Elementos do ambiente interno da organização e suas características

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Parte integrante da realização de uma análise SWOT é identificar oportunidades e ameaças de mercado, bem como determinar os pontos fortes e fracos da empresa, para os quais são analisados vários elementos do ambiente interno da organização.

Qual é o ambiente interno de uma organização?

Quando se trata do ambiente interno de uma organização, geralmente significa um conjunto de elementos que podem ser influenciados de uma forma ou de outra, em comparação com fatores ambientais que não podem ser alterados. Assim, o ambiente interno da organização inclui:

1. Pessoas.
2. Golos.
3. Tarefas.
4. Tecnologia.
5. Estrutura.

A combinação de todos esses elementos é a essência da organização: as pessoas, unidas em uma determinada estrutura, realizam uma série de tarefas, utilizando determinadas tecnologias para atingir os objetivos finais.

Assim, combinar elementos do ambiente interno da organização pode ou não ser eficaz. A tarefa da análise é identificar os processos que são idealmente configurados, bem como aqueles quereduzir a lucratividade geral da empresa.

Como são classificados os elementos do ambiente interno?

Os principais elementos do ambiente interno da organização são geralmente classificados em grupos, ou os chamados slices:

• fatia organizacional;
• corte de marketing;
• corte do quadro;
• fatia de produção;
• fatia financeira.

Para conveniência de análise, os elementos de cada grupo são considerados separadamente. No contexto organizacional, estudam as características do empreendimento do ponto de vista da estrutura organizacional da empresa. É dada atenção tanto às relações hierárquicas dentro da empresa quanto ao sistema de interação entre as estruturas individuais da empresa. A fatia de marketing dá uma ideia da gama de produtos, suas características e benefícios, fatores de preços, bem como métodos de vendas e publicidade.

Ao considerar o corte financeiro, atenta-se para as demonstrações financeiras, a dinâmica dos principais indicadores de custos e rentabilidade. A eficiência do fluxo de caixa é determinada. Na seção de pessoal, considera-se a relação entre a direção e o pessoal executivo, e é realizada a análise dos resultados da atividade laboral. Isso também inclui a cultura corporativa ou organizacional da organização, métodos para estimular e motivar a equipe.

A quinta seção - produção - inclui uma lista de tecnologias, normas, regras e padrões para a produção de bens e seu controle de qualidade. Uma variedade de desenvolvimentos inovadores e pesquisas científicas destinadas a expandir a gama ou melhorar as propriedades úteis do produto, tambémconsulte o corte de produção.

Pessoal como elemento do ambiente interno

A tarefa da abordagem situacional na análise e na tomada de decisão gerencial é considerar o comportamento dos funcionários individualmente, seus grupos, bem como a natureza da influência do pessoal administrativo. Segundo a teoria econômica, o pessoal é um dos principais fatores de produção, porém, nas realidades modernas, a equipe de funcionários torna-se um elemento estrategicamente importante.

A tarefa gerencial é organizar o trabalho do pessoal da forma mais eficiente possível, enquanto vários componentes desse processo devem ser levados em consideração:

• princípios de recrutamento e recrutamento;
• adaptação de novos funcionários;
• monitoramento de pessoal, seus métodos;
• motivação e estímulo da equipe;
• treinamento, desenvolvimento de pessoal;
• criação e manutenção da cultura corporativa.

Assim, o sistema de cultura organizacional da organização, inadequadamente ajustado na empresa, pode se tornar seu lado fraco e, consequentemente, dificultar o alcance de metas e tarefas intermediárias de curto e longo prazo. A gestão de equipes continua sendo uma das atividades estratégicas dos líderes.

Objetivos da empresa como elemento do ambiente interno

Ao analisar o estado da empresa e planejar uma nova estratégia, um ou mais objetivos são definidos. A tarefa da administração da empresa é escolher apenas metas alcançáveis que correspondam ao estado do mercado eempresa.

