Controle na empresa: ferramentas, metas e objetivos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

Aqueles que ouvem a palavra "controlar" pela primeira vez geralmente imaginam controlar algo, mas na verdade não é bem assim. O controle em uma empresa é um sistema complexo que visa melhorar os processos financeiros, de pessoal e tecnológicos para alcançar o funcionamento eficaz da organização como um todo. Ao contrário do controle, que é projetado para identificar problemas e erros cometidos no passado, o controle busca construir um sistema de gestão de processos na empresa que foca nos assuntos atuais e futuros. Por que isso é tão importante?

O serviço de controladoria no empreendimento é um elemento importante, pois seus funcionários podem minimizar a perda de recursos, analisar os planos atuais e futuros, e também identificar possíveis erros, ou seja, aqueles que podem ser cometidos no decorrer do as atividades da empresa. No entanto, para entender o que é esse tipo de atividade, é importante estudar mais detalhadamente suas características e pontos-chave. Este artigo irá discutir os conceitos básicos, metas e objetivoscontrole, bem como seus conceitos, ferramentas e funções.

Conceitos e definições

Controladoria é uma nova direção no sistema de gestão, então hoje não existe uma definição inequívoca desse conceito. No entanto, existem várias definições que são mais populares e refletem a essência desse termo.

Sua origem está ligada ao verbo inglês to control. Na tradução, "controlar" é "gestão, supervisão, controle, gestão, regulação". No entanto, tal descrição não é suficiente para entender a essência desse fenômeno, então vale a pena considerar as duas definições mais precisas a seguir.

Controladoria é uma área de atuação distinta nas organizações, que está associada à implementação da função econômica e visa tomar as decisões estratégicas e operacionais corretas por parte da gestão.

Controladoria é um conjunto de ações que visa apoiar todos os processos com as informações e suporte analítico necessários para a tomada de decisões gerenciais corretas. Na maioria das vezes, eles visam aumentar os lucros da organização.

O controle moderno em uma empresa deve necessariamente incluir um sistema de gestão da qualidade, gestão de riscos e um sistema de indicadores-chave, bem como gestão de processos na implementação de qualquer tipo de planejamento.

Metas e objetivos

Com base nos conceitos básicos, podemos concluir que o principalo objetivo da controladoria em uma empresa é a orientação de todos os processos de gestão para o alcance de determinados objetivos, que podem ser expressos na melhoria dos produtos, na obtenção de um nível adequado de competitividade, etc. Em outras palavras, o objetivo é manter a gestão eficaz da organização. Qual é o seu propósito?

Com base no objetivo, destacam-se as seguintes principais tarefas de controle na gestão de uma empresa:

• desenvolvimento da metodologia de planejamento e sua organização;
• contabilidade, incluindo a coleta de informações e seu processamento;
• control;
• organização de eventos especiais do sistema de observação.

Estas tarefas, resumidas, têm subtarefas peculiares que devem ser desempenhadas pelo serviço ou departamento a quem é confiada a função de controlo. O desenvolvimento de uma metodologia de planejamento e sua organização inclui o seguinte:

• garantir a criação de um marco regulatório que ajude a implementar as previsões de desenvolvimento da empresa;
• aconselhamento a pessoas que desenvolvem planos estratégicos;
• coordenação dos trabalhos na elaboração dos diversos planos, na determinação dos principais objetivos da empresa e na orçamentação;
• participação em discussões e definições de parâmetros (qualitativos e quantitativos) do trabalho.

A tarefa de contabilidade inclui o seguinte:

• desenvolvimento da estrutura de transmissão e recepção de informações;
• criar um sistema de suporte à informação para fornecer referências, informações ereporta aos responsáveis por determinado processo na gestão da empresa;
• determinar a necessidade de fornecer as informações necessárias aos gerentes ou outros responsáveis;
• comparar planos e relatórios e compilar documentação de relatórios provisórios que mostre o progresso dos planos;
• análise de desvios de planos, identificação de possíveis causas e desenvolvimento de propostas para evitar a influência de fatores negativos que causaram interrupções no trabalho.

