Plano de gerenciamento do projeto: descrição, compilação, análise

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O que é um plano de gerenciamento de projetos pode ser entendido pela compreensão do termo gerenciamento de projetos. É uma arte e uma ciência ao mesmo tempo, bem estabelecida em uma economia de mercado orientada para o consumidor. É a elaboração estruturada de um plano de trabalho com a designação de metas intermediárias para determinadas datas. Como parte de sua implementação, é nomeado um projeto responsável, que executará o trabalho, e órgãos reguladores que fiscalizarão o cumprimento da norma. O gerenciamento de projetos é sempre eficaz? Quem ou o que influencia o resultado final?

Aspecto teórico

O plano de gerenciamento de projetos está sempre associado a implementações inovadoras e consiste em elementos de análise de um novo produto, mercado, categorias de consumidores. Seu principal objetivo é resolver a tarefa planejada no menor tempo possível com a máxima economia de dinheiro.recursos.

Por design, cada projeto tem um efeito inovador limitado. A inovação se manifesta em uma abordagem individual para a criação de bens que diferem de bens ou serviços similares. Essa capacidade permite refinar e alterar sistematicamente as propriedades de um produto ou serviço.

Este parâmetro é parte integrante do plano de gestão da comunicação do projeto, o desenvolvimento de novos produtos, a reparação de obras ou a campanha eleitoral, a formação de um sistema de informação na empresa.

O aspecto teórico envolve a combinação de conhecimentos, habilidades, formas e meios para criar um novo produto e serviço. Para atender às exigências do mercado e às expectativas dos investidores, é necessário encontrar o equilíbrio ideal entre custos, prazos, metas e qualidade do projeto que está sendo realizado.

O plano do projeto deve conectar logicamente todas as áreas do conhecimento com os recursos disponíveis e o potencial dos executores.

Tipos de sistemas

Qualquer tarefa, como criar um novo produto e depois vendê-lo, pode ser feita com ou sem um plano de gerenciamento de projeto.

A primeira opção será baseada na utilização de um sistema matricial, que determina o responsável (gerente) do projeto. Ele se reportará ao diretor e seu grupo será composto por funcionários de vários departamentos que são liberados das funções diretas de trabalho durante a duração do projeto. Essas mudanças de pessoal exigem coesão da equipe e uma compreensão clara das metas e resultados do projeto.

A segunda opção pressupõe que um dos chefes de departamento será nomeado responsável. Todas as tarefas do projeto serão executadas por funcionários desta unidade. Mas, em geral, os funcionários não terão uma compreensão completa dessa tarefa e a perceberão como um fardo adicional. Como resultado, o tempo e os resultados podem ser imprevisíveis.

Variedades de projetos

As empresas usam projetos no trabalho como um método não tradicional de tomar iniciativas que não podem ser usadas nas operações do dia-a-dia. Sua participação nas empresas aumenta a cada ano.

Projetos são sempre diferentes, mas têm algo em comum. Estas são as condições de tempo limitado, a busca por artistas competentes e dinheiro adicional. As seguintes direções são distinguidas:

1. Projeto arquitetônico. Para ter sucesso nos negócios, é necessária a participação de engenheiros, designers, consumidores e investidores. Um exemplo marcante é o inventor e arquiteto norte-americano B. Fuller, que conseguiu interessar as pessoas e desenvolver um modelo de banheiros modulares. Esses cômodos são uma opção econômica e ainda hoje são usados na construção de prédios residenciais.
2. Visão conceitual. A questão é criar condições propícias à criação de novas ideias. Um exemplo é um projeto com empresas de telefonia nos Estados Unidos procurando uma forma de proteger cabines telefônicas de saqueadores. Das muitas opções, optamos por uma construção em aço inoxidável. Hoje esse elemento pode ser observado na porta da frente.em muitos edifícios.
3. Planejamento. É muito importante construir uma sequência de execução do projeto. Por exemplo, de acordo com este critério, o Parque Nacional de Yellowstone conseguiu implementar o plano diretor para o intercâmbio e sua manutenção.
4. Construção de objetos. O trabalho tem como foco o cumprimento das normas e regras de construção, bem como o controle sistemático de cada etapa. A ausência de um órgão controlador pode levar à destruição do objeto com danos imprevistos.

