O processo de tomada de decisão gerencial: fatores influenciadores, etapas, essência e conteúdo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Gestão de Decisões (DM) é um conjunto de processos para otimizar ações. Seu objetivo é melhorar o método de gestão, utilizando todas as informações disponíveis para melhorar a precisão, consistência e eficiência. Para implementá-lo, são utilizadas ferramentas como regras de negócios, business intelligence (BI), melhoria contínua (Kaizen), inteligência artificial (AI) e análise preditiva. Para gerenciar uma empresa com sucesso, você precisa saber tudo sobre os fatores que influenciam o processo de tomada de decisões gerenciais.

Sistema de decisão

É a base da ação gerencial. É um ciclo contínuo de funcionamento de um componente importante do processo holístico de liderança. Decidir significa chegar a uma certa conclusão para a escolha certa a partir de um conjunto de alternativas.

A variante aceita das ações da equipe é necessária para a gestão organizacional e de planejamento, monitoramento e recrutamento. Estudo dos fatores que influenciam o processotomar decisões gerenciais é uma etapa obrigatória da gestão.

A alta administração é responsável por todos os marcos estratégicos, como objetivos de negócios, despesas de capital, eventos operacionais, treinamento de pessoal e outros controles. Sem esse SD, nenhuma ação pode ser tomada e os recursos gastos se tornarão improdutivos. As decisões devem ser tão precisas quanto possível. No espaço de negócios de hoje, eles exigem uma abordagem científica.

Terminologia e modernidade de Oxford

No Dicionário Oxford, o termo "tomada de decisão" é definido como "ação para realização ou realizações". Significa escolher dois ou mais cursos alternativos. Para qualquer problema empresarial, existem caminhos alternativos com fatores próprios que influenciam o processo de tomada de decisões gerenciais.

Os gerentes consideram essas alternativas e escolhem a melhor opção. Para implementação real, os gerentes devem considerar o ambiente de negócios disponível e selecionar um plano alternativo promissor. Ao tomar uma decisão, é necessário considerar criticamente as várias opções e escolher a melhor. Uma alternativa pode ou não ser correta, mas será julgada no futuro com base nos resultados reais obtidos com sua implementação.

Etapas do trabalho do líder

Tomada de decisão consiste em uma série de passos logicamente escolhidos. É um processo racionalque é demorado e fornece algumas regras e orientações sobre como tomá-los, incluindo muitas atividades organizadas.

Peter Drucker foi pioneiro na abordagem científica em seu livro mundialmente famoso The Practice of Management, publicado em 1955. Nele, ele delineou claramente todos os fatores que influenciam o processo de tomada de decisão gerencial e recomendou o método científico usando as seguintes etapas:

1. Defina o problema real do negócio. As informações relevantes a ele devem ser coletadas de forma que sua análise crítica seja possível. Uma distinção clara deve ser feita entre problemas e sintomas que podem obscurecer a causa real. O gestor deve buscar o fator crítico, considerar todas as falhas e descobrir se elas são controláveis ou não.
2. Análise da situação. Este parâmetro é classificado para determinar o círculo de tomadores de decisão e pessoas para as quais são exigidas informações obrigatórias. Fatores no processo de tomada de decisões gerenciais levados em consideração na análise: o estágio futuro, a quantidade de influência, o número de argumentos envolvidos e sua singularidade.
3. Coleta de dados sobre o problema. No mundo dos negócios, há um poderoso fluxo de informações proporcionado pelos mais recentes desenvolvimentos no campo da tecnologia da informação. Todas as informações de perfil disponíveis são totalmente utilizadas para analisar o problema, o que permite explicar todos os seus aspectos.
4. Desenvolvendo alternativas. O gestor é obrigado a determinar as alternativas disponíveis que podem ser utilizadas para resolver este problema. No processotomada e implementação de decisões gerenciais, é necessário considerar apenas alternativas realistas. É igualmente importante considerar as restrições de tempo e custo, bem como as barreiras psicológicas que as retardam.
5. A escolha ótima da solução é a opção mais racional. A alternativa assim escolhida é levada ao conhecimento daqueles que podem influenciar a implementação.
6. Transformando uma decisão em ação. Sem isso, permanecerá apenas uma declaração de boas intenções. A equipe deve implementá-lo integralmente, de acordo com um plano aprovado pela gerência, obtido levando em consideração todos os fatores do processo decisório da gerência.
7. Dê feedback. O gestor deve tomar medidas para fornecer feedback usando testes contínuos de desenvolvimentos reais para atender às expectativas da implementação do plano de ação. O feedback é possível na forma de informações organizadas, relatórios e observações pessoais. É necessário decidir se deve continuar o plano já adotado ou ajustá-lo à luz das circunstâncias alteradas.

