Stakeholders do projeto. Autores e líderes de projeto

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Para competir com sucesso no mercado atual e ter sucesso em seus empreendimentos, muitas empresas utilizam o método de projeto. Ele permite que você obtenha um produto acabado de alta qualidade em um tempo limitado. Para tornar esse processo eficaz, você precisa conhecer sua essência, especificidades e recursos de implementação.

Definição do conceito

A palavra "projeto" vem do inglês. projeto, de lat. projectus "lançado para a frente, saliente" e tem vários significados dependendo da área em que é aplicado. Na gestão, trata-se de uma empresa limitada no tempo, cujo objetivo é criar um produto, serviço ou resultado novo e exclusivo. A implementação deste conjunto de atividades prevê o recebimento de benefícios para os principais stakeholders do projeto (clientes, investidores, fornecedores). Esta forma de trabalho é muito utilizada por empresas de construção, engenharia, software empresarial ou marketing, determinados grupos de pessoas e empresas de sucesso recorrem a este método nas suas atividades.personalidade.

Recursos

É um projeto, não um conjunto de tarefas a serem executadas, se a atividade a ser realizada possui uma série de características, a saber:

• limitado no tempo (um evento concebido tem uma data de início e uma data de recebimento do resultado final, ou um determinado produto ou serviço é esperado como resultado);
• singularidade é um dos principais diferenciais de sua implementação, embora possa ser novidade apenas para o organizador ou participantes do projeto, e não para todos os funcionários;
• limite de fundos e outros recursos necessários para realizar este processo (tempo, dinheiro, mão de obra, suporte técnico).

Na vida de uma pessoa comum, um projeto pode ser mudar para outra cidade, comprar uma casa nova, procurar um emprego, abrir um negócio, etc., no negócio é criar um novo produto, expandir o mercado, iniciando uma nova campanha publicitária, criando novas capacidades de produção. É este método que permite dar novos passos nas atividades de organizações ou indivíduos, para que os stakeholders do projeto o utilizem ao desenvolver quaisquer inovações.

Principais participantes do processo

Esta categoria inclui pessoas (organizações) que se beneficiam diretamente da implementação do empreendimento pretendido. Estes incluem:

• Initiators - pessoas que defendem a necessidade de um projeto. Eles podem ser funcionários de qualquer nível dentro e fora da empresa.
• Os patrocinadores são principalmente funcionários delink da empresa que supervisiona seu curso do lado do cliente. Eles supervisionam a implementação desse conjunto de atividades e fornecem fontes de financiamento de projetos, materiais e outros tipos de apoio, além de obter os benefícios planejados para a organização. Os patrocinadores nomeiam um gerente que liderará o processo, fornecerá todos os recursos necessários e informará o andamento das ações à alta administração (CEO, conselho de administração etc.).
• O gerente de projeto é o gerente responsável pela implementação de determinado empreendimento. Suas tarefas são: controle sobre a obtenção do resultado final no prazo, economia do nível do limite dos recursos fornecidos e alta qualidade do produto ou serviço final. Ele lida com o projeto diariamente, gerencia as ações da equipe, controla o cumprimento dos requisitos estabelecidos, leva em consideração e concorda com os desejos de todos os interessados e, se necessário, recebe assistência do administrador ou de um equipe de especialistas criada temporariamente para resolver as tarefas.

Esses participantes do projeto acabam se tornando os donos do produto final (resultado), portanto, ditam seus requisitos para o projeto, financiam-no investindo recursos próprios ou externos, e também celebram contratos com empreiteiros necessários para o planejado atividades.

Realizadores do plano

Membros da equipe do plano são pessoas físicas ou jurídicas que fazem parte do empreendimento, ou aquelas quecujos interesses podem ser afetados pelo alcance da meta.

