Despesas de viagem: pagamento, tamanho, postagens

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Para cumprir seus deveres oficiais, os funcionários são frequentemente enviados em viagens de negócios. Todas as despesas relacionadas com viagens, alojamento e alimentação são pagas pela organização. Leia mais sobre como as despesas de viagem são calculadas e pagas em 2018.

Regulamento legislativo

Subsídio diário é as despesas do empregado associadas à sua permanência fora do local de residência. De acordo com art. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, esses custos devem ser pagos pelo empregador no valor prescrito na política estatutária da organização.

As despesas de viagem na Rússia não são remuneração pelo trabalho, mas pagamentos de compensação. As diárias não dependem do desempenho de funções trabalhistas pelo empregado. Mesmo que essas tarefas não tenham sido realizadas durante uma viagem de negócios devido ao tempo de inatividade, a empresa ainda deve pagar as diárias.

No nível legislativo, existem normas para despesas de viagem que não são tributadas. De acordo com art. 217 do Código Tributário, se o valor da compensação não exceder 700 rublos para viagens de negócios no país e 2500 rublos para viagens de negócios no exterior, entãoa organização não pode pagar impostos. Isso não significa que a organização não tenha o direito de estabelecer um pagamento acima da norma. Basta pagar imposto sobre a diferença. Se a política contábil da empresa indicar o valor do subsídio de viagem no nível de 1000 rublos, o imposto de renda pessoal deve ser retido da diferença (1000 - 700=300 rublos)..

Procedimento de pagamento

A diária é reembolsada por cada dia gasto em viagem de negócios. Fins de semana, folgas, feriados e dias de viagem também são pagos. Se um funcionário saiu no domingo de manhã e retornou uma semana depois no sábado, todos os finais de semana desse período (4 dias) devem ser compensados. A legislação não prevê o pagamento de diárias, mas o empregador, a seu critério, pode introduzir tal cláusula na política contábil. Ao mesmo tempo, ele é obrigado a emitir um adiantamento antes da viagem.

Despesas reembolsáveis:

• para viagens e aluguel de moradia;
• despesas de vida (per diem);
• outras despesas incorridas à ordem ou com a autorização do gerente, mesmo que não tenham sido previamente acordadas.

Exemplo 1

A política contábil da empresa prevê o pagamento de 45 euros (3.330 rublos) por dia de estadia em viagem de negócios ao exterior e 700 rublos. - no território da Federação Russa. O funcionário esteve ausente por 10 dias: de 1 a 10 de julho. Nos primeiros 9 dias, ele tem direito a um pagamento de 45 x 9=405 euros (29.965 rublos). O retorno do dia à Rússia é pago à taxa de 700 rublos. Na data do pagamento antecipado, a taxa de câmbio do euro era de 70 rublos e no dia da aprovaçãorelatório antecipado - 68 rublos. Calcule o valor das despesas de viagem.

Como o funcionário recebeu a indenização antes da viagem, o recálculo dos valores emitidos será realizado pela taxa de emissão dos fundos:

• 405 x 70=28.350 rublos - nos primeiros 9 dias.
• Total acumulado: 28.350 + 700=29.050 rublos
• A taxa de pagamentos isentos de impostos sob a lei=9 x 2500=22.500 rublos.
• Diferença: 29.050 - 22.500=6.550 rublos - o imposto de renda pessoal deve ser retido desse valor.

Documentação

A base para fazer uma viagem é uma ordem escrita do empregador - uma ordem. A organização pode usar o formulário unificado No. T-9 ou desenvolver o seu próprio. O documento deve indicar o local, data, objetivo da viagem, número do certificado, atribuição de trabalho. A mesma lei prescreve o valor do subsídio diário e outros pagamentos limitados.

Antes da viagem, o funcionário deve receber um adiantamento e, ao retornar, fornecer um relatório sobre o uso dos recursos e a tarefa concluída. São atribuídos três dias para a preparação do documento. A própria organização desenvolve o formulário de relatório. Além do documento, devem ser anexados os originais de todos os documentos consumíveis.

Se o gerente aceitar o trabalho do funcionário, o contador é obrigado a refletir todas as despesas no balanço. Se o objetivo da viagem não for cumprido, parte das despesas poderá ser deduzida da renda do funcionário. Se um funcionário gastou mais dinheiro do que recebeu da caixa registradora, entãohouve alterações nas despesas de viagem, você deve pagar o excedente. O valor não gasto deve ser devolvido ao caixa, caso contrário o saldo será deduzido da renda do funcionário.

