Inventário em farmácia: procedimento, documentos, composição da comissão de inventário

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Inventário é a verificação do estoque de uma empresa em uma determinada data, comparando os dados reais com as informações do balanço patrimonial. Esta é a principal maneira de controlar os valores das propriedades. Para obter mais informações sobre como o inventário é realizado e processado em uma farmácia, continue lendo.

Legislação

Os seguintes documentos normativos regulamentam o procedimento de inventário em uma farmácia:

• Despacho do Ministério das Finanças nº 49 "Instruções para inventário";
• ch. 25 do Código Tributário da Federação Russa;
• FZ No. 129 "Na Contabilidade";
• documentos normativos da autoridade estadual que exerce o controle interno;
• ordens da liderança da organização.

Tempo

Inventário ajuda a rastrear a movimentação de fundos e determinar o valor da propriedade. A legislação não especifica claramente as condições e a frequência da reconciliação. Esses dados devem ser registrados na política contábil da empresa. O número de inspeções por ano, suas datas, a lista de propriedades também é determinada pela administraçãoempresas.

FZ No. 129 especifica as situações em que um inventário deve ser realizado em uma farmácia:

• ao transferir ativos para aluguel, recompra ou venda;
• anualmente antes do relatório;
• ao mudar de responsável;
• quando fatos de roubo de propriedade são revelados;
• em caso de desastre natural ou emergência;
• quando uma organização é reorganizada ou liquidada, etc.

Preparação

Antes do início do teste, você precisa formar uma comissão. Geralmente inclui um contabilista, um representante da administração e um especialista que conhece bem a condução dos negócios. Uma pessoa financeiramente responsável também está envolvida em encontrar a propriedade “de fato”. A composição da comissão, o momento da auditoria é aprovado pelo chefe da empresa por ordem especial.

Após sua assinatura, a comissão inicia as atividades preparatórias. Em primeiro lugar, o armazém da farmácia é verificado quanto à presença de um alarme de incêndio, as condições de armazenamento do MPZ (presença de cofres, recipientes especiais). As áreas de armazenamento MZP devem ser equipadas com instrumentos de medição. A exportação de mercadorias do território da organização deve ser controlada. As entradas e saídas da sala em que os MZP são armazenados são vedadas. A comissão também verifica se foi celebrado um acordo trabalhista e de responsabilidade com o lojista.

Inventário na farmácia

Antes de calcular os saldos reais, todos os recebimentos de caixa são fixos,faturas de fornecedores. Depois disso, a comissão recebe um formulário de lista de inventário. Esta é uma lista de valores disponíveis, apresentados em ordem alfabética. Ele lista todos os salários mínimos disponíveis para a organização, sua quantidade e qualidade. De acordo com esses dados, verifica-se a presença do MZP. A propriedade que não está listada é excedente. O procedimento para sua identificação e contabilização será descrito com mais detalhes a seguir.

O inventário em uma farmácia pode ser realizado de uma das seguintes formas: por meio de saldo, uso de equipamentos, preenchimento manual da lista.

No primeiro caso, as mercadorias efetivamente disponíveis são conferidas com os valores listados no ato. Todas as discrepâncias identificadas são registradas e corrigidas no inventário. Este método de reconciliação leva muito tempo. No decorrer do trabalho diário, principalmente se a farmácia tiver alto tráfego, aumenta a probabilidade de colocar o medicamento na caixa errada ou deixá-lo próximo ao caixa. Ao levar a mercadoria, parte das drogas pode ser forçada a usar drogas mais populares. É muito difícil recalcular todo o jogo em busca de uma posição perdida. Portanto, durante essas verificações, muitas vezes é revelada uma escassez, que de fato não existe. Temos que recolher novamente a comissão e verificar novamente.

A maneira mais fácil de fazer o inventário em uma farmácia é usar um equipamento que escaneia as mercadorias em suas áreas de armazenamento, transfere os dados do terminal para um computador e gera automaticamente as planilhas de inventário. As informações recebidas são comparadas com os dados contábeis. Todas as discrepâncias são registradas no inventário.

Método semelhanteo processamento de dados fornece um terceiro método. A diferença está no fato de que os próprios funcionários precisam trazer todas as mercadorias para o scanner e processá-las. Esse processo leva muito tempo. Mas existe uma maneira de organizar o tempo racionalmente.

