Métodos de tomada de decisão coletiva em gestão: principais etapas e exemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Tomada de decisão para um gerente é um trabalho constante e bastante responsável. É realizado literalmente em todas as ações dos líderes em qualquer nível, ajudando a formular o estabelecimento de metas e levando à sua realização.

Tomada de decisão não é apenas sobre o gerente. Afeta os funcionários da organização e, às vezes, toda a equipe. Por isso é tão importante para o sucesso entender a natureza e a essência de tais ações, o que permitirá o sucesso no campo da gestão.

Para que a decisão seja o mais efetiva possível, o gestor deve levar em consideração uma série de fatores. Isso será alcançado através do uso de equipes multifuncionais direcionadas, cujos membros devem ser selecionados em vários níveis e departamentos da organização.

Métodos de aceitação coletivaas decisões são a maneira mais eficaz de pensar. Afinal, seu uso nos permite falar com segurança sobre a máxima objetividade da avaliação pericial obtida. Isso acontece devido ao envolvimento de um representativo e amplo leque de especialistas.

Benefícios das soluções em grupo

Vamos considerar as vantagens e desvantagens dos métodos coletivos. Seus benefícios são os seguintes:

1. Obtendo mais informações. Quando um grupo está envolvido no processo decisório, diversos pontos de vista podem ser observados a partir da experiência adquirida por cada um dos especialistas que o integram. Isso se torna impossível para uma pessoa.
2. Desenvolvendo várias opções. Em conexão com o uso de uma grande quantidade de informações pelo grupo, muitos pontos de vista são objeto de discussão. Essa vantagem dos métodos de tomada de decisão coletiva é especialmente evidente nos casos em que a equipe é formada por representantes de diferentes especialidades. A multiplicidade de sugestões e pensamentos tende a levar a opções mais úteis do que no caso do trabalho individual de cada funcionário.
3. Probabilidade máxima de aprovação das decisões pela equipe. Muitas vezes acontece que a empresa não atinge seu objetivo. Isso acontece por causa da discordância dos funcionários para implementar a decisão trazida ao seu conhecimento. Se, no entanto, um executor direto participar de sua adoção, no futuro ele certamente começará a implementá-lo e garantir que seus colegas façam o mesmo.
4. Grande legitimidade. Os métodos coletivos de tomada de decisão são consistentes com os ideais democráticos da sociedade. É por isso que a opinião expressa pelo grupo é percebida por muitas pessoas como tendo mais força legal. Uma decisão tomada por si mesmo e, além disso, por uma pessoa com pleno poder, muitas vezes é percebida como despótica e ditatorial.

Desvantagens dos métodos de grupo

O que pode ser atribuído às desvantagens do trabalho em equipe? Entre eles:

1. Uma perda de tempo significativa. Não é possível montar um grupo rapidamente. Também leva tempo para uma equipe de funcionários desenvolver uma única solução. Tal deficiência é desprovida das ações de uma pessoa.
2. Poder de uma minoria. Os membros de um grupo formado nunca terão a mesma posição. Eles diferirão entre si em seu status na organização, experiência de trabalho, conhecimento do problema, capacidade de expressar suas próprias opiniões e ideias, bem como confiança pessoal. Tal influência certamente levará ao fato de que um ou mais membros do grupo começarão a usar sua vantagem e “pressionarão” os outros. Como resultado, a minoria dominante consegue influenciar a adoção da versão final.
3. Pressão do grupo. No processo de tomada de decisão, a maioria dos membros da equipe quer ser "como todos os outros". Isso acontece sob a influência da equipe formada. Isso leva ao surgimento de um fenômeno chamado modelo ou pensamento de grupo. Nesse caso, uma pessoa não tem opinião própria ou a recusa em favor da opinião da maioria. O pensamento de modelo é peculiarforma de submissão. Quando ela está presente, os membros da equipe abandonam pontos de vista impopulares ou não padronizados apenas para criar a aparência de concordar com a maioria. Tudo isso afeta negativamente a eficácia das decisões do grupo.
4. F alta de uma divisão clara de responsabilidades. Todos os membros do grupo são responsáveis pela decisão tomada. Mas com quem pedir o resultado final? Quando uma única decisão é tomada, a resposta a esta pergunta é óbvia. Mas ninguém é responsável pelos resultados do trabalho do grupo.

Seleção de equipe

Na primeira etapa do uso de métodos coletivos de tomada de decisão na gestão, é necessário criar uma equipe de trabalho. Como regra, é uma equipe temporária, que inclui tanto líderes quanto executores. Essa equipe é uma associação direcionada de funcionários que vai além da estrutura organizacional da empresa.

