Estratégia de eficiência operacional: conceito, abordagem abrangente, fases de desenvolvimento e resultados

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Lembre-se do famoso "Rápido, de alta qualidade, barato: escolha dois." A realização de três desejos mutuamente exclusivos ao mesmo tempo era considerado impossível em princípio. Agora precisamos nos livrar desse estereótipo.

A estratégia de eficiência operacional visa justamente melhorar a qualidade do produto sem perda de tempo e com custos mínimos de produção. Trata-se de um afastamento de trabalhos apressados e de força maior para um novo estado de empresas, cujo nome ainda não está muito bem estabelecido. Isso às vezes é chamado de "agilidade" nos negócios, referindo-se à velocidade, agilidade e agilidade.

A eficiência operacional de uma empresa é a melhoria da qualidade do produto e redução de custos. Essa não é uma tarefa fácil, e atingir metas tão ambiciosas exigirá estratégias e grandes mudanças na empresa.

Mas o jogo vale a pena, porque a principal vantagem das melhores empresas modernas é a capacidade de responder rápida e adequadamente às mudanças externas, mantendoeste é o custo ideal. A tecnologia para alcançar um alto nível de eficiência operacional precisa ser bem compreendida.

Algo deu errado. Tudo deu errado

A empresa atua há vários anos com bons lucros e uma participação de mercado estável. Nada muda no sistema de gestão, porque “o melhor é inimigo do bom”, e por que, quando indicadores corporativos andam de mãos dadas com gráficos de inflação e estatísticas de mercado regional. Está tudo bem.

Bom, mas não tão bom. Porque nesta situação, sintomas alarmantes aparecerão definitivamente:

• procedimentos extras e ações regulatórias que estão desatualizados, mas ninguém os eliminou;
• duplicação de trabalho por diferentes departamentos;
• f alta de informações atuais confiáveis sobre o estado dos recursos, inclusive financeiros;
• f alta de custos e planos de otimização de custos;
• equipamento antigo, tecnologia ultrapassada;
• diminuição da atividade criativa dos funcionários: eles simplesmente não têm tempo.

Tais sintomas não podem levar a nada de bom. Eles não.

Aqui está o resultado:

• o estado está inflado, a folha de pagamento está crescendo catastroficamente - o artigo sobre salários;
• ninguém controla os custos;
• papéis supérfluos aparecem - documentos de relatórios desnecessários, posições não rentáveis em relatórios, etc.;
• em armazéns - excesso de estoque e em demonstrações financeiras - congelamento de dinheiro em estoques;
• o humor dos funcionários lembra a síndrome depressiva geral da empresa,qualquer motivação deixou de funcionar, apenas o método “sob a vara” permanece.

O diagnóstico, como você pode ver, não é importante. O melhor meio moderno de tratamento é aumentar a eficiência operacional. Vamos passar para como usar, dosagem e contraindicações.

Conceito, nuances e diferenças

Qual é a diferença fundamental entre os métodos padrão para melhorar a eficiência da empresa e a iniciativa do projeto "Eficiência operacional"?

Nunca há ninharias no bloco operacional das atividades da empresa. Um defeito aparentemente insignificante no início ou em uma ramificação lateral da cadeia do processo pode levar a sérias consequências negativas. Eliminar tais situações costuma ser muito caro sob todos os pontos de vista: psicológico, financeiro, de comunicação, etc.

Por exemplo, você começa a agir de forma tradicional e começa a resolver o problema do excesso de estoque nos armazéns - para reduzir o nível de estoque de produtos acabados. Você está procurando uma solução dentro da empresa. E em tal situação, existe o risco de obter um efeito colateral negativo na forma de um conflito com os fabricantes, a quem você fez exigências impossíveis para aumentar a velocidade de lançamento do produto.

Infelizmente, o efeito de tentar vencer em uma área e incorrer em perdas em outra é onipresente: uma estratégia para melhorar indicadores individuais geralmente leva à introdução de outro programa de TI, complicando os processos de negócios ou simplesmente aumentando os custos.

A estratégia da sala de cirurgiaeficiência implica uma abordagem equilibrada para encontrar oportunidades para reservas internas e sua implementação. É a integração de todas as atividades da empresa.

Eficiência operacional do negócio não é uma estratégia, é muito importante entender isso. A estratégia é desenvolvida com a definição de indicadores-alvo, formas de alcançá-los, principais vetores de desenvolvimento. A eficiência operacional é essencialmente uma ferramenta tática, é o estado do dia a dia da empresa com desempenho estável em todas as posições.

Tudo, de uma vez e rapidamente

A melhor relação entre os custos e os resultados finais da obra é a principal condição para a implementação do conceito. As empresas que operam neste formato realizam as mesmas ações de forma mais rápida, melhor e com um número mínimo de defeitos. É esta combinação de propriedades que é uma poderosa vantagem competitiva no mercado. Porque não será possível atingir indicadores de alto desempenho rapidamente. É tão caro. Para implementar o conceito, você precisa de paciência, determinação, alta capacidade de comunicação, o próprio programa de eficiência operacional e muito mais. Esses indicadores não podem ser "roubados" - não funcionarão de forma alguma para usar os de outra pessoa. Portanto, a eficiência operacional tem mais duas propriedades valiosas - sustentabilidade e longevidade.