Viagens de negócios ao exterior

Nas viagens internacionais, a data de travessia da fronteira é o primeiro dia de uma viagem de negócios ao exterior e, quando se viaja para a Federação Russa, é pago à taxa prevista para viagens de negócios domésticas. Os cálculos são feitos de acordo com as marcas das autoridades de fronteira no passaporte.

Se um funcionário for viajar para o exterior, ele terá que comprar a moeda do país anfitrião. Esta função pode ser assumida pela organização prescrevendo em atos locais o pagamento de fundos em moeda estrangeira. Dólares e euros podem ser trocados em qualquer banco do país, ao contrário de unidades nacionais mais raras. Isso deve ser levado em consideração na elaboração dos atos locais. Se a organização estiver disposta a pagar as despesas de viagem em moeda estrangeira, é melhor trocar por dólar ou euro.

A contabilização de tais valores nos registros contábeis ainda é realizada em rublos, mas levando em consideração os seguintes recursos:

• se um pagamento antecipado for transferido para um cartão de rublos, o valor deve ser calculado à taxa de câmbio na data do pagamento;
• se o pagamento for feito em dinheiro, a taxa de conversão do rublo especificada no certificado de compra da moeda deve ser aplicada.

Número de dias

A duração real da estadia em uma viagem de negócios é determinada pelos documentos de viagem, ou seja, passagens. Se o funcionário fez uma viagem de negócios de carro, calculedias pode ser em um memorando, que ele é obrigado a fornecer ao retornar. Além disso, devem ser anexados todos os documentos que comprovem o uso do transporte (carta de porte, faturas, recibos, cheques, etc.).

Viagens de um dia

Não há um período mínimo legalmente especificado para uma viagem de negócios. A tarefa do líder pode ser concluída em um dia. Como posso recuperar os custos neste caso? O processo de documentação de uma viagem de negócios não depende de sua duração. O departamento de contabilidade deve emitir um pedido, marcar na folha de ponto e emitir um adiantamento ao funcionário. Após o retorno, ele é obrigado a relatar as despesas incorridas e devolver a diferença ao caixa da organização. Não há ajuda de custo para viagens curtas. No entanto, deixar um funcionário sem dinheiro não é uma boa ideia. Nesse caso, o empregador pode pagar a ele uma certa quantia, por exemplo, 50% da indenização devida por dia. Esta compensação é isenta de impostos.

Países da CEI

Viagens aos países da CEI são consideradas separadamente. Como não há carimbo no passaporte ao atravessar a fronteira, o prazo é determinado pelos documentos de viagem. O dia de partida é a data de partida do veículo e o dia de chegada é o dia em que cai a hora de chegada do veículo à cidade natal. O valor do pagamento é determinado pelo empregador. Os valores de compensação não tributáveis permanecem os mesmos - 700 e 2500 rublos. Atrasos no caminho são pagos por decisão do chefe se houver documentos que comprovem o fato de forçadoatrasos.

Exemplo 2

Um funcionário faz uma viagem de negócios por 3 dias.

• 10.08.17 às 22:10 o funcionário pegou o trem para Astana.
• 11.08.17 às 11:00 o trem chegou em Astana. Ou seja, o funcionário já cruzou a fronteira no dia 17/08/11.
• 11.08 e 12.07 o funcionário estava de plantão.
• 12.08 - o trem para a Rússia saiu às 15h05.
• 12.08 às 23:40 o trem chegou na Rússia. Ou seja, o funcionário já cruzou a fronteira em 17.12.17.

O subsídio diário na Federação Russa no valor de 700 rublos foi acumulado para 10 e 12 de agosto. Para 11 de agosto, um pagamento de 2.500 rublos deve ser acumulado. No total, para o período de viagem de negócios, o funcionário receberá: 700 x 2 + 2500=3900 rublos

Operações em BU

A contabilização das despesas de viagem em 2018, como antes, é realizada com base em um relatório prévio. Os valores das despesas são refletidos nas contas de contabilidade de custos, pois uma viagem de negócios é uma viagem de negócios.

Um pré-requisito para a viagem é a emissão prévia de um adiantamento. O contador pode emitir fundos da caixa registradora ou transferir para um cartão bancário. O adiantamento é calculado com base na duração da viagem e nos custos aproximados da viagem de negócios. Na BU esta operação é realizada da seguinte forma:

• Dt 71 Ct 50 - emissão de valores contábeis do caixa.
• Dt 71 Ct 51 - transferência de valores contábeis para o cartão.