A comissão deve ser dividida em grupos de dois. É necessário realizar a verificação de diferentes extremidades da farmácia, movendo-se uma em direção à outra. Uma pessoa será o “servidor” (“contagem”) e a outra pessoa será a “digitalização” (“escrita”). O primeiro abre a caixa e passa todos os preparativos para o parceiro, que os digitaliza e os transfere para uma caixa separada. Depois que o inventário de uma caixa ou prateleira estiver concluído, você precisa colocar uma caixa de medicamentos nela e passar para a próxima prateleira. Após a conclusão do teste, você só precisa organizar os medicamentos na ordem correta. Com este método de inventário, todas as mercadorias que estiverem fora de lugar serão levadas em consideração. O computador calculará seu número e dará o resultado final.

Resultados do arquivamento

Após a verificação, um ato de inventário é gerado. Apresenta a escassez identificada e a reordenação. Um relatório de mercadoria provisório é gerado separadamente. É assinado pelo presidente da comissão de inventário e por todos os participantes da auditoria.

Contabilidade de Excedentes

Às vezes os resultados da auditoria revelam propriedades que não estão refletidas no balanço patrimonial. Em tal situação, a comissão precisa estabelecer as causas de sua ocorrência. No balanço patrimonial, o excedente é contabilizado ao preço de mercado na data da verificação, lançando DT10 KT91. Com maisuso, esses excedentes são reconhecidos como despesas das atividades ordinárias. Em NU, seu custo é classificado como receita não operacional. Em caso de uso posterior, é baixado como despesa no cálculo do imposto de renda.

Caso a administração decida vender os salários mínimos identificados, a contabilização das despesas dessas operações ocorrerá em outra ordem. Os rendimentos da venda dos excedentes identificados devem ser deduzidos do preço da sua aquisição. Não existe essa informação sobre os excedentes. Os métodos de seu cálculo não são prescritos por lei. Portanto, a receita com a venda desses produtos não está sujeita a ajuste, uma vez que os custos de sua fabricação não foram considerados no inventário.

Regras de estoque

A reconciliação de saldos em uma farmácia é diferente do estoque usual. A comissão só pode realizar uma auditoria em sua totalidade. A ausência de até mesmo um de seus membros pode servir de base para protestar contra os resultados. Durante o inventário, você precisa prestar atenção especial aos seguintes pontos:

• Os medicamentos sujeitos à contabilidade quantitativa são contabilizados por tipos, embalagens, nomes, formas e dosagens. Eles são inseridos no ato do inventário em grupos.
• A responsabilidade pelo furto de fundos é do gerente do armazém, se a comissão puder provar sua culpa. O empregado deverá pagar multa igual a cem vezes o dano causado à pessoa jurídica.
• Ao reconciliar agentes venenosos, é elaborado um formulário de inventário separado. Em caso de detecção de desvios acima do aprovadonormas, o gerente deve notificar a organização superior sobre isso dentro de três dias.

Contabilização de f altas nos registros contábeis

A escassez não pode ser coberta por excedentes. Eles são baixados dentro das normas estabelecidas por ordem do chefe. As taxas de baixa não se aplicam a medicamentos fabricados na fábrica.

A perda de medicamentos não pode ser atribuída ao desperdício natural:

• durante o armazenamento, transporte, devido à violação das condições e regras de operação técnica;
• ao reparar ou transportar equipamentos;
• durante as operações do armazém, acidentes, emergências;
• perdas tecnológicas.

Nos registros contábeis, a f alta refere-se aos custos de distribuição e se reflete nos lançamentos:

DT94 KT10 - o lançamento é feito com base no ato do inventário;

DT20(44) KT94 - a entrada é feita com base no certificado de cálculo.

Na NU, as perdas dentro das normas de perda estão relacionadas aos custos de material. As próprias normas estão indicadas em tais Despachos do Ministério da Saúde: nº 1689 (2007), nº 375 (1996), nº 284 (2001), nº 2 (2007).

Se a farmácia GORZDRAV revelar f altas acima das normas, os custos são baixados para os culpados com os seguintes lançamentos:

• DT94 KT10 - com base no extrato da conta.
• DT73.2 KT94 - baseado na ordem da cabeça.

O Código do Trabalho prevê a obrigação do empregado de compensar o dano real ao empregador. Este último é entendido como uma diminuição real do imóvel ou deterioração de seu estado, bem como a necessidade de o empregador arcar com o custo de restauração do imóvel. As pessoas financeiramente responsáveis devem compensar os danos integralmente. Se um funcionário se recusar voluntariamente a compensar o dano, cujo valor excede seu salário médio mensal, a recuperação é realizada através do tribunal.

