2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38
Na posição de "Gerente de Escritório", a maioria dos empregadores vê um funcionário que desempenha uma ampla gama de tarefas. A introdução desta unidade no quadro de pessoal tem como objetivo garantir o bom funcionamento do escritório ou mesmo de vários serviços responsáveis por este. Se você não precisa de uma secretária comum que atenda chamadas, receba correspondência e visitantes, é claro que um gerente de escritório é um líder, pois esse funcionário precisa de certos poderes e autoridade. Sem isso, ele não poderá cumprir com eficácia as funções que lhe são atribuídas.
Como parte de sua tarefa principal, a lista de funções que um gerente de escritório deve desempenhar deve abranger pelo menos cinco áreas. Ao mesmo tempo, deve-se entender que o escritório não é uma sala onde o chefe se senta, mas um local onde ainda são desempenhadas funções administrativas e gerenciais. Isso significa que sua qualidade e prazos vão depender de como será construído o trabalho do gerente do escritório.
Responsabilidades gerenciais. Estes incluem planejamento de escritório, estrutura organizacional, gestão de funcionários, cultura corporativa, desenvolvimento de políticas.comunicação com as contrapartes e controle sobre sua observância.
Funções administrativas. Eles abrangem a organização do trabalho de escritório, o estabelecimento de relações entre serviços, a distribuição do espaço de escritório entre os funcionários.
Deveres domésticos. O gerente do escritório deve organizar a compra de equipamentos de escritório, artigos de papelaria, consumíveis e equipamentos domésticos. Além disso, ele deve garantir a limpeza do escritório, manutenção de equipamentos de escritório, pagamento pontual de contas de serviços públicos, aluguel, etc.
Atribuições de controle. Esta área de atuação inclui a realização de auditorias, revisões, inventário de bens materiais, documentação.
Relatório. Eles incluem a preparação de documentação de relatório (informações) para o gerente.
Dependendo do tamanho da organização, esse funcionário pode ser um único executivo com autoridade gerencial (para pequenas empresas) ou pode chefiar um departamento inteiro. Ao mesmo tempo, o responsável da organização deve compreender que nem sempre se justifica a vontade de universalizar os colaboradores, imputando às suas funções aquilo que é da competência de outros serviços. Por exemplo, você não deve carregar esse funcionário com contabilidade, gerenciamento de pessoal etc. Essa mistura geralmente afeta negativamente a qualidade do trabalho. A razão disso está no fato de que essas responsabilidades são muito mais amplas do que as responsabilidades de manutenção do escritório, elas permeiam toda a organização como um todo. Portanto, ao redigir um currículo, um gerente de escritório deve fazerconcentre-se na experiência de trabalho e nas habilidades nas cinco áreas de atividade acima, em vez de misturá-las a uma gama muito ampla de tarefas, muitas vezes não relacionadas à operação do escritório. Ao mesmo tempo, um empregador que procura um funcionário qualificado nesta área não deve esquecer porque precisa desse funcionário e não apresentar requisitos redundantes que não estejam relacionados à função principal.
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