Pagamento de passagens: o que você precisa saber sobre isso?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Pagar despesas de viagem não é apenas uma oportunidade de viajar às custas da empresa, mas também uma responsabilidade que impõe uma série de restrições à liberdade de movimento por parte do funcionário. Alguns acreditam que viagens gratuitas e um mínimo de trabalho são algo pelo qual se deve lutar quando um empregador atribui a responsabilidade por tarefas fora da cidade ou do país. Que legal: você pode relaxar e ficar um pouco entediado em conferências. No entanto, nem tudo é como parecia à primeira vista.

O que pode ser considerado uma viagem de negócios?

De acordo com o artigo 167 do Código do Trabalho da Federação Russa, uma viagem de negócios é uma viagem por um período especificado às custas do empregador para desempenhar funções oficiais fora dos "muros" do escritório. Um pré-requisito é cruzar a fronteira do país, ou seja, viajar para outra cidade não é uma viagem de negócios. Neste caso, os dias de partida e chegada são considerados como obrigatórios para inclusão neste período de viagem. O empregado fica comescritório, mas o horário de trabalho fora do país não é definido pela empresa remetente.

Também é permitido considerar como viagem de negócios em casos excepcionais aquelas viagens que requerem uma viagem a uma cidade vizinha. Esta regra se aplica àqueles cargos que não envolvem necessidades constantes de atravessar a fronteira, por exemplo, um motorista de táxi. Ele pode viajar para fora da cidade todos os dias, mas o tempo gasto na estrada não é considerado uma viagem de negócios. A situação é diferente com os funcionários que ocupam cargos em escritórios e, às vezes, precisam se deslocar para outra cidade para aprimorar suas habilidades e fazer cursos. Todas as despesas são de responsabilidade do empregador, pois é de sua competência, sendo preservado o direito do empregado de recusar testes e estudos.

Diferenças adicionais de viagem

Viajar para o exterior envolve algumas exceções às regras. Eles estão principalmente relacionados ao tempo e custos de tempo. Suponha que um funcionário seja enviado para outro país, onde deve permanecer por uma semana para ter tempo de visitar uma exposição ou conhecer os novos produtos de um fornecedor. O voo está atrasado e o funcionário é obrigado a ficar em outro país com seu próprio dinheiro:

• Pague por um quarto de hotel.
• Comer.
• Use transporte dentro do país/cidade.
• Tenha os insumos necessários para cuidados e higiene.

Todas as despesas devem ser suportadas por cheques e recibos, para que posteriormente, após o regresso ao trabalho, reforce o apoio material parareembolso. Se estamos falando de uma viagem para outra cidade, o subsídio de viagem é pago apenas parcialmente - transporte e alimentação.

O que exatamente a empresa paga?

A empresa arca com todas as despesas de viagem de um ou de um grupo de funcionários. O preço inclui não só viagens, alojamento, bilhetes e visitas a determinados museus ou exposições. O subsídio de viagem também inclui pagamentos obrigatórios:

• Seguro de saúde.
• Seguro pessoal.
• Pagamento da bagagem e seu seguro.
• Declaração do valor reclamado.
• Prêmios de seguro para aluguel de carros (caso o funcionário não possua veículos pessoais ou da empresa).

Os fins de semana também são levados em consideração, pois uma pessoa é forçada a trabalhar fora do horário de trabalho em conexão com uma ordem de saída. O pagamento de viagens de negócios nos finais de semana é calculado separadamente e refletido nas demonstrações financeiras como despesas únicas ou despesas diárias. Isso é necessário para que uma pessoa possa comer algo e se movimentar. O restante do excedente (ir a teatros, museus, cafés, restaurantes, compras) o funcionário providencia para si mesmo.

Procedimento para pagamento do auxílio viagem: quando o dinheiro é emitido e devolvido?

Em primeiro lugar, deve ser emitida uma ordem a um funcionário que, na opinião dos superiores, seja competente em assuntos que precisam ser resolvidos no exterior. Devem ser funcionários que cumpram determinadas obrigações e cumpram os critérios de seleção para o cargo. Em outras palavras, se um funcionário não conhece um estrangeirolíngua, as autoridades são obrigadas a pagar-lhe um intérprete, se necessário para negociar com a empresa convidada. Após analisar o pedido, o funcionário o assina e recebe um adiantamento para compra de passagens e aluguel de hotel até 24 horas antes da partida.

Importante! O adiantamento deve ser de 50% do valor alocado para a viagem. Deve cobrir todas as despesas previstas durante a estadia no estrangeiro. O pagamento de despesas diárias de viagem não se aplica a comunicações celulares e tráfego de Internet móvel.

