Otimização de processos de negócios é Métodos, passos e erros

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Otimização de processos de negócios é um tópico bastante popular. É raro que alguém possa aplicá-lo corretamente na primeira vez, porque os iniciantes cometem erros que acabam se refletindo na prática. Para evitá-los, leia nosso artigo. Vamos começar o programa educacional com uma definição.

Conceito

Otimização de processos de negócios são atividades que visam melhorar a eficiência do negócio.

Existem muitos métodos de otimização, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens.

Vamos analisá-los abaixo, mas primeiro vamos descobrir se a otimização é realmente necessária.

Há necessidade?

Já dissemos que a otimização de processos de negócios é um conjunto de atividades que visa melhorar a eficiência do negócio. E realmente é.

Qualquer empresa é baseada em determinados processos de negócios, que são executados pelos funcionários da organização. Isso inclui processos de vendas, produção e gerenciamento, compras, trabalho de escritório e assim por diante. Assim que a empresa começa a automatizar os processos existentes, elao trabalho fica muito mais eficiente.

As grandes organizações operam em um sistema de gestão de um determinado padrão (ISO 9001), o que indica uma alta cultura empresarial. O sistema é construído de forma a organizar o maior número possível de processos, destacando-os e agendando-os.

Como a otimização de processos de negócios é um complexo de certas medidas, então, em teoria, um especialista deveria fazer isso. É assim nas grandes empresas. Mas não importa como o processo seja construído, ele precisa ser reorganizado periodicamente, pois as condições de trabalho mudam, novas vagas e processos aparecem. Se a otimização não for realizada, surgem conflitos que impedem o funcionamento normal de partes da organização. E isso, como você entende, se reflete nos lucros.

Para entender se os processos de negócios da empresa precisam ser otimizados, é preciso verificar se há problemas. Abaixo está uma lista e se pelo menos um item está refletido nas atividades da organização, você deve pensar em otimização.

Otimização ajudará

Então, com o tempo, podem surgir problemas em qualquer organização. Eles são um teste decisivo pelo qual é fácil determinar a necessidade de otimizar os processos de negócios da empresa. Que problemas podem existir?

1. As responsabilidades do trabalho são repetitivas. Se não apenas os funcionários são forçados a fazer a mesma coisa, mas também departamentos inteiros, isso indica definitivamente a necessidade de reorganização. Isso não pode durar para sempre, o que significa que o resultado será o caos, injeções financeiras desnecessárias econcorrência injustificada entre funcionários e departamentos.
2. Líderes só podem gerenciar. Esses chefes são em sua maioria inúteis, porque não sabem nada sobre marketing, economia e gestão.
3. A empresa não possui um sistema para melhorar as habilidades dos funcionários. Esta é uma omissão grave que joga a empresa de volta. Afinal, se um funcionário não recebe novos conhecimentos, então ele não procura mudar nada e está marcando tempo.
4. Perfeito é inimigo do bom. As pessoas trabalham em um modo e de repente decidem aumentar o nível de atividade. Para fazer isso, eles introduzem um sistema de TI para gerenciar funcionários, vendas ou finanças. Parece bom, mas muitas vezes os funcionários fazem isso sem levar em conta os processos atuais da organização ou simplesmente copiam os de outra pessoa. Como resultado, enormes somas foram gastas sem motivo claro e o efeito econômico não foi alcançado.

O que a otimização de processos de negócios ajuda a alcançar em uma organização?

1. Melhore a experiência do cliente.
2. Reduz tempo e custos operacionais.
3. Permite que você alcance novos objetivos.
4. Aumenta a gestão da empresa.

Todos esses itens afetam o custo final dos produtos ou serviços no sentido de sua redução. Além disso, uma empresa otimizada atrai muito mais novos clientes, o que significa que os lucros aumentam e a competitividade aumenta.

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É importante entender que todos os processos de negócios estão interconectados. Ou seja, a otimização dos processos de negócios emorganização afetará a operação de toda a empresa de uma forma ou de outra. Para torná-lo menos perceptível, a gestão da empresa começa a otimizar pequenos processos primeiro, sem gastar muito tempo e dinheiro. Gradualmente, a modelagem e otimização dos processos de negócios é transferida para outros departamentos.

Tentativas de mudar tudo de uma vez geralmente acabam muito tristes, e no futuro, o desejo de mudar algo no trabalho da empresa será atendido negativamente.

Por onde começar?

