Exemplo da finalidade de viagens de negócios para registro adequado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Sabe-se que um exemplo do objetivo das viagens de negócios pode ser facilmente encontrado em revistas especializadas para contadores. Parece que não é difícil usar a experiência pronta. No entanto, se o objetivo da viagem for formulado incorretamente, os custos da mesma não poderão ser considerados nas despesas para reduzir o lucro tributável do empreendimento. Portanto, é necessário justificar a "jornada" de negócios do funcionário de forma ponderada e cuidadosa.

Quais documentos preparar

É muito conveniente quando um especialista que sabe organizar uma viagem de negócios trabalha em uma organização. Mas em tempos de demissões em massa, muitos proprietários de pequenas empresas precisam manter seus próprios registros e fazer a maior parte da papelada oficial.

Empresários privados e funcionários que não concluíram cursos de contabilidade, se necessário, estão interessados em saber como são processados os subsídios de viagem.

Não é nenhum segredo que este procedimento inclui várias etapas.

1. SupervisorA empresa emite um pedido de viagem de negócios no formulário T9. Contém:

• Nome completo empregado;
• seu número pessoal;
• posição;
• divisão da empresa (departamento, setor, departamento) em que o funcionário trabalha;
• metas e objetivos da viagem, seu momento, fontes de financiamento (geralmente fundos do empregador);
• destino.

Um documento é anexado ao pedido - o motivo da viagem (memorando ou convite).

Até 2013, também era necessária a elaboração de uma atribuição de serviço e um certificado de viagem. Esses formulários não são mais necessários. Os custos trabalhistas dos contadores diminuíram, mas surgiram novas questões: como confirmar o fato de uma viagem de negócios e como provar que o objetivo da viagem de negócios foi alcançado?

A esse respeito, em muitas organizações, os funcionários continuam emitindo certificados de viagem. Este é um documento pequeno e ao mesmo tempo muito informativo. A finalidade do certificado de viagem é a mesma do pedido.

2. O empregador compra passagens, reserva um quarto de hotel.

3. O funcionário destacado assina que conhece o pedido, recebe passagens e informações sobre o local de residência.

4. Os subsídios diários são calculados. Por lei, eles são:

- 700 rublos. por dia - ao viajar dentro do território da Federação Russa.

- 2500 rublos. por dia - para viagens de negócios ao exterior.

O empregador pode, por iniciativa própria, aumentar os pagamentos, mas neste caso será obrigado a contribuir para o orçamentoImposto de renda de pessoa física cobrado sobre valores que excedam os valores especificados.

5. O salário do empregado é calculado pelo tempo de sua permanência fora do local de trabalho principal. É o salário médio diário multiplicado pelo número de dias de uma viagem de negócios. Se o tempo gasto em uma viagem de negócios cair parcialmente em finais de semana ou feriados, o salário para este dia é calculado em dobro.

6. Ao retornar de uma viagem, o funcionário preenche um relatório antecipado de despesas incorridas no formulário nº AO-1 e anexa documentos comprobatórios: passagens de viagem, voucher de hospedagem, lista de viagens, cheques para pagamento de combustível, se necessário.

7. Resumindo: o objetivo da viagem foi alcançado? O funcionário prepara um relatório escrito ou envia documentos confirmando a conclusão de uma atribuição de trabalho.

E se o objetivo declarado da viagem não for alcançado?

As despesas de viagem neste caso podem ser consideradas para reduzir a base tributável? Essa questão ainda causa polêmica entre contadores e representantes da Receita Federal. Estes argumentam que os custos de uma viagem malsucedida não são aceitos para a contabilidade tributária.

Contadores e donos de firmas, por sua vez, reivindicam o reconhecimento de que a viagem de negócios do empregado é de natureza produtiva, independentemente de seu resultado. Muitas vezes eles conseguem defender seu ponto de vista no tribunal.

Em particular, um exemplo muito comum do objetivo das viagens de negócios - "Assine um contrato com o cliente". Háa probabilidade de a transação não ocorrer. Neste caso, as autoridades fiscais consideram desarrazoado atribuir os custos de uma viagem de negócios a despesas para reduzir os lucros. No entanto, os dirigentes das empresas conseguiram repetidamente provar que durante as negociações foram estabelecidos fortes laços comerciais com potenciais clientes, o que pode levar à celebração de um contrato no futuro. O tribunal reconheceu o direito do contribuinte de aceitar despesas de viagem para contabilidade tributária.

Texto "Universal" para atribuições de trabalho

Atualmente, auditores experientes recomendam: se houver alguma dúvida de que o objetivo da viagem será alcançado, é melhor indicá-lo na ordem em termos gerais. Ao definir metas, é permitido o uso de formulações livres. Seguem exemplos de finalidades de viagens de negócios que não obrigam o funcionário a documentar o fato de concluir a tarefa:

Ivanov I. E ele está indo para a cidade de N-sk para:

• resolver problemas de produção,
• negociações sobre uma possível cooperação,
• estabelecer contatos comerciais,
• pesquise no mercado a possibilidade de compra de mercadorias.”

