Nomenclatura de assuntos da organização: preenchimento de amostra. Como fazer uma nomenclatura de assuntos da organização?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Cada organização em processo de trabalho se depara com um grande fluxo de documentos. Contratos, documentos estatutários, contábeis, internos… Alguns deles devem ser mantidos na empresa durante todo o período de sua existência, mas a maioria dos certificados pode ser destruída ao expirar sua validade. Para poder entender rapidamente os documentos coletados, é compilada uma nomenclatura dos assuntos da organização. Amostras deste documento e o algoritmo para sua construção serão discutidos abaixo.

Propósito

Centenas de documentos são criados em cada organização. A cada dia que se acumulam, os trabalhadores substituem-se gradualmente. Em algum momento, torna-se difícil encontrar um pedido de dois anos atrás. Para evitar tais situações, é criada uma nomenclatura de casos.

Definição

Um caso é um documento relativo a umassunto, área de atuação. A nomenclatura de casos é uma lista que contém uma lista de casos abertos com indicação dos períodos de armazenamento. Com sua ajuda, você pode organizar adequadamente o fluxo de trabalho. A nomenclatura de casos de uma organização comercial, cuja amostra será discutida a seguir, é compilada com o seguinte propósito:

• sistematizando o agrupamento de documentos, o que garante sua pronta busca e segurança;
• atribuindo um número de registro de acordo com a classificação dos casos;
• elaboração de um inventário de documentos para armazenamento permanente, de longo prazo e pessoal (incluindo atos de destruição).

A nomenclatura de casos é utilizada na seleção de documentos para arquivamento e destruição. Esta referência multifuncional é necessária a todas as organizações para agilizar o trabalho de escritório. Nesse caso, a forma de propriedade da organização não importa. Se uma nomenclatura de exemplo de casos de uma organização médica puder ser encontrada em regulamentos e resoluções, a análise dos casos abertos de uma organização privada terá que ser compilada de forma independente.

Obrigatório ou forçado?

A compilação desta lista está prevista nas “Regras para o trabalho de arquivos”. É obrigatório para organizações que criam um arquivo como um serviço separado. Essa lista, além de instituições estaduais e municipais, também inclui algumas estruturas comerciais, como cartórios.

Todas as demais instituições precisam criar uma nomenclatura de casos para sistematizar o trabalho com documentos, pois empresas de todas as formaspropriedade são obrigados a garantir a segurança das referências arquivísticas. Isso é previsto pela Lei Federal nº 125. A lista detalhada de tarefas deve ser iniciada ou atualizada no quarto trimestre do ano civil.

Estrutura

A nomenclatura dos casos deve conter todos os casos arquivados, exceto publicações impressas: declarações de funcionários, certificados de trabalho, revistas, livros contábeis, toda a documentação de divisões estruturais, correspondência de divisões estruturais, etc. Documentação de acesso limitado deve conter o título "Força". O diretório deve conter os arquivos de comissões temporárias, divisões. Mas, por exemplo, um sindicato é uma organização independente. Seus funcionários estão envolvidos de forma independente na formação do diretório. O arquivo também deve conter os títulos dos processos pendentes de empresas liquidadas, cujo sucessor legal seja uma organização existente.

Você pode ver um exemplo de preenchimento na nomenclatura dos assuntos da organização abaixo.

Hoje, muitas empresas mantêm a documentação em formato eletrônico. Alguns relatórios nem são impressos em papel. No final de cada seção, liste quais registros são mantidos eletronicamente, indique o número de arquivos e quaisquer palavras-chave de pesquisa necessárias. Algumas instituições criam uma nomenclatura eletrônica separada de casos para uma organização comercial. A amostra e o algoritmo de preenchimento devem estar em total conformidade com os padrões aceitos.

Por onde começar?

A responsabilidade pela compilação do diretório em grandes instituições é do serviço de documentação(secretariado, escritório) e nos pequenos - o secretário, outra pessoa nomeada. Nas organizações comerciais, essa função é desempenhada pelo departamento de pessoal, no qual a maioria dos documentos é criada. Como as informações devem vir de todas as unidades estruturais, é mais conveniente começar com o desenvolvimento de uma ordem sobre a nomenclatura dos casos na organização. Uma amostra de tal pedido é apresentada a sua atenção abaixo.

ABC LLC

20.11.2017 Moscou

Para fins de sistematização, armazenamento e contabilização da documentação

ORDER:

• Aprovar e colocar em circulação a nomenclatura dos arquivos da Companhia a partir de 2018-01-01.
• Chefes de divisões estruturais para garantir a formação dos casos na forma aprovada.
• Envie a secretária para as divisões estruturais do extrato do livro de referência para o trabalho.