A metade restante do valor será utilizada para recalcular as despesas restantes, que serão consideradas imprevistas ou adicionais. O funcionário fornece cheques para eles, e somente ao chegar em casa ele pode contar com uma indenização por perdas. Por exemplo, foi fornecido um motorista que fornece transporte. Para ele, é atribuído um subsídio de viagem separado para o reparo da máquina, substituição de peças, suprimentos e reabastecimento. Outro funcionário não pode reivindicar o reembolso dos custos de transporte, pois é fornecido um transfer e um motorista pessoal.

Outro caso, se as passagens foram encomendadas, mas o voo atrasou. O trabalhador foi chamado de volta com urgência e teve que comprar passagens de ônibus com seu próprio dinheiro. Em seguida, os custos são reembolsados. Quando não há dinheiro, a empresa o envia para a conta do destinatário da maneira mais rápida e conveniente.

Quando é benéfico para o viajante?

Viajar a trabalho nem sempre está associado a despesas pessoais. Hácasos em que o remetente reembolsa o custo da alimentação, e o empregado fica “no preto”. Isso se aplica aos momentos em que o anfitrião paga todas as despesas de alimentação dentro do hotel onde a pessoa está hospedada, ou gastos com dinheiro pessoal (o hóspede chega na casa/apartamento). Simultaneamente, 50% das despesas previstas com a alimentação do cidadão são-lhe restituídas sem necessidade de apresentação de recibos de compra de alimentos ou refeições preparadas em restaurantes e cafés.

Isso está previsto em lei, e se deve ao fato de que uma pessoa tem o direito de recusar alimentos que sejam indesejáveis para ela por motivos de saúde. Portanto, ele pode comprar algo de acordo com seu gosto e necessidade, mas o pagamento dos dias de viagem será feito na forma prevista em lei. Às vezes, as despesas podem ser reembolsadas de comum acordo entre o funcionário e o chefe.

Pagamento de passagens: viagens e comunicações nos finais de semana

Se uma pessoa for obrigada a realizar atividades de trabalho nos finais de semana, por exemplo, a celebração de contratos ou sua assinatura, as comunicações móveis devem ser pagas. Tais despesas imprevistas, mas esperadas, podem ser parcial ou totalmente reembolsadas de comum acordo. Na prática, muitas vezes uma viagem de negócios ao exterior pode incluir não apenas um fuso horário diferente, mas também dias da semana ou estações do ano.

1. Se um funcionário foi enviado para os EUA, onde o domingo é considerado um dia útil, as despesas do dia serão reembolsadas em 100% do valor. No entanto, nãoconfiança deve ser negligenciada, pois isso também terá que ser comprovado.
2. Se o viajante estiver a caminho da África do Sul, a sazonalidade e a mudança das estações também são levadas em consideração. Por exemplo, “do inverno à primavera” para voar com malas de roupas de inverno é uma carga adicional de roupas íntimas mutáveis para a estação quente. O pagamento do depósito de bagagem é dividido pela metade se as partes concordarem: o funcionário não leva muitas coisas - o gerente paga, há um excesso por culpa do funcionário - o custo disso.

O mesmo acontece em outros casos, quando há divergências e questões polêmicas sobre custos. Por vezes o pagamento de dias de viagem implica a sua ocorrência excecional por culpa da empresa, mas este facto deve também ser comprovado ao trabalhador. É importante levar em consideração algumas outras circunstâncias que afetam a separação de obrigações.

Salários

O patrão tem que pagar o salário enquanto o empregado está no exterior? Essa é uma questão polêmica, pois o empregado já está exercendo suas atividades, recebendo descontos. Por outro lado, ele passa seu tempo livre, que poderia passar com sua família ou em férias do trabalho. E, em vez disso, ele é forçado a trabalhar nos finais de semana, mas apenas às custas das deduções da viagem.

Como o subsídio de viagem de fim de semana é apenas parcial, deverá pagar a hora-homem do empregado, avaliando a sua contribuição para o desenvolvimento da empresa à taxa base de acordo com o contrato de trabalho assinado. O salário não deve afetar viagens adicionais se for do melhor interesse da empresa, euma pessoa é obrigada a cumprir seus poderes. Mas o motivo pode ser uma situação de espelho, quando as horas extras em uma viagem de negócios podem afetar o tamanho do montante fixo. Isso significa que o subsídio diário, de acordo com a parte 1 do art. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, são adicionados à taxa salarial.

O que influencia o subsídio diário em diferentes estruturas organizacionais?