Fatores multiníveis

Tomada de decisão é um aspecto importante da gestão moderna, pois determina as ações organizacionais de uma empresa. Esta é a principal função da administração. Pode ser definido como um curso de ação que é deliberadamente escolhido a partir de um conjunto de alternativas para alcançar um resultado desejado.

Alguns fatores são mais importantes em níveis mais altos de administração, outros em níveis mais baixos. Existem váriostipos de decisão:

• programado;
• não programável;
• entrada de dados;
• preconceito;
• limitações cognitivas.

Programáveis são determinados no processo de tomada e implementação de decisões gerenciais sob condições assumidas, quando os gestores têm parâmetros e critérios claros, quando os problemas são bem estruturados e as alternativas são claramente definidas. As dificuldades devem ser resolvidas por meio de diretrizes e procedimentos estabelecidos.

Os não programáveis são o resultado de circunstâncias únicas, e seus resultados são muitas vezes imprevisíveis. Os gerentes enfrentam problemas mal estruturados que exigem uma resposta do modo de usuário. Eles geralmente são administrados pela alta administração.

Dados de entrada são importantes porque é necessário ter informações adequadas e precisas sobre a situação para tomar uma decisão, caso contrário sua qualidade será prejudicada.

Preconceitos e preconceitos surgem na hora de tomar decisões gerenciais. No processo de gestão, devido às peculiaridades da percepção humana do mundo, podem ser escolhidas opções ineficientes. Como a percepção é seletiva, o gestor recebe informações do mundo externo por meio da filtragem de seus sentimentos. Além disso, atitudes subjetivas distorcem os dados de acordo com crenças, atitudes e valores pré-estabelecidos.

Limitações cognitivas também afetam a resolução de problemas. O cérebro humano, que é a fonte do pensamento e da criatividade, é limitado em sua capacidade de aceitar uma opção complexa de inúmeraselementos estruturais desconectados por vários motivos. Por exemplo, a memória humana é de curta duração, capaz de armazenar apenas algumas ideias, palavras e símbolos de cada vez. É por isso que é difícil comparar simultaneamente todas as alternativas possíveis e fazer uma escolha ao tomar decisões gerenciais.

Processo de gestão e riscos

As decisões são formadas em uma pessoa através de certas qualidades pessoais e características organizacionais. A razão de risco é influenciada pelas seguintes variáveis:

1. A mente de um desenvolvedor. Um nível mais alto de inteligência geralmente leva a visões muito conservadoras, tais indivíduos tomam decisões de baixo nível.
2. Esperando pelo sucesso. Pessoas com altas expectativas tendem a ser muito otimistas e dispostas a tirar conclusões precipitadas, mesmo com menos informações. Os gerentes que agem com baixo nível de sucesso precisarão de mais informações no processo de tomada de decisão gerencial da organização.
3. Limite de tempo. No mundo moderno, há situações em que, por uma série de razões pessoais (família, casa, saúde), o intérprete precisa de mais tempo para tomar uma decisão racional. No entanto, há uma categoria de trabalhadores que trabalham melhor em menos tempo e podem ter ideias rapidamente.
4. Abordagem heurística. A maioria das pessoas, na ausência de tempo, confia nessa abordagem com base em opções satisfatórias e não ótimas. Tais ações limitam a busca porinformações, considerar menos alternativas, não focando nos motivos dos desvios. Essa abordagem também pode ser usada quando o custo de coleta e estimativa de informações é muito alto.

