Processos de negócios: análise de processos de negócios. Descrição, aplicação, resultados

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Qualquer empreendedor precisa saber pelo menos indiretamente o que é um processo de negócio. A análise de processos de negócios ajuda a reduzir custos, aumentar a lucratividade e, finalmente, aumentar o lucro da empresa. Na literatura econômica, esse conceito é encontrado pela primeira vez nos trabalhos de pesquisadores na década de 80 do século passado. Foi então que nos Estados Unidos, pela primeira vez, pensaram que a eficiência de toda produção depende de um conjunto de ações inter-relacionadas chamadas de processo de negócios.

Definições

Processo de negócio é um conceito complexo. O desenvolvimento de negócios é altamente dependente de operações, procedimentos e atividades inter-relacionadas. É impossível imaginar uma fábrica sem o fornecimento de matérias-primas, seu processamento, trabalhadores nas máquinas e contadores. Uma empresa é um sistema fechado que funciona como um organismo integral. E para que tudo funcione corretamente sem problemas e atrasos, você precisa de um cérebro principal - um gerente experiente que analisará e monitorará a coerência de todos os processos de negócios.

Se você olhar do ponto de vista econômico, então a interconexão de todas as atividades possíveis, durante as quais o processamento de recursos ambientais no produto final para o consumidor, é chamado de processo de negócios. A análise de processos de negócios é uma avaliação da eficácia de uma determinada ação, operação ou evento relacionado à produção.

Para que servem

Descrever processos de negócios é muito fácil. Mas o maior problema da realidade é que em qualquer empreendimento do nosso país é raro encontrar uma pessoa realmente interessada em melhorar a eficiência dos diversos processos produtivos. Pequenas e médias empresas estão tentando usar métodos antiquados para reduzir custos, enquanto no Ocidente há muito tempo entendem que o sucesso de um negócio depende de um gerente contratado competente e interessado em obter o máximo de resultados de seu trabalho.

A criação de processos de negócios dá uma compreensão clara: quem é responsável por qual estágio, qual posição ele ocupa e o que deve ser feito. Essa estruturação torna a organização da produção transparente e facilita sua gestão. Ao comunicar a árvore de metas aos funcionários, você pode aumentar sua motivação demonstrando que seu trabalho visa objetivos comuns. Além disso, organizar um negócio dessa forma ajudará a identificar custos desnecessários de recursos financeiros e de tempo.

Como criar

Independentemente de a empresa ser grande ou pequena, a abordagem para criar um plano detalhado é a mesma. Considerarexemplo específico. Há uma empresa que vende sofás. O diagrama de processo de negócios é semelhante a uma árvore. Os ramos principais hospedam os principais recursos que se ramificam em outros menores. Então, quais são as principais etapas do processo de negócios de um varejista?

1. Compra de bens. Este é o primeiro e central processo de negócios. Quais são seus sub-estágios?

• Análise do fornecedor.
• Elaboração de contratos com fábricas.
• Elaboração de contratos com empresas de transporte.

2. Colocação do sofá. Nesta fase, existem esses momentos:

• Selecionando um quarto.
• Construção ou aluguel de instalações.
• Criando condições para vendas.

3. Processo de vendas.

• Recrutamento.
• Comprando uma caixa registradora.
• Criando atmosfera e design para vendas.

4. Marketing e publicidade.

• Colocação de um sinal.
• Crie cartões de visita, folhetos, brochuras, catálogos, etc.
• Canal do anúncio.

A lista pode ser longa. É importante entender como os processos de negócios são criados. E então daremos algumas regras de ouro para organizar um negócio para ser bem sucedido.

Regra 1

Uma pessoa específica é responsável por cada etapa de negócios selecionada. Envolva-os na criação do esquema. Isso proporcionará uma oportunidade de entender o processo com mais detalhes, interessar os funcionários e aumentar sua motivação para alcançar objetivos comuns. Isso é especialmente importante nos estágios iniciais da formação da empresa. Começar um negócio está sempre associado aenormes dificuldades, e o estabelecimento oportuno de metas para etapas específicas fornecerá um plano de ação mais detalhado.

Regra 2

Use programas automatizados e visualize seus circuitos. Até o momento, existem muitos programas prontos que ajudam a estruturar as informações. Pequenas e médias empresas os usam em todos os lugares.

Se você estiver trabalhando em grupo, pegue um quadro ou pedaços de papel para escrever tudo e desenhe uma árvore de seus processos à medida que avança. Comece com grandes operações e divida-as em pequenas. Para grandes empresas, a criação de processos de negócios é um trabalho enorme e minucioso que exige a máxima concentração e coordenação de ações de todos os funcionários.

Regra 3

Na formulação de processos de negócios, norteie-se pela estratégia da empresa, e não pela sua estrutura organizacional. A mesma função pode ir além dos departamentos estabelecidos. Por exemplo, ao entregar um produto de um fornecedor, pode-se considerar o limite do processo de negócio até que o produto saia do próprio ponto de venda, ou seja, quando é colocado nas gôndolas e disponível para o consumidor. Esse processo envolve diversos departamentos que fazem parte da estrutura organizacional.

Regra 4

Não seja muito detalhado em seu plano. Se você sobrecarregar o diagrama com informações desnecessárias, isso causará confusão geral e um fardo pesado para os funcionários responsáveis. Se você planeja fazer alterações em um segmento específico, essa parte precisa ser detalhada e todo o resto deve ser considerado.apenas superficialmente, sem entrar em detalhes. A eficiência dos processos de negócios está sujeita à lei de Pareto "20/80", quando 20% das descrições detalhadas trarão 80% do sucesso de toda a operação.

