Estrutura de gestão matricial: esquema, princípios básicos, eficiência

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Estrutura organizacional é um modelo de relacionamento entre cargos e pessoas em uma determinada organização.

A estrutura organizacional é um conjunto de várias dependências (por exemplo, funcionais, hierárquicas) entre elementos individuais (como cargos organizacionais, células, unidades) das organizações que permitem gerenciá-la. A essência da OS é a correta conexão de metas e objetivos com as pessoas e formas de influenciá-las nos processos de trabalho, ou seja, a criação de determinadas partes na organização e, em seguida, sua integração para gerenciá-las de forma mais eficaz.

A estrutura matricial é uma das estruturas mais procuradas por organizações complexas que se caracterizam pelo foco nas atividades do projeto.

A estrutura matricial é caracterizada por um afastamento da suposição tradicional de que a estrutura organizacional formal como um todo deve ser um sistema permanente e imutável. Nesta estrutura, foi possível combinar as características positivas das estruturas de linha de pauta com as propriedades da estrutura.

Conceito

A forma matricial de organização da gestão refere-se a uma das formas de estrutura organizacional da empresa, bastante difundida nas condições modernas. Ele se baseia na sobreposição de dois critérios de mesclagem. Os departamentos funcionais formam a base da criação de uma matriz. Após sua definição, os conjuntos de grupos são selecionados e plotados. Dependendo do perfil da empresa, o principal critério para distinguir os grupos mencionados anteriormente é o departamento de produção ou temporário que lida com uma tarefa específica.

Esse tipo de estrutura está associado ao conceito matemático de matriz, ou seja, uma matriz retangular de números reais, caracterizada por uma combinação de colunas e linhas.

Em uma estrutura matricial, as colunas são equivalentes a funções de repetição constante. Cada elemento da matriz possui 2 centros de decisão - um gerenciador de funções e um gerenciador de tarefas. Suas vantagens são flexibilidade e abertura a mudanças no ambiente, maior responsabilidade do gerente de projeto pelo projeto, melhor fluxo de informações e a oportunidade de os funcionários aumentarem sua criatividade.

Este tipo de estrutura organizacional foi introduzido nos anos sessenta na indústria aeroespacial. A NASA desempenhou um papel de liderança na aplicação dessa estrutura. A estrutura da matriz é mais frequentemente construída em torno dos problemas ou projetos em que a organização participa. Eles geralmente são reconhecidos nas linhas da matriz. Colunas de matriz são análogas de funções constantes e repetidas.

Aplicativos

Estrutura matricialusado quando é necessário realizar certas atividades especiais que exigem a nomeação de equipes de projeto no sistema de gestão empresarial. Os membros desses grupos são funcionários das unidades organizacionais permanentes da estrutura.

A atribuição de funcionários pode ocorrer nos seguintes casos:

• desconexão completa da célula original (departamento) durante a duração da tarefa (projeto) da empresa e subordinação completa ao gerente do grupo de projeto designado (estamos falando das chamadas equipes de projeto);
• dupla subordinação de funcionários: tanto ao chefe da divisão da célula principal quanto ao chefe da equipe (esta solução corresponde a estruturas matriciais típicas).

Cada funcionário, que é um dos elos na estrutura da matriz, é membro da equipe do projeto, assim como do departamento funcional. O resultado desse bipartidarismo é o fato de haver vários líderes. A estrutura organizacional matricial é um empreendimento bastante complexo. Nem toda empresa pode implementá-lo efetivamente. A aplicação desta estrutura pode levar a muitas coisas positivas e negativas na organização.

Benefícios

Entre as características positivas do uso da estrutura matricial estão:

• criar condições para o trabalho interdisciplinar;
• promoção de habilidades de colaboração;
• flexibilidade;
• promover a alta identificação dos funcionários com as metas;
• criar mecanismos independentes de gestão e coordenação;
• promovendo o surgimento do fenômeno da sinergia;
• liberação do potencial criativo dos colaboradores;
• possibilidade de foco abrangente em um problema detalhado;
• maior abertura e flexibilidade na adaptação às mudanças no ambiente;
• aumento da responsabilidade do gerente-coordenador do empreendimento devido à ampliação de suas competências para todo o ciclo de implantação do projeto;
• melhorando o fluxo de informações.