A tarefa de controle inclui:

• acompanhamento da execução dos planos voltados ao alcance dos objetivos estratégicos;
• monitorar o estado das condições ambientais relacionadas ao desenvolvimento de planos estratégicos;
• monitoramento de pontos fracos que foram identificados durante o planejamento ou revisão do progresso do programa.

A tarefa de organizar eventos para um sistema especial de observação prevê o seguinte:

• desenvolvimento de um marco regulatório para obtenção e fornecimento de informações dentro da organização;
• desenvolvimento de atividades com informações adicionais e suporte analítico.

Um lugar especial no sistema de controle de finanças, pessoal e recursos é a contabilidade. Como regra, a reportagem tradicional implica um foco no passado e uma apresentação de dados factuais sobre processos e fenômenos passados, enquanto a reportagem em controle é focada no futuro.

Assim, percebe-se que a organização da controladoria na empresa contribui para a criaçãocontrole atual sobre os processos para determinar as consequências de certas decisões de gestão. Pode-se dizer também que a introdução do controle permite evitar que a administração da empresa tome decisões precipitadas ou não rentáveis que impliquem desperdício de recursos.

Métodos

Para cumprir todas as tarefas definidas ao gerenciar uma organização, o controle envolve o uso dos seguintes métodos científicos gerais:

• análise;
• dedução;
• indução;
• especificação;
• abstração;
• síntese;
• analogia;
• simulação.

Depois de consideradas as metas, objetivos e métodos desta área de atuação, é de extrema importância nos debruçarmos sobre suas funções.

Funções

O sistema de controle da empresa inclui funções básicas como:

• informativo;
• contabilidade e controle;
• analítica;
• função de planejamento.

E também, condicionalmente, três funções podem ser distinguidas, que serão uma combinação das anteriores - serviço, comentários e gerenciamento.

Razões para controlar

Na virada dos séculos XIX e XX, muitos líderes americanos no processo de gestão de organizações enfrentaram a necessidade urgente de melhorar os métodos de contabilidade econômica e controle financeiro. As primeiras tentativas de melhorar o sistema de contabilidade foram assimmaneira - os chefes das empresas atribuem ao financista-chefe e ao secretário da empresa a tarefa de fornecer informações analíticas sobre questões da parte econômica e econômica. Assim, formou-se uma estreita relação de trabalho entre o serviço financeiro e a pessoa que auxilia o chefe do executivo. Posteriormente, verificou-se que, devido à variedade de informações e à necessidade de seu detalhamento, é mais conveniente confiar essa tarefa a funcionários individuais. Assim, ocorreu a introdução da controladoria na empresa.

Os seguintes pré-requisitos para o surgimento do controle podem ser distinguidos:

• crise econômica global;
• complicação e aperto do sistema tributário para empreendedores;
• complicação das formas de financiamento.

O desenvolvimento da controladoria como ramo da ciência econômica se deve aos seguintes motivos:

• internacionalização e diferenciação de empresas;
• mudança de tecnologias envolvidas nas áreas de produção;
• complicação do sistema de gestão empresarial;
• complicação do ambiente externo;
• complicação dos processos de comunicação para a tomada de decisões gerenciais, o que levou a uma necessidade urgente de pessoal competente na área de engenharia e organização de sistemas.

Hoje, muitos dirigentes de empresas estrangeiras observam que após a criação dos departamentos de controladoria na empresa, por exemplo, o faturamento da empresa aumentou, a utilização de recursos financeiros, humanos e outros tipos tornou-se mais correta e conseguiu uma maneira significativa.cortar custos.

O serviço de controladoria na organização enfrenta uma tarefa muito séria - assegurar a pronta recolha e elaboração de uma análise detalhada da informação sobre todos os custos disponíveis para gerir a empresa. O diretor da empresa, o chefe do serviço financeiro e os chefes dos departamentos de produção devem receber informações em tempo hábil e regular para que, em caso de possíveis desvios, possam tomar as medidas corretas e corrigir o trabalho de toda a empresa.