Hábitos pessoais e influência social

Os hábitos pessoais dos gestores são formados como resultado das influências sociais do ambiente e os processos de percepção pessoal, ocupam um lugar importante nos principais processos de tomada de decisão gerencial. Eles precisam ser estudados para fornecer um estilo de liderança pessoal.

Algumas pessoas apenas mantêm sua opinião, mesmo que não seja a ideal para a situação de produção. Outros não podem admitir que erraram e continuam agindo, ignorando evidências claras que indicam a necessidade de mudança. Há gestores que atribuem o fracasso a fatores externos e não a seus próprios erros. Esses hábitos pessoais têm um grande impacto nas operações e na eficiência da organização.

As normas sociais e de grupo também têm um impacto significativo no estilo de tomada de decisão. Os especialistas definem uma norma social como uma escala de classificação e indicam a amplitude aceitável e indesejável para atividades comportamentais, eventos, crenças ou qualquer objeto que excite membros de um grupo social.

Em outras palavras, a norma social é a maneira padrão e aceita de fazer julgamentos. Da mesma forma, a educação cultural e seus vários aspectos têm uma profunda influência naestilo de liderança. Por exemplo, no sistema organizacional japonês, uma pessoa toma uma decisão em consulta com outros participantes. Esse estilo é orientado à cultura e torna a implementação muito mais fácil, pois todos os membros da equipe estão envolvidos no processo.

Análise do processo decisório gerencial

Este é um passo importante e talvez o mais difícil. Os gerentes devem determinar as vantagens e desvantagens de cada alternativa e pesá-las à luz de diferentes situações antes de fazer um plano final.

Métodos para desenvolver alternativas:

1. Brainstorming onde a equipe trabalha em conjunto para gerar ideias e soluções alternativas.
2. A Técnica de Grupo Nominal é um método que envolve o uso de uma reunião altamente estruturada com uma agenda. Este modelo limita a discussão ou comunicação interpessoal no processo.
3. Técnica Delphi onde os participantes não se encontram, mas o líder da equipe usa métodos escritos no processo de tomada de decisões gerenciais e avaliação de alternativas.

As alternativas podem ser avaliadas de várias maneiras:

1. Medidas qualitativas e quantitativas.
2. Análise de custos e benefícios para cada alternativa.
3. Análise de margem.

Uma vez analisadas e avaliadas as alternativas, o gestor deve escolher a melhor opção que dê maior preferência no cumprimento de todos os critérios exigidos. Às vezes a escolha é simples com benefícios óbvios, mas geralmentea melhor solução é uma combinação de várias alternativas. Nos casos em que a melhor alternativa pode não ser óbvia, o gestor usa probabilidades, pesquisa e análise com base em sua experiência e julgamento.

O trabalho dos gerentes não termina com a tomada de decisões. Os gestores são responsáveis pela obtenção de resultados positivos do plano implementado, cuja eficácia é verificada por meio de sistemas de avaliação que fornecem feedback para monitorar a qualidade das melhorias.

Grupo principal de fatores

Vários fatores podem influenciar a definição da tomada de decisão gerencial.

Eles são divididos em três grupos principais:

1. Problemas de percepção. Isso pode ser descrito como a maneira como os participantes interpretam seu ambiente. A percepção de uma pessoa pode influenciar como ela resolve problemas. Por exemplo, quando a informação sobre um problema precisa ser coletada, esse sentimento influencia onde a informação é buscada.
2. A política organizacional diz respeito ao comportamento de indivíduos e grupos que influenciarão outros executores dos planos da empresa.
3. Questões ambientais. São fatores externos que afetam a organização. Tipos de fatores externos - este é o mercado em que a empresa atua, a economia, a legislação governamental, a reação dos clientes aos produtos e serviços da organização.

