Eficiência da contabilidade: o período de armazenamento de documentos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A eficiência da contabilidade é muito influenciada pela organização competente do armazenamento dos documentos que se acumulam na empresa. Portanto, para evitar problemas, qualquer contador deve definitivamente se familiarizar com os requisitos dos termos e procedimentos para armazenar documentos de acordo com a legislação da Federação Russa.

Qual é a ordem em que os documentos são armazenados?

A legislação federal desde 2013 exige que qualquer empreendimento mantenha todos os documentos primários, demonstrações financeiras, registros contábeis e normas de trabalho, bem como quaisquer outros documentos relacionados às atividades dessa entidade econômica. Esta regra também se aplica ao período de armazenamento de documentos em formato eletrônico, que são cada vez mais utilizados nas atividades econômicas de empresas de diversas formas organizacionais e jurídicas.

Quanto tempo levaarmazenar documentos?

Período de retenção de documentos - pelo menos cinco anos ou mais (de acordo com as regras estabelecidas pela organização). Curiosamente, o código tributário prevê outros períodos de armazenamento (quatro anos). Isso se aplica a todas as demonstrações financeiras, e o período é calculado a partir do momento de sua última utilização. É melhor, é claro, manter os documentos por cinco anos, o que economizará muito tempo e nervos se algo acontecer! Documentos sobre transações de comércio exterior devem ser considerados separadamente. Se um estado de contraparte estrangeiro fornecer um período mais longo para armazenar documentos do que na Federação Russa, é melhor escolhê-lo e não esperar que não haja problemas com a transação no futuro. E isso deve estar previsto no regulamento interno da empresa, o que evitará muitos erros dos funcionários.

Quem é responsável por armazenar os documentos?

De acordo com a "letra" da lei, o chefe da organização, ou seja, seu CEO é pessoalmente responsável pela preservação dos documentos nos arquivos da empresa. Se o período de armazenamento de documentos ou a organização da circulação de documentos não for observado, uma multa de dez mil rublos será cobrada da empresa e trinta mil rublos por uma violação repetida. No caso de tal irresponsabilidade levar a uma subestimação do valor do imposto, então vinte por cento do imposto não pago terá que ser pago, mas essa multa não pode ser inferior a quarenta mil rublos. A legislação da Federação Russa também estabelece separadamente penalidades parafuncionários por perdas causadas por organização ineficiente de armazenamento de documentos na empresa.

Como faço para destruir documentos que já expiraram?

Para começar, deve-se notar que alguns documentos não são destruídos, mas transferidos para o arquivo municipal, por isso é muito importante não apenas marcá-los com prazo de validade, mas também cuidar de colocar o inscrição "Expert Review Commission" (EPK). Se não houver necessidade de transferir documentos para o arquivo, o chefe da organização deve emitir um ato sobre a destruição de documentos. Se tal ato não foi lavrado, então os documentos são considerados f altantes, e é necessária uma ordem para nomear uma comissão para investigar tal perda.