Auditoria fiscal de campo: procedimento, prazo, finalidade

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

Cada empresário enfrenta diferentes auditorias fiscais. Eles podem ser de câmera ou de campo, programados ou não programados. São realizados exclusivamente por fiscais da Receita Federal, sendo nomeada uma comissão especial para visitar o próprio empreendimento. É importante entender o que é uma auditoria fiscal in loco, quando é realizada em relação a um determinado empreendimento, quando são realizadas as atividades planejadas e qual o objetivo da realização.

A essência do cheque

Os inspetores afirmam que é visitar a empresa e examinar sua documentação no local que é a forma mais eficaz e confiável de verificar a empresa. As características da auditoria fiscal de campo incluem:

• o principal objetivo deste evento é a necessidade de garantir que o contador da organização determine corretamente o valor do imposto e também o pague corretamente;
• de acordo com os resultados do processo, os atrasos e outros problemas são revelados;
• se houver violações graves, a empresaé responsabilizado, podendo até ser criminoso para a gestão da empresa;
• surpresa é um fator significativo, especialmente as inspeções não programadas, para que os inspetores possam evitar a destruição ou ocultação da documentação;
• tal evento é realizado tanto em relação a diferentes empresas quanto a empreendedores individuais;
• a base do procedimento é o despacho do chefe de um determinado departamento da Receita Federal, mas em algumas situações o despacho pode ser expedido pelo seu suplente.

A verificação é realizada no local da empresa. Caso a empresa possua filiais em outras cidades, a documentação poderá ser estudada nestas divisões.

Quais são as restrições?

Quase todas as empresas têm medo desse evento, pois quase sempre os fiscais revelam violações significativas, o que leva a responsabilizar a administração da empresa. Mas realizar uma auditoria fiscal no local tem algumas limitações.

Isso inclui o fato de que não será possível verificar a documentação da empresa de forma planejada se a empresa tiver sido aberta há menos de três anos. É impossível estudar os mesmos trabalhos duas vezes em um período.

Quais são os prazos?

O procedimento pode ser realizado por um período de tempo diferente, pois é influenciado por diferentes fatores. O prazo padrão para uma auditoria fiscal no local é de dois meses, e esse período de tempo é claramente indicado no Código Tributário.

Se houver dificuldades ou muitos documentos, é permitido aumentar o processo até quatro meses. Se a empresa em estudofechar, a auditoria fiscal no local pode levar até seis meses.

Seis meses é o prazo máximo durante o qual os documentos da empresa podem ser verificados pelos fiscais em seu escritório, a menos que este processo seja suspenso por motivos diversos.

Tipos de inspeções

O procedimento pode ser diferente, pois difere de acordo com vários critérios.

Critérios de verificação	Visualizações
De acordo com o método de condução	Sólido. Essa auditoria fiscal no local envolve o estudo de todos os documentos e relatórios disponíveis. Isso permite que você encontre vários documentos considerados suspeitos pelos inspetores.
	Personalizado. São estudados documentos relativos apenas a um determinado imposto ou período. Além disso, documentos que levantem suspeitas entre os inspetores podem ser submetidos à pesquisa.
De acordo com o objeto de estudo	Estudando o contribuinte direto.
	Verificação da filial.
	Pesquisa sobre um grupo de contribuintes.
Para impostos	Temática. A realização de uma auditoria fiscal in loco desse tipo consiste no fato de que qualquer tipo de imposto está sendo estudado.
	Complexo. Pressupõe que os documentos de todas as deduções fiscais sejam estudados.
Por método de organização	Planejado. Essas auditorias fiscais no localautoridades são realizadas somente após notificação prévia do contribuinte sobre a visita de fiscais.
	Não agendado. Realizado após receber uma reclamação específica contra uma empresa ou evidência de irregularidade grave, de modo que os inspetores visitam a fábrica sem aviso prévio para surpreender a administração e os trabalhadores.

