Documentação das atividades de gestão e seus conceitos básicos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Documentação refere-se ao registro das informações de acordo com as normas regulamentadas, ou seja, o procedimento de processamento de documentos de forma especial. Como o processo de registro de dados pode ser realizado por diversos meios, os documentos na prática das atividades de gestão são muito diversos - materiais manuscritos, gráficos, tipográficos, fotográficos e em vídeo.

A documentação das atividades de gestão é um procedimento regulamentado, o que lhe confere garantia de força legal - qualidade que está na legislação vigente.

Hoje, vários meios de documentação são usados: desde os mais simples (como lápis e canetas esferográficas comuns) até os mais complexos eletromecânicos (isso inclui gravador, câmera de vídeo, aparelho fonográfico, etc.) e automatizados, computador. Os métodos de documentação também dependem dos meios utilizados. Pode ser texto, eletrônico, filme e fotográfico.

A atividade de gerenciamento geralmente usa documentos de texto escritos à mão ou criados em um computador. É por issoeles são chamados de registros de gerenciamento.

Documentação é sempre a fixação de alguma informação sobre uma transportadora específica, com detalhes especiais, pelos quais ela é então identificada. A documentação das atividades de gestão cria os meios e fundamentos para regular as atividades de um funcionário individual e as ações financeiras ou organizacionais de toda a empresa.

A documentação pode diferir em suas funções, finalidade, conteúdo, grau de sigilo e disponibilidade das informações. Os fatores de endereçamento permitem classificá-lo em interorganizacional e externo. A primeira, que não vai além de uma instituição ou organização, e é realizada entre seus participantes, chama-se serviço. A segunda - documentação externa - é realizada entre organizações de vários tipos, funcionários individuais que não estão diretamente subordinados uns aos outros.

A documentação técnica é realizada de acordo com as normas estabelecidas, que são diferentes para qualquer tipo de documento. Para qualquer atividade de gestão, isso é especialmente importante, pois assim a documentação adquire força legal, que serve como a prova mais segura da autenticidade das informações nela contidas.

A documentação das atividades de gestão impõe responsabilidades específicas aos funcionários ou órgãos de gestão que a realizam. Assim, durante a criação de quaisquer documentos oficiais devem ser observadosnormas legislativas vigentes, regras de registro, que são de âmbito nacional. Além disso, cada documento deve ser acompanhado de detalhes da organização, legalmente significativos: seu nome e decodificação, assinaturas e carimbos da direção ou de um determinado departamento da empresa, data de compilação e número no livro de registro, carimbos de aprovação, etc. Por fim, a documentação das atividades de gestão deve emitir documentos estritamente de sua competência.

Os documentos diferem em grau de autenticidade. Os rascunhos ou cópias da documentação principal contêm apenas determinado texto e não possuem a mesma força legal que os originais. Considera-se documento autêntico aquele que contém as informações e os detalhes acima que confirmam sua validade e autenticidade.