Antes de decidir sobre uma das abordagens, é necessário desenvolver um plano de gestão da qualidade para o projeto. Na produção de equipamentos médicos ou medicamentos, é melhor focar na qualidade das etapas de planejamento. No caso em que o produto acabado precisa ser reaproveitado de uma área para outra, por exemplo, a instalação de sistemas de ar condicionado e aquecimento em edifícios de vários andares, o foco está no controle.

Fator de Sucesso

O plano de gerenciamento de projetos é hoje parte integrante de um resultado bem-sucedido. No passado, a sua criação era característica de áreas tradicionais de produção (defesa, energia, construção). Atualmente, essa abordagem é usada por quase todas as segundas empresas, ou melhor, 45% de todas as organizações. Isso inclui instituições financeiras que fornecem serviços e bens para a empresa.

Muitas vezes, uma empresa focada no produto sente a necessidade de modificá-lo sistematicamente em resposta aos novos requisitos do cliente. Neste caso, criarplano de gerenciamento do projeto. Hoje, a maioria das organizações funciona por meio dessa abordagem.

Dicas para criar um plano

Na prática, muitas empresas em seus empreendimentos encontram dificuldades e vão à falência. Por exemplo, a Lockheed, que falhou com a aeronave L-1011, ou o projeto Deep Tunnel, que visava aumentar a infraestrutura de esgoto da cidade de Chicago. As empresas incorreram em grandes custos, tentando manter o que conseguiram fazer e vender até certo ponto - seu produto.

O principal motivo das falhas foi que o desenvolvimento detalhado do plano de gerenciamento do projeto não foi realizado, e a gestão da empresa estava totalmente focada no resultado final, e não em etapas sucessivas para atingir a meta.

Para implementar um empreendimento de sucesso, é necessário desenvolver um conceito com uma sequência clara de ações, considerando as seguintes dicas:

1. Visualize o projeto de terceiros. Essa técnica permitirá que você avalie objetivamente o que está acontecendo, dê uma nova olhada nas situações, resolva os problemas que surgiram e revise os custos;
2. Delegar a tomada de decisão. Tal abordagem fornecerá uma compreensão dos objetivos intermediários do projeto, aumentará a eficácia em várias vezes;
3. Faça um plano de backup. Opções adicionais para resolver problemas que surgiram ajudarão a economizar tempo e dinheiro. E dividir o conceito em várias partes o deixará mais próximo da conclusão.

Responsável pela gestão

Plano de Gestão da QualidadeUm projeto é então eficaz quando seu líder atende a determinados critérios. Escolher uma pessoa capaz de realizar as atividades necessárias e levar a empresa a um novo patamar é um empreendimento arriscado. No entanto, é melhor não atrasar a solução do problema.

Os principais atributos do candidato devem ser responsabilidade, ambição, capacidade de gestão de pessoas e alto nível de competência. Na prática, isso não é suficiente, pois ele também precisa conhecer o conteúdo da obra. O plano de gerenciamento do escopo do projeto na maioria dos casos consiste em etapas:

• desenvolvimento da documentação;
• distribuição de poderes e tarefas;
• aprovação do plano de trabalho;
• criando cenários para situações inesperadas.

Finalmente é melhor dar preferência a candidatos motivados e auto-nomeados. Isso mostra a principal característica de um líder - a capacidade de tomar decisões sérias rapidamente.

Riscos do projeto

O plano de gerenciamento de riscos é um sistema estruturado para identificar fatores, avaliá-los e respondê-los. Consiste em normas de previsão disponíveis e aceitáveis em termos das consequências de um cenário.

Existem vários níveis de gerenciamento de risco nos negócios:

• identificação de abordagens e elaboração de um plano de ação;
• procurar riscos que possam alterar o resultado do projeto;
• avaliação de risco qualitativa e quantitativa;
• desenvolvimento de métodos e procedimentos para reduzir possíveis ameaças;
• monitorando a execução de todo o ciclo do projeto.