São as inspeções não programadas que são consideradas as mais difíceis e assustadoras para todas as empresas. Isso se deve ao fato de os funcionários não se prepararem para a visita dos inspetores, por isso muitas vezes ficam perdidos e assustados. Tais estudos raramente são realizados, pois os inspetores devem ter suspeitas de que, se os funcionários da empresa forem notificados, poderão destruir documentação importante. A base são reclamações ou evidências diretas de violações graves cometidas por funcionários da empresa durante a operação da empresa.

Estágio Preliminar

O processo de verificação consiste na implementação de várias etapas, uma vez que são inicialmente selecionados os contribuintes que serão visitados pelos fiscais. Ao final do estudo, uma decisão é tomada por especialistas com base nas informações recebidas. Cada estágio requer certas ações complexas.

A fase preparatória envolve a formação de um plano para auditorias fiscais de campo. Ele contém informações sobre quais empreendimentos serão investigados, quanto tempo será gasto aproximadamente com cada participante e também quando uma determinada empresa será visitada. Ações adicionais são executadas:

• identificar os fiscais que participarão das inspeções in loco das autoridades fiscais;
• dados de todos os contribuintes incluídos no plano estão sendo estudados;
• riscos de violações são identificados;
• determinando exatamente quais impostos serão estudados, qual período será afetado e quais atividades serão realizadas para obter as informações necessárias;
• calcula quanto tempo e esforço serão necessários para completar o processo;
• o plano trimestral recebido está sendo coordenado.

Ao selecionar as empresas a serem envolvidas na auditoria, a Receita Federal utiliza suas próprias fontes de dados e também leva em consideração diversas reclamações e outros dados sobre as empresas.

Após a coleta dos dados necessários sobre todas as empresas, é criado um dossiê especial para cada contribuinte.

Como são escolhidos os participantes?

O processo de seleção das empresas para as quais será realizada a inspeção in loco é dividido em várias etapas sucessivas. Estes incluem:

• 1ª etapa. Está no fato de determinar quantas empresas podem ser verificadas em um determinado período de tempo, geralmente representado por um quarto. Com base nessas informações, é elaborado um plano. A carga de trabalho de cada funcionário da empresa nos últimos dois anos é levada em consideração.
• 2ª etapa. É formada uma lista de todas as empresas que devem ser verificadas, para que sejam incluídas no plano.
• 3ª etapa. Uma conclusão é elaborada por um funcionário da Receita Federal,que analisa o desempenho financeiro das empresas, o que permite identificar quais empresas devem ser auditadas em um determinado trimestre.
• 4ª etapa. São identificados os contribuintes que estão incluídos no plano em primeiro lugar e são prioritários. Para isso, são levados em consideração os resultados de auditorias documentais anteriores. Também decide quais empresas precisam ser visitadas novamente para garantir que cumpram as instruções da comissão de inspeção anterior.
• 5ª etapa. Uma lista anual de contribuintes está sendo formada, que deve ser objeto de pesquisa. O documento é confidencial, portanto, não é permitido que funcionários da Receita Federal divulguem informações.

A essência de uma auditoria fiscal in loco não é apenas identificar várias infrações, mas também prevenir suas consequências, portanto, se, com base nos resultados de um estudo documental documental, houver suspeitas de que uma empresa violar sistematicamente as regras de cálculo de vários impostos, então definitivamente será verificado quanto à localização.

Quais empresas correm o risco de serem incluídas no plano?

Ao determinar quais contribuintes serão incluídos nesta lista, os fiscais levam em consideração diferentes parâmetros. Mas, ao mesmo tempo, as próprias empresas podem determinar se uma auditoria fiscal no local será realizada em relação a elas. As empresas mais frequentemente incluídas na lista são aquelas com as seguintes características:

• As despesas mal ultrapassam a receita;
• Foram emitidas várias deduções para um período fiscal;
• gastos excedem regularmente os recebimentos em dinheiro;
• disponívelinconsistências nos indicadores econômicos que são revelados no processo de estudo da documentação na Receita Federal;
• funcionários de serviço receberam informações de que vários documentos foram danificados ou destruídos deliberadamente na empresa;
• uma reclamação foi escrita ao Serviço de Impostos Federal contendo informações de que a empresa usa vários métodos ilegais para evadir o pagamento de impostos, portanto, a base tributária é reduzida de forma injustificada;
• indicadores em tamanho estão próximos dos valores limite que permitem utilizar o regime simplificado;
• a organização celebrou acordos com um grande número de contrapartes que não trazem nenhum benefício;
• se forem reveladas inconsistências durante a auditoria documental, os funcionários da Receita Federal exigem que os contribuintes forneçam explicações e, se estiverem ausentes, a empresa é incluída na lista de eventos de campo.