O trabalhador destacado não completou a tarefa indicada na ordem

Se uma meta específica foi definida e não foi alcançada, é lícito exigir uma nota explicativa do funcionário contendo informações sobre:

• por que a tarefa de serviço falhou,
• qual é o resultado da viagem,
• do que a "viagem" é economicamente vantajosa para a empresa.

Se houver uma carta do fiscalas autoridades, via de regra, reconhecem como legítimo aceitar despesas de viagem para contabilização de impostos.

Quais condições devem ser atendidas ao atribuir uma atribuição de serviço?

Infelizmente, os documentos normativos não trazem os exemplos corretos dos propósitos das viagens de negócios como exemplo. As tarefas que o funcionário deve resolver durante a viagem, o empregador determina de forma independente. No entanto, ao elaborar um pedido, é importante levar em consideração alguns pontos:

1. Para que as despesas de viagem sejam aceitas para a contabilidade tributária, a necessidade de produção para mover um funcionário para outra cidade ou país deve ser óbvia. Por exemplo, o custo da viagem para um evento corporativo ou uma cerimônia de premiação não pode ser incluído nas despesas para reduzir os lucros.
2. As metas e objetivos da viagem de negócios devem corresponder às atribuições do funcionário.
3. A data e o percurso da "viagem" não podem contradizer a sua causa. Por exemplo, se um funcionário foi enviado em viagem de negócios para participar de uma exposição, ele deve partir na direção oposta dentro de 24 horas após o término do evento.

Viagem da equipe sênior

As primeiras pessoas das empresas e seus suplentes viajam para outras cidades e países, em regra, para:

• realização de negociações importantes com parceiros,
• participação em eventos oficiais,
• estabelecer contatos com clientes em potencial.

Uma viagem de negócios de um gerente geralmente não é emitida por um pedido no formulárioT9, mas com um despacho contendo a frase: “Vou partir para _ com o propósito de…”. No pedido, como no pedido, é necessário indicar o nome completo. e a posição do funcionário, destino, finalidade e objetivos da viagem de negócios.

Aqui estão exemplos de atribuições de trabalho que a primeira pessoa da empresa pode atribuir a si mesmo ou a seus suplentes:

• negociando com a Komplekt LLC;
• demonstração de amostras de produtos da Standard LLC;
• participação na exposição "Materiais Elétricos da Rússia", Moscou 27 de setembro de 2016;
• realizando uma apresentação para os participantes do encontro Cosmotechnics em 20 de julho de 2016;
• participação no seminário "Como sobreviver à crise financeira" em 21 de agosto de 2016, realizado pelo LLC Training Center "Consultation" em Moscou;
• palestra para alunos e pós-graduandos da Universidade Estadual de Moscou sobre o tema "Apoio do Estado aos produtores nacionais";
• troca de experiência com os participantes da conferência "Negócios é fácil e divertido", realizada de 10 a 15 de outubro de 2016;
• desenvolvimento profissional;
• experimente novas tecnologias.

A viagem de negócios do diretor e seus suplentes também pode estar relacionada à verificação da qualidade do trabalho das filiais da empresa. Aqui estão alguns exemplos:

• soma dos resultados das atividades financeiras e econômicas da subsidiária Our Firm LLC no 1º semestre de 2016;
• participação na auditoria das operações financeiras e comerciais da sucursal da OOO "Enterprise" em N-sk;
• análisequalidade do trabalho e certificação do pessoal do escritório adicional nº 0233 em A-sk de 02 a 10 de setembro de 2016

Se necessário, o objetivo da viagem pode ser dividido em várias tarefas mais restritas. Eles geralmente não são indicados no pedido, mas são refletidos nos documentos internos da empresa.

Assim, por exemplo, as seguintes tarefas podem ser definidas com o objetivo de “negociar com a Perspektiva LLC sobre uma possível cooperação”:

Conhecimento e encontro pessoal com o Diretor Geral da Perspektiva LLC: demonstração de materiais promocionais, amostras de produtos, discussão das condições de entrega

Resultado planejado:

• para estabelecer contato com o chefe da Perspektiva LLC,
• para trazer a ele informações sobre as vantagens competitivas dos produtos da Nossa Empresa e os benefícios da cooperação,
• negociar um contrato para o fornecimento do primeiro lote de mercadorias.

2. Participação em reunião com o departamento de compras da LLC "Enterprise", discussão dos termos do contrato.

Resultado planejado:

• Alcançar o direito de fornecer mercadorias nas condições de pré-pagamento de 100%, sujeito ao fornecimento da Perspektiva LLC com desconto de atacado não superior a 20% do preço indicado na lista de preços (opção 1);
• Concordar o fornecimento de mercadorias no valor de uma tonelada de matéria-prima por mês, sem desconto, com pagamento parcelado por um período não superior a 3 semanas (opção 2).

Depois de voltar de uma viagem, o diretor resume se o objetivo da viagem foi alcançado.

Viagens de negócios de gerentes de vendas

Como reservar uma viagem de negóciosum funcionário responsável pelo atendimento ao cliente e vendas? Os gerentes de vendas geralmente estabelecem metas claras, expressas em termos quantitativos. O quão bem e eficientemente um funcionário cumpre um plano de negócios depende de seus ganhos e perspectivas de carreira.

