Desenvolvimento de um manual da qualidade: procedimento de desenvolvimento, características, condições e requisitos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Gestão da qualidade, desenvolvimento de um manual da qualidade - hoje estas são as tarefas mais importantes no sistema de gestão da qualidade dos produtos ou serviços prestados. É aconselhável analisar esta questão mais detalhadamente, considerar todos os seus aspectos separadamente.

Escolhendo uma abordagem para o desenvolvimento de documentos

De uma forma ou de outra, o desenvolvimento do manual da qualidade de uma organização é precedido pela escolha de uma abordagem específica. Em outras palavras, você precisa descobrir quais pontos valem a pena descrever no documento e quais não são. Os funcionários de qualquer empresa devem utilizar este “livro de referência” em suas atividades profissionais, portanto, esse fator deve ser levado em consideração ao criá-lo. Como organizar o desenvolvimento de um manual de gestão da qualidade para que seja eficaz e eficiente?

Para que qualquer documento seja eficaz, deve ser entendido que ele deve ser compreensível e abrangente. Ele deveser conveniente de usar. Por isso, no processo de desenvolvimento de um manual da qualidade, é importante levar em consideração que ele, via de regra, inclui todas as informações básicas sobre o sistema de gestão da qualidade da estrutura. Se necessário, links para documentação adicional tornam-se relevantes. A simplicidade de apresentação e a clareza possibilitam a utilização do manual tanto para os especialistas que trabalham na área da qualidade como para os demais colaboradores da empresa. A facilidade de uso, tão importante a ser considerada no desenvolvimento de um manual de qualidade, garante que os funcionários consultem este documento com mais frequência e não busquem soluções por meio de colegas ou por conta própria.

Integridade como requisito básico para o desenvolvimento de diretrizes

As recomendações para o desenvolvimento de um manual da qualidade para um laboratório, fábrica ou outra empresa incluem a integralidade do material apresentado. Parece que este requisito é um dos mais difíceis. Mas você não deve ter medo. Felizmente, no nosso caso, um caminho espinhoso já foi percorrido, pois atualmente existem padrões de gestão de qualidade ISO. Eles são um regulamento claro de quais elementos o sistema de gestão da qualidade de uma empresa deve consistir. Além disso, os padrões permitem que você não se pergunte como esse sistema é criado e como ele deve funcionar.

Ao desenvolver um manual de gestão da qualidade, você precisa saber que a seção chave do documento é a descrição dos objetivos da estrutura emo campo da qualidade. Em outras palavras, estamos falando de ideias que a empresa planeja implementar em um determinado período de tempo. O cumprimento das metas apontadas pelo desenvolvedor deve-se ao cumprimento competente dos requisitos no campo da qualidade. Assim, ao desenvolver um manual da qualidade para uma empresa, vale destacar como cada um desses requisitos é implementado separadamente nessa estrutura. Normalmente, os títulos dos requisitos são os títulos das seções do documento em questão. Acrescente-se que no processo de elaboração do manual não se deve dar rédea solta à própria imaginação quanto à numeração das seções. Ao desenvolver um manual da qualidade, não faz sentido desviar da numeração que está aprovada na norma. Só assim o documento final será compreensível e reconhecível tanto pelos funcionários da empresa quanto pelos auditores externos.

É importante ter em mente que certas pessoas geralmente são responsáveis por atender aos requisitos da norma na empresa. Assim, estes funcionários devem ser indicados no desenvolvimento do manual da qualidade, nomeadamente após a descrição dos requisitos individuais. Tanto os proprietários dos processos quanto os funcionários específicos que gerenciam as atividades descritas na documentação podem ser responsáveis.

Clareza como requisito para o desenvolvimento de diretrizes

Ao desenvolver um manual de qualidade para um laboratório, fábrica ou outra estrutura, é importante considerar uma série de requisitos. Além da completude da apresentação, um papel significativo é desempenhado porcompreensão do material. De uma forma ou de outra, a gestão deve criar uma ideia dos processos que ocorrem na empresa e sua interação. Isso é feito para atender aos requisitos do padrão.