A modelagem e otimização dos processos de negócios começa com o fato de que os métodos do antigo trabalho se tornam obsoletos. A otimização é necessária para todas as empresas, com exceção das corporações estatais. Quanto mais rápido uma empresa adotar novas formas de trabalhar e implementá-las em seus processos, mais bem-sucedida ela será.

Essas empresas que estão em constante evolução têm um departamento inteiro que está engajado em otimizar os processos de negócios de pequenas empresas ou grandes organizações. Afinal, apenas o financiamento generoso de tecnologias modernas é a chave para um negócio de sucesso.

Critérios de avaliação

Para otimizar adequadamente, você precisa priorizar. Estes últimos são selecionados de acordo com certos critérios. Eles estão listados abaixo:

1. A importância do processo. Antes de otimizar o trabalho, é necessário identificar os principais processos, cuja melhoria levará a resultados elevados. Para determinar tal processo, basta saber qual o papel que ele desempenha em todas as atividades da organização. Há também uma desvantagem: se o processo já está em primeiro plano e efetivamentefunciona, então a otimização será inútil. Claro, você pode tentar melhorar o processo já, mas isso será um desperdício de fundos que seriam úteis para outra pessoa. É melhor gastar tempo e dinheiro em processos de negócios problemáticos.
2. Problema do processo. Parece familiar, mas o que isso significa? Nesse contexto, está implícita a diferença entre o que se obtém como resultado e as ações desejadas. Ou seja, se algum processo não funcionar como deveria, então esta é uma razão clara para otimizar.
3. Capacidade de implementar mudanças de processo. A otimização dos processos de negócios de uma pequena ou grande empresa começa com o fato de que a opção mais simples é escolhida para iniciar o processo. Por exemplo, eles escolhem exatamente aquele que exigirá o mínimo de fundos possíveis para melhoria, tempo pessoal e recursos trabalhistas. Também é importante estar atento aos fatores negativos que inevitavelmente aparecerão e levá-los em consideração.

Então acontece que você precisa levar em conta todos os critérios e fatores para uma reorganização bem sucedida. Via de regra, os maiores processos são passíveis de otimização, pois é à custa deles que a empresa trabalha.

Princípios

Os métodos para otimizar os processos de negócios são diferentes, mas antes de escolher um, você precisa conhecer os princípios de melhoria. Sem segui-los, você não alcançará o efeito desejado. Considere os princípios abaixo:

1. Fundação. Antes de começar a otimizar processos, você precisa entender qual processo é responsável por quê. Ou seja, antes de tudo, você precisa entender a estrutura do negócio e só então assumir a otimização. Se isso não for feito, entãonão está claro o que precisa ser reorganizado, o que significa que não haverá efeito.
2. Primeiro você precisa corrigir os bugs. Antes de reorganizar o empreendimento, é necessário eliminar pequenos erros que irão interferir na otimização.
3. Decisões ambíguas. Este é o nome da situação em que a otimização de um processo afeta negativamente outro. Por isso, antes de melhorar qualquer processo, é preciso calcular todos os lados positivos e negativos e só então tomar a decisão certa.
4. Rejeição de mudança. Muitas vezes os funcionários da organização não estão entusiasmados com a mudança, o que significa que eles resistem com todas as suas forças. Além disso, a resistência pode ser inconsciente ou expressa.

Níveis de otimização

A otimização dos processos de negócios em logística ou outras áreas é dividida em vários níveis, cada um afetando o resultado à sua maneira. Por exemplo, os processos administrativos e de gestão são responsáveis por tomar as decisões e ações corretas da equipe de gestão. Graças a eles, são coletadas informações sobre o fluxo de trabalho da organização envolvida no principal processo de negócios.

A eficiência da otimização dos processos de negócios pode ser diferente, mas em qualquer caso levará a uma redução nos custos financeiros. O nível que uma empresa escolhe depende de muitos fatores. Por exemplo, se a administração quiser economizar, a escolha recairá em um nível e, quando o objetivo é alcançar um resultado estratégico, a escolha recairá em outro.