De acordo com o grau de envolvimento neste tipo de atividade, existem três grupos principais de pessoas com ideias semelhantes:

• A equipe principal são os funcionários (organizações) que estão diretamente envolvidos na implementação do plano.
• Equipe estendida - profissionais que indiretamente prestam assistência profissional.
• Stakeholders do projeto (internos e externos) - organizações ou funcionários que influenciam os representantes do primeiro e do segundo grupos, sem interagir diretamente com os participantes diretos. Eles fazem seus próprios ajustes no curso do processo ou sentem diretamente o impacto da implementação do plano em suas atividades.

Possíveis participantes do empreendimento

Às vezes, indivíduos ou organizações externas estão envolvidos para tornar este conjunto de eventos um sucesso. A saber:

• Investidores são pessoas que investem em um projeto, por exemplo, na forma de empréstimos. Às vezes o investidor é o cliente, caso contrário são bancos, fundos e outras grandes empresas.
• Empreiteiros - partes que assumem obrigações de realizar o trabalho de acordo com o acordo (contrato). Pode ser parte das tarefas ou todo o projeto. Alocar o empreiteiro principal e o subempreiteiro, que com ele estabelece uma relação contratual e presta parte dos serviços acordados.
• Fornecedores - partes interessadas do projeto, fornecendo ao cliente os materiais necessários, equipamentos técnicos, etc.
• Órgãos governamentais - o aparato administrativo do assentamento,que monitora a implementação de requisitos sociais, ambientais, comunitários e governamentais.
• Consumidores - pessoas que compram produtos acabados ou usam o resultado final que determina o desejo por um produto ou serviço e gera demanda por eles.

A possibilidade de participação dessas partes no projeto depende do seu tipo, tipo, escala e grau de complexidade. O trabalho de um gestor deve necessariamente abranger todas as partes interessadas e prever a coordenação de suas necessidades.

Quem supervisiona o processo?

Os autores dos projetos são, via de regra, especialistas (arquitetos, projetistas, construtores), e o gestor garante a execução do empreendimento planejado. Este é um funcionário do nível gerencial, o chefe do departamento. Suas responsabilidades incluem monitorar a implementação do plano no prazo, o uso dos recursos disponíveis e a qualidade do produto final.

A prioridade é o primeiro aspecto, pois permite evitar derrapagens de custos e problemas no decorrer da obra. Portanto, ao gerenciar um projeto, o foco está sempre no cronograma da empresa.

Funções do Gerenciador de Projetos

A eficácia da gestão empresarial depende diretamente da correta distribuição de poder entre os executores simples, os principais membros da equipe e o gerente. Os poderes e responsabilidades funcionais para este último são determinados pelo cliente ou pelo termo de abertura do projeto (se for realizado dentro da empresa).

KAs principais responsabilidades de um gerente incluem:

• Organize a estrutura conceitual e forme a equipe de gestão empresarial.
• Procure os fundos e recursos necessários para sua implementação.
• Análise do impacto das partes interessadas do projeto no andamento do processo.
• Treinamento do pessoal necessário para completar as tarefas, sua motivação.
• Formação dos termos de referência e responsabilidades para todos os participantes, determinando o nível de responsabilidade da equipe de gerenciamento do projeto.
• Desenvolver um plano de negócios e cronograma, calculando o orçamento e o orçamento, analisando possíveis riscos e encontrando maneiras de eliminá-los.
• Acompanhamento da execução de todos os tipos de trabalho de acordo com o plano.
• Assinatura de contratos para execução de tarefas, acompanhamento de sua execução e encerramento pontual.
• Estabelecimento de comunicação entre a equipe de gestão e outros participantes do projeto.
• Recebimento de materiais de relatório e sua análise.
• Comunicação com o cliente para fornecer todas as informações de seu interesse, bem como obter informações sobre os desejos ou requisitos para o resultado final.
• Acompanhamento do trabalho de todos os participantes do projeto e seu encerramento oportuno.

O leque de atribuições funcionais de um gestor é bastante grande, e somente com conhecimento específico e organização cuidadosa de suas atividades, ele poderá garantir o sucesso do empreendimento.