Falhas

Entre as características negativas do uso da estrutura matricial estão:

• alto custo de gerenciamento;
• possibilidade de anarquia;
• aumento do tempo de conclusão da tarefa;
• violação do princípio da unidade de comando e possibilidade de disputa de competência entre chefes de função e coordenadores de projetos;
• f alta de relacionamento e confiança por parte dos líderes de função e de projeto;
• exige bastante dos gestores e subordinados, o que dificulta o preenchimento dos grupos de trabalho;
• incerteza e ameaça que acompanham o líder da equipe e os participantes do mecanismo de gerenciamento do projeto;
• sobrecarregando os gerentes de projeto com problemas contínuos de coordenação.

Recursos de estrutura

A estrutura matricial é recomendada como moderna pela facilidade com que uma organização opera em uma matrizsistema capaz de responder às mudanças nas condições ambientais. Esse tipo de estrutura é construído com base no princípio do agrupamento bidimensional: colunas são equivalentes a funções de repetição constante e linhas representam tarefas, produtos e projetos incomuns e que mudam periodicamente.

Se uma organização executa várias tarefas separadas (projetos) ao mesmo tempo, as equipes que as executam agem como se "cruzassem" a estrutura tradicional de "staff-line", criando uma matriz de tarefas e funções.

Cada elemento da matriz - uma posição ou uma unidade organizacional - são dois centros de tomada de decisão: um gerente de função e um gerente de tarefa (projeto). Ambos os sistemas se cruzam como resultado da penetração da antiga divisão em funções com a nova divisão em projetos. Isso leva à transferência de informações e coordenação do trabalho em um arranjo horizontal, e o offload geralmente sobrecarrega os canais verticais (divisão hierárquica por função).

Na estrutura matricial, que usa duas regras de agrupamento sobrepostas, existem características estruturais da gestão empresarial como:

• alto grau de especialização do tipo profissional;
• descentralização profunda;
• pequeno grau de formalização.

Estrutura matricial na prática

A mundialmente famosa empresa automobilística americana Ford usou uma abordagem de matriz para criar um de seus modelos mais populares, o Ford Focus. O grupo criado para esse fim foi chamado de "equipefocos", incluindo engenheiros, designers, especialistas em marketing e produção. A organização do trabalho do chefe foi realizada por especialistas de outras áreas da empresa. Graças à implantação dessa estrutura e à reunião de especialistas, o projeto de criação um novo modelo foi bem sucedido pelo menos um ano antes, do que poderia ter sido alcançado usando a abordagem anterior da empresa.

As seguintes empresas também utilizam a estrutura matricial: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid e Manhattan Bank. No entanto, a estrutura matricial, apesar de todos os esforços envolvidos na implantação e tentativa de implantação, não encontrou aplicação em empresas como Philips ou Citibank. A situação acima assume que a estrutura matricial não é uma estrutura universal adequada para implementação em qualquer empresa.

Exemplo de estrutura matricial

A figura abaixo mostra um exemplo de uma estrutura de controle matricial e um diagrama dos relacionamentos dentro dela.

Como pode ser visto na figura, a estrutura contém tanto o princípio de separação funcional quanto de design dos links de subordinação.

O chefe da empresa dentro desta estrutura tem vários suplentes. diretor para as áreas: marketing, P&D, produção, economia e finanças, departamento técnico. Esta lista pode variar de empresa para empresa. Cada um desses deputados os diretores assumem suas responsabilidades funcionais de acordo com o perfil.

Na subordinação de cada um deles você pode verfuncionários. Se pegarmos o departamento de pessoal, o gerente de pessoal será subordinado ao adjunto de pessoal. Se pegarmos um assistente de marketing, um especialista em marketing será subordinado, etc.

O gerente de RH desempenha suas funções funcionais no campo do trabalho de pessoal, mas ao mesmo tempo ele também tem outro gerente de projeto (não apenas funcional). Esse funcionário obedece e cumpre as ordens de seu gerente de projeto ao qual estava vinculado. Isso traz à tona a essência da dupla cadeia de comando.

