Metas e responsabilidades do departamento de compras

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Por que precisamos de um departamento de compras? Em todas as organizações, esse departamento é representado de uma forma ou de outra. E seu trabalho afeta diretamente a eficiência de toda a organização como um todo. Vamos dar uma olhada em como o trabalho do departamento afeta os resultados da organização.

Objetivos do Departamento

O Departamento de Compras é um departamento especializado na compra de mercadorias de um fornecedor nas condições mais favoráveis para a empresa.

O trabalho do departamento tem impacto direto em todas as atividades da empresa. Pelo sortimento, pelas vendas, pela plenitude dos armazéns, pela disponibilidade das mercadorias necessárias, pelo uso efetivo do capital de giro.

As metas de compra podem ser classificadas com base nas metas globais da empresa, mas a lista geral geralmente se parece com isso:

• determinar a necessidade da empresa para um determinado produto;
• compre mercadorias ao melhor preço possível;
• promover alta rotatividade;
• criar condições para recebimento da mercadoria no prazo;



• avaliarqualidade do produto e comprar a mais alta qualidade;
• manter um relacionamento com um fornecedor ou fornecedores;
• trabalhar efetivamente com o resto da empresa;
• Acompanha eficazmente os bens adquiridos;
• monitorar o faturamento, obtendo o máximo benefício para a empresa.

Funções Principais

Em diferentes organizações, as funções do departamento de compras podem diferir significativamente umas das outras. No entanto, existem funções e responsabilidades que caracterizam um departamento em quase todas as empresas:

• Monitoramento do mercado de fornecedores;
• monitorando a disponibilidade de mercadorias em estoque;
• reposição oportuna do sortimento;
• procure os melhores fornecedores e preços;
• negociações com fornecedores;
• controle de entrega e transporte de carga de mercadorias;



• recebimento de mercadorias;
• controle de qualidade dos bens adquiridos;
• reclamações, se necessário.

Funções adicionais do departamento de compras, que podem ou não estar presentes na organização - dependendo de suas especificidades e estrutura:

• gerenciamento de sortimento;
• coleta de informações sobre concorrentes;
• envolvendo fornecedores na organização de marketing.

Estrutura

A estrutura do departamento de compras é construída dependendo de:

• tamanho da organização;
• indústrias;
• número de unidades de sortimento no faturamento;
• número de fornecedores;
• sua localização geográfica.

Dependendo do tipo de organização, o departamento de compras pode ser gerenciado centralmente ou regionalmente.

Em regra, esta é uma estrutura matricial composta pelo chefe (chefe, diretor) do departamento de compras e gerentes (especialistas) para compras.

O número médio de itens ou categorias por gerente é de cerca de 7, mas pode variar dependendo do volume de produção ou faturamento.

Deveres do departamento e seus funcionários

Para o trabalho eficaz do departamento de compras é necessária uma distribuição clara das responsabilidades do departamento de compras entre seus funcionários.

A principal responsabilidade do chefe do departamento é garantir a continuidade e estabilidade do fornecimento dos bens necessários, otimizando o trabalho do departamento e coordenando as atividades dos funcionários. Além disso, o gerente de compras deve ter uma ideia de todos os contratos e categorias celebrados para organizar e dar continuidade ao trabalho efetivo do departamento mesmo na ausência de qualquer um dos funcionários.

As funções dos gerentes de compras ou especialistas comuns do departamento incluem organizar o fornecimento de mercadorias, rastrear o transporte de cargas, controlar o pagamento dos lotes adquiridos e planejar as compras.

Um modelo eficaz será onde cada comprador tem sua própria área de responsabilidade, composta por uma lista de artigos ou categorias de produtos.

Requisitos do Funcionário

Dadas as responsabilidades dos funcionários e as funções do departamento, você pode fazer uma lista de requisitos paracandidato ideal para o cargo de comprador.