As próprias empresas devem analisar os riscos de incluí-las no plano de fiscalização. Diretamente no site do Serviço Fiscal Federal, são estabelecidas as disposições com base nas quais é realizada a organização de uma auditoria fiscal no local. Isso também inclui os critérios pelos quais as empresas são incluídas no plano.

O que os inspetores verificam?

A documentação relacionada a várias cobranças de impostos ou outros pagamentos está sujeita a verificação. É permitido que não apenas os impostos sejam verificados. Uma auditoria fiscal no local envolve o estudo de papéis que permitem identificar várias inconsistências e atrasos.

Inspetores podem solicitar documentação:

• livro de receitas e despesas;
• documentos de pagamento diferentes,cheques, faturas ou outros papéis semelhantes;
• recibos recebidos como resultado do pagamento de impostos;
• dinheiro ou papéis bancários;
• licenças de trabalho, Carta e outros documentos constituintes;
• vários papéis domésticos primários;
• faturas;
• planos de contas;
• documentos contábeis;
• relatórios fiscais;
• cartas de embarque, certificados de transferência e aceitação e outros documentos.

O prazo para realizar uma auditoria fiscal no local na maioria dos casos depende de quantos documentos os especialistas terão que estudar.

Como as empresas ficam sabendo da revisão?

O processo de notificação depende se o estudo está agendado ou não. No primeiro caso, é realizada uma auditoria in loco à inspecção fiscal após notificação prévia do contribuinte. Para isso, geralmente é enviada uma carta para o endereço da empresa.

Se o efeito surpresa for um ponto importante do estudo, os funcionários da empresa não são notificados de forma alguma sobre o processo planejado. Isso se aplica a inspeções não programadas.

O plano é um documento confidencial, portanto, se os funcionários da Receita Federal divulgarem informações dele, serão responsabilizados. Portanto, uma auditoria fiscal de campo não programada é realizada sem notificar o contribuinte.

Como as empresas são notificadas?

Se um estudo planejado está sendo realizado, então inicialmente todos os contribuintes incluídos na lista são notificados do planejadoevento. Normalmente, os seguintes métodos são usados para isso:

• entrega pessoal de um aviso a um representante da empresa;
• envio de carta registrada, e aviso de entrega deve ser pago;
• enviando notificação eletronicamente via TKS.

A seguir, um representante da empresa deve comparecer ao escritório do STF para receber cópia da decisão da fiscalização. Você deve assinar a cópia da instituição.

Quando é realizada uma inspeção não programada?

Para realizar este estudo, você não precisa esperar até que seja recebida a permissão da liderança da Receita Federal, e o contribuinte não é notificado sobre este evento. No entanto, deve haver boas razões para tal verificação. Estes geralmente incluem:

• empresa durante o trabalho prejudica a saúde dos cidadãos;
• violação da integridade do patrimônio cultural do país;
• prejudicando o meio ambiente;
• a empresa não elimina as violações identificadas durante uma auditoria de mesa ou última auditoria de campo;
• existe uma exigência do Ministério Público em relação a uma determinada empresa, com base na qual é exigida uma análise não programada de documentação.

Existem certas situações em que é necessário realizar uma inspeção sem demora e prontamente. Para isso, os funcionários da Receita Federal devem enviar um aviso especial ao Ministério Público, após o qual a investigação da empresa começa no dia seguinte.

