título, mas com tarefas diferentes, documentos diferentes devem ser preparados para refletir essas diferenças. As descrições de cargos do gerente de escritório do oficial de pessoal têm certas diferenças em relação ao mesmo regulamento para o secretário.

Requisitos para um gerente de escritório

Um candidato para o cargo de uma forma ou de outra terá que gerenciar pessoas. Isso pode ser apenas algumas pessoas em uma pequena empresa ou toda a equipe administrativa em uma grande empresa. Naturalmente,o candidato deve ser um usuário de PC confiável e ser capaz de trabalhar com outros equipamentos de escritório (scanner, impressora ou fax). Um gerente de escritório geralmente é um representante de uma empresa, portanto, um bom discurso e a capacidade de redigir cartas comerciais são um pré-requisito. Muitas vezes, as empresas exigem que esses funcionários conheçam o básico do trabalho de escritório e das leis trabalhistas. O conhecimento de pelo menos uma língua estrangeira ainda é uma habilidade desejável, mas ao se candidatar a uma grande empresa, esse já é um dos requisitos obrigatórios.

Em alguns casos, o gerente do escritório tem que combinar suas funções com as funções de outros funcionários. Isso leva a um aumento nas habilidades necessárias. Assim, um gerente de escritório com as funções de um contador deve ter a formação adequada e possuir programas especiais.

Principais responsabilidades

A descrição do trabalho típico de um gerente de escritório com funções de secretariado inclui os seguintes itens:

• tratamento de correspondência, tanto de entrada como de saída; sua redistribuição dentro da empresa;
• controle sobre o tempo de cumprimento das obrigações sob contratos e acordos;
• fazer e receber chamadas;
• trabalho com clientes e representantes de empresas parceiras;
• monitorando a disponibilidade dos artigos de papelaria necessários;
• manter o equipamento de escritório em condições de funcionamento e chamar especialistas em caso de avaria;
• distribuição do tempo dentro do horário de trabalho (em algunscasos e para o líder);
• organização de eventos necessários (reuniões, congressos, viagens de negócios, festas corporativas);
• minutos de reuniões;
• atualização e adição de novos conteúdos ao site corporativo.

Esta lista inclui apenas os requisitos básicos. Outros itens podem ser acrescentados de acordo com as especificidades do contrato de trabalho a ser celebrado. A descrição do trabalho de um gerente de escritório com as funções de um oficial de pessoal, por exemplo, instrui o funcionário a manter e fornecer toda a documentação de relatório em tempo hábil ou a substituir o chefe do departamento de pessoal em caso de ausência.

Responsabilidades adicionais

Além das funções básicas, a descrição do trabalho de um gerente de escritório contém uma lista de várias funções que podem variar de acordo com as atividades da empresa. Um gerente de escritório pode ser obrigado a trabalhar com autoridades administrativas, ou seja, obter permissão para realizar negócios, abrir uma filial de uma empresa ou subsidiária etc.

Uma das tarefas mais responsáveis é a gestão real da empresa na ausência de seu diretor. Obviamente, isso só é possível se o funcionário se estabelecer como uma pessoa responsável e confiável em quem se pode confiar. Além disso, a descrição do trabalho de um gerente de escritório geralmente contém uma cláusula sobre a necessidade de emitir uma procuração geral. Tal documento podenecessário, por exemplo, para receber correspondências de alta importância.

Requisitos informais

As grandes empresas geralmente permitem que os candidatos a esta posição se familiarizem com uma amostra de descrição do cargo de gerente de escritório com antecedência, para que estejam totalmente cientes da lista de requisitos e responsabilidades.

Mas mesmo com tais poderes, o requerente deve entender que continua sendo um dos muitos funcionários da empresa. A este respeito, não se deve esquecer o que não está explicitado na descrição do trabalho. Um gerente de escritório com as funções de secretário deve ser uma pessoa sensível ao tempo para poder distribuí-lo conforme necessário.

Tarefas de fluxo de trabalho

O requisito mais importante para seu trabalho é a eficiência, então uma pessoa que ocupa tal posição é obrigada a gastar economicamente materiais de escritório, controlar a quantidade de eletricidade consumida.

Para outros funcionários da empresa, o gerente do escritório é responsável quase em pé de igualdade com o chefe. Por isso, ele deve garantir que as condições de trabalho estejam de acordo com as normas sanitárias e as regras de segurança aceitas. Por fim, no cumprimento de suas funções diretas, o gerente do escritório tem acesso a documentação sigilosa, portanto, um dos requisitos é a assinatura de um acordo de não divulgação de segredos comerciais ou qualquer outra informação que possa prejudicar a posição da empresa no mercado.

Escritório Certo-gerente

Obviamente, o exercício de tal número de deveres permite ao empregado gozar de direitos especiais. Eles também são descritos na descrição do trabalho do gerente de escritório. A essência de alguns deles, como a capacidade de acessar informações confidenciais, decorre diretamente da necessidade de cumprir suas responsabilidades de trabalho. Outros estão associados a privilégios de poder. Assim, o gerente do escritório tem o direito de exigir dos demais funcionários a correção dos erros cometidos por negligência nos documentos de produção, definir a quantidade de incentivo para eles ou aplicar penalidades aos negligentes.

Muitas vezes, o gerente do escritório é o elo entre funcionários e executivos. Esta posição lhe permite lutar por melhores condições de trabalho e apresentar desejos coletivos para melhorar a qualidade do trabalho de um único departamento e da empresa como um todo.

Características da descrição do trabalho do gerente de escritório do departamento de vendas

Os gerentes de escritório são indispensáveis em grandes e pequenas empresas, por isso precisam de algumas habilidades especiais para preencher essa vaga. Um caso comum é quando vários gerentes de escritório trabalham na mesma empresa com funções especiais, sobre as quais existe um sênior. Suas descrições de trabalho são essencialmente as mesmas, mas diferem em um conjunto adicional de funções.

Assim, se um gerente de escritório trabalha no departamento de vendas, sua descrição de trabalho pode conter itens como:

• procure novas lojas;
• acompanhamento de mudanças na estrutura da demanda;
• preparação de documentos de relatório sobre vendas perfeitas;
• trabalho direto com o cliente para recebimento de pedidos e seu posterior processamento;
• trabalho para informar os clientes sobre possíveis alterações na gama de mercadorias e recálculo de preços;
• organizar as reuniões necessárias;
• assinatura de contratos de fornecimento de mercadorias.

Outras exigências podem estar relacionadas às especificidades dos bens oferecidos pela empresa. Se a empresa estiver envolvida na venda e compra de imóveis, as funções de um gerente de escritório podem incluir a preparação de folhetos informativos e a celebração de documentos específicos.

Responsabilidade do gerente do escritório

Em caso de descumprimento de suas funções, ao cometer delitos, inclusive a divulgação de segredos comerciais, ou outros atos que prejudiquem a imagem da empresa, o gerente do escritório responde de acordo com as normas do Poder Administrativo, Civil e códigos criminais. Se o dano material foi causado à organização, a punição é imposta de acordo com as disposições do código trabalhista.