Descrição do cargo de administrador de escritório: deveres, funções e direitos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Na maioria dos lugares públicos, a primeira pessoa que você encontra assim que cruza a porta é a recepcionista. Esses especialistas são contratados por hotéis, salões de beleza, restaurantes e, claro, instituições de escritório. Eles têm muitas responsabilidades, desde a comunicação com convidados e parceiros até o processamento da documentação.

Recursos

Vale dizer que o administrador é uma profissão muito versátil, que pode incluir funções versáteis. A vantagem para os iniciantes é que não requer nenhum conhecimento aprofundado em uma determinada área.

Os empregadores em potencial prestam mais atenção às qualidades pessoais. Um potencial candidato ao cargo de administrador de escritório deve ser moderadamente sociável, ser capaz de estabelecer contatos com pessoas diferentes e expressar corretamente seus próprios pensamentos. Também será uma vantagem ter interesse na área escolhida.atividades e a capacidade de lidar com o estresse. Esta última qualidade certamente será útil para o futuro administrador. Ele terá que se comunicar com um grande número de visitantes, entre os quais certamente encontrarão conflitos. No entanto, mesmo nessas situações, o administrador deve ser educado.

Deve-se notar que dependendo da política de recrutamento da empresa, pode haver requisitos para ensino superior, capacidade de trabalhar com equipamentos de escritório, etc.

O horário de trabalho para este cargo é normalmente determinado pelo horário de funcionamento do estabelecimento, uma vez que é o administrador que o abre de manhã e fecha à noite. No entanto, ao trabalhar 24 horas por dia para os funcionários, é elaborado um cronograma de turnos. Como regra, os escritórios não funcionam neste modo.

Também vale a pena atentar para o fato de que o administrador e o gerente de escritório são profissões diferentes. Na verdade, o gerente do escritório supervisiona outros funcionários. O administrador, diferentemente dele, não exerce essa função. Ele desempenha apenas suas próprias funções, interagindo com outros funcionários do escritório se necessário.

Principais responsabilidades

Um administrador de escritório, estando no local de trabalho, deve realizar um número considerável de tarefas que a gerência lhe atribui. Vamos listá-los brevemente.

• Recepção e posterior distribuição de chamadas telefónicas. Durante as negociações, o administrador deve registrar as informações e repassá-las aos funcionários. Se necessário, a chamada deveredirecionar para outro departamento.
• Os deveres de um administrador de escritório incluem uma cláusula exigindo que um funcionário forneça aconselhamento inicial a clientes em potencial.
• A necessidade de processar a documentação de entrada e saída.
• Publicação de anúncios de emprego em portais especializados e agências de recrutamento. Além disso, os deveres do administrador do escritório envolvem a realização de entrevistas iniciais com potenciais candidatos.
• Compra de artigos de papelaria e consumíveis necessários para garantir o bom funcionamento do equipamento de escritório.

Além dos deveres listados acima, o administrador do escritório interage constantemente com as pessoas. Esses são clientes em potencial e funcionários atuais da empresa. É este especialista o responsável pelo agendamento dos funcionários.

Direitos

O número de direitos, ao contrário dos deveres, é muito menor. Então, o que a instrução do administrador do escritório faz?

• Atuar em nome da empresa, representando seus interesses na interação com outras empresas.
• Para interagir com outros funcionários dentro da autoridade designada.
• Faça propostas para consideração para melhorar o desempenho da organização.

Funções de administrador do Office

Estando no local de trabalho, este especialista deverealizar um número considerável de tarefas atribuídas a ele:

• Preparando o escritório.
• Manter a ordem.
• Atendimento aos visitantes.
• Serviço telefônico.

Na verdade, o número de funções pode ser maior. Depende da lista de responsabilidades de trabalho do administrador do escritório em uma determinada instituição.

Preparando o escritório

O cumprimento das funções atribuídas, em regra, começa com a preparação para um novo dia de trabalho. Chegando ao seu local de trabalho, o administrador verifica o funcionamento dos equipamentos de escritório, a disponibilidade de consumíveis e artigos de papelaria. Em seguida, o especialista deve se familiarizar com a lista de visitantes e criar condições para sua reunião.

Manutenção da ordem

O administrador não deve se envolver diretamente na limpeza e outras atividades para manter a ordem no escritório. No entanto, entre suas atribuições está a necessidade de coordenar o trabalho do pessoal de manutenção. Ele deve agendar a limpeza, bem como indicar sua duração.

Atendimento ao Cliente

As atribuições do administrador consistem também em negociar com os visitantes o horário da visita, coordenando-os com o responsável. O cronograma de visitas deve ser elaborado de forma que não haja sobreposições e ninguém tenha que perder tempo esperando. Além disso, o administrador deve atender os visitantes. É ele quem cria o primeiroimpressão.

Serviço Telefônico

Esta função é atribuída ao administrador para liberar o gerente das negociações e não distraí-lo do fluxo de trabalho. Um funcionário pode resolver alguns problemas por conta própria ou agendar uma visita de acordo com a agenda do gerente. Ao exercer essas funções, o funcionário deve, certamente, manter a confidencialidade, não divulgando a terceiros as informações de que dispõe.

Amostra

A descrição do cargo de administrador de escritório pode incluir itens diferentes, dependendo dos requisitos de uma organização específica. No entanto, como regra, serão prescritas condições padrão nele, que são tomadas como modelo.

• Disposições gerais.
• Requisitos de qualificação. Via de regra, uma educação secundária especializada é suficiente para um potencial administrador. A experiência será definitivamente um trunfo.
• Responsabilidades. Nenhuma descrição do trabalho está completa sem este item.
• Direitos. O administrador, por exemplo, tem o direito de fazer propostas para melhorar as atividades do empreendimento.
• Disposições adicionais que podem incluir itens não incluídos em outras seções.

É costume fornecer uma descrição do trabalho a um novo funcionário para revisão, fato que ele deve confirmar com sua própria assinatura.

Local de trabalho

Instrução sobre proteção trabalhista para o administrador do escritório faz alguns requisitos para condições de trabalho. Por exemplo, o local de trabalho deve estar localizado de forma que o funcionário se sinta confortávelrealizar seus próprios deveres. Via de regra, está localizado próximo ao escritório do gerente e permite monitorar outros funcionários.

Você precisa entender que, no desempenho das funções, o administrador, assim como outros funcionários, muitas vezes precisam usar equipamentos de escritório. É por isso que deve ser colocado de tal forma que esteja disponível para uso a curto prazo.

Uma das tarefas importantes que não está claramente explicitada na descrição do cargo do administrador é atuar como um elo entre o supervisor imediato e os subordinados. Portanto, o funcionário deve tentar criar um ambiente favorável e estabelecer contatos com outros especialistas. É importante não apenas transmitir corretamente as instruções do líder, mas também ser capaz de controlar a precisão de sua implementação.

Por esta razão, a capacidade de se conectar com os outros torna-se um fator importante para alcançar o sucesso nesta posição. Isso se aplica tanto a líderes quanto a subordinados. Quanto às qualidades pessoais, a organização e a resistência ao estresse são consideradas muito importantes, o que permite gerenciar outros funcionários e manter a calma mesmo ao lidar com visitantes em conflito.