Ter recursos financeiros suficientes, pessoal e planejamento eficaz se combinam para levar ao estabelecimento de metas corretas. Ao mesmo tempo, a lista de metas gerais deve ser dividida em submetas ou tarefas, cuja responsabilidade pela implementação é distribuída entre os funcionários ou departamentos da organização.

Por exemplo, a empresa X, entrando no mercado com produtos produzidos em massa, estabelece um objetivo: tornar-se líder em um determinado mercado no curto prazo. Paralelamente, a Empresa X atuava em outro segmento e, ao analisar as demonstrações financeiras, verificou-se que há um empréstimo em aberto junto ao banco de grande valor. Além disso, a análise da política de pessoal mostrou que o departamento de vendas desempenha suas funções de forma ineficiente e os indicadores planejados não são alcançados. É óbvio que a meta estabelecida pela administração não é apenas difícil de alcançar, mas quase impossível.

Exemplos de metas formuladas corretamente:

• alcançar até 60% de reconhecimento da marca;
• aumentar a participação de mercado para 16%;
• para entrar nas três maiores empresas do mercado;
• aumentar a conta média para 1500 rublos;
• aumentar o tráfego do site para 2.000 pessoas por dia.

Assim, para estabelecer metas de forma eficaz, a gestão da empresa deve ser baseada em uma profunda pesquisa de mercado e na posição atual da empresa no mesmo.

Tarefas da empresa como elemento do ambiente interno

Depois de compilar uma lista de objetivos da empresa, é necessário dividi-los em tarefas, ou seja, em componentes. Raro em qualquer organizaçãoapenas um alvo é definido. Assim, os objetivos estratégicos da empresa são convertidos em objetivos operacionais para o ano, semestre ou trimestre. Além disso, o objetivo é dividido em uma lista de tarefas específicas que devem ser concluídas para alcançar o resultado desejado.

Cada uma das tarefas estabelecidas deve ter um resultado final documentado, assim como departamentos e funcionários específicos responsáveis pela sua execução. Aqui está um exemplo de conversão de uma das metas em uma lista de tarefas. Assim, para atingir a meta de aumentar as vendas em 25%, a empresa pode distribuir as tarefas desta forma:

1. Aumentar em 5% a agenda de compromissos de cada gerente de vendas. A responsabilidade e o controle são do chefe do departamento, Ivanov I. I.
2. Análise preliminar da situação do mercado pelo departamento de marketing, desenvolvimento de uma empresa de publicidade com acompanhamento mensal da implementação das recomendações. Responsável - Chefe do Departamento A. P. Petrov.
3. Expansão da equipe de vendas para 20 pessoas até o final do ano. Responsável - gerente de RH A. I. Sidorov.
4. Abertura de 5 novas filiais nas regiões em 6 meses. Responsável - Vice-Diretor de Desenvolvimento G. I. Laptev, Gerente de RH A. I. Sidorov.

Assim, o chefe da organização pode controlar o processo de atingir a meta do empreendimento em etapas, e o trabalho correto dos gestores de pessoal permitirá que cada funcionário seja pessoalmente responsável por alcançar o resultado geral.

Tecnologias e seu lugar no ambiente interno

Processoa transformação de matérias-primas em produtos acabados requer certas tecnologias. Se for uma fábrica de conservas, são necessárias linhas especiais, pessoal treinado, padrões aprovados e patentes registradas. Todos os itens acima se aplicam à tecnologia empresarial.

Por mais surpreendente que seja, a tecnologia, como elemento do ambiente interno, está presente mesmo em pequenos empreendedores ou freelancers. Por exemplo, um fotógrafo ou designer usa softwares, equipamentos e tecnologias especiais em seu trabalho, sem os quais é simplesmente impossível se manter competitivo no mercado.

A estrutura de uma empresa como elemento de seu ambiente interno

Um dos primeiros passos na análise do ambiente interno da empresa é um exame detalhado da estrutura organizacional. Ao mesmo tempo, profissionais de marketing e gerentes estabelecem não apenas uma lista de departamentos internos, mas também a relação entre eles, subordinação hierárquica e dependência.