O pagamento do subsídio diário de viagem não depende do país e local de residência da pessoa. De acordo com a decisão do Supremo Tribunal Federal nº CAS 05-151 de 26.04.2015, as despesas diárias são cobertas integralmente até a partida. Se forem excedidos, devem ser reembolsados pela administração. São "despesas de bolso" necessárias para realizar trabalho fora do local de trabalho permanente em relação a momentos de trabalho ou atribuições oficiais. Vale ress altar que o dinheiro é pago pelo orçamento geral, que forma o fundo estadual.

Se um funcionário pertence a uma organização orçamentária, então ela tem um fundo separado de onde vem o dinheiro para tais despesas. Estamos falando do Ministério da Administração Interna - os aspectos sociais e médicos dessa organização são totalmente fornecidos pelo Estado, não tendo nada a ver com fundos de seguro e fornecendo aos cidadãos que trabalham em cargos não governamentais.

Aqui, o pagamento das despesas de viagem nas instituições orçamentárias depende inteiramente do tipo de gestão estadual e da oferta das unidades. Quando se trata de serviço militar, as deduções são um pouco maiores do que em estruturas não estatais ou empresas privadas. “Uma vez que o dever e a tarefa do empregado é tarefa do país, então as despesaspaís paga.”

Impostos de viagem

A seguinte lei se aplica para o período de reporte atual: não há limites mínimos e máximos para as organizações, ou seja, cada empresa pode definir seu próprio limite de pagamento para fornecer um funcionário por um dia fora do local de trabalho. No entanto, se ele sair por algumas horas, o subsídio diário é pago integralmente, pois não é um benefício, mas uma cobertura de custos.

As pequenas empresas tentam limitar-se a um subsídio diário de 700 rublos, porque o valor não é tributado de acordo com o parágrafo 3 do art. 217 do Código Tributário da Federação Russa. O imposto de renda de pessoa física deverá ser retido do valor que compõe a diferença além do mínimo estabelecido.

Importante! Se um funcionário for enviado ao exterior, o limite de isenção de impostos é de 2.500 rublos. O pagamento das despesas de viagem em uma instituição orçamentária é feito exatamente da mesma maneira.

Exemplo de cálculo de deduções de pagamentos diários

Suponha que o Sr. Petrov fez uma viagem de negócios por 5 dias, dos quais 2 dias caíram no fim de semana. Ele tem direito a 1000 rublos por cada dia passado em outra cidade, conforme decisão das autoridades. Desses 5.000 rublos, o valor igual a 5700=3.500 rublos não é tributado. Os mil e quinhentos restantes estão sujeitos à tributação e ao pagamento de prêmios de seguro.

Ao viajar para o exterior pelos mesmos 5 dias, uma pessoa recebe 3.000 rublos por dia. Dos 15.000 rublos, resta o valor de 2.500 rublos, que está sujeito ao imposto de renda pessoal econtribuições. Neste caso, em qualquer caso, não é necessária a apresentação de cheques e recibos.

Quais documentos devem ser apresentados?

Imediatamente vale a pena começar pelo transporte - se viajar de carro particular, o departamento de contabilidade emite uma guia onde são emitidos cheques e recibos para pagamento de combustível e outros consumíveis. Os bilhetes de avião, comboio e autocarro devem ser guardados até ao regresso a casa. O passaporte com marcas de passagem de fronteira também deve ser fotocopiado para anexar à carta de porte. Para passeios pela cidade dentro do país, você precisa emitir relatórios sobre a atribuição - esta é uma folha que reflete a lista de obrigações do serviço.

Se o hotel foi reservado pessoalmente por um funcionário, você deve saber com antecedência se eles têm os Formulários No. 3-G para emissão aos hóspedes. Caso contrário, a acomodação será por conta do funcionário, pois a KKM não é necessária para essas organizações. Ao emitir um memorando (para organizações orçamentárias), você também deve anexar bilhetes com a data de partida e chegada. O pagamento de subsídios de viagem nos fins de semana pode ser forçado se for elaborado um ato local e for assinado um pedido no formulário T-9. Esses documentos têm precedência sobre as leis que orientam os contadores. Eles devem primeiro ser levados em consideração para não pagar em excesso a compensação de viagem.

A principal diferença entre as empresas orçamentárias e as privadas é a obrigatoriedade da contratação de um funcionário que é "por culpa" da liderança fora do país. É importante fazer tudo para que o funcionário possa oportuna e cuidadosamentecompletar todas as tarefas da empresa. As empresas privadas raramente estão interessadas em tais pagamentos, pois sempre há documentação adicional a ser preenchida e pagamentos de impostos a serem deduzidos. Portanto, verifique com antecedência tudo o que será emitido e assinado em seu nome. Descubra também quais organizações fora da cidade ou país emitem os documentos relevantes. Às vezes é muito difícil conseguir um bilhete de transporte público para provar o fato de uma viagem em negócios oficiais.