Otimização do headcount: tipos, objetivos, atividades, procedimentos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Os funcionários de todas as empresas precisam ter as habilidades e habilidades certas para realizar o trabalho. Para que a atividade de toda a empresa seja eficiente e lucrativa, a administração deve cuidar da otimização do número de pessoas. A empresa deve empregar esse número de cidadãos, o que é necessário para o funcionamento ideal da empresa. Portanto, não é incomum, após criteriosa análise, descobrir a necessidade de demissão, redução, transferência ou contratação de funcionários. A otimização pode ser realizada pela gestão direta da empresa ou por representantes de organizações terceirizadas especializadas neste evento.

Conceito de otimização

Otimização do número de funcionários na empresa é o processo de determinação do número de funcionários necessários para o funcionamento eficiente e ideal da empresa. É nestas condições que se pode esperar que com custos mínimos para a remuneração dos trabalhadores haverápara garantir o excelente trabalho da empresa.

A otimização da estrutura e do número de funcionários permite determinar a melhor relação de custos de mão de obra com a eficiência de especialistas. A gestão de diferentes empresas pode usar métodos diferentes para implementar esse processo, mas o resultado geralmente é uma mudança no número de funcionários da empresa. É permitido deixar in alterado o número de especialistas contratados, mas ao mesmo tempo são feitas transferências entre diferentes unidades estruturais.

Recursos do Processo

Qualquer empregador deve estar ciente de algumas das nuances que tornam a otimização do número de funcionários bem-sucedida:

• na maioria das vezes, após a conclusão deste processo, é necessário fazer algumas alterações no quadro de funcionários da empresa;
• muitas vezes a gestão tem que mudar completamente os principais aspectos do funcionamento da empresa;
• nas grandes empresas, a otimização é realizada por funcionários diretos da empresa com a formação e conhecimento necessários;
• pequenas empresas terceirizam o procedimento.

É por meio desse processo que as empresas podem determinar quantos trabalhadores são necessários para que a empresa gere altos lucros com custos mínimos de mão de obra.

Quais metas estão sendo alcançadas?

As metas de otimização do quadro de funcionários são as seguintes:

• redução dos custos trabalhistas para o empresárioespecialistas contratados;
• aprimoramento das habilidades dos funcionários, pois eles realizam apenas tarefas que correspondem às suas habilidades, educação e qualificações;
• livrar-se de funcionários que não trazem nenhum benefício para a empresa, e em quase todas as empresas existem funcionários tão ineficientes que não querem melhorar seu desempenho e não estão interessados no desenvolvimento da empresa;
• melhoria da estrutura organizacional da empresa, o que garante facilidade de gestão de todos os colaboradores da empresa.

Embora um processo bem organizado possa realmente atingir muitos objetivos significativos, é importante confiar o procedimento apenas a profissionais experientes.

Consequências da otimização analfabeta

Se a otimização do quadro de funcionários não for realizada corretamente, isso pode trazer consequências negativas para a empresa. A gerência não poderá ver nenhum benefício do processo, e isso também pode levar a uma diminuição do lucro da atividade.

Se funcionários realmente importantes e necessários para o funcionamento da empresa forem demitidos ou reduzidos, isso causará perda, deterioração da imagem da empresa ou demissão de outros funcionários da empresa. Portanto, o procedimento deve ser realizado apenas por especialistas experientes que irão primeiro analisar criteriosamente todos os funcionários da empresa.

Quando o procedimento é necessário?

Medidas para otimizar o quadro de funcionáriospode ser diferente. Eles são selecionados dependendo do motivo do processo. O processo é mais frequentemente necessário nas seguintes situações:

• empresa gasta muito para pagar um grande número de funcionários, mas o lucro das operações é considerado baixo;
• certos ajustes são feitos na cultura corporativa da empresa, e alguns funcionários conservadores não conseguem alterar as regras de seu trabalho, o que leva a uma diminuição da eficiência de suas atividades, e isso se torna o motivo da precisa procurar especialistas mais leais e bem-sucedidos;
• diferentes tecnologias ou equipamentos estão sendo introduzidos no processo de produção com os quais os especialistas existentes não trabalharam anteriormente, então existe a possibilidade de que eles simplesmente não sejam capazes de lidar com novas tarefas;
• devido aos baixos lucros, a direção da empresa pode decidir deixar de trabalhar em qualquer ramo de atividade, portanto, a necessidade dos serviços de alguns especialistas cessa, o que leva a uma redução de cargos ou funcionários.

O principal objetivo deste processo é reduzir o custo dos salários dos funcionários e aumentar os lucros das atividades da empresa. Mas no processo de otimização do número de funcionários na empresa, é necessário levar em consideração os motivos de sua implementação.