Regra 5

Não tenha medo da verdade e construa um esquema baseado no que realmente é. Essa situação ocorre com muita frequência. O gerente-chefe pergunta a seus subordinados sobre seus departamentos para construir um diagrama de processos de negócios. Aqueles tentam e dizem como eles estão indo bem. Embora de fato a situação real esteja longe de ser ideal. Mas com base em dados falsos, o esquema errado será construído, após o qual decisões ineficientes serão tomadas e todo o trabalho será desperdiçado.

Não confunda "como está", "como deveria ser" e "como eu quero que seja". Não importa o quão ruim esteja tudo, os processos de negócios são compilados precisamente para melhorar esse estado. Portanto, é imperativo descrever apenas uma situação da vida real.

Automação de processos de negócios

Acompanhar todos os eventos que acontecem dentro da empresa é muito difícil, principalmente quando se trata de grandes corporações e sindicatos. É difícil imaginar um grande negócio sem um sistema completo de programas automatizados que permitem analisar os dados recebidos para tomar uma decisão. Portanto, hoje muitas vezes falamos em automatizar processos de negócios.

Na prática, isso significa que existe um programa de computador especial que processa todos os tipos de fluxos de informação que fornecem um processo de negócios. A análise do processo de negócios ocorre offlinemodo, e a pessoa apenas se familiariza com os resultados e tira a conclusão apropriada.

Escolha do método de análise

Quando confrontado com a questão de como melhor descrever os processos de negócios de forma automática, um empresário doméstico encontrará muitas opções que não são bem otimizadas para o mercado russo. Quase todo o software proposto foi criado para empresas ocidentais que têm experiência em otimizar a produção. Mas depois de analisar alguns dados, criamos nossa própria lista de programas que implementam o processo de negócios.

1. BEST-5 "Meu negócio" é um software frequentemente usado por pequenas e médias empresas. O programa está disponível para qualquer computador e é muito fácil de usar. Sua vantagem é que pode analisar pequenas quantidades de dados de uma pequena empresa.
2. Modelador Corporativo. Muitas vezes usado em empresas modernas, principalmente porque é barato. Começar um negócio é fácil de organizar com este programa, pois é muito conveniente construir diagramas de processos de negócios, mas praticamente não analisa.
3. iGrafx Enterprise Central. Muito bom design canadense. Pode não apenas reconhecer e elaborar planos de negócios, mas também analisar com sucesso matrizes de dados de entrada. Em nosso país, tem muito pouca distribuição, embora o produto seja muito digno.
4. Estúdio Empresarial. O desenvolvimento russo mais famoso. Integrado com outros produtos MS Office (Word, Excel, Visio). Porempresário doméstico é a melhor escolha em termos de relação preço-resultado. Excelente análise de processos de negócios. A produção pode ser otimizada com sucesso devido aos resultados obtidos no programa.

Tecnologia para construir processos de negócios

O mais comum hoje é a integração do método automático e manual de construção do esquema "Processo de Negócios". A análise dos processos de negócios neste caso é realizada em duas etapas: a primeira com a ajuda dos resultados obtidos em um computador, a segunda - manualmente pelo gerente.

Vamos considerar duas abordagens principais para plotar gráficos e tabelas. Nesse caso, a tecnologia de processos de negócios será construída usando os seguintes métodos:

1. DFD (diagrama de fluxo de dados).
2. WFD (Diagrama de Fluxo de Trabalho).

O primeiro método DFD envolve a elaboração de um diagrama de fluxos de dados. Eles incluem: detalhamento do trabalho do processo, funcionários responsáveis, documentação necessária. Tal construção dá uma visão completa das atividades da empresa, seus dados de entrada e saída circundantes, todos os elementos do processo de produção e as relações entre eles. Essa abordagem permite destacar processos de negócios gratuitos (extras) que reduzem a eficácia do resultado e podem ser otimizados de várias maneiras.

WFD - diagramas de fluxo de trabalho que descrevem processos de negócios de nível inferior. O desenvolvimento de negócios pode mudar significativamente se você conhecer não apenas a hierarquia vertical de ações, mas também a horizontal. O que isso significa?

Se você olharclaramente, os diagramas WFD são uma grade de quadros de tempo, cada gráfico dos quais é responsável por um processo específico. Suponha que a entrega da mercadoria dure dois dias - o gráfico mostra o início e o fim do processo. Em seguida, vem o evento de colocação do produto no pregão, e esse processo só terá início após o término da entrega. Os dados são plotados sequencialmente no gráfico. Eventos, operações e ações podem ser interligados se forem executados simultaneamente. É conveniente começar a desenvolver um negócio nos estágios iniciais dessa maneira, determinando quanto tempo é necessário para um ciclo de produção completo.

Conclusões

Para pequenos ou grandes, novos ou antigos, você precisa entender o que é um processo de negócios. Em qualquer estágio do ciclo de vida da empresa, a otimização da produção pode afetar significativamente o desenvolvimento posterior. Afinal, o principal objetivo da existência de qualquer organização hoje é satisfazer as necessidades do consumidor. E se o cliente estiver satisfeito, ele terá lucro. A dependência aqui é diretamente proporcional. Quanto maior o nível de satisfação do consumidor, maior o lucro da empresa. E isso só pode ser alcançado analisando e alterando o processo dentro da empresa.