Então, se houver um processo específico, cuja implementação atenda a um determinado requisito da norma, é necessário indicar no documento não apenas o processo em si, mas também seu proprietário. Se o requisito for atendido para uma atividade que não é caracterizada como processo, um procedimento documentado deve ser especificado com instruções para a implementação desta atividade com comentários apropriados que sejam causais.

Ao elaborar um manual de qualidade para novos requisitos, deve-se levar em consideração que, via de regra, é necessária documentação adicional para atender a esses requisitos. São, por exemplo, regulamentações de processos que especificam a composição dos responsáveis e as etapas dos próprios processos. É importante saber que as referências a esses documentos são obrigatoriamente fixadas no manual. Como resultado da implementação destas operações, qualquer colaborador deve compreender desde a primeira leitura o que se espera dele em termos de implementação dos requisitos da norma de qualidade e os objetivos correspondentes nesta área. O funcionário deve ter em mente quais são as formas de atingir esses objetivos, pelo menos em seu local de trabalho. A implementação destas recomendações na elaboração de um manual da qualidade permitirá envolver todos os colaboradores da organização no processo de gestão dos parâmetros de qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Facilidade de usomanuais

Outro requisito importante para o desenvolvimento de um manual de qualidade para um laboratório, empresa fabril ou outra estrutura é a facilidade de uso. É impossível argumentar com o fato de que, mesmo no carro mais potente, você não pode ir longe e, de fato, não pode sair se o volante estiver instalado no porta-malas. E sobrecarregar o painel de instrumentos com todos os tipos de sensores secundários levará de alguma forma ao fato de que o motorista começará a se distrair do processo principal em seu caso para ler indicadores interessantes.

Exemplo de manual de qualidade ISO

Seria útil revisar o manual e suas seções padrão com um exemplo específico. Para fazer isso, vamos ter um laboratório de testes. A primeira seção do documento é uma introdução. Está escrito:

• nome da estrutura na forma completa e abreviada;
• regulamento das atividades do laboratório, onde é necessário indicar os nomes dos trabalhos e seus números de registro;
• localização da entidade legal, onde você precisa especificar o endereço postal e legal;
• detalhes de contato (e-mail, telefone);
• estrutura organizacional da empresa, que, via de regra, pode ser encontrada nos anexos do documento principal.

A propósito, é melhor exibir a estrutura organizacional esquematicamente.

Escopo de aplicação

Após a introdução no processo de desenvolvimento de um manual de qualidadeé importante que o laboratório de ensaio indique o escopo. Este tópico é retirado em uma seção separada, geralmente a primeira em uma linha. Por exemplo:

1. Este documento apresenta a política de gestão da qualidade e os principais princípios e práticas que garantem o funcionamento de um sistema de qualidade em um laboratório de pesquisa.
2. O manual é elaborado por um ou outro funcionário, assinado pelo diretor do centro de pesquisa, e também aprovado pela direção da organização e garantido pelo selo da pessoa jurídica.
3. Para garantir que o sistema da qualidade seja mantido em alto nível e eficaz, e as ações corretivas sejam tomadas em tempo hábil, o manual é revisado e complementado se uma pessoa jurídica for alterada ou reorganizada, bem como em caso de mudança no escopo de acreditação da estrutura ou melhoria do sistema da qualidade.
4. Este documento foi compilado para cumprir os requisitos de certas leis e regulamentos de alguns países.
5. O escopo do sistema de gestão da qualidade se estende a todos os pontos de implementação das atividades laboratoriais.

Referências normativas

A segunda seção do documento em questão geralmente contém referências normativas. É importante observar que todas as leis, regulamentos, livros de referência e outras fontes que são usadas na preparação do manual da qualidade devem ser descritos e marcados de forma clara e detalhada. Além disso, é aconselhável proceder ao conhecimento da terceira seção do manual, que descreve todos os termos e definições,usado no trabalho.