Entre as características distintivas de um grupo criado para tomar uma decisão de gestão, destacam-se:

1. Compartilhando a liderança entre os membros.
2. Tendo competências e habilidades complementares.
3. Presença de responsabilidade pessoal e mútua.
4. Criação de um produto que possa proporcionar sinergia.
5. Avaliar a eficácia das atividades com base no resultado final.
6. Tomada de decisão conjunta e execução.

Funções da equipe

Segundo a teoria de R. Belbin, em cada grupo criado para tomar uma decisão ótima de gestão,O trabalho em equipe mais eficaz é possível quando os membros cumprem os nove papéis a seguir:

1. Gerador de ideias. Esta é uma pessoa cuja tarefa é propor novas estratégias. Ao mesmo tempo, esse membro da equipe terá que se concentrar apenas nos principais problemas que o grupo precisa resolver. Um gerador de ideias deve ser um pensador sério, individualista e ao mesmo tempo aberto a novas ideias.
2. Explorador de recursos. Este membro da equipe deve descobrir e comunicar novas ideias e desenvolvimentos que estão ocorrendo fora da equipe. Por natureza, tal pessoa deve ser extrovertida, interessada, curiosa e sociável.
3. Coordenador. Este membro do grupo é certamente uma pessoa autoconfiante e madura que possui as qualidades de um líder. Sua tarefa é definir objetivos comuns. Tendo liderado o processo de tomada de decisão, o facilitador deve delegar autoridade habilmente.
4. Motivador. Esta é uma pessoa dinâmica e estimulante. Ao trabalhar em equipe, ele não deve perder a compostura, mesmo nas situações mais difíceis. O motivador precisa ter coragem e determinação, o que permitirá ao grupo superar com sucesso os obstáculos que surgirem.
5. Crítico. A tarefa deste membro da equipe é analisar os problemas de um ponto de vista pragmático. O crítico avalia as propostas e ideias recebidas de forma a direcionar a equipe para uma decisão equilibrada. Essa pessoa, que desempenha o papel de cético em uma equipe, precisa ter bom senso, prudência ediscrição.
6. Abelha de trabalho. A tarefa deste membro da equipe é transformar conceitos e planos em procedimentos práticos. Ao mesmo tempo, a abelha trabalhadora deve cumprir regular e efetivamente todas as obrigações assumidas. Tal pessoa deve ser sensível, gentil e socialmente orientada. Ele só precisa ser um bom diplomata e responder adequadamente a várias situações e ações das pessoas, além de participar ativamente na formação do espírito da equipe.
7. Apoio do grupo. A pessoa que desempenha esta função terá de apoiar a equipa e auxiliá-la nas situações mais difíceis, ajudando a criar um bom humor. No grupo, ele recebe o papel de diplomata. Por natureza, ele deve ser calmo e confiante, além de manter seu próprio comportamento sob controle.
8. Especialista. Esse membro da equipe precisa transformar os planos em realidade. Tal pessoa deve estar comprometida em alcançar altos padrões em seu campo profissional, bem como possuir habilidades e conhecimentos raros.
9. Final. É importante que esse membro da equipe mantenha a perseverança entre seus membros, para salvá-los de erros associados não apenas à atividade, mas também à inatividade. Por natureza, é importante que ele seja diligente, consciencioso e diligente.

Vamos passar para os métodos específicos de tomada de decisão coletiva.

Brainstorming

Acredita-se que este método foi inventado pelos antigos vikings. Aconteceu durante a viagem, quando o navio deles entrou em uma situação difícil. Então o capitão reuniuenfeitar toda a equipe. Cada um de seus membros, por sua vez, ofereceu sua própria solução para o problema. Além disso, os grumetes foram os primeiros a expressar sua opinião e o capitão foi o último a falar. O uso de tal ordem possibilitou excluir a influência da autoridade dos membros mais antigos da equipe na opinião dos mais jovens. Mas a decisão final ainda era do capitão.

O método de brainstorming é caracterizado por um avanço semelhante a uma avalanche de novas ideias sem sua avaliação crítica. Este processo continua até que a solução ótima apareça. A tarefa deste método é desenvolver o número máximo de opções para encontrar uma saída para uma situação incerta.