Considere todos os níveis de automação e otimização de negóciosprocessos:

1. Primeiro nível. Esta etapa está associada a custos financeiros. Cada departamento da empresa cria despesas para suas próprias necessidades. Mas esse nível pode ser chamado de mais rápido se o objetivo for reduzir custos. Isso se deve ao fato de que o nível não afeta os interesses de outros departamentos da empresa, o que significa que não são necessárias aprovações adicionais. A desvantagem do nível é considerada uma pequena economia. Como regra, não excede 20%. É importante entender que nem todas as despesas são atribuídas a um departamento, algumas surgem durante a execução da tarefa. Por exemplo, um departamento solicita informações sobre as análises da organização para outro, nesta situação o contratante arcará com todos os custos.
2. Segundo nível. Exemplos de otimização de processos de negócios de segundo nível garantem que os custos sejam reduzidos a um processo conjunto entre clientes e contratados. O nível implica a atividade de ambas as partes, o trabalho unilateral é simplesmente inaceitável. A redução de custos ocorre apenas quando todos os participantes da otimização discutiram e chegaram a um consenso sobre como os processos e a colaboração serão executados. O segundo nível proporciona economia de mais de 20%, podendo ser utilizado para otimizar diversas funções da empresa. A principal condição é que todas as funções tenham o mesmo resultado e tenham como objetivo alcançar o resultado.
3. Terceiro nível. Essa abordagem para a otimização de processos de negócios oferece até 30% de economia. É verdade que existem algumas dificuldades: para trabalhar com despesas, você precisa entender todo o sistema de negóciosprocessos da organização. Isso se deve ao fato de que a otimização deste nível prevê um grande número de atividades.

Métodos de otimização

Os processos de negócios de cada organização seguem seu próprio caminho, mas isso não impede que especialistas destaquem os principais métodos de otimização. Considere-os com mais detalhes:

1. Análise SWOT. A essência do método é estudar os pontos fortes e fracos do processo de negócios. Este é o nome do método de planejamento estratégico, que é usado para avaliar os fenômenos e fatores que afetam a empresa ou projeto de negócios. Existem vários parâmetros específicos para o método: forças, oportunidades, fraquezas, ameaças. Os objetivos de otimizar processos de negócios usando esse método são encontrar e corrigir vulnerabilidades, bem como reduzir riscos e possíveis ameaças.
2. Causas - consequências. O método é caracterizado pelo diagrama de Ishikawa, ou diagrama de causa e efeito. É uma das sete ferramentas mais conhecidas para avaliar, controlar, medir e melhorar a qualidade dos processos de produção. O método permite encontrar a relação entre os parâmetros, o que ajuda a realizar estudos precisos do processo de negócios necessário. O diagrama facilita muito a identificação dos principais fatores que afetam o processo de produção.
3. Benchmarking. Um método de avaliar as vantagens e analisar as vantagens de concorrentes e parceiros para identificar os fatores mais produtivos. O benchmarking tem algo em comum com a espionagem industrial, mas não completamente. Para implementar o método, basta a observação superficial, e não a introdução aoconcorrentes.
4. Otimização e análise de processos de negócios com base em indicadores. Utiliza-se o princípio da definição de objetivos de processos de negócio, após o que se atinge o objetivo ou se aumenta, ou, caso não seja possível abordá-lo, analisam-se métodos para a sua implementação. A tecnologia para otimizar os processos de negócios é tal que, antes de tudo, é analisado o desempenho.
5. Brainstorming. O método é uma discussão ativa de tarefas, expressando diferentes opções. De todas as propostas, a oferta de maior sucesso é escolhida como resultado.
6. 6 Sigma. Ao reduzir o número de erros de produção, obtém-se um aumento nos indicadores de produtividade.
7. Mudando e calculando a fragmentação de processos. O método está no fato de que os componentes do processo de negócio são aumentados ou reduzidos.
8. Análise da lógica de negócios. O objetivo é eliminar procedimentos ineficientes, vincular atividades paralelas, compartilhar responsabilidades pelos processos e compartilhar poderes decisórios, capturar informações na fonte e processá-las nas atividades reais da empresa.
9. Análise de custo funcional. O método visa alcançar a mais alta funcionalidade do objeto à custa de custos mínimos tanto para o comprador quanto para o vendedor.
10. Simulação de processos de negócios. A otimização dos processos de negócios logísticos permite representar as ações das pessoas e o uso de tecnologias por meio de um modelo computacional. Durante a simulação, quatro etapas devem ser observadas: construção do modelo, execução do modelo, análise do resultadoindicadores de desempenho, avaliação de outros cenários possíveis. O método é eficaz somente se valores reais e precisos forem usados para construir o modelo.
11. Análise e cálculo da complexidade e duração do processo. O método permite calcular o número necessário de trabalhadores e a carga a que estão expostos.
12. Análise da matriz de distribuição de responsabilidades. Esta é uma tabela visual funcional que distribui a organização em links, unidades e assim por diante. ou seja, o método permite atribuir tarefas a unidades estruturais.

