Análise da situação: opções, características, etapas e resultados da análise

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Os líderes muitas vezes são forçados a tomar decisões não de acordo com o plano existente, mas com base na situação atual. Isso acontece por vários motivos. A principal tarefa do gerente é analisar a situação, desenvolver e adotar o melhor curso de ação para resolver os problemas que surgiram.

O que é isso

Análise de situação é uma forma de processar a informação que primeiro a divide em partes e depois examina cuidadosamente cada elemento individualmente para encontrar um problema e resolvê-lo. Por exemplo, o lucro de uma empresa pode diminuir devido ao aumento dos custos ou devido a uma diminuição na receita, um aumento nas contas a receber e outros fatores. Para determinar qual fator influenciou a variação do lucro, é necessário estudar esses fatores.

Somente após a identificação da causa, o decisor (DM) poderá desenvolver um plano de ação e resolver o problema. Para analisar a situação, a pessoa autorizada monta uma equipe de especialistas que coletam os dados e realizam análisesprocedimentos, cada um em sua área de atuação e habilidades.

Quem faz a análise

A análise de situações específicas é realizada não por uma pessoa, mas por vários grupos. Eles são liderados por um gerente ou um tomador de decisão (DM). A equipe é composta por:

• Especialistas de primeiro nível. Eles coletam e processam informações primárias.
• Especialistas do segundo nível. Examine os relatórios e desenvolva ideias para resolver o problema.
• Grupo analítico. Examina as ideias que os especialistas de segundo nível desenvolveram e escolhe as opções mais realistas, do seu ponto de vista, para o desenvolvimento de eventos. Os analistas desenvolvem estratégias de negócios e estratégias de solução de problemas.
• O decisor escolhe entre as opções de estratégia de desenvolvimento propostas aquela que, na sua opinião, é mais adequada para resolver os problemas da situação atual. Ele tem total responsabilidade por isso.

Só uma grande empresa pode se dar ao luxo de realizar um trabalho em grande escala usando vários grupos de especialistas. Na maioria dos casos, o chefe da empresa realiza uma análise da situação com o envolvimento de um grupo - especialistas dos departamentos. O trabalho do segundo grupo e dos analistas é realizado por pessoas que fazem parte da administração da empresa, contadores, marqueteiros e engenheiros. Eles se reúnem para uma reunião de negócios, discutem a situação e procuram soluções para os problemas.

Processos

A análise inicia-se com a identificação do desvio do desempenho da empresa em relação ao planejado. Por exemplo, no trimestre do relatório, foi revelada uma queda na receita em 30% e o gerente não pode explicar os motivoseste nível de declínio. Nesse caso, ele deve reunir um grupo de especialistas e estudar a situação. O processo consiste nas seguintes etapas de análise de situação:

1. Identificação de desvio de indicadores - identificação do problema.
2. Organização de um grupo de especialistas pelo líder.
3. Atribuição a cada especialista de um local de trabalho.
4. Coleta de informações por departamento.
5. Os especialistas processam as informações recebidas usando seus conhecimentos e habilidades especializados.
6. Elaboração de relatórios de progresso por especialistas.
7. Estudo destes relatórios pelo responsável, discussão em assembleia geral do conteúdo dos relatórios.
8. Desenvolver soluções para um problema e colocar uma ou mais em prática.

Preparação do relatório e sua apresentação

Os líderes estão sempre ocupados com o trabalho, então eles não têm tempo para ler relatórios longos e longos. Isso sugere que as informações do relatório sejam apresentadas de forma breve, concisa e preferencialmente de forma visual e conveniente. É melhor que, em vez de centenas de páginas escritas e colunas de números, o relatório contenha gráficos, diagramas, resultados de cálculos e a opinião de um especialista que realizou uma análise em determinada área. Naturalmente, o relatório deve indicar as fontes de informação e os indicadores mais importantes que, na opinião do especialista, causaram o desvio no trabalho da empresa. Portanto, a tecnologia de análise de situações problemáticas deve ser trabalhada antes que tal situação ocorra. A empresa deve ter computadores com softwares especiais pararesolvendo problemas semelhantes.