Há uma crença generalizada de que o brainstorming é um tipo de reunião informal em que os funcionários expressam tudo o que lhes vem à mente sobre um problema existente. Por um lado, isso é verdade. Mas como o brainstorming é principalmente um método que permite chegar a uma solução para um problema, ele possui sua própria tecnologia e também possui certas regras e etapas. A sua observância pode aumentar significativamente a eficiência deste método e desenvolver a solução mais eficaz e de alta qualidade.

Brainstorming envolve seis etapas. A primeira é preparatória. É necessário para a seleção de pessoas e a distribuição de seus papéis. Então o líder é escolhido.

Qual é o princípio da formação de um grupo? Tudo vai depender da tarefa em mãos. Por exemplo, talveza participação de todo o departamento, que diz respeito a um determinado assunto. Mas se você abordar esta etapa com toda a responsabilidade, deve incluir no grupo os funcionários da organização que, em suas funções oficiais, tenham que enfrentar o problema que surgiu.

Um exemplo de brainstorming é o desafio de desenvolver uma ideia de campanha publicitária para um fabricante de alimentos para bebês. Nesse caso, para discutir o assunto, é necessário convidar designers e criativos, além do chefe do departamento. Para participar da equipe, você também precisará de funcionários de uma agência de publicidade que tenham filhos pequenos. Esses trabalhadores provavelmente comprarão o produto por conta própria, e suas ideias podem formar a base para o desenvolvimento do produto final.

A segunda etapa do método de brainstorming envolve o estabelecimento de metas e objetivos, que se tornaram o motivo deste evento. Aqui é importante explicar detalhadamente e de forma inteligível a cada um dos membros da equipe a essência do problema existente. Isso minimizará possíveis mal-entendidos. A equipe precisa fornecer o máximo de informações possível. Tal ação será o principal impulso para o início da discussão.

Na terceira etapa de utilização do método, é realizado um aquecimento. O cérebro precisa tanto quanto os músculos. Antes que a discussão em si comece, o grupo deve “swing”. Nesse caso, o líder atua como líder. Qualquer jogo em grupo é adequado para aquecer o cérebro. Apenas alguns minutos e os participantes estarão no clima certo.

O próximo passo é o mais importante. Ele pressupõegeração contínua e ativa de ideias. A eficácia do resultado final depende diretamente desta etapa. Ao mesmo tempo, é possível apresentar qualquer ideia - fantástica, absurda e até irrealista. O mais importante é a continuidade do processo em si. Os métodos para obter informações neste caso podem ser muito diferentes. Estas são declarações orais que requerem a fixação por uma pessoa no papel, e a escrita de ideias por cada um dos participantes, que serão objeto de consideração.

Na quinta etapa do brainstorming, todas as ideias são classificadas e avaliadas. Todos os membros do grupo ou apenas o líder participam de sua classificação. Idealmente, isso deve ser feito por uma equipe separada de funcionários. No entanto, tal condição para a aplicação do método não é obrigatória. Depois de considerar todas as propostas, as mais fracas são eliminadas. Como resultado, as melhores opções permanecem. Seu número depende da produtividade do evento.

Na fase final, os resultados do brainstorming são submetidos à discussão pública. Neste momento, o grupo terá que passar do vôo da fantasia para o pensamento racional. Por isso, é recomendável realizar esse trabalho alguns dias após o evento.

Variedades de Brainstorming

Esta metodologia pode ser aplicada utilizando diversas formas de realização de eventos. Considere o mais interessante deles:

1. Role-playing. A essência deste método reside no fato de que cada um dos membros do grupo devetente em uma imagem ou outra. Isso permite que ele sinta uma determinada situação com a maior precisão possível. Com base na posição da função, um funcionário da organização descreve as sensações, ideias e pensamentos que lhe vieram à mente. O principal ao mesmo tempo é ser o mais liberado possível, para o qual você pode até se transformar em seus heróis. Um exemplo desse tipo de brainstorming seria completar a tarefa de criar a embalagem do produto. Nesse caso, os membros da equipe devem desempenhar o papel de compradores do supermercado.
2. "120 quartos". Este método permite gerar cento e vinte ideias criativas em um tempo bastante curto. Para isso, os membros do grupo devem imaginar uma casa à sua frente. Tem 120 quartos vazios. A tarefa da equipe é entrar em cada um deles, sentir a atmosfera e encher a sala com uma nova ideia.
3. Método reverso. A principal tarefa durante este evento é encontrar as soluções mais mal sucedidas com sua transformação nas mais aceitáveis.

Método Delphi

Esta forma de tomar decisões coletivas foi desenvolvida nos EUA nas décadas de 50-60 do século XX. Sua principal tarefa era prever o impacto dos desenvolvimentos científicos que pretendia implementar no futuro na metodologia de condução de operações militares. Este método foi desenvolvido no centro estratégico americano RAND.

