Planejamento de projeto é Etapas e características do processo, desenvolvimento e elaboração de um plano

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Durante o planejamento, são tomadas decisões qualitativas e quantitativas para atingir os objetivos da organização no longo prazo. Além disso, no decorrer de tal trabalho, é possível determinar com precisão os caminhos ótimos. O planejamento do projeto é a elaboração de um esquema preciso segundo o qual o desenvolvimento da organização será realizado. Isso permite que você pense em todos os detalhes, escolha maneiras de resolver problemas e alcançar seus objetivos. Como esse trabalho é realizado será discutido mais tarde.

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O planejamento de projetos é um processo importante na gestão empresarial. É extremamente importante, e é por isso que quase todas as empresas hoje realizam esse trabalho. Leva algum tempo e recursos, mas compensa.

Da qualidade do planejamento ao gerenciamento de projetosdepende de sua implementação posterior. Durante esse procedimento, é realizada uma iniciação, durante a qual a carta, o registro de participantes são aprovados e uma direção estratégica para o desenvolvimento posterior é selecionada.

Primeiro, a ordem das ações principais é trabalhada. Após a aprovação, os detalhes são definidos.

Tendo delineado o conceito do projeto futuro e as principais etapas do seu andamento, a direção poderá corrigir todas as suas etapas, escolher as melhores formas de atingir os objetivos traçados.

O planejamento de projetos é um processo importante na gestão. Permite monitorar posteriormente, corrigindo oportunamente o movimento no caminho do desenvolvimento. Os indicadores reais são comparados com os planejados, o que revela informações sobre o grau de implementação das tarefas planejadas. No decurso do monitoramento, leva-se em consideração a atualização constante de informações de fontes externas e internas. Os prazos estabelecidos no plano, condições e indicadores estão sujeitos a alterações, pois devem corresponder à situação real.

O planejamento afeta diretamente todos os processos de gerenciamento de projetos. Portanto, é realizado por todas as organizações. É impossível administrar qualquer coisa se não houver uma sequência de ações claramente estabelecida. Essas etapas são tarefas, cuja implementação leva à realização do objetivo. Se algo começar a dar errado conforme planejado, o gerente identifica as causas de tais fenômenos, as decisões são tomadas sobre as ações corretas nas circunstâncias.

O processo de planejamento é o estágio inicial do ciclo de vida do projeto. É impossível sem elealcançar o resultado desejado.

Tarefas de planejamento

Planejar os objetivos do projeto envolve o desenvolvimento de um sistema de tarefas que, como etapas, levam à sua realização. O trabalho apresentado permite determinar antes mesmo do início do trabalho se o tipo de atividade selecionado pode trazer lucro. Cada investidor procura investir seus fundos no projeto mais lucrativo e lucrativo. É possível traçar os principais parâmetros e resultados das atividades futuras, escolher formas adequadas e realistas de alcançá-los durante o planejamento.

Para ser produtiva, uma organização precisará enfrentar uma série de desafios. Se, no decorrer dos cálculos, o resultado de tais atividades for negativo (a empresa receberá uma perda), não é alto o suficiente, é necessário identificar as razões desse fenômeno. Fazendo alguns ajustes, é possível aumentar a eficácia do projeto. As alterações podem ser feitas em cada fase da implementação das tarefas. Eles podem ser os seguintes:

• Detalhe, esclarecendo o propósito (ou objetivos) do projeto, determinando o resultado desejado do evento.
• Determinação do escopo e composição do trabalho futuro.
• Estime o tempo de cada estágio.
• Calcule o custo do orçamento do projeto.
• Crie um cronograma e calcule o orçamento para cada fase.
• A necessidade de recursos é determinada. O cálculo é feito para cada fase do projeto e as atividades da organização nessa direção como um todo.
• Plano de logística em andamento.
• Está sendo realizada avaliação de risco, está sendo criada uma metodologia para a resposta correta em caso de situações perigosas.
• Os detalhes do evento são explicados detalhadamente ao investidor.
• Os detalhes são acordados com todos os participantes do processo.
• A responsabilidade pela execução dos trabalhos e pelo cumprimento das tarefas atribuídas é distribuída entre os executores e gestores.
• Interações planejadas e procedimentos de planejamento gerencial estão sendo especificados.

Gestão de projetos e planejamento de projetos estão intimamente relacionados. Somente o cumprimento consistente das tarefas estabelecidas no prazo acordado e na íntegra pode garantir o alcance da meta, gerando lucro no decorrer das atividades da empresa.

Processos principais

No processo de organização do planejamento do projeto, uma série de ações obrigatórias e opcionais são realizadas. Independentemente das atividades da organização, elas são aplicadas no decorrer da criação de uma visão estratégica global. Os processos obrigatórios incluem o seguinte:

• Descrição e documentação adicional de todas as tarefas planejadas, conteúdo do projeto.
• Definição das principais etapas do projeto, seu posterior detalhamento.
• Preparando uma estimativa estimada. O custo total de todos os recursos necessários para concluir o projeto é calculado.
• Elaboração de um plano de ação passo a passo, cuja implementação levará à realização de seus objetivos.
• Descreve a sequência do trabalho.
• Dependências de natureza técnica, bem como restrições ao trabalho realizado.
• Cálculo do tempo necessário paraconclusão de cada etapa da obra, determinando os custos de mão de obra e outros recursos que serão necessários em cada etapa do ciclo produtivo.
• Determinando o tipo, conjunto de recursos, bem como seu volume.
• Indicando o tempo real do trabalho, se os recursos forem limitados.
• Crie um orçamento e vincule os custos estimados para cada tipo de trabalho.
• Crie um plano finalizado.
• Coletar os resultados de outros trabalhos de pesquisa durante o projeto, layout dos valores planejados em um documento.

