Tipos de reuniões: protocolo, estrutura e conteúdo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

É impensável imaginar o trabalho de qualquer organização sem comunicação empresarial. A comunicação adequada entre os funcionários permite que você resolva as tarefas de forma rápida e fácil.

Existem muitos tipos de reuniões nas organizações, e cada uma delas possui características e tarefas próprias. Conhecer essas nuances ajudará a facilitar a discussão de questões de negócios. Este artigo falará sobre os tipos de reuniões, ajudará você a entender por que elas são realizadas e como elas são registradas no trabalho de escritório.

Metas das reuniões de negócios

O principal objetivo de realizar qualquer tipo de reunião e reuniões é desenvolver soluções construtivas específicas para problemas urgentes e considerar questões comerciais urgentes. Além disso, durante a reunião coletiva, a equipe tem a oportunidade de compartilhar opiniões, ideias ou fazer uma proposta sobre a melhor solução para problemas com os superiores.

Qualquer tipo de reunião de negócios permite que você tenha uma visão abrangente da situação da organização, para determinar seus pontos fortes e fracos. Deve-se notar que ao participar deste formatocomunicação empresarial é uma rápida adaptação de novos funcionários da empresa ou empreendimento.

Tarefas

As seguintes tarefas de todos os tipos de reuniões podem ser distinguidas:

• solucionando problemas e questões atuais;
• integração das atividades dos departamentos de acordo com o objetivo estratégico da empresa;
• avaliação da empresa e suas divisões estruturais individuais;
• manutenção e desenvolvimento da política da empresa.

Para entender em que formato realizar tal evento de negócios, você precisa decidir qual das tarefas acima corresponderá a ele, e depois entender a qual classificação ele pertencerá.

Tipos e classificação

Uma reunião, como tipo de comunicação empresarial, pode ter uma forma diferente de realização, que determina o seu assunto e a lista de funcionários presentes.

A principal classificação das reuniões deve ser destacada:

1. Região de propriedade. Aqui podemos distinguir os tipos de reuniões como administrativas (que prevêem a discussão de questões problemáticas), científicas (seminários e conferências, cujo objetivo é discutir questões científicas atuais), políticas (que prevêem uma reunião de membros de qualquer festas e movimentos) e tipos mistos.
2. Escala. Aqui, destacam-se os internacionais, onde estão envolvidos especialistas de outros países ou parceiros estrangeiros, nacionais, regionais e municipais.
3. Regularidade. Em qualquer formato de reunião, pode haverpermanente ou periódica.
4. De acordo com a localização - local ou viajando.

E também todos os tipos de reuniões podem ser divididos da seguinte forma:

1. Instrutivo, prevendo um formato diretivo de conduta, onde um líder superior transmite informações diretamente a seus subordinados, que então divergem e são transmitidas ao longo da vertical do poder. Na maioria das vezes, no decorrer de tal comunicação empresarial, as ordens do CEO são ouvidas, o que pode afetar significativamente o curso da empresa, e também podem ser normas de comportamento ou inovações importantes.
2. Operacional (salas de controle). O objetivo deste tipo de reunião é obter informações sobre o estado das coisas em uma organização ou empresa. O fluxo de informações neste caso é direcionado dos subordinados subordinados aos chefes de departamentos ou ao diretor geral. Basicamente, nas reuniões operacionais são consideradas questões sobre a implementação de roteiros, atividades planejadas, planos estratégicos e operacionais. Uma diferença importante entre a reunião operacional (de despacho) e todas as outras é que elas são realizadas regularmente e possuem uma lista fixa de participantes. Vale ress altar também que durante a reunião pode não haver pauta.
3. Problemático. Essa reunião é convocada em caso de necessidade urgente de tomar uma decisão de concluir tarefas em pouco tempo ou resolver um problema global para a empresa.

Além de todos os itens acima, pode-se destacar separadamente um dos tipos de produção mais popularesreuniões - planejamento. Em regra, tal evento é realizado diariamente ou uma vez por semana, no qual estão presentes o chefe do departamento e os executores diretos, que recebem as tarefas do dia e discutem o andamento de sua implementação.

O tema da reunião do pessoal da empresa na reunião pode ser qualquer tipo de problema que surja no curso da empresa, e o curso da discussão pode ser dedicado a mudanças no ambiente externo em que uma determinada organização opera.

Organização de uma reunião

Qualquer tipo de reunião, independentemente do seu formato, requer uma preparação cuidadosa, pois a sua eficácia depende deste momento. Inicialmente, você precisa determinar os seguintes pontos:

• alvo;
• questões discutidas;
• definindo tarefas para a equipe (com base na funcionalidade e subordinação);
• passos para completar tarefas.

Hoje, a maioria das reuniões são conduzidas de forma muito medíocre, pelo que perdem o seu significado, e as tarefas atribuídas podem ser mal executadas. Portanto, é extremamente importante pensar em todo o andamento dessas reuniões de negócios e construir uma discussão de trabalho de forma que não leve apenas tempo, mas tenha um feedback da equipe.