Termos e definições

Esta seção é bem grande, então vamos considerá-la em um exemplo específico do nosso laboratório. Os seguintes termos e definições se aplicam a este documento:

• A acreditação é uma confirmação da conformidade de uma pessoa jurídica ou empresário individual com determinados critérios.
• Um extrato do registro (ou seja, um certificado de acreditação) é um documento gerado automaticamente por meio do sistema de informação estadual na área de acreditação. Trata-se de um certificado, comprovação do fato do credenciamento em determinado ramo de atividade.
• Qualidade é um conjunto de propriedades inerentes a um objeto. Normalmente, essas características referem-se à capacidade da instalação de atender às necessidades originalmente estabelecidas.
• QCA, ou Análise Química Quantitativa, é uma determinação quantitativa formada experimentalmente e referente ao conteúdo de um ou mais constituintes de uma amostra por meios físicos ou químicos.
• Uma técnica de análise é um complexo de operações especificamente caracterizadas, cuja implementação leva à obtenção de resultados CCI com indicadores de precisão estabelecidos.
• Auditoria, ou revisão interna, é um processo documentado, independente e sistemático de obter resultados de auditoria e avaliar objetivamente esses resultados, a fim de estabelecer até que ponto os critérios de auditoria previamente acordados foram atendidos.
• O programa de auditoria éum conjunto de critérios estabelecidos para a auditoria de uma ou uma série de auditorias que são planejadas para um determinado período de tempo e visam principalmente atingir as metas estabelecidas.
• Critérios de auditoria é um conjunto de requisitos, procedimentos e políticas que são usados como referências. É importante observar que os critérios de auditoria são usados para comparar a evidência de auditoria com eles.
• Um auditor é uma pessoa que demonstra suas características pessoais e competência para realizar uma auditoria.
• Equipe de auditoria – um ou mais auditores envolvidos na auditoria.

A lista de termos e definições pode continuar, mas o objetivo principal deste artigo é esclarecer o significado e a natureza do material publicado em cada seção do guia, por isso é aconselhável passar para a próxima parágrafo.

Requisitos de gestão da qualidade do laboratório

Este parágrafo é o último do documento em consideração. No entanto, é o mais informativo. Para começar, é necessário indicar aqui o nome do laboratório, como na primeira seção, e depois fornecer informações sobre a gestão da estrutura, ou seja, você precisa descrever a posição do chefe do centro de pesquisa ou qualidade gerente e a quem se reportam. Depois disso, é aconselhável caracterizar a estrutura organizacional e o pessoal de gestão com cargos e responsabilidades profissionais relacionadas. Além disso, é importante lembrarvias de substituição, ou seja, vice-diretores de diferentes departamentos do laboratório. A seguir, fale sobre:

• Responsável pelo funcionário do sistema de gestão da qualidade. É necessário indicar não apenas o cargo, mas também os dados do pedido de emprego correspondente.
• Implementação do SGQ e os fundamentos do seu funcionamento.
• Responsabilidades e poderes dos funcionários do centro de pesquisa no campo da qualidade, incluindo a distribuição de deveres, direitos e responsabilidades entre os funcionários do centro de pesquisa.
• Regulamento das atividades da estrutura.
• Centro de Pesquisa Direito.
• Política de Privacidade, mesmo de terceiros.
• Responsabilidade da gestão pelas atividades que são organizadas no laboratório.
• Um conjunto de documentação regulamentar e técnica, que em qualquer caso atua como propriedade do cliente. Assim, após o trabalho laboratorial, esta documentação permanece no centro de pesquisa ou é devolvida ao cliente mediante acordo prévio.
• Os resultados do trabalho executado e os papéis emitidos, que agem como propriedade do cliente somente após o pagamento do trabalho.

O que mais?

Além dos itens acima, na seção "Requisitos" referente ao centro laboratorial, você deve especificar o seguinte:

• Conclusão de subcontratos para execução de medições. Deve-se acrescentar que o objetivo deste procedimento é garantir resultados de testes de qualidade emno caso de estruturas de subcontratação estarem envolvidas na sua implementação. De uma forma ou de outra, o laboratório de pesquisa é totalmente responsável pelo trabalho realizado pela organização subcontratada.
• Gerenciamento de trabalhos relacionados a testes que não atendem aos requisitos aprovados.

Depois de descrever todas as seções do manual usando o exemplo de um centro de pesquisa e uma análise detalhada de todos os requisitos para o documento hoje, é aconselhável tirar algumas conclusões.

O ponto principal é a necessidade de documentar toda a gama de processos realizados no âmbito da garantia e melhoria da qualidade dos produtos ou serviços prestados. Também é importante ter um documento que regule as questões de gerenciamento de documentos em geral como parte dos processos documentados.