Etapas de otimização

O trabalho de otimização de processos de negócios é dividido em cinco etapas. Vamos falar mais sobre cada um deles:

1. Descrição dos processos da organização. A análise e a otimização dos processos de negócios estão intrinsecamente ligadas. Sem definir as funções de cada departamento e funcionário, é impossível iniciar uma otimização efetiva. Parece que esse passo parece ser dado como certo, mas, na verdade, a maioria das empresas esquece disso, e isso é um grande erro. É melhor começar os processos de aprendizagem através da cadeia de valor. Existem empresas que fornecem recursos ou produtos para sua organização ou executam funções adicionais que seu cliente precisa. Entenda em que fase e como se forma o valor agregado do produto final. O uso de tal estratégia permite calcular rapidamente os pontos de saída e entrada para a empresa. Assim, você poderá estudar todo o fluxo de trabalho do empreendimento, explicar ao pessoal quem está fazendo o quê,separar os processos de trabalho que precisam de otimização prioritária, decidir sobre formas de melhorar a qualidade de um serviço ou produto. Durante a pesquisa, você entenderá que, além dos processos-chave, existem também os de apoio. Via de regra, eles não precisam ser financiados, pois formam a infraestrutura do empreendimento e auxiliam no funcionamento contínuo dos principais processos. Existem também processos de desenvolvimento responsáveis por lucros futuros.
2. Nomeação de responsáveis. O sistema de otimização de processos de negócios é construído de tal forma que não pode funcionar sem controle. Portanto, uma pessoa responsável por sua implementação é nomeada. Além disso, uma pessoa deve realizar a gestão geral, enquanto outras devem controlar cada etapa. O gerente não deve ser apenas obrigatório, mas também capaz de coordenar o trabalho dos subordinados. Tais líderes podem ser comparados a uma bateria eterna, pois precisam trabalhar constantemente e otimizar a produção. Por esta razão, as responsabilidades do trabalho devem ser claramente definidas, para isso basta prescrever deveres no regulamento interno da empresa.
3. Implementação da otimização. Assim, chegamos à otimização dos processos de negócios da empresa. Para ela, apenas a terceira etapa está reservada, pois primeiro você precisa se preparar. Não pense que toda organização está em perfeita ordem. Em qualquer empresa, você pode encontrar dezenas de problemas. E após a descoberta, você precisa agir de acordo com o plano. Primeiro você precisa avaliar todos os processos da empresa, bem como eliminar a repetição de responsabilidades de trabalho. Próxima Etapaserá o cálculo de tempo para cada um dos processos de negócio, uma análise comparativa com indicadores médios, ajuste a indicadores reais. Em seguida, você precisa organizar uma análise operacional dos recursos de produção. É preciso rastrear a movimentação de valores e informações na empresa e erradicar áreas onde há perda de ambos. A etapa final será analisar a eficiência do uso de recursos em cada processo.
4. Automação dos principais processos do empreendimento. Não é à toa que esta etapa está explicada no quarto parágrafo, pois antes de prosseguir com ela, você precisa entender claramente como a otimização ocorrerá. Se houver confusão completa na empresa, não importa como você otimize o processo, isso não fará sentido. A única coisa que pode ser alcançada são grandes despesas financeiras e perda de tempo.
5. Avaliação dos resultados. A otimização da gestão de processos de negócios foi superada, assim como a própria reorganização. É hora de fazer um balanço. Se a operação foi realizada corretamente, o resultado será a eliminação de cargos e tarefas repetitivas dos funcionários, fiscalizando o desempenho do trabalho pelos trabalhadores, reduzindo o número de erros e diminuindo a influência do fator humano na produção, introduzindo um sistema de fatores de eficiência que motivam os funcionários, uma base de conhecimento formada sobre os processos da organização, reduzindo as violações na produção por f alta de pessoal ou f alta de recursos, encontrando finanças que não estão envolvidas na circulação e sua liquidação, minimizando a compra de produtos desnecessários.

Erros comuns

Paraotimização deu resultados, devemos tentar não cometer os erros que outros empreendedores cometem. Aqui estão alguns deles.

O primeiro erro é a afirmação errada do problema. Se o gerente não souber exatamente o que precisa ser feito para melhorar o trabalho da empresa, ele não terá sucesso. O passo inicial é entender qual resultado você espera da otimização. Por exemplo, é inútil elaborar as características do departamento de contabilidade se a organização não tiver receita direta. A f alta de lucro é função do departamento de vendas, não do contador. Ou seja, nessa situação, é necessário alterar o trabalho desse departamento específico, e o bônus será uma alteração no trabalho de outros serviços. Resumindo, vale a pena começar a otimização com uma descrição dos processos corporativos, já falamos sobre isso acima.