Estilo do líder

O desenvolvimento do processo de tomada de decisão gerencial depende em grande parte do indivíduo eabordagem de resolução de problemas. Cada líder ou gerente tem seu próprio estilo individual, complementado pela experiência e habilidades pessoais. Existem vários estilos de comportamento do pessoal gerencial:

1. Ação legítima ou autocrática. Os gerentes que aderem a esse estilo avaliam várias alternativas usando informações limitadas. Não consideram importante consultar outras pessoas, buscar informações mais completas e confiáveis.
2. Ação analítica. Os gerentes que usam esse estilo gostariam de obter mais informações e considerar várias alternativas antes de finalizar as decisões. Eles buscam informações relevantes em suas fontes, encontram e estudam em detalhes, usando todos os recursos possíveis. Esses gerentes são pessoas cautelosas, capazes de se adaptar e lidar com situações únicas.
3. Processo de tomada de decisão comportamental. Os líderes que aderem a esse modelo acreditam na cogestão, levam em consideração a opinião e a experiência dos subordinados e sempre os ouvem.
4. Tomada de decisão conceitual. Os gerentes que usam esse estilo são intuitivos em seu pensamento e tolerantes à incerteza. Eles estão explorando muitas alternativas e estão focados exclusivamente no longo prazo.

Tecnologia

A sequência do processo decisório gerencial inclui vários tipos tecnológicos. A tecnologia da informação fornece suporte para soluções de negócios DSS e IA. A combinação desses sistemas ajuda a criar um banco de dados por meio deProcesso analítico OLAP para facilitar um procedimento que exige muito esforço e análise, o que simplifica o processo de tomada de decisão gerencial.

O nível de tecnologia na empresa garante a formação de um plano para a implementação da opção selecionada:

1. O poder do processamento de dados está aumentando com a introdução de tecnologias que ajudam a tomar decisões de negócios rápidas, fornecendo a capacidade de processar grandes quantidades de informações usando ferramentas de mineração de dados.
2. Fornecer a velocidade da tecnologia no processo de tomada de decisão gerencial, processando enormes arrays e modelos de processamento complexos, ajuda a criar informações úteis.
3. Tecnologia apoia a tomada de decisões em grupo, uma equipe de funcionários pode usar o sistema de suporte em grupo para um processo rápido.
4. GDSS Decision Support System é um tipo de sistema que facilita a formulação de problemas em grupo, adoção de plano de equipe por meio de integração, trabalho em equipe, recursos DSS e telecomunicações. Quanto mais complexa e menos estruturada for a decisão que uma equipe deve tomar, mais o GDSS poderá ajudar.

Sistemas interativos flexíveis

Para tomar decisões rápidas e importantes em uma organização, utiliza-se tecnologia moderna:

1. Sistemas de Apoio à Decisão DSS é um sistema de TI altamente flexível e interativo projetado para apoiar o processo quando um problema não está estruturado.
2. Grupoapoio à decisão GDSS é um sistema que facilita a formulação de problemas de grupo.
3. Sistemas de Informações Geográficas (GIS) são sistemas projetados especificamente para informações espaciais.
4. Inteligência Artificial (IA) é a ciência de criar máquinas que imitam o pensamento e o comportamento humano.
5. Sistemas especialistas são sistemas de inteligência artificial que usam o poder da lógica para tirar conclusões.
6. Uma rede neural é um sistema inteligente que pode aprender a discernir padrões.
7. Algoritmo Genético é um sistema de inteligência artificial que imita o processo evolutivo de sobrevivência do mais apto para desenvolver soluções melhores.

Prós do consenso estratégico

A adoção de planos é a principal função da gestão. Começa somente quando a administração toma direções estratégicas para o desenvolvimento. Sem essa ação, as etapas do processo decisório gerencial não podem ser concluídas e os recursos não serão utilizados. Assim, a adoção de uma estratégia é a principal função da gestão e facilita todo o processo, fornecendo uma base adequada para a primeira atividade de gestão denominada "planejamento".

Dá forma concreta às amplas decisões de metas de negócios tomadas pelo gerente superior. Este processo é com função de controle contínuo. Os gerentes em todos os níveis tomam decisões dentro de suas responsabilidades de trabalho. A continuidade do processo é uma obrigação para todos os gerentes e gerentespessoal.

