Auditoria de pessoal é Definição, tipos, métodos, tarefas e objetivos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A auditoria de pessoal é uma verificação da eficácia do trabalho da equipe, realizada por funcionários especialmente designados ou por terceiros. Ao contrário da auditoria clássica usada na contabilidade, a auditoria de pessoal não é obrigatória e não é regulamentada por leis especiais e atos legais da Federação Russa. É realizado por iniciativa do chefe da empresa para resolver certos problemas. O principal objetivo dessa auditoria, na maioria das vezes, é identificar o estado do pessoal da empresa. Também é usado para encontrar maneiras de aumentar a produtividade e reduzir os custos de produção.

Como classificar

As inspeções estão relacionadas a um ou outro tipo de auditoria de pessoal de acordo com parâmetros como:

• Período de dados usado: curto prazo, longo prazo e curto prazo.
• Método de obtenção das informações: oral ou documental
• Natureza da informação a ser verificada: legal, qualificada ou mista;
• Para revisores: internos e externos.

A auditoria de pessoal é realizada em duas direções: identificação de infrações legais eidentificação de infrações à disciplina trabalhista - busca de derrapagens de custos desarrazoados, identificação de motivos para simples, casamento, etc. Portanto, a auditoria de pessoal na direção da atividade é dividida principalmente em jurídica, qualificação e mista.

Auditoria de pessoal jurídico

Durante a auditoria de pessoal jurídico, eles verificam a documentação do departamento de pessoal, a folha de ponto das oficinas, verificam faturas e recibos com os materiais e ferramentas disponíveis. Verifique a exatidão do preenchimento de contratos de trabalho, carteiras de trabalho, ordens executivas. Verificar se os funcionários estão seguindo as descrições de trabalho. Eles realizam pesquisas e realizam pesquisas para identificar violações da legislação trabalhista da Federação Russa, bem como as regras e padrões adotados em um determinado campo de atividade que os funcionários devem cumprir. Por exemplo, os requisitos de padrões sanitários na indústria de alimentos, GOSTs, padrões de qualidade e conformidade com os regulamentos.

A principal tarefa de uma auditoria de pessoal jurídico é identificar violações antes que sejam detectadas por uma comissão especial durante a auditoria. Isso ajudará a evitar problemas com a lei e melhorar a qualidade dos produtos e serviços.

Auditoria de pessoal de qualificação

A auditoria de qualificação de pessoal da organização é realizada para identificar deficiências no trabalho do pessoal e determinar maneiras de eliminá-las. Também permite identificar a presença de qualificações insuficientes de um trabalhador oupelo contrário, para identificar os funcionários mais valiosos que precisam ser promovidos ou pagos mais para que tenham um desempenho ainda melhor e façam mais.

A auditoria de pessoal de qualificação é mais relevante nas áreas de atividade em que o sucesso do empreendimento depende inteiramente das qualidades profissionais do funcionário. Por exemplo, no comércio. Se o vendedor trata os compradores incorretamente, por ignorância ou incapacidade, isso afeta diretamente o resultado financeiro da empresa - a receita diminui, os volumes de produtos vencidos aumentam. Ao mesmo tempo, apenas uma verificação pode revelar se o motivo da diminuição da receita é a baixa qualificação do funcionário, e não algum outro fator. Neste exemplo, uma auditoria de pessoal ajudaria a identificar um funcionário sem escrúpulos e substituí-lo a tempo, antes que a empresa comercial estivesse à beira da falência.

Auditoria abrangente de pessoal

A auditoria de pessoal abrangente envolve o uso de auditorias legais e de qualificação, bem como todos os métodos disponíveis para avaliação e análise de informações. Essa verificação permite avaliar o estado do pessoal e identificar o potencial de pessoal da empresa, identificar violações legais existentes na empresa e removê-las antes que isso leve a perdas financeiras e de pessoal indesejáveis.

Este método de realizar uma auditoria de pessoal tem, além das vantagens listadas, duas desvantagens - custará mais e levará mais tempo, pois mais participantes estarão envolvidos para verificar uma grande quantidade de dados. É por issofaz sentido realizar apenas em casos de emergência: em caso de falência ou durante uma crise financeira, quando o mercado se estreita e a concorrência se intensifica.

Quem pode inspecionar

A auditoria do sistema de pessoal pode ser realizada tanto por funcionários da empresa quanto por organizações terceirizadas. Ao mesmo tempo, surge o problema de determinar o nível de competência do inspetor, uma vez que o conceito de auditoria de pessoal não é fixado na prática legal, e as instruções, normas e regras existentes são destinadas à auditoria nas atividades contábeis. Mas quão completa e confiável a informação será recebida e como ela será analisada e avaliada depende de quais medidas o chefe da empresa tomará para melhorar a situação com o pessoal.