A apresentação de cada relatório não deve demorar mais de 15 minutos para que o estudo e a discussão dos resultados da análise da situação não se prolonguem por vários dias. Os relatórios devem ser factuais e as informações devem estar atualizadas no momento da preparação e apresentação.

O que o líder faz com as informações recebidas

Obter os resultados da análise da situação em forma de relatório é apenas metade da batalha. Além disso, essas informações devem ser estudadas e analisadas pelo chefe da empresa. E aqui muito depende de seu conhecimento e experiência. Ao mesmo tempo, experiência significa não apenas sua experiência pessoal, mas também o quanto ele sabe sobre como situações semelhantes foram resolvidas em outras empresas. O gerente geralmente se reúne com outros gerentes e especialistas, incluindo aqueles que estiveram envolvidos em análises e relatórios de campo, antes de tomar uma decisão final.

Que tipos de situações existem

As situações-problema são padrão e não padrão. Para resolver problemas padrão, os gerentes usam métodos de análise de situação por analogia. Ou seja, eles comparam os dados que possuem de outras empresas com aqueles que foram obtidos como resultado do estudo de sua empresa. Se as situações forem semelhantes, eles usam os mesmos métodos para resolver o problema.

Se a situação não for padrão, aplique os métodos de análise de situações específicas. Para isso, vários programas de computador são usados para modelar possíveis opções de desenvolvimento, realizar cálculos, estudar dinâmicas, etc. Para fazer isso, o gerente pode usar programas especiais de simulação de computador com base nos dados inseridos. Por exemplo, o Project Expert é usado não apenas para desenvolver planos de negócios, mas também para prever o trabalho das empresas existentes.

O problema pode ser resolvido sem a ajuda de programas de computador, mas isso complicará os cálculos já complexos. Além disso, os especialistas precisarão desenhar gráficos e diagramas para preparar um relatório. Vai levar muito tempo. O gerente não pode usar software especial, mas apenas no caso em que a modelagem em um computador for impraticável. Por exemplo, no caso de força maior, se você precisa agir rapidamente e a solução não depende do estado de coisas ou da dinâmica passada. Ao mesmo tempo, a quantidade e a qualidade das informações recebidas não são suficientes para construir um modelo em um computador.

Brainstorming como método de solução

Em situações difíceis, quando um gerente precisa de uma solução extraordinária para um problema complexo, ele pode recorrer a esse método de análise de uma situação específica - reunir todos os especialistas, chefes de departamentos e organizar um "brainstorming". A essência desse método é que cada participante da reunião expresse sua opinião sobre a possível causa do problema e como resolvê-lo. O direito de expressar suas opiniões e ideias é dado a todos, enquanto nenhum dos participantes deve, de acordo com as regras, ser sarcástico sobre a opinião do outro.

É natural que a discussão do problema ocorra no âmbito da etiqueta empresarial einscrever-se. No entanto, a decisão ainda é tomada pelo chefe ou pela pessoa designada para isso. Como resultado do brainstorming, o gerente receberá várias ideias valiosas de uma só vez. Tal análise tem vantagens e desvantagens. As principais vantagens são a velocidade e um grande número de opções, a desvantagem é que essa análise da situação nem sempre reflete o estado real das coisas e muitas vezes sofre de f alta de objetividade.

Problemas de modelagem de eventos

O principal problema da tecnologia de análise de casos é que os especialistas precisam trabalhar com grandes quantidades de informações, o que pode causar erros. Grandes quantidades de dados que precisam ser processados em pouco tempo também representam um problema na modelagem do desenvolvimento de eventos. Ou a análise levará muito mais tempo e o resultado perderá relevância, ou devido à quantidade limitada de informações, os resultados da análise serão obtidos com alto grau de distorção. Como resultado, o modelo pode ser, na melhor das hipóteses, ineficiente, na pior, levar à falência.