Se um funcionário responsável por trabalhar com clientes não completar a tarefa principal de uma viagem de negócios (fazer uma venda), o empregador ainda deseja obter o máximo de informações sobre o cliente em potencial, as perspectivas de cooperação com ele, bem como os motivos pelos quais conseguiu fechar o negócio.

Além disso, é importante para o chefe de uma empresa que visa expandir a base de clientes entender com qual das empresas concorrentes o cliente potencial está cooperando e em que termos os contratos são celebrados.

Portanto, quando um gerente de vendas faz uma viagem de negócios, ele recebe uma meta multinível, que inclui tarefas relacionadas não apenas à negociação com o cliente, mas também à coleta de informações de mercado.

Atribuição de serviço principal pode soar assim:

• negociando e estabelecendo contato inicial com a Future Client LLC;
• conclusão de contrato de fornecimento de materiais para a empresa JSC "Cliente";
• expansão da base de clientes, explorando oportunidades de mercado em N-ska;
• participação na exposição "Materiais de construção hoje" 01 de agosto de 2016;
• troca de experiência com gerentes de vendas da filial ocidental da empresa; participação em empresasConferência de ofertas lucrativas;
• Treinamento de novos funcionários do Departamento de Vendas da Filial Oeste;
• organização e realização do seminário "Trabalho de sucesso".

"Conclusão de um contrato de fornecimento de bens" é o objetivo mais popular de viagens de negócios para funcionários responsáveis por trabalhar com clientes. Pode ser revelado em problemas:

• reunião com representante do departamento de compras da Future Customer LLC, identificação e análise das necessidades;
• Visita a empresas concorrentes LLC "Rival 1" e JSC "Rival 2" como "cliente misterioso": obtenção de listas de preços, coleta de informações sobre os termos de cooperação com clientes, elaboração de relatório para o departamento de marketing, identificação os pontos fortes da LLC "Rival 1" e JSC "Rival 2";
• negociações com o chefe do departamento de compras da Future Client LLC, demonstração de amostras de produtos, acordo sobre os termos do contrato;
• reunião com o CEO da Future Client LLC, assinatura do contrato.

Após o retorno de uma viagem, o gerente de vendas deve apresentar um relatório sobre a execução de cada tarefa e os resultados obtidos. É acompanhado de atas de negociações, análise das necessidades de um cliente em potencial, materiais para pesquisa de marketing, cópias de ofertas comerciais, contrato assinado (se houver).

Da mesma forma, o objetivo de uma viagem de negócios pode ser formulado para o chefe do departamento de clientes ou o diretor do departamento de vendas.

As seguintes tarefas podem ser atribuídas à equipe de gerenciamento:

• realizando umaauditoria de transações de vendas,
• controle sobre o trabalho da filial da empresa,
• participação na reunião do Comitê de Melhoria da Experiência do Cliente,
• fornecimento de um relatório de vendas aos membros do conselho na reunião anual.

Viajando para comprar suprimentos

Diretores de empresas, bem como funcionários de departamentos de compras, costumam fazer viagens de negócios para comprar mercadorias para as necessidades da empresa.

Neste caso, o pedido pode especificar qualquer exemplo do objetivo das viagens de negócios a partir do seguinte:

• negociando com o Possível Fornecedor 1 LLC e o Possível Fornecedor 2 LLC, discutindo os termos da cooperação;
• estabelecer contatos comerciais com a Zavod LLC, estudando o processo de produção e amostras de produtos;
• conclusão de contratos de compra de matérias-primas e componentes com LLC "Material" e JSC "Details";
• negociação dos termos do contrato com o fornecedor Producer LLC.

Viagem dos trabalhadores da produção

Muitas vezes "viajar" conta para engenheiros para a instalação e instalação de equipamentos, construtores, trabalhadores. Para esses especialistas, qualquer exemplo de tarefa de viagem de negócios a partir do seguinte é relevante:

• instalação e teste inicial do equipamento de produção "Linha-1" nas oficinas do JSC "Cliente",
• instalação, ajuste e comissionamento do equipamento "Conveyor-100",
• serviço de garantia da máquina "A-2",
• manutenção emlinha de produção JSC "Cliente",
• reparos não programados, conserto de quebras de máquinas,
• manutenção do equipamento.

Motoristas de viagens de negócios

Os “trabalhadores de capacetes” geralmente precisam viajar para outras cidades para transportar mercadorias, documentos e entregar especialistas em seus locais de trabalho.

Uma viagem de negócios de um funcionário desta categoria geralmente está associada às seguintes tarefas:

• entrega do diretor comercial da Standard LLC no local de negociação com o Cliente LLC,
• recebimento de materiais no armazém do fornecedor, entrega da carga no território de Our Firm LLC,
• reparação automóvel, compra de peças,
• diagnóstico técnico do carro em uma oficina certificada.

Conclusão

Agora você sabe em quais pontos é importante prestar atenção ao organizar a viagem de negócios de um funcionário. Neste artigo, você pode escolher um exemplo de propósito de viagem de negócios que se adapte ao seu caso pessoal.