No entanto, uma saída foi encontrada. Assim, como instruções e regras básicas para organizar uma auditoria de pessoal em uma empresa, podem ser tomados os fundamentos da auditoria financeira e, em particular, os requisitos para informações recebidas e fornecidas como:

• objetividade;
• credibilidade;
• temporização;
• honestidade;
• plenitude.

Assim, o auditor deve cumprir não apenas as regras de ética profissional, ser honesto e objetivo, mas também aderir a determinadas regras na coleta e processamento de informações, bem como na elaboração de um relatório de auditoria. Ao mesmo tempo, ele não precisa ter nenhum certificado especial com ele para se envolver em uma atividade como uma auditoria de pessoal. Mas isso não significaque pode ser realizado por qualquer funcionário. Para resolver as tarefas de uma auditoria de pessoal, o inspetor deve ter um certo nível de conhecimento e qualificação.

Realizar uma auditoria de pessoal pode ser um funcionário de uma empresa especializada, ou alguém do pessoal da empresa com nível suficiente de educação e competência. Na maioria das vezes, são chefes de departamento, contadores e outros especialistas altamente qualificados. E aqui surge um dilema diante do chefe da empresa: o que é melhor, contratar uma organização especializada ou realizar uma auditoria por conta própria? A resposta a esta pergunta depende de fatores como:

• O custo do pessoal altamente qualificado envolvido na auditoria de pessoal e o custo dos serviços de uma empresa de auditoria;
• Quantidade de informação que requer processamento e termos permitidos para o seu processamento.

Geralmente acredita-se que uma auditoria de pessoal realizada por funcionários de uma empresa é mais barata, o que nem sempre é verdade. O envolvimento de especialistas externos costuma ser muito mais lucrativo se for necessário realizar uma auditoria em uma grande empresa, onde o volume de informações é muito grande. As empresas que prestam serviços de auditoria têm mais experiência, seus funcionários são mais qualificados, pelo menos na área de auditoria de pessoal, então a auditoria custará menos e melhor e levará menos tempo.

Auditoria de recursos humanos por conta própria, como conduzir

Se o chefe da empresa, no entanto, decidiu realizar uma auditoria com a ajuda de seus funcionários,ele precisa conhecer algumas características. Normalmente, o objetivo de uma auditoria de pessoal neste caso é estudar o trabalho não da empresa como um todo, mas de algum departamento separado, embora seja necessário garantir o nível máximo de confidencialidade das informações.

Para começar, o gerente terá que criar um grupo de trabalho, geralmente composto por 4-5 pessoas, e determinar a pessoa responsável por conduzir a auditoria e elaborar o relatório de auditoria. Todo o processo de preparação e condução pode ser dividido nas seguintes etapas de uma auditoria de pessoal:

1. Desenvolvimento de um plano de ação.
2. Determinação do tamanho da amostra: número de funcionários entrevistados, volume e tipo de documentos verificados. Quanto maior a amostra, mais preciso será o resultado, mas mais demorado será o procedimento de verificação.
3. Elaboração de formulários de questionários, elaboração de perguntas.
4. Verificação da documentação do departamento de pessoal, bem como documentos da área a ser conferida.
5. Pesquisa e questionamento dos funcionários da empresa.
6. Análise das informações coletadas, incluindo o uso de tecnologia de computador e programas especiais.
7. Elaboração, com base nas informações obtidas durante a auditoria, de um relatório de auditoria, no qual o responsável pela implementação da auditoria de pessoal na empresa expressa sua opinião sobre o estado do pessoal, suas qualificações e satisfação com o trabalho condições.

O relatório de auditoria é elaborado por escrito, sendo-lhe anexado o comprovativo sob a forma de relatório sobre os trabalhos realizados. Todas as páginas do relatório devem ser numeradas e arquivadas em pasta. Em geral, qualquerou não existem regras rígidas para a elaboração de uma conclusão, bem como para a sua realização, uma vez que a auditoria de pessoal tem como objetivo obter informações para os usuários internos, portanto, os dados obtidos como resultado de tal auditoria não são publicados em nenhum lugar, e na maioria das vezes são estritamente confidenciais e sua divulgação é inaceitável. Além disso, deve ser assegurada a confidencialidade das informações, tanto na fase de planejamento quanto nos resultados da verificação. É desejável que os funcionários da empresa não saibam sobre a próxima inspeção. Isso ajudará a evitar o conluio entre eles, o que significa que permitirá aumentar a objetividade e a confiabilidade das informações recebidas.

Coleta de informações e métodos de processamento

Os métodos de auditoria de RH não são diferentes daqueles usados em auditorias contábeis, apenas informações de natureza e finalidade diferentes são obtidas. Eles usam principalmente formulários pré-preparados de questionários e listas de perguntas. As informações obtidas durante a auditoria sobre os funcionários da empresa são comparadas com os requisitos básicos prescritos em manuais especializados, descrições de cargos e padrões de qualidade do trabalho.