O segundo erro é a desproporção entre esforços e tarefas. Muitas vezes você pode ver a descrição de processos que não estão absolutamente relacionados ao objetivo principal da empresa. Um exemplo exagerado, mas que reflete claramente a essência, é a comunicação entre o chefe e o secretário para chamar o deputado. É claro que o processo não tem significado e não carrega nenhum valor. Acontece que a organização está desperdiçando dinheiro nesse processo.

O terceiro erro é a escolha errada do meio de descrição. Para caracterizar os processos, são utilizados vários meios, incluindo programas de diferentes capacidades. O custo de tais programas é bastante alto, começa em $ 100 e não tem limite superior. É claro que a capacidade do programa deve corresponder ao tamanho da empresa. Acontece que é inútiluma pequena empresa para adquirir um programa de grande escala. A ferramenta deve ser escolhida de acordo com as tarefas e objetivos da empresa, que a gestão está tentando resolver por meio da otimização. Mas não se deve pensar que o software é a principal ferramenta. Esta é apenas uma ferramenta auxiliar. A otimização é mais afetada por sua organização adequada.

Literatura Complementar

Além das informações na Internet, os líderes da empresa também devem ler livros que ajudarão nesse complexo processo. Aqui estão alguns livros:

1. “Processos de negócios. Modelagem, implementação, gestão” por Vladimir Repin. Se você decidir mudar os processos de negócios e tentar uma nova abordagem, este livro é para você. Isso não quer dizer que seja fácil de ler, mas, no entanto, muitas informações importantes estão escondidas nele. Cada capítulo terá que compreender e trabalhar. A publicação inclui muitos desenhos, tabelas e diagramas que ajudam a revelar o processo. Vale ress altar também que não há uma palavra sobre isso em outras fontes abertas.
2. “Uma abordagem sistemática para melhoria contínua. Teoria das Restrições de Goldratt por William Detmer. Todos os livros do autor estão sendo varridos das prateleiras como bolos quentes. E tudo porque ajuda a resolver muitos problemas, como a contradição entre o timing dos serviços e a qualidade, entre os custos financeiros e o preço. Anteriormente, não era possível encontrar informações completas do autor, mas agora foi lançado um livro que revela todos os segredos.
3. “Gestão de processos de negócios. Guia práticona implementação bem-sucedida de projetos” por Johan Nelis, John Jeston. O livro fala sobre os princípios básicos do gerenciamento de processos de negócios, seus benefícios e características positivas. A publicação também é rica em exemplos de como gerenciar. O livro é adequado como referência para empresas que implementam projetos de gerenciamento de processos. Isso se deve ao fato de que o material descrito fala sobre as ferramentas que podem ser aplicadas na prática, além de auxiliar na efetiva implementação de projetos de negócios.
4. "Gol. Um processo de melhoria contínua por Eliyahu Goldratt. A publicação explica que uma pessoa que vê algum tipo de problema em um projeto empresarial é obrigada a construir relações de causa e efeito entre resultados e processos. O indivíduo precisa entender os princípios básicos para alcançar a eficiência do fluxo de trabalho organizacional.
5. Software Lean: Da Ideia ao Lucro por Tom e Mary Poppendyck. A gerência fornecerá assistência nas situações em que for necessário formar os processos mais eficazes. Os principais gerentes devem ler este livro, assim como os gerentes, desenvolvedores da empresa. Ou seja, as informações serão úteis justamente para os envolvidos no software.

Conclusão

Como você pode ver, para otimizar corretamente, você precisa saber muito e entender muito. A reorganização não ajudará se o gerente não entender com o que está trabalhando. Muitas vezes existem muitos desses chefes, que é a razão para o colapso de muitas empresas.

Mesmo que o fundador não entenda o assunto, sua tarefa é encontrar funcionários competentes quetrabalharão não por interesse próprio, mas porque se dedicam ao seu trabalho. Restam muito poucos trabalhadores altruístas, o que significa que, se você tiver sorte e os encontrar, tente não deixá-los ir. É a competência da equipe que determina o quanto a organização irá florescer. Mesmo o líder mais talentoso não será capaz de tirar a empresa sozinho e, portanto, não se deve negligenciar o profissionalismo da equipe. Afinal, trata-se de seu dinheiro e tempo.