Se os autores não forem identificados ou o tribunal se recusar a recuperar, as perdas são baixadas para os resultados financeiros: DT91 KT94.

Contabilização da escassez em NU

Em NU, tais perdas estão incluídas nas despesas não operacionais. O fato da ausência de perpetradores deve ser documentado pela autoridade autorizada. Casos de roubo de objetos de valor em uma farmácia devem ser considerados pelas autoridades estaduais. Se os autores não forem encontrados, a investigação preliminar é interrompida. A comissão emitirá uma resolução sobre esse fato, cuja cópia será enviada ao procurador. Uma cópia deste documento apenas confirma a ausência dos autores.

Imóveis, cuja escassez foi revelada durante o inventário, não foi utilizado para transações de IVA. Se os autores do furto não forem encontrados, o valor do imposto estará sujeito a recuperação.

Inventário na farmácia: documentos

A lei não estabelece formas claras de processamento dos resultados da verificação. Portanto, a secretaria municipal de saúde, a farmácia, pode desenvolver seu próprio formulário de ato, indicando nele todos os detalhes necessários. Você pode tomar como base os formulários prontos do Comitê Estadual de Estatística (por exemplo, INV-3) e complementá-los com os campos necessários.

Esta lista de inventário indica todos os membros da comissão, o local da inspeção, informações sobre unidades de medida,disponibilidade real de instalações e dados de balanço.

Os resultados dos estoques (escassez e superávits em termos quantitativos e monetários) são refletidos no ato pela comparação da disponibilidade real de medicamentos com os dados contábeis. Medicamentos vencidos devem ser incluídos em um inventário separado. Isso tornará mais fácil escrevê-los. Esses medicamentos não devem ser refletidos na lei geral de inventário.

Anulação de medicamentos vencidos

O procedimento para estabelecer o prazo de validade dos medicamentos é obrigatório para todas as empresas farmacêuticas. O prazo de validade é entendido como o tempo pelo qual o medicamento deve atender integralmente a todas as exigências farmacopéicas e condições técnicas em que foi liberado. Medicamentos vencidos devem ser retirados de venda e baixados. Para esses fins, você pode desenvolver seu próprio formulário de documento ou usar o formulário estabelecido: TORG-15, TORG-16.

Não há nenhum documento regulatório que prescreve as regras para a destruição de drogas. No âmbito desta operação, pode consultar o despacho do Ministério da Saúde N 382. Este estabelece a obrigação do proprietário de produtos de baixa qualidade, falsificados e falsificados de os destruir. O procedimento em si é regulamentado pelo decreto governamental nº 674. Esses medicamentos são transferidos mediante contrato para uma organização especializada que possui licença para descarte de resíduos das classes I-IV.

Imposto de Renda

O procedimento para cancelar medicamentos vencidos geralmente não levanta dúvidas. Acima de tudo, a equipe de contabilidade está interessada no método de anulação das despesas incorridas.

O Ministério das Finanças no Ofício N 03-03-06/1/24154 esclareceu que o custo das mercadorias caducadas e os custos da sua eliminação podem ser imputados a despesas (artigo 264.º do Código Tributário), desde que que estes últimos sejam documentados. Preste atenção especial a este ponto.

Quando um armazém de farmácia é inventariado, a carta de porte TORG-15 é frequentemente usada. No entanto, ele não exibe informações sobre a natureza dos defeitos. Portanto, para confirmar as despesas com o descarte de medicamentos, você deve apresentar os seguintes documentos:

• ato de inventário;
• a decisão do proprietário das drogas de retirá-las e destruí-las;
• acordo com empresa de descarte de resíduos, cópia de sua licença;
• documento confirmando a transferência de drogas;
• certificado de descarte.

As seguintes informações devem ser divulgadas nestes documentos:

• local de destruição;
• nome dos medicamentos, sua forma, dosagem, série, unidade de medida;
• número de medicamentos transferidos;
• tara e informações de embalagem;
• nome do fabricante.

Todos esses dados são necessários para identificar medicamentos descartados.

Conclusão

Pelo menos uma vez por ano, antes da apresentação dos relatórios anuais, deve ser feito um inventário na farmácia. O processo de comparação do valor do imóvel real com o número deve ser registrado nos documentos aprovados emna forma prescrita. Se possível, é melhor usar um método computadorizado de coleta de dados. Todos os medicamentos com prazo de validade vencido são registrados em ato próprio, indicando todos os dados necessários para sua posterior baixa. Somente se esses requisitos forem atendidos, o custo de mercadorias vencidas e o custo de sua eliminação podem ser contabilizados.