A hierarquia na organização do trabalho do pessoal ajuda a distribuir o trabalho de forma eficaz. Os funcionários são separados e separados em grupos e departamentos separados, são atribuídos a vários departamentos. A hierarquia na empresa pode ser horizontal e vertical, e a eficiência e qualidade da distribuição da mão de obra é revelada na análise.

Um dos componentes importantes de tal análise pode ser determinar a eficácia das informações e outros fluxos entre as unidades organizacionais. Por exemplo, na empresa B, que fabrica peças paraveículos, os atrasos na execução do plano são constantemente registrados. Os funcionários foram solicitados a preencher cartões de ponto de trabalho, penalidades foram introduzidas, mas essas medidas preliminares de gerenciamento de equipe não foram eficazes.

Ao analisar o relacionamento entre os departamentos da empresa B, verificou-se que a culpa não é dos funcionários que fazem as peças, mas do departamento que é responsável pela reparação dos equipamentos. Assim, muitas máquinas ficaram ociosas mais do que o tempo programado devido a reparos prolongados.

Como você determina os pontos fortes e fracos de uma empresa?

A adoção de uma decisão gerencial é precedida por uma análise criteriosa de todos os elementos do ambiente interno, o ambiente externo, seguida de uma conclusão sobre o lugar da empresa no mercado e suas capacidades.

Os dados obtidos durante a análise devem ser apresentados em forma de lista. Por exemplo, estes podem ser os seguintes itens:

1. Equipe de vendas não qualificada.
2. F alta de fundos próprios acumulados.
3. Desenvolvimentos inovadores na produção de bens.
4. Ter um empréstimo bancário.
5. Vasta gama de produtos.
6. Equipamento de produção obsoleto.

Após a elaboração dessa lista, é necessário separar os dados por impacto qualitativo, ou seja, determinar se este ou aquele fator tem um efeito positivo ou negativo nas atividades da empresa.

Então, como resultado, a lista inicial deve ser dividida em duas partes, e o próximo passo deve ser uma avaliação da possível influência desses fatores do ambiente internoorganizações. Recomendamos usar uma escala de 1 a 5 ou de 1 a 10. Cada item da lista deve ser avaliado em pontos, dependendo do quanto esse fator afeta as atividades da empresa.

O próximo passo é avaliar os possíveis danos que cada um dos itens da lista pode causar. Como resultado, a lista resultante deve ser classificada de acordo com dois indicadores - possibilidades e probabilidades. Esse método ajudará a cortar dados insignificantes e criar uma lista dos principais problemas encontrados na análise dos fatores do ambiente interno da organização. Um exemplo de análise qualitativa do ambiente da organização deve terminar com uma lista específica de no máximo 10 itens para cada uma das categorias - pontos fortes e fracos da empresa.

Qual é a relação entre o ambiente interno e a análise SWOT?

A ferramenta SWOT envolve uma análise do ambiente da empresa, tanto interno quanto externo. Os elementos do ambiente interno da organização e suas características mostram quais pontos fortes podem ser utilizados para alcançar vantagens competitivas. A lista de pontos fracos obtidos durante a análise ajudará a ajustar as atividades da empresa para minimizar seus danos ou modernizar e melhorar.

O resultado de uma análise SWOT ajuda a comparar as ameaças e oportunidades do ambiente externo, ou seja, o mercado em que a empresa atua ou pretende atuar, com os fatores do ambiente interno. A tarefa de um profissional de marketing, gerente ou líder é elaborar um plano de marketing de tal forma que, usando pontos fortesempresas poderiam ter evitado danos causados por ameaças de mercado. O mesmo pode ser dito sobre a combinação de oportunidades de mercado e pontos fortes da empresa - o líder deve decidir a melhor forma de usá-los juntos.

Como fazer uma análise SWOT?

Para entender como conduzir corretamente uma análise SWOT, considere os erros mais comuns que os gerentes cometem ao conduzi-la.