Etapas do processo

O procedimento de pesquisa de qualquer instituição envolve a implementaçãoetapas consecutivas. O procedimento para realizar uma auditoria fiscal no local é realizar as seguintes ações:

• é tomada a decisão de realizar um estudo;
• inspetores chegam à empresa, após o que entregam a decisão ao chefe da empresa;
• alocada aos inspetores em uma sala separada, onde eles se sentirão à vontade para fazer seu trabalho;
• requer aos inspetores a documentação necessária para o estudo;
• eles podem inspecionar as instalações e a área adjacente ao prédio;
• eles têm o direito de fazer um inventário completo;
• amostras de documentos podem estar sujeitas a exame;
• se forem detectadas violações graves, os documentos na íntegra podem ser retirados;
• inspetores mínimos ficam na empresa por dois meses, mas esse período pode ser aumentado significativamente, e a lei também permite suspender o estudo se necessário;
• se houver uma suspensão da revisão, o processo pode levar até 15 meses;
• Ao final do processo, é tomada uma decisão que vincula a empresa.

Se, após a auditoria, várias violações significativas forem reveladas, a empresa terá que pagar multas e, muitas vezes, até os funcionários são responsabilizados criminal ou administrativamente. É por isso que os chefes das empresas não querem ser submetidos a uma auditoria fiscal no local. O período de revisão de documentos geralmente não é superior a dois anos, mas é possível solicitar documentos de períodos fiscais anteriores para identificar atrasos ou outros problemas.

Como os documentos são apreendidos?

Para o evento, é necessário obter os documentos necessários para os inspetores. O procedimento de auditoria fiscal presencial implica a possibilidade de apreensão de documentação por períodos distintos. Quando esse processo for concluído, deverão estar presentes funcionários do empreendimento, testemunhas que não trabalham na Receita Federal e na organização fiscalizada, bem como os próprios fiscais.

Antes da apreensão dos documentos, o fiscal passa a resolução pertinente ao chefe da empresa e também explica quais direitos e obrigações o cidadão tem. Inicialmente, propõe-se a entrega voluntária dos documentos, e se os fiscais recusarem tal pedido, eles retirarão os papéis à força.

O procedimento de pesquisa é realizado apenas no período diurno, mas pode ultrapassar o horário de funcionamento do empreendimento. Os documentos não são verificados entre 22:00 e 06:00.

Como é feito o final do cheque?

Assim que todas as pesquisas são realizadas em relação à documentação do empreendimento, a verificação termina. É emitido mediante a elaboração de um certificado especial na forma prescrita. É representado pelo Apêndice nº 7 ao despacho do Serviço Fiscal Federal nº ММВ-7-2/189.

Não contém os resultados de uma auditoria fiscal no local, uma vez que é necessário apenas comunicar à administração da empresa que o procedimento foi concluído. Ele contém informações:

• data de formação, representada pela data final do cheque;
• detalhes da decisão com base na qual oestude;
• informação sobre o contribuinte, que inclui o seu nome completo, KPP, TIN e outros dados, consoante se trate de empresário individual ou empresa;
• fornece todos os impostos e períodos que foram afetados pelo estudo;
• se durante o procedimento for necessário suspender ou prorrogar o período de verificação, tal fato é indicado no certificado;
• assinado ao final pelo fiscal.

Se o documento for transferido pessoalmente para o chefe da empresa, ele deverá assinar a cópia com transcrição. Após a emissão do certificado, considera-se que a inspeção foi concluída, portanto, os fiscais não podem solicitar nenhum documento adicional ou mesmo estar na empresa.

Nuances da elaboração de um ato

O principal objetivo da auditoria é identificar várias violações relacionadas ao pagamento de vários impostos ou outros pagamentos. Portanto, uma decisão é sempre tomada com base nos resultados de uma auditoria fiscal no local. Para isso, um ato especial está sendo formado.

Um relatório de auditoria fiscal de campo é formado dentro de dois meses após o término do estudo. A contagem regressiva é a partir do momento em que o contribuinte recebeu o certificado de conclusão da auditoria.