Três fatores principais influenciam a eficácia da análise. Essas são as qualificações do especialista, a quantidade de informações que ele pode processar e o tempo disponível para analisar a situação.

Análise SWOT

SWOT-análise é o estudo e avaliação dos pontos fortes e fracos da empresa, bem como suas oportunidades de desenvolvimento e as ameaças que enfrenta ou pode enfrentar. Abaixo está uma matriz para conduzir uma análise SWOT.

A célula superior esquerda indica os pontos fortes e as oportunidades que a empresa possui e que foram identificadas durante o monitoramento e na primeira etapa da análise da situação. Um exemplo seria uma situação em que se soubesse que uma empresa detém uma posição de monopólio no mercado para a produção de determinados produtos e, devido a uma determinada tecnologia que possui, pode produzi-lo ainda mais barato. A análise ajudará a identificar que tipo de produto é antes dos concorrentes entrarem no mercado.

A célula superior direita indica pontos fortes e ameaças. Por exemplo, para alguns dos produtos básicos da empresa, dos quais ela obtém mais lucro, surgiram várias empresas competitivas que produzem produtos semelhantes e os vendem mais barato.

A célula inferior esquerda lista as desvantagens e oportunidades do empreendimento. Por exemplo, apesar do alto custo, o produto fabricado pela empresa está em demanda.

A célula inferior direita indica fraquezas e ameaças. O primeiro pode ser o alto custo dos produtos ou sua baixa qualidade, e como ameaças - as ações dos concorrentes ou a solvência dos consumidores. A aparência de uma análise SWOT pode ser vista na tabela acima.

A vantagem da análise SWOT ao analisar e avaliar a situação é que ela permite avaliar não apenas fatores internos, mas também externos, que podem ser ainda mais significativos do que os internos.

Análise Fatorial

A análise fatorial é um método de análise de situação que envolve fazer cálculos baseados emdados sobre o trabalho da empresa e a construção de um modelo multifatorial do estado atual e desenvolvimento futuro da empresa. Normalmente, esse método é usado para avaliar a condição financeira da empresa. São calculados indicadores como liquidez, rentabilidade, solidez financeira e probabilidade de falência.

Análise de caso

Este é um método de análise quando, após a leitura de relatórios sobre o estado atual do empreendimento, os participantes da reunião são divididos em grupos e se dispersam para uma discussão em grupo das informações recebidas. Depois disso, eles se encontram novamente e cada grupo traz suas ideias ao público para discussão.

O tamanho médio do grupo é de três a sete pessoas. Eles podem expressar suas ideias tanto na assembleia geral quanto diretamente para a pessoa que deve tomar a decisão. Uma análise de caso inclui uma descrição do problema, sua comparação com casos semelhantes e uma solução. Ou seja, os grupos devem dizer como veem a situação, como ela se parece para eles e quais medidas devem ser tomadas para resolver o problema.

Avaliação dos resultados obtidos

Após a realização das atividades desenvolvidas como resultado da análise da situação, torna-se necessário avaliar esses resultados, ou seja, reanálise. Somente neste caso, não é o estado do empreendimento que é verificado, mas o efeito após a implementação das soluções na prática. Para fazer isso, use o método de comparar o que havia antes e depois das alterações.

O papel da análise no trabalho da empresa

Sem análise regular da situação fisicamentedesenvolvimento normal da empresa é impossível. O gestor deve estar sempre atento ao que está acontecendo e ser capaz de determinar não só o estado da empresa, mas também quais são as perspectivas para o seu desenvolvimento. Ajuda não apenas a descobrir quais são as deficiências no trabalho da empresa, mas também a identificar ameaças e oportunidades externas para aumentar sua competitividade e desenvolvimento. No entanto, isso deve ser feito rapidamente e com um custo mínimo. A pronta análise permite manter a estabilidade financeira da empresa, identificar as deficiências existentes no trabalho e encontrar reservas para a sua eliminação. No futuro, o gestor poderá usufruir dos benefícios que lhe conferem a experiência e o conhecimento adquiridos como resultado do trabalho.