As informações obtidas durante a auditoria na forma de questionários e registros de respostas a perguntas e outros documentos recebidos durante a auditoria são coletadas, classificadas e comparadas de acordo com a hora e o local em que a auditoria de pessoal foi realizada. O relatório elaborado com base nos resultados da auditoria deve conter, se não todos os documentos, então o mais importante deles.

Quais tarefas podem ser resolvidasauditoria de pessoal

Auditoria do sistema de pessoal ajuda a avaliar melhor o potencial da empresa e a qualificação do pessoal. Isso torna possível identificar os funcionários mais valiosos da força de trabalho e fornecer a eles empregos e salários mais adequados ao seu nível.

Como a experiência mostra, é mais lucrativo para um gerente elevar aqueles que já trabalham na empresa na carreira do que contratar um novo. Por um lado, isso aumentará o retorno dos demais colaboradores, pois eles terão perspectivas de carreira, por outro lado, um novo colaborador pode não se enraizar na equipe, e isso aumenta a rotatividade de pessoal, o que pode afetar negativamente o desempenho dos a empresa. A rotatividade de pessoal também pode ser o resultado de uma política de pessoal incorreta. Por exemplo, se a complexidade do trabalho ou o nível de responsabilidade e o nível de pagamento não corresponderem. Isso só pode revelar uma auditoria do trabalho do pessoal.

Tal verificação ajuda não só a identificar os funcionários mais valiosos ou se livrar dos menos valiosos, mas também a resolver problemas que estão diretamente relacionados ao fato de a organização do trabalho ser realizada incorretamente na empresa. Por exemplo, durante uma inspeção em uma das oficinas, foi revelado que devido à colocação inadequada de materiais, os trabalhadores gastavam até duas horas por dia apenas entregando-os aos locais de processamento, pois estavam armazenados em um armazém distante. Como resultado, tempo e esforço foram desperdiçados. Os trabalhadores cansaram mais rápido e perderam a concentração. Isso afetou a qualidade e o volume dos produtos. Sem uma auditoria de pessoal, este erro do sistemaa produção não seria fixa, o que significaria desperdício de recursos.

Responsabilidade dos auditores

O auditor é responsável apenas por sua opinião expressa no relatório do auditor. No final, a decisão sobre as mudanças de pessoal é tomada pelo chefe da empresa, e a tarefa do auditor é apenas transmitir a ele sobre o estado do pessoal da empresa, qual o nível de suas qualificações, se há violações da lei, disciplina laboral, medidas de segurança, se há realmente especialistas altamente qualificados. Indique os fatores que afetam negativamente ou positivamente o trabalho do pessoal e o uso racional do tempo de trabalho.

Como resultado, o auditor elabora um relatório de auditoria no qual indica:

• quais eventos foram realizados;
• quanto trabalho foi feito;
• quais problemas e riscos ele encontrou no decorrer de seu trabalho;
• o que precisa ser feito para corrigir a situação se o estado do pessoal ou a política de pessoal for negativo;
• possíveis consequências se as violações não forem corrigidas.

Por si só, a inspeção não resolve o problema de pessoal inadequadamente selecionado ou ações incorretas dos funcionários da empresa, sua violação das regras de segurança ou não conformidade com instruções e regulamentos técnicos. O objetivo de uma auditoria de pessoal é identificar os pontos fortes e fracos do sistema de pessoal existente na empresa e dar recomendações sobre como eliminar deficiências e melhorar esse sistema. O auditor nãoresponsabilidade pelo estado da política de pessoal e decisões que o gerente tomará com base nos resultados da auditoria.

Onde e como contratar auditores para verificar o pessoal

Esse tipo de serviço é prestado principalmente por empresas de consultoria e agências de recrutamento especializadas em consultoria e recrutamento para outras empresas. Existem tais organizações em quase todas as grandes cidades. Eles geralmente anunciam seus serviços em jornais e revistas de publicidade locais ou em paredes especiais de publicidade na Internet. Alguns têm um site oficial da empresa.

Na contratação, é feito um acordo entre empresa e empresa prestadora de serviços de auditoria de pessoal, que deve especificar os direitos e obrigações das partes e pagar pelo serviço. Normalmente, as partes contratantes se reúnem várias vezes antes de elaborar um contrato, discutindo as nuances e os possíveis riscos. Quais atividades serão realizadas. Um plano de trabalho aproximado é negociado (a consultoria pode até apresentar um prospecto para o plano de auditoria de RH).

A principal vantagem de contratar uma organização especializada terceirizada para organizar uma auditoria de pessoal é a independência da auditoria. Se um funcionário de uma empresa, de uma forma ou de outra, depende tanto do gerente quanto da força de trabalho, o auditor externo tem independência quase completa. Sua opinião é baseada apenas em fatos observados.

A auditoria de RH é uma das maneiras mais fáceis e acessíveis de verificar o sistema de pessoal de uma organização edeterminar o potencial de recursos humanos existente da empresa. Este método de verificação é parte integrante da contabilidade gerencial da empresa e deve ser realizado regularmente, independentemente do resultado financeiro de suas atividades.