Formulários de processo

Existem diferentes formas e tipos de otimização do número de funcionários. Eles são selecionados dependendo do motivo da implementação do processo ecaracterísticas da mudança no número de funcionários. As seguintes formas de procedimento são selecionadas:

• redução da quantidade de custos trabalhistas dos funcionários;
• procurar novos funcionários com alta qualificação, experiência e outras habilidades necessárias;
• implementação de diversas atividades, cujo principal objetivo é aumentar a qualificação dos funcionários existentes ou usar a motivação para melhorar o desempenho.

Dependendo do formulário disponível, os melhores métodos são selecionados.

Quais métodos são usados para otimizar o número de funcionários?

Para realizar este processo, a gestão da empresa pode utilizar diferentes métodos. Como regra, eles recorrem a esses métodos:

• demissão de funcionários (possível redução, bem como demissão por vontade própria ou com base em acordo especial das partes);
• remoção da empresa de unidades individuais que não dão lucro;
• locação de funcionários, terceirização ou terceirização.

A escolha dos métodos para otimizar o número de pessoal depende das razões para a implementação do processo, bem como dos objetivos que devem ser alcançados pela gestão do empreendimento. Em seguida, considere cada processo com mais detalhes.

Quais intervenções eficazes são usadas?

Para otimizar o número de funcionários, vários métodos estão sendo usados cada vez mais, que são altamente eficazes e inovadores para os empregadores. Estes incluem:

• Fora de equipe. É representado por um processo durante o qual os funcionários são retirados da empresa. Eles podem ser registrados em outra empresa, realizando as mesmas tarefas.
• Terceirização. Implica a retirada do processo de trabalho direto do trabalho da empresa. Isso leva a uma redução nos custos da empresa, bem como na diminuição do número de funcionários.
• Locação de funcionários. Ele assume que a empresa utiliza os serviços de um funcionário que não está registrado oficialmente. Esses especialistas são oferecidos por empresas de leasing especiais com base em um contrato específico. Durante um determinado período de tempo, a gestão da organização avalia as habilidades e capacidades de um especialista. Se a cooperação for bem sucedida, é celebrado um contrato de trabalho por tempo indeterminado.

Na Rússia, os métodos acima para otimizar o número de funcionários em uma organização são usados muito raramente, mas são efetivamente usados nos países ocidentais, pois permitem que você atinja seus objetivos com custos e esforços mínimos por parte dos proprietários da empresa.

Política de contenção

Um gerente que planeja otimizar deve estudar certas recomendações de especialistas, para as quais ele seleciona a literatura profissional apropriada. A otimização do número de funcionários está quase sempre associada à necessidade de redução do número de funcionários na empresa. Isso pode ser devido a uma mudança de direção, introdução de novos equipamentos ou outros fatores.

Para reduzir a quantidadetrabalhadores podem ser usados de diferentes maneiras:

• demitir cidadãos ao redigir um acordo de paz, através do qual os funcionários podem esperar receber uma boa compensação;
• se for necessário interromper a cooperação com funcionários que não lidam com suas principais tarefas, portanto suas ações levam a resultados ruins no funcionamento da empresa, a certificação é realizada, portanto, se resultar da resultados desse processo que o cidadão realmente não possui as habilidades e conhecimentos necessários, então ele é demitido por inconsistência com seu cargo;
• redução de quadro ou cargo, mas o procedimento deve ser realizado com base nas exigências da lei, portanto, todos os funcionários com quem os contratos serão rescindidos são notificados do processo planejado com dois meses de antecedência, e algumas pessoas também têm direito preferencial de permanecer na empresa;
• demissão de funcionários que regularmente infringem a disciplina trabalhista, pois nessas condições não trazem nenhum lucro para a empresa, portanto, podem ser demitidos como parte de ação disciplinar.

É a necessidade de parar de cooperar com especialistas contratados e otimizar o índice de funcionários que leva a que os funcionários tenham uma atitude negativa em relação a esse processo.

Razões para ter funcionários desnecessários em uma empresa

A otimização do número de funcionários está quase sempre associada à necessidade de rescisão de contratos de trabalhocom funcionários diferentes. Eles podem não estar à altura da tarefa ou podem não ser capazes de trabalhar em outro campo de atividade. Identificar esses especialistas é bastante simples, mas é importante saber exatamente de onde eles vêm na empresa. As razões para o aparecimento de trabalhadores extras que não trazem nenhum lucro para a empresa incluem:

• se a empresa atualiza equipamentos e tecnologias, muitos funcionários simplesmente não conseguem lidar com esses itens, e geralmente esse problema ocorre em pessoas após 45 anos;
• a empresa usa descrições de cargos mal escritas e mal concebidas, por isso muitos funcionários não entendem quais ações estão incluídas em suas funções;
• todo o escritório não é dividido em zonas e departamentos, então todos os funcionários ficam em uma sala grande, desempenhando várias funções;
• o chefe da empresa é recém-chegado ao negócio, portanto, durante a abertura do empreendimento, ele não formou uma estrutura organizacional competente;
• não há planejamento de pessoal na empresa, então os funcionários são contratados espontaneamente, e isso geralmente se refere a empreendimentos onde as pessoas convidam seus parentes ou amigos para trabalhar;
• a empresa não possui uma divisão clara de poderes entre todos os funcionários da empresa;
• em cada filial, o gerente-chefe pode realizar serviços funcionais de forma independente, o que muitas vezes leva a uma organização analfabeta do trabalho dos funcionários;
• é elaborado um contrato de trabalho padrão com os trabalhadores que têm de realizar trabalho temporário;
• ina empresa recebe novos equipamentos que precisam de novos funcionários, e os ex-especialistas permanecem como assistentes, embora na verdade não tragam nenhum benefício para a empresa.

Para não enfrentar a necessidade de demitir funcionários no futuro, os empresários devem ter uma abordagem responsável na seleção de funcionários. Para trabalho sazonal ou avulso, é desejável elaborar contratos a termo certo.

Como os funcionários extras são identificados?

Antes de otimizar o headcount, é necessário estabelecer os motivos de sua implementação, bem como escolher os melhores métodos e formas. Normalmente, o procedimento é exigido quando é identificado um grande número de funcionários que não trazem nenhum benefício para a empresa. Você pode defini-los das seguintes maneiras:

• uma auditoria de pessoal está sendo conduzida para determinar a estrutura de funcionários por cargo, idade e outros critérios;
• compara a taxa de crescimento dos custos trabalhistas com a taxa de crescimento do lucro das atividades da empresa;
• estimar o número de funcionários em empresas concorrentes.

Antes de demitir ou demitir trabalhadores, deve-se avaliar se esse processo trará um resultado positivo para o funcionamento do empreendimento.

Como é feito o processo?

Se o chefe da empresa perceber a necessidade de otimização dos funcionários, ele poderá realizar o processo por conta própria ou recorrer a profissionais. Se a abordagem clássica para este evento for escolhida, os seguintes métodos serão executados:

• o diretor da empresa determina os rumos promissores para o desenvolvimento da empresa, bem como as metas que devem ser alcançadas em um determinado período de tempo;
• formas e métodos de otimização futura são selecionados;
• está sendo implementado o procedimento selecionado, para o qual podem ser contratados novos especialistas, bem como os atuais funcionários podem ser demitidos ou reduzidos;
• todos os processos implementados na empresa estão sendo revistos, pois a causa das perdas pode ser não apenas funcionários que não possuem o nível de qualificação exigido, mas também outras nuances das atividades da empresa;
• elaboração de uma nova tabela de pessoal;
• novas descrições de cargos ou outros documentos são introduzidos, com base nos quais os especialistas trabalham.

Se uma empresa usa demissões para reduzir o número de funcionários, o empregador deve se preparar para perdas financeiras significativas, pois é necessário pagar verbas rescisórias aos funcionários demitidos.

Muitas vezes, até as instituições orçamentárias recebem uma ordem para otimizar o número de funcionários. Isso geralmente se deve à baixa eficiência de tal organização.

Recomendações para empregadores

Se o chefe da empresa decidir usar a otimização, é aconselhável levar em consideração as seguintes dicas:

• é necessário encontrar uma abordagem individual para a demissão de cada funcionário;
• empregador deve se preparar para a insatisfação do funcionário;
• é desejável usar vários incentivos que permitam aos cidadãos desistir por conta própria ou compilandoacordo das partes;
• se necessário, emprego de meio período é usado;
• se um funcionário tem uma boa experiência, mas não lida bem com novas tarefas, então é aconselhável enviá-lo para treinamento avançado e não forçá-lo a sair imediatamente.

Se, como parte da otimização, os funcionários forem demitidos ilegalmente, podem entrar na Justiça para serem reintegrados e receber indenização por danos morais do diretor.

Conclusão

Reestruturar e otimizar o número de pessoas em uma empresa são processos complexos que podem ser implementados de diferentes formas e tipos. Seu principal objetivo é minimizar os custos trabalhistas para os funcionários. Eles podem consistir na contratação ou demissão de trabalhadores diferentes.

O procedimento pode ser realizado por funcionários da empresa ou por especialistas terceirizados. Se estiver planejado demitir especialistas, é importante realizar esse processo levando em consideração os requisitos da lei para que tal decisão do empregador não possa ser contestada.