Inclusão desarrazoada de elementos do ambiente interno na categoria de pontos fortes ou fracos da empresa leva a erros de planejamento. Cada fato deve ser apoiado por números específicos e dados de relatórios. Pode-se afirmar sem fundamento que a empresa é líder de mercado, mas na verdade isso é confirmado apenas pelas palavras do chefe, e não pela pesquisa de marketing.

Ao mesmo tempo, além da confiabilidade, cada um dos supostos pontos fortes deve ser comparado com dados conhecidos sobre os concorrentes. Isso revelará os verdadeiros pontos fortes da empresa, o que ajudará a atingir seus objetivos.

Por exemplo, a força da empresa era a localização próxima dos recursos de matéria-prima. Obviamente, isso traz muitas vantagens para a empresa, ajudando a economizar custos financeiros e tempo. No entanto, ao analisar essas informações em termos de diferenças em relação aos concorrentes, pode ser que todos os principais players estejam localizados próximos às fontes de matérias-primas. Acontece que toda empresa do mercado tem esse ponto forte e, portanto, não será possível obter benefícios em relação aos concorrentes.

Por conveniência e para evitar erros, você deve analisar os concorrentes de fontes abertas disponíveis e determinar seus pontos fortes e fracos. A seguir, vale a pena compilar uma tabela de testes em que cada elemento do ambiente interno é comparado com os concorrentes. Como resultado, verifica-se que a empresa não possui tantas vantagens.

Todas as recomendações para determinar os pontos fortes e fracos da empresa também podem ser atribuídas ao processo de análise de oportunidades e ameaças no mercado. Todas as informações devem ser verdadeiras e precisas.

É um erro comum indicar informações gerais que afetem indiretamente as atividades da empresa. Ou sua influência é muito pequena para ser comprovada. Por exemplo, gerentes inexperientes indicam esses fatores ambientais:

• crise no país;
• situação difícil na economia;
• taxas de câmbio instáveis.

Se falamos de crises na economia, é impossível mensurar e planejar sua importância para as atividades de uma determinada empresa. O fator “crise” é bastante vago, por isso deve ser decomposto em componentes específicos que realmente afetam a posição da empresa. É possível que o licenciamento compulsório tenha sido introduzido em nível estadual ou que tenham sido estabelecidas cotas para determinados tipos de atividades.

Quanto à taxa de câmbio instável, é frequentemente mencionada em suas análises SWOT por aquelas empresas que não possuem dependências de moeda. Caso a empresa não importe ou exporte, não compre matéria-prima do exterior,não vende produtos acabados em outros países, então o impacto das flutuações nas taxas de câmbio tem um impacto insignificante nas atividades da empresa.

Fechando

O ambiente interno da empresa é um importante recurso estratégico que pode auxiliar ou, ao contrário, prejudicar as atividades da empresa. O ambiente interno da organização inclui vários elementos básicos: pessoas, tecnologia, estrutura, tarefas e objetivos. Tal conjunto de elementos não é acidental, pois qualquer organização com determinada estrutura emprega pessoas que, com o auxílio da tecnologia, atingem os objetivos e metas globais da empresa.

A liderança da organização na tomada de decisões gerenciais deve ser baseada em uma análise do ambiente interno e externo da empresa. Se houver uma ameaça óbvia no mercado, os recursos do ambiente interno ajudarão a superá-la. O mesmo se aplica às oportunidades de mercado, que podem ser maximizadas apenas com o uso dos recursos internos da empresa.

Os recursos do ambiente interno em análise são avaliados quanto ao seu impacto e divididos em pontos fortes e fracos da empresa. A estrutura organizacional de uma organização pode ser o lado fraco da organização, enquanto, ao mesmo tempo, um departamento de marketing profissional e eficiente pode ser atribuído à força da empresa.

Ao elaborar um plano de marketing, vários objetivos gerais são distribuídos na forma de tarefas entre departamentos, divisões, grupos e funcionários específicos. O sistema certomotivação e estímulo do pessoal, o gerenciamento de equipe ajudará a dar responsabilidade pessoal a cada tarefa do funcionário. Ao mesmo tempo, cada funcionário da equipe entenderá que está trabalhando para atingir um objetivo comum.