Reuniões

Deve-se notar que grandes empresas e organizações que buscam ganhar uma certa participação de mercado e desenvolver sua empresa com o objetivo de obter grandes lucros fazem uma grande apostadiscutir questões importantes justamente por meio de reuniões. A partir da prática de gerentes de sucesso, você pode formar o seguinte conjunto de regras sobre como se preparar para uma reunião:

Primeiro, a lista de participantes é determinada. Deve ficar claro quem convidar para a reunião e qual o papel que ele desempenhará nela. Muitas vezes acontece que as pessoas convidadas podem não entender o assunto, e são convidadas "por via das dúvidas", mas nesse momento podem fazer o seu trabalho e não perder tempo.

É importante preparar uma agenda. Se a reunião for agendada, é elaborada uma agenda com antecedência, que indica os assuntos a serem discutidos e também determina os principais palestrantes. É importante lembrar que este documento deve ser enviado aos responsáveis pela elaboração das informações e aos que estarão presentes para que todos os participantes possam elaborar relatórios, propostas e dúvidas complementares. Se necessário, a agenda poderá ser ajustada.

Questões importantes e estratégicas devem ser colocadas em primeiro plano na reunião. Os palestrantes de tais assuntos devem necessariamente ser pessoas (chefes de departamentos, seções, oficinas) que sejam pessoalmente responsáveis pela implementação de quaisquer atividades estratégicas da empresa.

Pontos Importantes

É importante lembrar que qualquer reunião tem duas etapas principais - a preparação e a realização propriamente dita. A primeira etapa inclui determinar a relevância de conduzir um negóciosão indicadas coleções, tarefas, objetivos principais e secundários, é formada uma lista de participantes e palestrantes, são elaborados relatórios, apresentações e um relatório de acordo com o tema ou uma agenda previamente definida. A segunda etapa envolve a implementação do curso previamente planejado da reunião, ouvindo relatos e discutindo questões atuais e estratégicas.

Se durante essa comunicação empresarial for necessário decidir o que e para quem fazer dos funcionários, podemos destacar a terceira etapa - a tomada de decisão. Em regra, as deliberações são tomadas pelo presidente, que preside à reunião, a seu critério ou por discussão ou votação coletiva.

Amostra de plano de reunião

Com um plano claro à sua frente, qualquer gerente pode conduzir uma reunião com eficiência e eficácia, o que permitirá que você obtenha feedback da equipe e defina as tarefas certas para eles. Este plano pode incluir o seguinte:

• discurso de saudação;
• ouvir relatórios e resumir por um determinado período de tempo (trimestre, semana, meio ano, mês);
• cobertura de questões atuais relevantes para a empresa;
• ouvir sugestões para solução de problemas (brainstorming);
• avaliação das opções propostas e discussão de sua implementação;
• acumulação de opções;
• votando pela adoção de uma ou outra opção;
• determinando limites durante a resolução de problemas (determinando quem é responsável, tempo, métodos e métodos).

Gravação

Grandealguns tipos de reuniões precisam ser fixadas em papel (documento), o que é chamado de protocolo. Manter este tipo de documentação permite legitimar as decisões tomadas. E também, graças ao protocolo, você sempre pode acompanhar o andamento da implementação das atividades e, em caso de falha na conclusão das tarefas, determinar quem é o responsável por isso.

A punção, via de regra, é conduzida pelo secretário do líder que preside a reunião. No entanto, esta função também pode ser executada por outros trabalhadores.

Funções e tarefas do secretário

Antes do início das reuniões de negócios, o secretário deve estar familiarizado com a lista de convidados e a lista de assuntos discutidos. No entanto, vale ress altar que, se a reunião for realizada regularmente, é esse funcionário que coleta toda a documentação (listas, planos, agenda, etc.) e ajuda o líder a se preparar para a reunião.

A princípio e se necessário, o secretário poderá solicitar às pessoas que comparecerem o preenchimento de uma ficha de inscrição, onde serão indicados seus nomes completos. e posição. Isso será necessário ao redigir o protocolo. Em seguida, o secretário anuncia a pauta, que marca o início da reunião. Além disso, quando os presentes começam a discutir os assuntos, o secretário registra o andamento deste evento. Ao final da reunião, este funcionário prepara a versão final da ata, após a qual assina com o presidente e envia tudo para as pessoas envolvidas.

É extremamente importante que o Secretário, ao compilar, pague os devidosatenção para o aparecimento da ata da reunião. Deve incluir um cabeçalho, local, lista de participantes, questões discutidas e decisões tomadas.

Conclusão

A partir das informações acima, fica claro que a realização de reuniões nas empresas é extremamente importante. No entanto, vale sempre lembrar que a preparação de alta qualidade para esses eventos carrega mais de 50% da chave para o sucesso na cobertura de informações, estabelecimento de metas e sua implementação de alta qualidade.