Os funcionários do departamento de compras devem possuir, respectivamente, as seguintes habilidades, conhecimentos e qualidades pessoais:

• Capacidade de análise de informações. A escolha do fornecedor deve ser baseada em muitos critérios. Este é o melhor preço, e uma vantagem geográfica, e o alinhamento da logística da empresa fornecedora e sua organização.
• Conhecimento dos princípios de precificação.
• Conhecimento da estrutura legal para compras.
• A capacidade de elaborar e celebrar contratos.
• A capacidade de negociar. Às vezes é muito importante elaborar condições individuais com um fornecedor para sua empresa. Reduzir o preço do fornecedor ou usar os recursos do fornecedor para promoções, treinamento específico de produtos para sua equipe, parcelamento de produtos e sistemas de pós-pagamento podem servir como uma boa vantagem competitiva entre empresas semelhantes.
• A capacidade de manter relações comerciais.
• A capacidade de planejar suas atividades.

Motivação de compradores e gerente de compras

O sistema de motivação do departamento de compras deve ser construído de forma que o funcionário trabalhe com a máxima eficiência. Mas, ao mesmo tempo, requisitos conflitantes e requisitos que excedam as capacidades do funcionário não devem ser apresentados.

Para implementar um sistema de motivação mensal, você precisa de:

• Criar um modelo de KPI para o departamento. São indicadores como o cumprimento do plano de compras, o índice de rotatividade, a rentabilidade das vendasbens, a presença e ausência de bens obsoletos.
• Crie um modelo de indicadores-chave de desempenho para cada funcionário com base em critérios como o delta de preço da organização em relação aos concorrentes, a disponibilidade do produto necessário, a qualidade do produto adquirido, o lançamento de novas marcas, o condições dos fornecedores e muito mais.
• Com base no modelo de KPI, o prêmio é calculado. Além disso, será efetivo o pagamento de um bônus composto de duas partes: um bônus pelo desempenho do departamento e um bônus pelo cumprimento pessoal dos planos.

Ao mesmo tempo, cada critério de KPI deve ter propriedades como:

• mensurabilidade;
• transparência;
• critério de planejamento deve ser criado levando em consideração as tendências do mercado.

Ou seja, o comprador pode, se desejar, calcular independentemente o valor do seu prêmio.

O bônus do chefe do departamento pode ser baseado nos indicadores de todo o departamento, e também incluir os indicadores de desempenho de cada funcionário individualmente.

Ao mesmo tempo, a parte do bônus de um funcionário comum do departamento de compras deve ser de cerca de 50% do salário total, e o bônus do chefe do departamento deve ser de cerca de 30-40%. O resto é salário, pois nem todos os indicadores de desempenho departamentais podem ser vinculados às atividades de um funcionário específico.

As vendas são de responsabilidade do comprador

Nos cálculos do KPI do departamento de compras, você pode usar um critério como o giro das mercadorias compradas - a proporção de vendas para seus ativos.

Parece que o comprador deverialidam apenas com a compra de mercadorias, mas ainda assim a qualidade das mercadorias adquiridas, sua atratividade de preço para o consumidor final ou para o cliente da empresa afeta significativamente a implementação do plano de vendas.

Portanto, a quantidade e a qualidade das vendas dependem de compras bem conduzidas.

Colocação do departamento de compras na estrutura da organização

As tarefas que são resolvidas pelo departamento de compras, de acordo com as tendências modernas de marketing, devem ser resolvidas nesta ordem:

• Primeiro, é construída uma estratégia de vendas (produto acabado ou mercadoria comprada).
• Então, se o departamento de compras estiver na empresa, a questão da estratégia de produção é decidida.
• E só então é desenvolvida uma estratégia de aquisição para os bens, matérias-primas ou componentes necessários.

O chefe de compras geralmente se reporta diretamente ao CEO da empresa.

Também deve haver uma comunicação eficaz entre o departamento de compras e o departamento de marketing e vendas. Sem isso, muitos esforços para criar um departamento de compras, melhorar sua estrutura e motivação ficarão sem o devido resultado.

Se um sistema de gerenciamento de categoria for implementado em uma holding ou organização, o comprador deve trabalhar em conjunto com o gerente de categoria. Ao mesmo tempo, é necessário delimitar a área de responsabilidade de cada especialista para que o sistema de motivação permaneça transparente e compreensível para todos.