Dois em um: uma abordagem integrada para a implementação da estratégia

Não há uma classificação clara das principais abordagens de gestão de uma organização na economia. Não há dúvida de que deve ser sistêmica. Mas a escolhados métodos de gestão disponíveis pode causar certas dificuldades. Qual é a melhor abordagem para aumentar a atividade operacional: estrutural, funcional, situacional, processo ou projeto?

Parece que uma solução híbrida seria apropriada e lógica: combinar as duas abordagens. Estamos falando sobre a integração de abordagens de projeto e processo. Para harmonizá-los, será necessário desenvolver a estrutura das atividades operacionais, criar e implementar processos utilizando a execução unificada de projetos de eficiência operacional. Todas essas ações não são novas e supérfluas, são necessárias em qualquer caso. Portanto, a escolha de abordagens de processo e projeto parece bastante aceitável.

Fases de desenvolvimento e implementação

Otimização dos processos de negócios da organização. Se a abordagem do processo não for implementada na empresa ou formalmente implementada, esta situação terá de ser alterada. Será necessário calcular e construir cadeias ótimas de ações que levarão a melhores resultados com custos mínimos na forma de recursos materiais e humanos. Os funcionários responsáveis pelo processo "filosofia" na empresa devem ser designados especificamente com uma descrição clara das responsabilidades funcionais. A subordinação direta deve ser muito alta - o melhor de todos o chefe ou primeiro vice-chefe

• O componente mais importante e muito promissor é o uso racional dos recursos humanos. Este princípio não é de forma alguma limitado ao inteligívelestrutura organizacional com responsabilidades funcionais bem definidas de cada funcionário. Estamos falando de novas tecnologias de recrutamento, gestão de talentos, novos formatos de treinamento e desenvolvimento de colaboradores. Por outras palavras, a optimização dos recursos humanos implica, antes de mais, a elevada qualidade destes recursos. São funcionários competentes e educados.
• Princípio dos "recursos" - atitude cuidadosa em relação aos recursos. Hoje em dia, a expressão “manufatura enxuta” é frequentemente usada, o que não parece muito profissional. O fato é que o sistema japonês de "manufatura enxuta" inclui requisitos bastante específicos e rigorosos que muitos desconhecem. De uma forma ou de outra, a eficiência do sistema operacional inclui um problema de "recurso". Um ponto importante a ser lembrado é que "atitude cuidadosa" não significa economia de dinheiro, mas sim o uso otimizado de recursos de todos os tipos.
• Monitoramento de mudanças de qualquer natureza - internas e externas. Isso não é tão simples como pode parecer à primeira vista. Informações sobre concorrentes, novas tecnologias, mudanças na legislação, brigas entre chefes de departamentos, acidentes em armazéns distantes - tudo deve ser processado e transmitido pelos canais estabelecidos. O componente de informação deve ser bem escrito em um processo de negócios dedicado.
• Sistema de controle e contabilidade. Fluxo competente de relatórios em conformidade com as regras da burocracia clássica. O conceito de burocracia é injustamente desacreditado, significa o fluxo de trabalho correto: "o mínimo necessário para as pessoas certas". abordagem de processo, bem comooutras alterações devem ser documentadas por um motivo: acompanhar os resultados e as alterações nos KPIs das operações.

Tarefas para empresas russas

Em um cenário de regulação rígida do mercado, consumidores mais sofisticados, desaceleração do crescimento do PIB e muitos outros eventos que não facilitam o crescimento das empresas, o escopo precisa ser claramente definido. Eles podem até ser chamados de combate e sua implementação urgente - atividades de linha de frente. Você pode ficar sem piadas, mas os detalhes devem ser rígidos:

• Transparência com os parceiros, otimização de custos, aumento da cobertura, estratégia atualizada do canal de distribuição.
• Construção de alianças estratégicas com parceiros-chave de um novo tipo: com integração e mudanças nas condições contratuais.
• Serviço incondicional de alta qualidade: a única maneira de manter os clientes e ter uma vantagem competitiva.
• Desenvolvimento e implementação de novos padrões para vendas diretas e indiretas.

As empresas russas têm todas as oportunidades para melhorar as funções de negócios e melhorar a eficiência operacional. A estratégia deve incluir pelo menos quatro áreas:

1. melhorar a produtividade do trabalho;
2. eficácia da gestão de pessoas;
3. gestão racional de capital;
4. relacionamento produtivo com o cliente.

Gestão da eficiência operacional

Claro, este é o negócio do primeiro líder. Entre as ferramentas de controledesempenho das tarefas definidas, também está incluído o balanced scorecard, que faz um excelente trabalho com as análises e cálculos de eficiência operacional.