Da mesma forma, você pode tomar o exemplo de um especialista em suprimentos. Por um lado, no âmbito da estrutura organizacional, reporta-se ao seu chefe do departamento de compras, por outro lado, participando do projeto, reporta-se ao gerente do projeto no desempenho da função de suprimentos.

Quando você deve aplicar a estrutura matricial?

A estrutura de controle matricial e seu esquema de aplicação são possíveis nas seguintes situações:

• Quando o ambiente externo da empresa exerce forte pressão sobre ela, por exemplo, no caso de alta concorrência no mercado. Através da adoção de medidas abrangentes de todas as células da estrutura do array, você pode atrair a atenção dos consumidores de forma rápida e eficaz.
• Em uma situação em que uma empresa processa incontáveis quantidades de dados e informações. A utilização desta estrutura facilita muito a distribuição de responsabilidades e a coordenação de tarefas.
• Caso os recursos em que a organização está localizada sejam limitados, a estrutura matricial acaba sendo economizadoradecisão. Através do uso de recursos limitados, como especialistas em produção, não apenas o departamento que produz o produto A pode ser usado, mas também o departamento que produz o produto B.

Apesar das dificuldades envolvidas na criação de uma estrutura de array ativa, ela funciona em empresas e muitas vezes contribui para o sucesso e acelera o timing dos projetos.

Princípios básicos de formação

Na estrutura de controle matricial e no esquema de sua formação, distinguem-se duas partes distintas: fixa e variável. A parte fixa consiste em unidades organizacionais específicas para a estrutura de pessoal (administração geral), enquanto a parte variável consiste em grupos de funcionários atribuídos a uma obrigação específica (projeto). Após a conclusão deste projeto, essas equipes são separadas e podem ser recriadas dependendo das necessidades da instituição.

Assim, a parte variável da estrutura inclui cargos organizacionais ou conjuntos de cargos criados a partir de funcionários vinculados, como parte das funções que compõem o processo produtivo (por exemplo, pesquisa e desenvolvimento, planejamento, compras, produção, vendas), para a implementação de projetos individuais. Dependendo do tipo de empresa, são nomeados gerentes de projeto e outros funcionários das divisões da indústria. A parte fixa desta estrutura consiste nas unidades organizacionais de suporte típicas (por exemplo, pessoal, finanças, contabilidade, etc.) necessárias paragestão eficaz das instituições.

A estrutura de gerenciamento da matriz e o esquema de sua estrutura são uma matriz em que as colunas são uma hierarquia funcional e as linhas de links são uma hierarquia técnica. Assim, as células executivas (departamentos) se reportam ao gerente funcional no sistema vertical, enquanto no sistema horizontal dependem dos coordenadores de projetos.

O nome da estrutura matricial é derivado da matemática: na ciência, o termo "matriz" refere-se a uma matriz retangular de números reais que caracteriza o feedback de linhas e colunas. Juntos, isso cria uma matriz que define a relação entre elementos de linha e colunas.

Em um organograma matricial, as linhas geralmente representam empreendimentos incomuns e recorrentes, enquanto as colunas são o equivalente a funções permanentes e repetitivas desempenhadas por grupos de pessoal. Se vários ou uma dúzia de grandes projetos estão sendo executados simultaneamente, as equipes que executam esses trabalhos agem como se fossem “cruzadas” da estrutura tradicional de linhas de pessoal, criando uma matriz de tarefas objeto-funcionais. Uma característica da estrutura matricial é o afastamento do princípio do controle exclusivo.

Conclusão

A estrutura matricial pode ser considerada como uma solução universal, especialmente naquelas instituições onde são executadas tarefas individuais complexas que requerem coordenação e cooperação de especialistas de vários setores. Portanto, a matriza estrutura é especialmente útil em institutos científicos e de pesquisa, escritórios de design, centros de pesquisa, etc. Atualmente, essa estrutura também é usada em muitas grandes instituições (holdings, corporações), bem como em empresas de consultoria organizacional e agências de publicidade. A estrutura da matriz é flexível e permite a interação entre as pessoas em todos os níveis de gestão da organização.