Conceitos

Hoje, o conceito alemão e americano de controle se destaca na literatura econômica. Em geral, esses conceitos são muito semelhantes entre si, mas sua principal diferença é que o primeiro está mais voltado para considerar os problemas de contabilidade interna e análise do ambiente interno da organização, e o segundo está mais voltado para os problemas de o ambiente externo com o qual a empresa está intimamente interconectada.

Vale a pena notar que o conceito alemão ganhou maior aceitação. De acordo com este conceito, a tarefa central é resolver os problemas da contabilidade interna de forma planejada, de controle e documental.

O conceito americano também coloca em primeiro plano a solução de questões relacionadas à forma planejada, de controle e documental da contabilidade interna, mas aqui o lugar central também é dado à solução dos problemas de avaliação do ambiente externo e seu detalhamento análise.

Ferramentas

As ferramentas de controle são um conjunto de ações que permitem que você execute determinadas funções e tarefas. Essas ferramentas podem ser classificadas comocritérios:

• período de validade (estratégico ou operacional);
• escopo (depende das tarefas).

Para entender claramente quais são as principais ferramentas utilizadas no controle e em quais circunstâncias elas são mais bem utilizadas, considere a tabela abaixo.

Escopo de aplicação	Toolkit	Período de validade
Contabilidade	Relatórios de atividades comerciais Formulários de Registro Números contábeis Métodos de análise de relatórios	Operacional
Organização dos fluxos de informação	Sistema de gerenciamento de documentos	Estratégico
Planejamento	Trabalhando com volumes de pedidos Análise do ponto de ruptura Análise ABC Análise das fraquezas da empresa Análise de projetos de investimento Análise de descontos Análise de padrões de vendas e consumo Avaliação da rentabilidade do início da produção de matérias-primas para fabricação de nossos próprios produtos Estimativa da curva de aprendizado Métodos logísticos Benchmarking Avaliando o potencial da empresa Análise SWOT Mapas de percepção Medição da qualidade do serviço Gantt chart Cálculo do nível de estoque Planejamento de capacidade Preços Análise de barreiras de entrada Planejamento de rede e mais	Estratégico
Monitoramento e controle	Sistema de alerta antecipado Análise de custos Análise da correspondência de indicadores (planejado e real) Análise de lacunas	Estratégico

A questão da escolha das ferramentas de controle deve ser abordada com extrema cautela. Por exemplo, para uma organização que opera em um mercado de oligopólio ou monopólio, não faz sentido usar a análise da concorrência.

As ferramentas acima no controle financeiro podem simplificar muito o procedimento para o desenvolvimento econômico e a preparação da documentação de planejamento e relatórios.

Controle estratégico e operacional

Existem dois tipos de controle, que diferem no período de sua ação, assim como nas tarefas e formas de resolvê-las.

Controle estratégico visa a implementação de programas de longo prazo, estratégias. Seu objetivo é formar um sistema de planejamento claro que permita gerenciar a empresa de forma confiável, o que levará a um aumento nos lucros.

A. Galweiter (cientista-economista) em seus escritos identificou oito áreas que o controle estratégico deve abranger, a saber:

1. Determinar a integralidade dos planos da empresa, bem como seu conteúdo formal e financeiro.
2. Controle de instávelcondições dentro da organização e no ambiente externo, que estão intimamente relacionadas com a implementação dos planos estratégicos da empresa.
3. Controle sobre a adoção de decisões importantes e sua implementação, com base no aspecto do timing.
4. Acompanhamento da implementação dos planos, especialmente em fases difíceis ou importantes de sua implementação.
5. Resposta oportuna a condições externas e internas adversas que possam causar danos financeiros à organização ou dar um subproduto da atividade.
6. Acompanhamento da situação estratégica da empresa com base em revisões regulares.
7. Verificação da delimitação das unidades estratégicas do empreendimento.
8. Monitoramento do cumprimento dos princípios definidores do empreendimento, previamente definidos.

As seguintes tarefas deste tipo de controle podem ser distinguidas:

• defina metas quantitativas e qualitativas;
• responsabilidade pelo planejamento;
• trabalhando um sistema de estratégias alternativas;
• determinação de pontos críticos no ambiente interno e externo para o sistema de estratégias alternativas;
• identificação e gestão de fragilidades organizacionais;
• formação de um scorecard;
• gestão de desvios e seus indicadores;
• gestão da motivação em uma instituição;
• gestão do potencial econômico.