Há três áreas para manter o foco:

1. Construindo e mantendo um sistema operacional enxuto e estável.
2. Formação de uma nova estrutura organizacional.
3. Integre a cultura corporativa e o envolvimento dos funcionários em todas as atividades de melhoria.

Ao planejar qualquer ação eficaz, há quatro perguntas a serem feitas:

• Como otimizar as condições e recursos necessários para esta ação?
• Qual pessoal deve ser envolvido? Como as pessoas serão contatadas?
• Qual é a motivação deles e o que deve ser feito para aumentá-la?
• As pessoas são suficientemente competentes ou precisam ser treinadas?

Todos os tipos de operações e atividades se encaixam perfeitamente em blocos de processos de negócios. Se eles ainda não existirem, eles precisarão ser descritos para serem otimizados de acordo com todas as regras da ciência de gestão empresarial moderna. A abordagem de processo é fundamentalmente diferente da funcional e, acima de tudo, em sua capacidade de mudar rapidamente e focar no resultado final.

Se, com a abordagem funcional tradicional, uma empresa é um conjunto de departamentos, então com uma abordagem de processo, é um conjunto de operações na forma de processos. A principal unidade de trabalho de toda a estratégia de melhoria será a operação - o principal tijolo do sucesso.

Pessoas

Agora eles chamam isso de modaO termo de RH "engajamento da equipe", que na verdade é o componente mais importante do sucesso. É importante não substituir esse envolvimento por inúmeras pesquisas internas de funcionários, como infelizmente acontece com frequência. Uma pesquisa é uma ótima ferramenta que você definitivamente precisará no decorrer de todo o trabalho. Mas antes de realizar uma pesquisa, você precisa trabalhar duro para que absolutamente todos os funcionários entendam para onde e por que toda a empresa como um todo e sua divisão em particular estão se movendo. E o mais importante será entender seu próprio papel nesse movimento. Tal motivação nunca falhou com ninguém, vale muito.

Além de uma profunda compreensão por parte dos colaboradores de todas as mudanças na empresa, é necessário implementar seriamente o sistema de indicadores-chave de KPI. Afinal, se você olhar para isso, os indicadores-chave clássicos também são indicadores de eficiência operacional.

Resultados: o sucesso é necessário hoje

Provavelmente, as empresas hoje precisam reconsiderar seus pontos de vista sobre a melhoria da tecnologia: elas não podem evitar atividades de projeto para melhorar processos e operações. Há alguns anos, as vantagens competitivas eram formadas ao focar as melhorias em uma direção - por exemplo, reduzir custos de produção ou revisar o programa de fidelização de clientes. Os efeitos das mudanças feitas na maioria das vezes não vieram imediatamente, mas ao longo de vários meses ou mesmo anos.

Hojetais taxas são inaceitáveis. A situação está mudando com velocidade cósmica em todas as frentes, agora a instalação “sucesso hoje” está funcionando. Mas não se trata apenas de velocidade. Tendo alcançado um aumento nos indicadores de qualidade de produção no contexto da otimização de custos, parar nisso é como a morte. Já no segundo ou terceiro ciclo do processo, você precisa começar a obter lucros maiores. Não espere que os sintomas negativos comecem um novo projeto para eliminá-los - essa abordagem não funciona mais.

Hoje, não há e não pode haver segredos corporativos ou segredos associados a benefícios específicos. Desenvolvimentos bem sucedidos e vantagens temporárias de qualquer direção na atividade da empresa são quantidades com um valor muito duvidoso.

Manter a vantagem competitiva será possível não com produtos ou áreas de atuação específicos, mas com a capacidade da empresa de se adaptar de forma rápida e eficaz. A capacidade de mudar de uma só vez - recursos humanos, gerenciamento de estoque, fluxo de trabalho, linha de produtos, clientes-chave, gerenciamento de risco e muito mais - é assim que o gerenciamento de desempenho operacional deve ser como uma empresa permanente.

Em vez de uma conclusão: um estilo de vida saudável

A eficiência operacional de uma empresa é um processo constante e contínuo que nunca deve parar. Esse formato de trabalho deve se tornar um “estilo de vida saudável” para a empresa – um modo de existência. Falando em metáforas, não há necessidade de fazer uma dieta rigorosa para perder peso com urgência no verão. Ou abateraumento da pressão arterial com pílulas fortes.

Dizer aos funcionários na segunda-feira de manhã: “De agora em diante, seremos mais eficientes” não é uma opção, líderes experientes entendem bem isso. Envolva todos, explique o máximo possível e forneça as ferramentas necessárias - essa é a tarefa dos primeiros líderes, para que as pessoas o sigam.

Nenhum incêndio ou força maior. Estar em boa forma o tempo todo, acompanhar as mudanças ao redor, encontrar soluções bonitas e inteligentes, agir de forma pró-ativa… Simples assim. Não há outra maneira.