CEO Ivanov N. A.

Para instituições de algumas áreas de atuação, já foram desenvolvidas pelo ministério amostras da nomenclatura dos assuntos das organizações. Essa nuance deve ser esclarecida antes da formação do diretório. As nomenclaturas do modelo devem ser preenchidas estritamente de acordo com a nomenclatura do modelo fornecida para os casos da organização. Outras instituições podem usar esses guias para compilar um documento individual.

Documentação de apoio

Ao desenvolver um formulário de diretório, as organizações comerciais devem se concentrar em:

• "Regras de Arquivos" (decisão dos Arquivos Federais de 06.02.02);
• Artigo 5º do Decreto nº 477 de 2009-06-15 "Sobre Aprovação do Regulamento de Trabalho de Escritório".
• Instruções para trabalho de escritório.
• Lista de documentos de arquivo.

Você também deve estudar o quadro de pessoal, a carta, atos locais, regulamentos sobre divisões, regras, normas, instruções, inventários de casos. Eles contêm links para documentos relevantes. Primeiramente, são compiladas amostras da nomenclatura dos assuntos da organização por divisões, para então formar um diretório geral. Às vezes, é aplicado um princípio funcional em vez de estrutural. Ou seja, a distribuição é feita não por departamentos, mas por funções.

Como criar um exemplo de nomenclatura de assuntos de uma organização?

A forma dos diretórios é especificada no Apêndice No. 8 das "Regras para o trabalho dos arquivos". Os livros de referência são compilados em papel timbrado da organização. A parte principal do relatório é apresentada em forma de tabela e é composta por 5 colunas:

• case index;
• título (volumes, partes);
• número (volumes, partes);
• prazo de validade, número do artigo na lista;
• nota.

Índice

Index é uma designação digital de uma unidade estrutural dentro de uma empresa. Por exemplo: 04-06, onde 04 é o número de série do departamento de pessoal, 06 é o número de série do caso. O índice pode ser composto por três pares de números, por exemplo: 04-03-08, onde 04 é o código do departamento financeiro e econômico, 03 é a designação do departamento de contabilidade, 08 é o número do processo. O índice pode ser numérico, alfabético ou misto.

Manchetes

Os títulos são distribuídos de acordo com a importância dos documentos. Em primeiro lugar, a organizaçãodocumentação administrativa (começando com unidades superiores e passando para unidades estruturais). Em seguida, são listadas as regras e regulamentos desenvolvidos pela própria organização. Além disso, planos e relatórios (anuais, trimestrais, mensais) são levados em consideração. Os rascunhos dos documentos administrativos são colocados após os documentos principais. Casos do mesmo tipo (por exemplo, cartões pessoais de funcionários) são preenchidos em ordem alfabética.

O título deve resumir o conteúdo do documento. Não é permitido o uso de palavras gerais como “diversos”, “correspondência”, “entrada/saída de documentos”. O cabeçalho do caso contém os seguintes elementos:

• nome do documento ou tipo de caso que está sendo arquivado se o documento fizer parte de um grande volume;
• autor do documento (nome da organização ou departamento);
• destinatário (de quem os documentos são recebidos ou para quem os documentos serão enviados);
• resumo/essência (por exemplo, "Perguntas de certificação");
• nome do território;
• data/período;
• marque se o arquivo contém cópias de outros documentos, não seus originais.

O volume de cada caixa não deve exceder 250 folhas. Se for assumido que o caso será volumoso, ele será dividido em partes e volumes. A terceira coluna no final do ano civil indica o número de casos realmente abertos.

A quarta coluna indica os prazos de guarda dos documentos, de acordo com o Regulamento. Eles devem ser observados por organizações governamentais e comerciais. Se o documento não estiver nas Regras, seu prazoarmazenamento deve ser determinado com base na Lista. A contagem regressiva do período de armazenamento começa em 1º de janeiro do próximo ano após seu estabelecimento. Se o certificado foi emitido em 2016, a contagem regressiva deve começar a partir de 2017-01-01.

Atualizando lista

Anualmente, quando os arquivos são transferidos para o arquivo, uma lista detalhada é enviada. Veja como é a nomenclatura de exemplo atualizada de casos para um ramo de organizações de segurança:

Durante o ano, todos os documentos são agrupados de acordo com o formulário aprovado. Se você precisar adicionar um relatório não utilizado anteriormente, um novo cabeçalho será gerado. E o processo é repetido de acordo com o algoritmo descrito acima.