O controle operacional em uma empresa difere do estratégico, pois visa ajudar os gerentes a alcançar resultados em metas de curto prazo. Deve-se notar que sua principal tarefa é evitar uma crisestatus na organização e acompanhar o progresso atual das atividades planejadas.

Para entender as diferenças entre essas duas espécies, considere a tabela abaixo.

Sinais	Controle Estratégico	Controle operacional
Orientação	Ambiente interno Ambiente externo	Rentabilidade Eficiência de custos
Nível de controle	Estratégico (longo prazo)	Tático e operacional
Golos	Criando condições de sobrevivência Realização de medidas anti-crise Manter o Potencial de Sucesso	Garantindo liquidez e rentabilidade
Tarefas Principais	Definir metas quantitativas e qualitativas Responsabilidade de Planejamento Desenvolvendo um sistema de estratégias alternativas Determinação de pontos críticos no ambiente interno e externo para o sistema de estratégias alternativas Identificação e gestão de fragilidades organizacionais Análise de custo-benefício	Assistência metodológica no desenvolvimento do orçamento Procurar pontos fracos para controle tático Determinação do conjunto de indicadores controláveis de acordo com a atualgols Comparação de indicadores planejados e reais Determinação do impacto dos desvios na execução dos planos atuais Motivação

Relação entre controladoria operacional e estratégica

Esses dois tipos de controle são partes integrantes um do outro. A tarefa mais importante do controle estratégico é garantir a existência de longo prazo de uma determinada empresa e operacional - planejamento atual e implementação de determinados planos de lucro.

A relação desses dois tipos pode ser representada como ditos:

• "fazer a coisa certa" é controle estratégico;
• "fazer a coisa certa" está operacional.

Assim, podemos concluir que o controle operacional é parte integrante da implementação do estratégico.

Introdução e organização do serviço

Se o chefe da empresa decidiu implementar um sistema de controle, ele precisará primeiro fazer alterações na estrutura organizacional e criar um serviço (departamento), que deve estar diretamente subordinado ao diretor geral ou chefe executivo. O serviço de controle pode incluir os seguintes especialistas:

• chefe de serviço;
• controlador-curador de oficinas (divisões/divisões/departamentos);
• contador administrativo;
• Especialista em sistemas de informação.

Se os volumes de produção ouo tamanho da organização é pequeno, então você pode combinar as funções dessas áreas e excluir uma posição.

Para a organização adequada do trabalho ao implementar tal sistema, cada especialista deve receber descrições de trabalho, cuja funcionalidade será determinada com base nas necessidades da empresa.

Cada líder, especialmente as empresas localizadas nos territórios pós-soviéticos, deve lembrar que a introdução de métodos de gestão inovadores pode causar críticas da equipe e, em alguns casos, até rejeição total. Portanto, antes de iniciar o trabalho do serviço de controladoria, é necessário apresentar inovações e transmitir ao conhecimento de todos os colaboradores as principais tarefas, objetivos e principais funções que esta unidade estrutural irá desempenhar.

Também vale ress altar que a implementação de tal serviço deve ser faseada e incluir uma etapa preparatória em que se estuda o estado do empreendimento, depois a implementação em si e, finalmente, uma etapa de automação, se necessário.

Conclusão

Em geral, o controle reflete uma vasta gama de disciplinas científicas econômicas e gerenciais - administração, planejamento estratégico, cibernética, teoria econômica e assim por diante. Graças a isso, um gerente profissional ou uma equipe de vários especialistas encarregados da função de controle é capaz de resolver questões produtivas, econômicas e de pessoal, levando em consideração a diversidade e ampla gama de problemas desta atividade. É por isso que a presença de um sistema de controle estabelecido na empresa permite solucionar e, muitas vezes, prever problemas, o que, por sua vez, leva à resposta oportuna e à minimização de diversos custos e graves perdas financeiras.