Sociedade de artistas

Para implementar o projeto, o gerente cria 2grupos de funcionários: equipe de projeto e vínculo gerencial. O resultado final depende muito da qualidade do trabalho realizado por essas duas estruturas organizacionais.

Equipe de projeto - são especialistas e/ou organizações que realizam trabalhos dentro da empresa e são responsáveis pela gestão pela sua implementação e qualidade. Este grupo é criado para a duração das atividades planejadas. Pode incluir pessoal interno e de mão de obra (grupos).

A equipe de gestão inclui funcionários do primeiro grupo que estão diretamente relacionados à supervisão do processo e à tomada de decisões gerenciais. O sucesso do empreendimento, o número de riscos e problemas que surgem no decorrer da resolução de problemas dependem de como o gestor seleciona corretamente os executores desse grupo.

Os funcionários do nível gerencial, como nenhum outro, são responsáveis pela implementação de seu escopo de trabalho, cuja escala pode ser diferente: desde a preparação de um documento até um subprojeto finalizado. Às vezes, o chefe da empresa reúne um grupo de pessoal-chave (subequipe), que é formado de acordo com os pacotes de trabalho ou subprojetos necessários.

Para garantir a execução atempada do plano definido, é necessário que cada colaborador conheça o âmbito das suas funções funcionais, os requisitos para o trabalho realizado, o nível de responsabilidade pessoal, o calendário e as formas de relatando suas atividades.

Identificação das partes interessadas do projeto

Qualquer conjunto de ações visa alcançar o resultado final. O produto final é a visão do cliente. Ao iniciar um evento, é difícil dizer se o resultado atenderá às expectativas. Para que o planejamento seja bem-sucedido, as fontes de incerteza devem ser identificadas. Muitas vezes, as razões para o fracasso são expectativas perdidas do projeto, que precisa fazer mudanças no decorrer do trabalho. Os iniciadores de tais mudanças geralmente são as partes interessadas do projeto. Um exemplo seriam patrocinadores, fornecedores, autoridades, etc. Eles têm o direito de apresentar seus desejos de resultados, que podem diferir uns dos outros.

Se as pessoas ou organizações acima puderem influenciar o curso do projeto e o gerente não souber ou não levar isso em consideração, sua intervenção mudará o curso de todo o empreendimento planejado e ele terá para fazer ajustes ao longo do caminho. Não deve haver falhas no trabalho de um gerente.

Existem várias maneiras de identificar agentes ou empresas para as quais a realização da intenção pode ter seu significado:

• Classificação, ou seja, destacar todas as empresas, grupos, pessoas que tenham alguma relação com o projeto. Isso inclui: patrocinadores, clientes, fornecedores, usuários de produtos, gerentes, concorrentes, executivos, parceiros de negócios, mídia, autoridades etc. Uma lista completa de todos os possíveis interessados é compilada aqui e se um benefício é determinado para eles.
• Nominação, cuja essência é que o líder determina o principal stakeholder, por exemplo, o patrocinador, o chefe da empresa, que compila uma lista de todos os participantes, cuja forçainfluenciar o curso da empresa.
• Documentação do estudo.

O sucesso do empreendimento e o número de problemas que surgem dependem da completude da definição dos stakeholders do projeto.

Controle sobre a implementação do plano

O cumprimento do plano é acompanhado por meio da realização de reuniões de equipe, cujos integrantes fornecem informações sobre a quantidade de trabalho realizado e, ao mesmo tempo, indicam quanto tempo ainda é necessário para concluir as tarefas no prazo. Esses dados são verificados em relação à programação do calendário. Se um atraso for previsto, várias opções para resolver o problema são consideradas, e uma delas é levada para execução. Da mesma forma, o problema é resolvido com um desvio do montante de fundos e recursos disponibilizados, bem como do nível final de qualidade.

A implementação de projetos é um bom caminho para organizações cujas atividades visam o desenvolvimento da empresa. Conhecer os componentes do processo de design permite obter bons resultados a um custo mínimo em pouco tempo, e a interação coordenada com as partes interessadas do projeto abre novos horizontes para fazer negócios.