Nenhuma ação adicional é possível a menos que decisões sejam tomadas. Eles precisam ser formados regularmente à medida que novos problemas, complexidades e falhas se desenvolvem no negócio. Isso pode ser devido a mudanças no ambiente. Novos produtos podem entrar no mercado, concorrentes podem entrar e as políticas governamentais podem mudar. Tudo isso leva a mudanças no ambiente em torno da estrutura do negócio.

Este é um trabalho delicado e responsável. Os gerentes devem tomar decisões rápidas e corretas no desempenho de suas funções. Na verdade, eles são pagos por sua maturidade e capacidade de serem responsáveis. A actividade de gestão só é possível se forem adoptados planos adequados. As ações certas proporcionam oportunidades de crescimento, enquanto as erradas geram prejuízos e instabilidade para a empresa.

Erros comuns de gestão

Muitos fatores que influenciam o processo de tomada de decisão podem levar a erros. Um líder de grupo que esteja pronta e totalmente ciente de todos os tipos possíveis de erros e suas causas de erros está em melhor posição. Alguns erros comuns e seus tipos no processo de tomada de decisões gerenciais:

1. Saída do modelo pessoal. Cada pessoa tem seu próprio conjunto único de pontos fortes ou preconceitos que levam a um estilo de liderança particular. A melhor maneira de lidar com esse problema é tentar estar aberto às informações dentro do sistema de gestão.
2. Confiança excessiva nas informações de outras pessoas. Os líderes geralmente confiam nas opiniões de outras pessoas. No entanto, se não estiverem diretamente envolvidosem uma situação problemática, eles podem não ter o nível de consciência necessário para tomar decisões.
3. Ignorando informações recebidas de membros do coletivo. Esse problema pode surgir facilmente em uma situação de equipe. Em muitos casos, os funcionários da empresa são as pessoas mais ligadas ao problema. Se a opinião deles não for atendida, há uma falha geral da equipe. A melhor maneira de resolver esse problema é garantir que todos os membros da organização estejam envolvidos no processo.
4. Ignorando a intuição. Em muitos casos, as pessoas agem corretamente em um nível subconsciente. Infelizmente, eles geralmente tendem a ignorar sua intuição e depois fazem a coisa errada.

Aconselhamento aos gestores de topo

Existem estratégias que você pode usar para evitar erros comuns e aprimorar suas habilidades gerenciais. Tomar decisões melhores e mais rápidas ajudará a equipe a aproveitar as oportunidades de negócios e evitar armadilhas:

1. Repensar o problema. Quando uma equipe encontra um obstáculo em uma atividade, é necessário examinar todo o seu contexto e ver o problema do ponto de vista mais amplo possível. Isso ajudará a ignorar um aspecto ou negligenciar outros. Você precisa encontrar pelo menos 3 maneiras diferentes de olhar para o problema.
2. Tome decisões informadas. O objetivo da administração é usar evidências científicas ao fazer planos, não apenas confiar na intuição.
3. Aplicar dados de desempenho ao suportesoluções.
4. Obtenha as informações mais atualizadas e completas do ambiente de negócios.
5. Desafie seus sentimentos internos e encontre evidências objetivas para apoiá-los.
6. Ouça a opinião dos outros.
7. Tenha a mente aberta.
8. Encontre maneiras de incentivar a comunicação dentro da empresa.
9. Esteja aberto à conversa e crie um ambiente em que as pessoas possam ser diretas mesmo quando a verdade for revelada.
10. Desenvolva um senso de risco.
11. Esqueça os erros do passado. As pessoas tendem a fazer escolhas que justificam experiências passadas, mesmo que a decisão anterior não tenha funcionado. Eles também tendem a gastar tempo e dinheiro consertando problemas passados quando teria sido mais benéfico admitir um erro e seguir em frente.
12. Seja honesto consigo mesmo.
13. Seja decisivo.

Assim, fica claro que a tomada de decisão é um aspecto importante da gestão moderna e é melhor feita profissionalmente.