Otimização de custos: plano, atividades

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Otimização de custos na empresa é um passo necessário e importante em uma situação economicamente instável. Considere isso em detalhes.

Questões Importantes

Para fazer tudo certo e não se tornar um "tirano e sátrapa" aos olhos da equipe, você precisa entender:

• tipos existentes e opções de redução de custos;
• princípios e métodos de planejamento que acompanham as atividades de otimização de custos;
• as formas mais eficazes de reduzir custos do ponto de vista prático;
• como reduzir custos de materiais;
• essência dos benefícios dos custos de transporte reduzidos;
• como escolher uma estratégia de redução de custos;
• princípios básicos de otimização.

Orçamento

Muitas vezes, o orçamento é transferido para um departamento cujos funcionários acreditam que não são totalmente competentes nesse assunto. No entanto, o orçamento é um passo importante. A participação nele permite que você obtenha uma grande quantidade de informações importantes para todos os departamentos.

O orçamento é formado em várias etapas:

• formação de um plano de projeto para o orçamento futuro;
• consideração do projeto de orçamento;
• aprovação do orçamento;
• execução do orçamento;
• análise de execução.

A otimização dos gastos do orçamento é o próximo passo após o orçamento.

Custos

A otimização de custos é impossível sem a compreensão do conteúdo do termo "custos".

São aqueles fundos que estão envolvidos na formação do lucro por um determinado período. Parte dos custos acumula na forma de produtos acabados, produtos semi-acabados, ativos intangíveis ou imobilizações em andamento no ativo da empresa. O diagrama mostra uma estrutura simplificada que atende aos padrões IFRS.

Simplesmente, uma despesa é um aumento no passivo ou uma diminuição nos ativos que resulta em uma diminuição do capital.

Otimização

Acredita-se que a otimização de custos começa com o corte de custos no momento atual. No entanto, isso não é totalmente verdade.

A otimização dos gastos orçamentários de uma empresa não começa no momento em que ela passa a controlar rigorosamente o gasto do dinheiro que já está na conta. Infelizmente, neste momento, a questão de onde vem o dinheiro na conta não é controlada. Atrair empréstimos ativos, bem como gerenciar apenas despesas, acarreta uma escassez crônica de fundos na empresa e, em seguida, uma possível falência.

A eficácia deste procedimento depende da manutenção de registros de receitas e despesas. Esses itens precisam ser planejados e a administração deve monitorar constantemente os números por ano, trimestre, mês ou outro período financeiro. É sempreexiste a possibilidade de que projetos atualmente caros sejam muito lucrativos a longo prazo.

Áreas de trabalho

Otimizar custos não significa agir em detrimento dos interesses empresariais. A tarefa de reduzir custos deve ser resolvida de forma otimizada, ao comparar despesas e receitas entre si.

Você pode resolver o problema em várias direções:

1. Redução de custos através de recursos internos (redução direta). Essas ações incluem aumento de produtividade, redução de custos de materiais, redução de custos de gestão, bem como redução do quadro de funcionários da empresa.
2. Diminuição dos custos de produção (redução relativa). Isso pode ser alcançado aumentando o volume de produção. Nesse caso, muito menos dinheiro será gasto em uma peça.
3. Formação de uma oferta através de pesquisa de marketing. Nesse caso, estimula-se o crescimento do volume de compras dos clientes e forma-se um afluxo de novos clientes.
4. Formação de estrita disciplina financeira. Nesta variante, um círculo limitado de pessoas pode dar “aprovação” para despesas.

O programa de otimização de gastos orçamentários deve abranger as áreas mais restritas. Então será o mais eficaz possível.

Caminhos de otimização

Um plano de otimização de custos pode incluir três direções que uma empresa pode seguir.

Destaques redução expressa, redução de custos corporativos em ritmo acelerado, sistemáticoabreviaturas.

Cada um dos métodos é usado em uma situação específica. As medidas tomadas nesse sentido devem estar alinhadas com a situação atual e também devem ser baseadas em planejamento de longo prazo.

Redução expressa

Escolhendo este método para reduzir custos, é urgente deixar de pagar despesas em alguns itens. Para determinar o resultado, você precisa descobrir as prováveis consequências de cada método de otimização.

Todos os custos são divididos em:

• Alta prioridade. Tais despesas são necessárias para que a empresa continue suas atividades. Estes incluem o pagamento de salários aos funcionários, a compra de matérias-primas para a produção.
• Prioridade. Este é o custo de pagar por comunicações móveis, publicidade. Se você parar de pagar de acordo com este artigo, o trabalho da empresa falhará.
• Permissível. Estes incluem benefícios para funcionários, pagamento de tratamento em sanatório para funcionários. Se a empresa não tiver fundos gratuitos, esses pagamentos podem ser suspensos, mas é preferível mantê-los.
• Desnecessário. Um exemplo desses custos é o pagamento de um voo privado para o chefe da empresa. O cancelamento de tais despesas não afetará negativamente as operações da empresa.

Ao escolher uma redução expressa de custos, em primeiro lugar, os pagamentos por um item “desnecessário” são interrompidos e os permitidos são fortemente limitados. Não é aconselhável reduzir as duas primeiras categorias.

Rápida redução de custos

Otimização de custos na empresa em ritmo acelerado é possível como resultado deuma série de eventos. Para cortar custos da forma mais eficaz possível, a administração deve determinar onde economizar primeiro.