No art. 100 do Código Tributário e o Despacho da Receita Federal nº MMV-7-2/189 contêm os requisitos básicos para a forma e conteúdo deste documento. As principais regras para a formação de um ato incluem:

• um ato de saída está sendo elaboradoauditoria fiscal mesmo na ausência de infrações;
• é permitido gerar um documento em formato eletrônico ou em papel;
• você pode preencher no computador ou manualmente;
• folhas devem ser numeradas e costuradas;
• cada pedido é certificado pela assinatura do chefe de um determinado departamento da Receita Federal;
• não é permitido ter correções ou correções diferentes no texto;
• document consiste em três partes;
• ao final estão os resultados apresentados pelas violações identificadas ou sua ausência;
• todas as violações devem ser documentadas, e referências a vários regulamentos também são necessárias;
• na parte da água, a data de constituição do ato, informações sobre a empresa auditada, a relação de documentos sob investigação, a lista de impostos e períodos em estudo, as datas de início e término do estudo, e também indicar se medidas de controle ou outras ações foram realizadas pelas autoridades fiscais;
• a parte descritiva contém todas as infrações identificadas pelos inspetores, e se estiverem ausentes, é colocada a marca correspondente, e várias circunstâncias agravantes ou atenuantes são adicionalmente aqui introduzidas;
• a parte final contém as conclusões dos inspetores, propostas para eliminar as consequências das violações, bem como informações sobre os inspetores.

O ato deve ser assinado pela administração de empresa de confiança e pela Receita Federal. Uma cópia é transferida para o contribuinte no prazo de 5 dias após a preparação do documento. Se os funcionários da empresa se recusarem a aceitar o ato, ele será enviado por correio registrado.

Regras de conduta da administração da empresa durante a auditoria

A pesquisa de registros de empresas é um momento embaraçoso para qualquer empresa. Muitas vezes, funcionários e gestores da empresa se perdem, não querem entregar documentos aos fiscais ou se comportam de forma incorreta. Portanto, é aconselhável levar em consideração várias recomendações valiosas:

• os verificadores devem ser solicitados a fazer uma lista de perguntas que eles têm sobre o trabalho da empresa, pois os empresários têm o direito de se familiarizar com essas informações;
• é aconselhável dar explicações imediatas para todas as nuances para que vários dados incompreensíveis não sejam percebidos pelos inspetores como uma violação;
• se os inspetores fizerem exigências diferentes, eles devem ser tratados com cuidado para determinar quais são as possíveis consequências de não cumpri-las;
• quando pequenas deficiências são identificadas, elas devem ser corrigidas prontamente, se possível;
• se os próprios inspetores durante o estudo cometerem violações e erros, eles devem ser registrados, pois às custas deles é possível contestar os resultados da inspeção no futuro;
• é importante estar calmo e confiante, e mais ainda não é permitido insultar ou ameaçar os inspetores.

Considerando as recomendações acima, é garantido que a administração da empresa não terá problemas na comunicação com os fiscais.

Nuances de checagem ao fechar uma empresa

As empresas podem fechar por vários motivos, pois pode não haver lucro ou a meta de abertura ser atingidaempreendimentos. O processo pode ser não apenas voluntário, mas também obrigatório.

Algumas empresas em liquidação estão sujeitas a inspeções da Receita Federal. Para fazer isso, os inspetores chegam ao escritório da empresa. A equipe de fiscalização determina se a empresa tem dívidas, se elas podem ser reembolsadas, e outros fatores significativos também são identificados. Por isso, se a administração decidir encerrar a empresa, a Receita Federal deve ser imediatamente notificada sobre isso.

Com essa verificação, é necessário alocar um escritório separado para os inspetores. Eles podem solicitar documentos para três anos de operação da empresa. O chefe da empresa pode estar presente durante o estudo.

Assim, a fiscalização in loco é uma forma eficaz de controle da Receita Federal. Eles podem ser planejados ou não programados. Realizado na sequência correta de ações. Cada chefe da empresa deve estar bem informado sobre quais direitos e obrigações os fiscais têm, quais documentos podem solicitar e como devem redigir o final da fiscalização. Nesse caso, você pode proteger e defender seus direitos caso sejam violados por funcionários da Receita Federal.