O que é contas a receber e como trabalhar com isso

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Organizações ou empreendedores individuais com um sistema de pagamento não em dinheiro geralmente ficam perplexos: “O que é: os recebíveis estão crescendo a cada mês, crescendo como uma bola de neve?” Alguém dirá que isso é bom - os produtos (serviços) estão em demanda e, com o cálculo, você pode esperar um pouco. Mas não se iluda - basicamente, esse aumento é um sinal de que a empresa incorrerá em perdas em um futuro próximo. Você já pensou que alguns devedores permanentes usam você como banco? Esses fundos que não são pagos a você no prazo são dinheiro grátis para seus clientes. Enviam para outras necessidades, dizem, pode esperar com os pagamentos (ninguém exige). E o que as organizações de crédito fazem neste caso? Naturalmente, multado por atraso no pagamento ou juros acumulados. Então é hora de entender o querecebíveis e como reduzi-los tendo um controle rigoroso!

Dicas para ajudar a reduzir contas a receber

Em princípio, todo o "recebível" é dividido nos seguintes tipos: normal (o período entre o embarque (prestação de serviços) e o período de liquidação contratual); em atraso (o valor não foi recebido na data especificada no contrato) e sem esperança (quando não há como devolver o dinheiro). E para não ficar na segunda e terceira situações, você deve seguir as dicas a seguir. O trabalho contínuo com recebíveis tem várias etapas.

1. Rastreie os devedores semanalmente com software. Felizmente, já foram desenvolvidos programas de computador que geram relatórios em questão de segundos. Isso permite que você monitore sistematicamente a situação financeira.
2. Quanto mais cedo você faturar, mais cedo o dinheiro chegará. Além disso, é desejável que o cliente seja lembrado das condições de pagamento. Por exemplo, anexe uma carta respeitosa sobre isso à fatura, ou você pode adicionar essas informações na folha da fatura abaixo, destacando-a em negrito. A ideia de pagar em dia deve estar firmemente arraigada na memória do devedor.



3. Um sistema de desconto por pagamento antecipado é uma ótima maneira de incentivar os clientes a pagar o mais rápido possível. Isso significa que você pode obter um desconto, digamos, de 2%, se o pagamento for feito em 10 dias, enquanto o contrato especifica um prazo de 30 dias a partir da data de emissãoconta (e veja a Dica 2 abaixo).
4. O trabalho constante com os devedores aumenta muito as chances de conseguir dinheiro. As cartas devem ser acompanhadas de telefonemas. Claro, os lembretes não devem ser vistos como assédio em primeiro lugar. As mensagens devem ser sempre educadas, mas firmes, pergunte aos compradores quando eles podem pagar.
5. Outra forma eficaz é prever punições como penalidades, multas, juros. Por exemplo, basta olhar para as contas de serviços públicos ou um telefone celular para entender o que são recebíveis no setor de habitação e serviços públicos e comunicações, e também para ver quais são as condições de acumulação e cobrança lá estabelecidas. Essas empresas são extremamente eficientes na cobrança de inadimplência.
6. Envie a dívida para uma agência de cobrança se, apesar de todos os esforços, o devedor não lhe pagar. Não é o ideal, mas as empresas de cobrança sabem o que são recebíveis, como lidar com eles e são muito teimosos em "nocautear" dinheiro.

Por que precisamos de uma auditoria de dívida?

Com a gestão correta, o monitoramento constante das dívidas funciona de forma eficaz. A maioria dos clientes tende a pagar em dia. Além disso, é aconselhável verificar o status das contas realizando uma auditoria de contas a receber e a pagar. Com base em seus resultados, são identificados os pontos fortes e fracos das atividades da empresa e são propostas as medidas adequadas para melhorar sua condição financeira. As principais etapas de auditoria são as seguintes:

1. Estudo dos documentos constituintes, políticas contábeis da organização.
2. Análise da documentação primária, relacionando a documentação financeira com os termos dos contratos e preços vigentes na época.
3. Avaliação de documentos de liquidação, comparação com formulários de relatório.
4. Determinação da confiabilidade dos dados do balanço patrimonial e suas aplicações.
5. Desenvolva recomendações.

Em princípio, a área de trabalho com contas a receber e a pagar exige apenas um sistema de organização e controle que funcione bem. Defina suas próprias regras e siga-as.