O lançamento posterior de despesas de viagem depende do objetivo da viagem. Os custos serão debitados à contabilidade de custos da unidade cujos problemas são direcionados.decidir o empregado. Por exemplo:

• Dt 20 Kt 71 - o funcionário foi enviado em viagem para realizar trabalho com o cliente.
• Dt 44 Kt 71 - a viagem está relacionada com a venda de mercadorias.
• Dt 08 Ct 71 - um funcionário parte em viagem de negócios para concluir uma transação de venda de imóvel.
• Dt 28 Kt 71 - necessidade de viagens de negócios para devolução de produtos com defeito.
• Dt 19 Kt 71 - contabilização de IVA sobre valores adiantados.
• Dt 68 Ct 19 - dedução fiscal na fatura.

O retorno dos fundos não gastos é refletido nas seguintes transações:

• Dt 50 Kt 71 - adiantamento ao caixa.
• Dt 51 Kt 71 - depositando o saldo dos fundos na conta corrente.
• Dt 70 Kt 71 - retenção do saldo do adiantamento dos salários.

Você pode manter o valor somente se tiver passado mais de um mês e o funcionário não se opuser a esta operação. Caso contrário, o empregador terá que recorrer à justiça.

UST, contribuições sociais e outros impostos

De acordo com a Lei Federal nº 216 “Alterando o Código Tributário da Federação Russa”, a partir de 01.01.2008, reembolso de despesas de viagem superiores a 700 rublos. e 2500 rublos. para cada dia de viagem de negócios no território da Federação Russa e no exterior, eles estão sujeitos ao imposto de renda pessoal, UST e contribuições sociais. O próprio empregador define o valor dos pagamentos de compensação. Independentemente do seu tamanho, a base de cálculo do imposto de renda é reduzida pelo efetivo pagamento da indenização.

Para fins fiscais, as despesas da organização incluem:

• Viagem do trabalhador paraambos os lados.
• Aluguel de acomodação, incluindo serviços adicionais no hotel (exceto custo de serviço em bares, no quarto, para uso das instalações de bem-estar).
• Emissão e emissão de vistos.
• Entrada de veículo.

Recursos de cálculos

O funcionário não é obrigado a informar onde usou diárias. No entanto, a Receita Federal pode verificar o cálculo justo do valor com base na duração da viagem. Podem ser documentos confirmando viagem, acomodação ou documento de viagem.

Durante uma viagem de negócios, podem ocorrer despesas que não foram previamente acordadas. Por exemplo, o custo de embalar a bagagem. O reembolso dessas despesas só é permitido se a possibilidade de sua compensação estiver prevista em ato local e houver comprovação de que a operação foi realizada para fins de produção. Ou seja, era necessário empacotar os documentos, propriedade da organização. Caso contrário, tais despesas terão que ser imputadas à renda do empregado com a posterior retenção do Imposto de Renda Pessoa Física.

O reembolso de refeições não está relacionado a viagens de negócios. Fica entendido que o empregado compensa essas despesas de forma independente no valor da ajuda de custo diária. Mas a gestão pode, em atos locais, prever o custeio da alimentação além da ajuda de custo diária e reter imposto de renda pessoal desses valores. Se o custo de acomodação em hotel, voo ou viagem incluir o custo de alimentação, o imposto não será retido.

Consideraremos separadamente a situação em que a viagem é iniciada pela organização solicitante. Muitas vezes as partes concordam queo reembolso será baseado nos custos reais. No entanto, uma organização pode enviar apenas seus funcionários em uma viagem de negócios. E neste caso, o cliente não fica com as despesas contábeis, pois isso é considerado um pagamento pelos serviços de outra organização (executor). Neste caso, o contrato entre as empresas deve prever que o reembolso de tais despesas será incluído no preço das mercadorias, bem como indicar os requisitos de documentação e os prazos para a sua apresentação. Para bilhetes de viagem e outros cheques, o cliente só pode verificar a exatidão do cálculo do custo. Se o contratante estiver no sistema geral de tributação, o custo dos serviços está sujeito a IVA. Se o cliente for uma empresa estrangeira, não há restituição de imposto.

Conclusão

Se um funcionário for enviado em viagem de negócios, ele deve ser reembolsado pelas despesas de viagem. O subsídio diário é fixado pelo empregador e fixado em atos locais. O subsídio diário é pago para todos os dias em uma viagem de negócios, incluindo dias de folga, feriados. Antes da viagem, o funcionário deve acumular e pagar um adiantamento. Ele relata todos os valores contábeis após a viagem. Os valores não gastos devem ser devolvidos ao caixa e os gastos excessivos devem ser compensados ao funcionário imediatamente após a aprovação do relatório de viagem.