1. Economize em materiais para produção e matérias-primas. As formas de otimizar os custos podem ser diferentes. A revisão de contratos com fornecedores para obter mercadorias a um preço favorável é a forma mais eficaz de reduzir custos. Além disso, os fornecedores podem oferecer adiamentos de pagamento, o que dará à empresa a oportunidade de levantar o valor necessário sem obter empréstimos adicionais.
2. Análise de custos de transporte e otimização deste item de despesa. Além disso, você pode reduzir o custo da eletricidade, telecomunicações. O departamento de transporte pode ser terceirizado e, em seguida, entrar em contato com o centro logístico, que elaborará um programa de redução de custos de transporte. Para reduzir o custo da eletricidade, controlar seu consumo, monitorar o nível de iluminação no escuro, instalar equipamentos de economia de energia. A redução da lista de funcionários com direito a comunicações móveis corporativas reduzirá significativamente os custos. Você pode negociar com uma operadora de celular ou um provedor de serviços de telecomunicações para concluir um contrato corporativo com condições favoráveis.
3. Cortes de pessoal e redução da folha de pagamento. A terceirização e o trabalho autônomo reduzem efetivamente o custo do pagamento de salários aos funcionários, e as empresas de recrutamento ou um departamento de recrutamento interno ajudarão a substituir funcionários ineficientes. Por exemplo, não é necessário ter uma faxineira na equipe. equipe de manutenção terceirizadaeconomizará até 20% dos pagamentos atribuíveis a cada funcionário.

Outra opção é otimizar os custos reduzindo os salários, mas proporcionando benefícios sociais: ampliando o rol de condições do seguro médico, fornecendo aos funcionários alimentação por conta da empresa ou café grátis na máquina. Estudos mostram que o investimento neste caso será lucrativo no longo prazo, pois aumentará a fidelidade da equipe.

Abreviaturas sistemáticas

Como o nome deste método de otimização indica, sua essência é realizar atividades periódicas visando a redução de custos.

1. Gestão de investimentos. Os investimentos de longo prazo devem sempre ser cuidadosamente justificados, para que uma empresa adquira equipamentos novos e mais eficientes, o departamento em questão deve discutir qual será o benefício para a empresa quando o projeto der certo, quando começar a dar lucro. A introdução de novas tecnologias competitivas ajuda no desenvolvimento dos negócios. No entanto, ao tomar a decisão de comprar algo, a administração deve ter em mente o objetivo principal - redução de custos.
2. Gestão de compras. Consiste em buscar periodicamente novos fornecedores que ofereçam produtos de qualidade a melhores preços.
3. Gestão de processos de negócios. A "gestão súbita", tão inerente ao nosso país, afeta muito os princípios de fazer negócios. Do ponto de vista de novos métodos, ao organizar os processos de negócios, propõe-se olhar a produção do lado do comprador. Faça uma análise do processo. O gerente do empreendimento precisa se perguntar: o comprador pagará por isso? O cliente não vai querer pagar por movimentação de mercadorias, downtime, reequipamento de produção sem alterações que melhorem o produto. Portanto, tais despesas devem ser reduzidas o máximo possível ou eliminadas completamente.

Regras de otimização

Ao elaborar um plano de ação para otimizar custos, deve-se lembrar que uma solução situacional para um problema nem sempre é a melhor escolha. Reduzir custos é uma tarefa que deve se tornar um bom hábito todos os dias.

Seguindo as regras de otimização, você pode obter o máximo efeito com a menor perda.

1. Os custos nem sempre precisam ser reduzidos, mais frequentemente eles precisam ser gerenciados de forma eficaz. Às vezes, para reduzir os custos gerais, você precisa aumentar a quantidade de custos em alguma direção específica.
2. Os custos são reduzidos ao mínimo para alcançar o melhor resultado. A regra da eficiência diz que uma unidade de custo deve necessariamente fornecer o resultado máximo.
3. Sempre há custos, seja ação ou inação.
4. Não há pequenas coisas quando se trata de gastar. Deixe os funcionários da empresa se irritarem com o relatório sobre o uso da terceira dúzia de canetas em um mês. Mas uma vez que eles se acostumam a prestar atenção nas pequenas coisas, eles podem ver um aumento de salário ou melhores condições de trabalho como resultado.
5. Esforçar-se para manter os custos o mais baixo possível nem sempre é útil. Pode ser ótimo reduzir um pouco os custos e mantê-los no caminho certo.nível necessário.
6. A otimização dos gastos orçamentários é impossível sem investimentos financeiros.
7. Existe um tipo de gasto que permite evitar prejuízos ainda maiores. Isso inclui seguro, contratação de seguranças, instalação de alarmes e melhoria da qualidade do produto.
8. Todos os funcionários da empresa devem ser incluídos no processo, mas todos devem ter sua própria e importante tarefa para eles.
9. Cuidado nunca é demais. Um pensamento ou palpite que surge como resultado da leitura do relatório obriga a uma análise mais profunda dos indicadores e quase sempre leva a uma redução de custos.
10. A otimização de custos deve ser feita constantemente. Novos itens de despesas afetam o lucro da empresa. Aparecendo de repente e desaparecendo repentinamente despercebidos, podem causar danos significativos ao orçamento da empresa. O acompanhamento das despesas deve ser uma tarefa obrigatória que é reportada à alta administração da empresa.

Otimização de receitas e despesas - procedimentos que andam de mãos dadas. Despesas incontroláveis não trarão lucro para a empresa, e o crescimento do lucro está diretamente relacionado ao controle de custos.

Confusão de conceitos

O programa de otimização de custos do Finance geralmente contém itens sem custo.

Para criar o programa mais eficaz, a equipe de gestão deve entender a diferença entre os tipos de custos.

Por exemplo, o controle de custos com base em P&L não seria considerado controle de custos.