Hoje, é considerado um dos métodos de previsão e planejamento, que se torna possível na realização de uma avaliação pericial. Sua principal característica é multinível, anonimato e correspondência. Básicoo pré-requisito para a criação desse método é a ideia de que a generalização e o processamento adequado de avaliações individuais de um grande número de especialistas sobre uma determinada situação fornecerão uma opinião com o máximo de confiabilidade e confiabilidade.

A essência do método Delphi está em encontrar maneiras de determinar a solução mais ótima para o problema. Como isso acontece? O procedimento é realizado por meio de brainstorming, questionários e entrevistas. Baseia-se na opinião de que uma equipe criada de especialistas independentes avaliará e preverá o resultado muito melhor do que um grupo estruturado de pessoas comuns. Além disso, uma equipe de especialistas neste caso pode ser selecionada de tal forma que seus membros não se conheçam. Isso evita o choque de opiniões diferentes.

Existem dois grupos que fazem parte do método Delphi. O primeiro deles é criado a partir de especialistas que expressam seu ponto de vista sobre um problema existente. O segundo grupo é representado por analistas. Eles são necessários para trazer as opiniões dos especialistas a um denominador comum.

O método em si inclui várias etapas:

1. A primeira delas é a seleção dos membros do grupo de especialistas. Como regra, são 20 pessoas.
2. Na segunda etapa, o problema é formulado. Especialistas, recebendo a pergunta principal, a dividem em várias pequenas. A tarefa dos analistas nesta fase é compilar um questionário. Além disso, é fornecido a especialistas, que oferecem suas próprias maneiras de sair daa situação atual, e também estudar a disponibilidade de recursos e a relevância das formas apresentadas para resolver o problema. Os analistas consideram as opiniões dos especialistas e tentam aproximá-las o mais possível. Essas etapas são repetidas várias vezes até que um consenso seja alcançado.
3. A terceira etapa é analítica. Aqui, novamente, a consistência das opiniões dos especialistas é verificada, os resultados são analisados e as recomendações finais são desenvolvidas.

Assim, este método é um método de questionamento, cujo procedimento é multinível. Após cada rodada, os dados obtidos são finalizados pelos analistas, e os resultados deste trabalho são reportados aos especialistas, indicando as notas.

Na primeira etapa do método de pesquisa, os membros da equipe não justificam seus currículos. Na segunda rodada, isso já está presente, caso o perito não altere sua avaliação.

Método morfológico

O processo de tomada de decisão ao usar este método é decompor o problema existente em seus componentes. Depois disso, eles são divididos em métodos de implementação. Mais trabalho é realizado na compilação de todas as combinações possíveis. Um projeto está sendo formado para o mais promissor deles.

Método de analogias

A essência desta forma de tomar decisões coletivas é tentar resolver um problema existente com a ajuda de ideias que ocorrem em outras áreas da ciência e da vida.

Durante um certo período de tempo, este métodoA escolha de alternativas foi aceita com tanto sucesso que se tornou a base para o surgimento de uma nova ciência - a sinética. Os passos para aplicar este método são os seguintes:

• Isole a causa da dificuldade.
• Sua expressão limitante, percebida por especialistas de outras áreas.
• Descrição do propósito e limitações objetivas.
• Selecionar uma área da ciência ou da vida onde soluções próximas podem estar presentes.
• Seleção de uma equipe de especialistas da área de atuação escolhida.
• Organize e conduza sessões de brainstorming.
• Interpretações das soluções obtidas.
• Escolher as propostas mais eficazes e viáveis.

Método de revisão por pares

Algumas decisões gerenciais devem ser tomadas no campo da previsão e planejamento do desenvolvimento econômico da organização. A implementação dessas tarefas é um processo complexo de vários estágios. Envolve a solução de uma ampla gama de problemas científicos, técnicos e socioeconômicos. Ao mesmo tempo, vários métodos de previsão e planejamento encontram sua aplicação. Os mais comuns são os métodos intuitivos, que se baseiam no uso do pensamento lógico.

Incluem o método de avaliação de especialistas. Conclui-se usando o pensamento lógico-intuitivo de um especialista. Ao mesmo tempo, é combinado com métodos quantitativos de avaliação, bem como de processamento dos resultados obtidos. Ao utilizar este método, a previsão é baseada na opinião de uma equipe de especialistas comexperiência profissional, prática e científica.