Exemplo de descrição de trabalho típica para um arquivista

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A posição de um funcionário de arquivo é chamada de arquivista. A principal tarefa de um especialista neste campo é estabelecer o trabalho do próprio arquivo e a circulação da documentação nele. Esses profissionais são necessários onde há uma grande rotatividade de papéis oficiais, especialmente em organizações relacionadas a seguros, finanças e, em particular, empresas estatais. O principal documento que um novo funcionário deve consultar é a descrição do trabalho do arquivista.

Disposições Gerais

Somente o chefe de uma empresa pode aceitar ou dispensar um arquivista. E antes de tudo, ele deve se referir à legislação vigente do país. A instrução deve indicar a pessoa que é o supervisor imediato do especialista que ocupa o cargo.

Para trabalhar como arquivista, a pessoa deve receber uma formação profissional inicial e, então, pode ser aceita para um cargo mesmo sem experiência na área. Existe uma opção queuma pessoa com educação secundária ou geral conseguirá um emprego, mas deve receber treinamento especial nessa direção. Não é necessária experiência para esta posição.

O que você precisa saber

A descrição do trabalho de um arquivista empresarial sugere que o funcionário deve ter certos conhecimentos: ele é obrigado a estudar os regulamentos, instruções e toda a lista de documentos legais relacionados à gestão de arquivos nesta organização. Além disso, ele deve saber como armazenar, usar os documentos, bem como por quais padrões eles são aceitos e entregues. Seu conhecimento deve incluir um sistema estadual unificado de trabalho de escritório. Além disso, ele deve entender como são compiladas as descrições dos documentos preservados, quais deles precisam ser armazenados permanentemente e quais apenas temporariamente, e também elaborar atos para sua destruição.

A descrição do trabalho de um arquivista assistente implica que ele deve saber como os arquivos são arquivados, de acordo com quais regras são preparados para uso e preservação posterior, como os registros são mantidos e os relatórios são preparados na empresa. Esta pessoa deve conhecer a estrutura da empresa onde trabalha, bem como as regras de utilização dos equipamentos e todos os meios técnicos necessários para realizar os trabalhos no arquivo. Além disso, ele deve conhecer todas as normas e leis internas da organização, incluindo proteção trabalhista, segurança contra incêndio, rotina e assim por diante.

Responsabilidades

Descrição do cargo de arquivista de uma instituição orçamentáriaassume que deve desempenhar determinadas funções: a execução dos trabalhos relacionados com o negócio arquivístico, a preservação da documentação que entra no arquivo, o registo dos documentos recebidos, o desenvolvimento da nomenclatura e a verificação da regularidade dos processos de arquivamento antes de serem apresentados ao arquivo. Se houver essa necessidade, ele criptografa as unidades de armazenamento, organiza a colocação dos casos e os insere no registro.

A descrição do trabalho do arquivista de uma instituição médica sugere que ele deve preparar descrições resumidas da documentação armazenada, distribuí-la em unidades temporárias e perpétuas. Deve manter registros e destruir prontamente os documentos já vencidos, e desenvolver um sistema pelo qual seja possível encontrar rápida e facilmente o documento desejado.

Outras funções

Além disso, seus deveres oficiais exigem sua presença durante os exames pelo valor dos documentos para a ciência e não apenas. Ele deve garantir que os documentos permaneçam intactos, se necessário, realizar trabalhos de restauração com eles. Este especialista também garante que o arquivo tenha todas as condições necessárias para o armazenamento normal dos documentos.

O arquivista deve acompanhar a implementação das normas de proteção contra incêndio, bem como utilizar meios técnicos modernos para trabalhar com documentos. Ele é obrigado a pedido de funcionários e visitantes da organizaçãoemitir cópias ou originais de documentos de arquivo, redigir certidões com a informação disponível no arquivo e preparar relatórios sobre o seu trabalho.

Direitos

A descrição do trabalho de um arquivista médico sugere que ele tem certos direitos. Ele pode solicitar e receber documentos relacionados às suas atividades de trabalho. Se necessário, ele pode cooperar com especialistas de outros departamentos da empresa ou de outras organizações, se isso o ajudar a resolver seus problemas competentes. Se houver tal necessidade, ele pode representar os interesses de sua empresa em outras organizações em quaisquer questões diretamente relacionadas ao trabalho do arquivo.

Responsabilidade

A descrição do trabalho de um arquivista pressupõe que ele é responsável pelo não cumprimento de suas funções e trabalho de má qualidade, por fornecer informações falsas ou distorcidas sobre as tarefas realizadas, por se recusar a cumprir ordens de seus superiores.

Além disso, ele é responsável pelas situações em que foram identificadas infrações, violações de segurança ou outras ações que ameacem o funcionamento normal do empreendimento, e o funcionário não as denunciou e não tomou nenhuma medida para eliminar o problema. O arquivista é responsável por violar as normas de disciplina do trabalho.

Condições de trabalho

A descrição do trabalho de um arquivista sugere que a gestão da organização deve determinar as horas de seu trabalho de acordo com o trabalholegislação. Se necessário, a empresa deve fornecer-lhe um local de trabalho que atenda a todas as normas e padrões, bem como tudo o que for necessário para viagens de negócios, inclusive locais. Ele também tem o direito de assinar documentos de sua competência.

Conclusão

O principal documento que um especialista aceito para esta posição deve confiar é a descrição do trabalho de um arquivista. Independentemente da organização em que ele trabalha, os direitos, responsabilidades, funções e conhecimentos são praticamente os mesmos e podem variar de acordo com as necessidades de uma determinada empresa e quais tarefas a equipe de gestão atribui aos seus funcionários.

Tal trabalho exige atenção, perseverança, conhecimento das regras de segurança de papéis importantes, conhecimento da avaliação do valor de determinados documentos, bem como a capacidade de sistematizar, localizar e criptografar documentos rapidamente. Também um fator importante é trabalhar com pessoas, pois a profissão de arquivista envolve a emissão e recebimento de documentação diversa, verificando a exatidão de sua compilação e autenticidade. Somente uma pessoa atenta e pronta para trabalhar com grande quantidade de informações e representar os interesses da empresa em outras organizações poderá desempenhar funções trabalhistas de forma correta e confiável nesse cargo.