Recursos

Você pode influenciar no aumento dos resultados finais do conceito, bem como reduzir o custo e o prazo da obra, escolhendo tecnologias modernas, funcionários qualificados e recursos financeiros para concluir a tarefa. As tecnologias utilizadas e o plano de gerenciamento de recursos do projeto são considerados ferramentas fundamentais para o sucesso da empresa.

Juntamente com a chave, existem ferramentas adicionais necessárias para gerenciar a chave. Por exemplo, podem ser celebrados contratos que permitem atrair os recursos necessários no momento certo. Os navios atribuem ao sistema de gestão de pessoal e ao próprio conceito, a formação da interação de informações de todos os participantes.

Classificação

A análise dos planos de gerenciamento do projeto inclui dois elementos: uma avaliação da estrutura e um exame do grau de implementação. A análise é necessária para entender completamente como o conceito é eficaz em termos de recursos investidos.

O primeiro elemento inclui uma avaliação pelos colaboradores dos indicadores, tarefas, resultados finais do trabalho. Aqui, são feitos ajustes para o processo de trabalho futuro. Todos os demais processos estarão relacionados ao elemento de análise de desempenho, no qual o trabalho realizado é registrado e as previsões são desenvolvidas.

A maioria das empresas utiliza um sistema de avaliação de critérios conceituais, onde avaliam custos, duração do trabalho e sua qualidade. Se algum dos critérios não for atendido, um plano de gerenciamento de mudanças do projeto é formado. Neste caso, há uma revisão dos valores dos indicadores, tarefassendo ajustado.

A etapa final da análise é a comparação dos resultados alcançados com os planejados.

Circunstâncias imprevistas

A compostura do diretor em situações imprevistas e sua avaliação adequada dos problemas que surgiram desempenham um papel importante na implementação do plano de gerenciamento do projeto.

A f alta dessa qualidade em um líder e a f alta de tempo para considerar as consequências de algumas decisões são as principais causas dos problemas. Tarefas não resolvidas que apareceram no início do trabalho podem não ser resolvidas, o que levará a prazos perdidos ou custos econômicos desnecessários. Ao mesmo tempo, o medo e a incerteza nas ações da liderança podem se espalhar rapidamente para todo o grupo de trabalho. Isso é comportamento psicológico. Por isso é muito importante que um líder tenha concentração e não perca a compostura escondendo emoções.

Versatilidade do projeto

Qualquer plano de gerenciamento de projeto requer que muitas tarefas sejam realizadas simultaneamente. Ao mesmo tempo, cada pergunta deve ser respondida com precisão e detalhes. Qualquer nuance emergente determina o destino do próprio projeto. A questão da prevenção de riscos é resolvida principalmente por meio de uma abordagem competente de especialistas.

Para implementar um projeto de sucesso, você precisa observar a velocidade de conclusão das tarefas, mostrar atenção aos detalhes, delegar trabalho aos colegas e avaliar sua qualidade em todas as etapas do lançamento de um projeto.

Atenção aos detalhes

Conduzir análise de mercado, análise SWOT, cálculo de fluxo de caixa eoutros indicadores-chave proporcionam um aumento na eficácia do projeto. O plano de negócios de gerenciamento de projetos não apenas define o tipo de empreendimento que está sendo implementado, mas também inclui projeções de receitas e despesas. Inclui os seguintes itens:

• descrição do negócio;
• estratégia de marketing;
• avaliação dos concorrentes;
• procedimentos operacionais;
• staff.

Planeje como um todo

Todos os funcionários do projeto atuam como parte de um todo único, pois o resultado final depende de suas ações.

Cada participante, dentro da sua área de responsabilidade, influencia o espírito do grupo de trabalho e a eficiência do trabalho em geral. Na gestão, é importante não fazer campanhas constantes para a implementação das tarefas definidas para atingir os indicadores de desempenho exigidos, mas garantir que cada participante sinta a sua importância na causa comum.