Documento de relatório: tipos, formulário, amostra e design

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A documentação adequada é importante para qualquer organização, pois permite que você se envolva com competência no core business e não tenha medo de auditorias fiscais e outras. Os documentos de relatório são preparados em vários tipos e formas. Os tipos de documentação diferem dependendo do tipo de empresa, seu ramo de negócios e muitos outros fatores.

Conceito geral

O documento de reporte reflete um conjunto de indicadores com os resultados do trabalho da empresa para o período selecionado. Os relatórios podem conter tabelas com dados contábeis, estatísticos e outros. O relatório é resultado do trabalho de contabilização das informações.

Os relatórios são compilados de acordo com os formulários recomendados pelo Ministério das Finanças e pelo Serviço Estatal de Estatística. Podem ser resumos para indústrias específicas, bem como para áreas territoriais - distritos, regiões, em toda a economia.

Os documentos de relatório podem ser classificados por tipo, período, quantidade de dados, grau de generalização.

Variedades

Por tipo, o relatório é dividido em:

• contabilidade;
• estatística;
• operacional.

Contabilidade são dados de propriedade sistematizadosorganização, suas finanças, resultados do trabalho. Os documentos contábeis são preparados de acordo com as informações contábeis.

Os dados estatísticos são elaborados de acordo com registros estatísticos, contábeis e operacionais.

O relatório operacional é elaborado com base em materiais operacionais para determinados intervalos de tempo - uma semana, um mês, uma década e assim por diante. Essas informações ajudam você a manter o controle operacional sobre os processos de trabalho em sua organização.

A frequência de preparação dos documentos de relatório pode ser:

• intra-anual - por dia, cinco dias, dez dias, mês, trimestre, meio ano.
• anual é um resumo do ano.

Os relatórios estatísticos intra-anuais são atuais e a contabilidade é intermediária.

O grau de generalização das informações nos relatórios pode ser diferente. Dependendo deste indicador, os relatórios são:

• primary - eles são compilados diretamente pela organização;
• consolidado - elaborado por instituições superiores.

Qualquer relatório deve fornecer dados confiáveis sobre as atividades da organização, sua posição financeira, resultados do trabalho, quaisquer alterações nestas informações.

Aparência e conteúdo

Os formulários de documentos de relatório são aprovados pelos regulamentos estaduais.

Cada empresa mantém relatórios internos, que fornecem informações sobre a implementação dos planos, instruções da administração. Esses relatórios são elaborados por especialistas de diversos departamentos da empresa e submetidos à gestão. Tal documentação podeser chamado de relatório ou ajuda.

Os relatórios dentro das instituições são feitos de forma livre. São apresentados em folhas de papel ou em papel timbrado da organização.

Os seguintes dados são necessários no relatório:

• nome da organização;
• nome da unidade estrutural ou departamento da empresa;
• nome do documento;
• sua data e número;
• título;
• texto direto com os resultados do trabalho;
• assinatura;
• aprovação ou resolução.

O texto do relatório contém informações completas sobre o trabalho realizado, a análise dos resultados da atividade. Tiram-se conclusões, se necessário, fazem-se propostas. Notas explicativas são frequentemente anexadas aos relatórios. A data do relatório deve ser consistente com a aprovação do gerente.

Viagens de negócios

Um tipo separado de relatório são os documentos de relatório para acomodação em hotel em casos de viagens de negócios de especialistas.

As despesas de viagem incluem o custo do aluguel de um quarto de hotel. A empresa é obrigada por lei a reembolsar o funcionário por todas as despesas com quarto de hotel.

Um funcionário que voltou de uma viagem de negócios fornece um destes documentos:

• conta;
• check;
• recibo.

Qual destes documentos será o mais correto e não levantará dúvidas do fisco?

Se o hotel não usar equipamentos de caixa registradora, o funcionário do hoteldeve preencher um formulário especial. Você pode chamá-lo de diferentes maneiras: recibo, cheque, voucher.

Requisitos do formulário

Cada hotel tem seu próprio formulário, mas emitido de acordo com os requisitos aprovados. Os documentos de relatório para acomodação atendem aos seguintes requisitos:

• o relatório contém detalhes (nome da organização, seu número, série, endereço, TIN, selo);
• o formulário em si é feito em uma gráfica ou usando sistemas automatizados que são protegidos contra acesso não autorizado e armazenam informações por cinco anos;
• número e série do documento são atribuídos.

Se um funcionário apresentou um documento que não atende aos requisitos aprovados, e a empresa o aceitou e realizou, em caso de reclamações de funcionários fiscais, a organização poderá defender suas custas em juízo.

Se o hotel tiver bilheteria

Geralmente os hotéis possuem caixas registradoras. Em seguida, os documentos de relatório para acomodação não são preenchidos e o funcionário recebe um recibo em dinheiro. É ele quem fala do fato da inscrição e do pagamento de um quarto de hotel.

O cheque pode vir acompanhado de nota fiscal ou outro documento que forneça informações sobre o registro de determinado funcionário.

Se um funcionário recebeu um recibo e uma ordem de pagamento em vez de um cheque, em tal situação, pode haver problemas por parte dos especialistas fiscais ao compilar os relatórios. Claro que a empresa pode defender seus interesses na justiça, mas esse procedimento não é muito simples.

Recibos para PKO também são fornecidos como documentos de relatório para acomodação em hotel. Eles também são aceitos e geralmente não causam perguntas desnecessárias. Os recibos são considerados documentos oficiais que atestam a aceitação do dinheiro pela gerência do hotel.

Em caso de f alta de documentos

Há também situações em que um funcionário não fornece um único documento. Em seguida, o contador solicita ao hotel um certificado de residência de uma determinada pessoa. E a própria empresa deve ter informações sobre o período de viagem desse funcionário.

Tais nuances podem levar a disputas com as autoridades fiscais, que geralmente são resolvidas judicialmente em favor da organização.

Situações de não fornecimento de documentos podem ser explicadas pelo fato de o funcionário não morar em hotel, mas em apartamento alugado. Neste caso, a empresa paga o custo do aluguel da moradia, o funcionário não arca com quaisquer despesas, o que significa que não são compensadas a ele.

Muitas vezes, os contadores fazem a pergunta - como então levar em conta os custos para tributação? Uma empresa pode declarar, ao tributar os seus lucros, as despesas efectuadas com o arrendamento de uma habitação, mas apenas para o período em que o seu empregado nela residia efectivamente. Despesas em todos os outros períodos serão consideradas despesas não razoáveis e não serão aceitas pelas autoridades fiscais.

A preparação de documentos de prestação de contas é um momento importante e crucial nas atividades de qualquer organização. Como regra, isso é feito por funcionários de contabilidade ou chefes de departamentos estruturais.empresas. Em caso de dificuldade, você pode usar os serviços de empresas terceirizadas.