Durante o planejamento e desenvolvimento do projeto, essas ações são obrigatórias.

Procedimentos Auxiliares

Durante o planejamento da implementação do projeto, alguns processos podem não ser necessários. Somente quando surge a necessidade deles, o gerente os inclui na lista geral. Esses processos de suporte incluem o seguinte:

• Planejamento de padrões de qualidade, definindo seu alcance máximo permitido. Também são discutidas formas de atingir o nível exigido de características do produto acabado.
• Planejamento no campo da organização, que implica a distribuição de competências funcionais, responsabilidades e subordinação entre todos os participantes do projeto.
• Seleção de pessoal com o nível adequado de qualificação, experiência de trabalho, cujas atividades permitirão que o projeto seja implementado o mais rápido possível. Em alguns casos, é necessária a formação de um trabalho em equipe bem coordenado.
• Estabeleça comunicações para proteger os membrosprojeto com as informações que você precisa.
• Identificação dos tipos de riscos do projeto, sua avaliação e documentação. Isso permite identificar e eliminar incertezas mesmo na fase de planejamento, para avaliar o grau de seu possível impacto no projeto. Nesta fase, são calculados os cenários favoráveis e desfavoráveis para o desenvolvimento da situação durante a implementação da estratégia escolhida.
• Planejamento de procedimentos logísticos. É estipulado com precisão quais matérias-primas, outros materiais e recursos necessários serão adquiridos de organizações externas, em que quantidade e também com que frequência as entregas serão feitas.

Outras atividades podem ser necessárias durante o planejamento dos processos do projeto. Depende dos objetivos que a organização busca no decorrer de seu trabalho.

Etapas de planejamento

Existem 4 etapas principais de planejamento do projeto. Eles foram oferecidos pela consultoria Booz Allen & Hamilton.

O modelo de planejamento padrão é o seguinte:

Etapa 1. Formação de gols

Dois tipos de objetivos são definidos. Eles podem ser formais ou reais. No primeiro caso, são apresentados critérios para determinar a utilidade do projeto. As metas formais emergem da motivação dos gerentes. Objetivos reais são as maneiras pelas quais os objetivos formais podem ser alcançados.

Passo 2. Análise do problema

Nesta etapa de planejamento, é determinada a real situação da organização. Em seguida, é feita uma previsão sobre seu estado futuro. Depois dissoé feita a identificação dos problemas existentes, para o que se contrapõem sistemas de metas aos resultados da análise preditiva. Isso permite que os problemas sejam estruturados no final.

Etapa 3. Procure alternativas

Estas são soluções mutuamente exclusivas.

Etapa 4. Avaliação das alternativas

A aceitabilidade de cada um dos cenários existentes é determinada. A eficácia e o grau de risco de cada decisão são avaliados, após o que uma decisão apropriada é tomada. A alternativa ideal deve ser não apenas viável na prática, mas também legal, permitindo que você chegue o mais próximo possível do objetivo. Ao mesmo tempo, as restrições existentes de tempo, recursos, etc. são levadas em consideração.

Ao criar um projeto de planejamento territorial, industrial ou outro tipo, não deixe de aplicá-lo no futuro para comparar os resultados reais com os planejados. Isso permite que você gerencie o progresso em direção a um objetivo comum, faça os ajustes apropriados em tempo hábil.

Programação

Vale a pena notar que a programação do projeto é baseada em um esquema ligeiramente diferente. Destaca 5 etapas principais:

1. Definir trabalhos e escrevê-los como uma lista. Em alguns casos, os gerentes cometem erros ao não listar todos os processos de uma vez. Para excluir este fenômeno, recomenda-se aplicar o método de decomposição sequencial no decorrer da determinação do próximo trabalho.
2. Para cada posição selecionada, a ordem e a duração são determinadas. Depende docaracterísticas tecnológicas do próximo trabalho. Para isso, também é utilizada a técnica de decomposição, que é complementada por avaliações de especialistas. Isso permite determinar com precisão a duração planejada de cada operação. Para fazer isso, você pode usar a técnica de brainstorming, que permite considerar os recursos da tecnologia de diferentes pontos de vista.
3. Determina o tipo de recursos e sua disponibilidade. Pode ser finanças, materiais, mão de obra, informações e assim por diante. O cronograma de trabalho executado está correlacionado com o cronograma de logística, financiamento, etc. Todas as etapas devem estar interligadas, constituindo um processo contínuo. Isso evita interrupções no processo de produção. Ao mesmo tempo, recursos escassos requerem consideração separada. Eles determinam em grande parte a duração e a sequência de todo o espectro do trabalho futuro.
4. As restrições são definidas de fora. Isso inclui a sazonalidade da produção, a fabricação de suprimentos de equipamentos e outros fatores externos.
5. Um sistema está sendo criado para responder aos riscos emergentes no curso do gerenciamento de projetos. O planejamento do projeto começa com sua análise. Para as ameaças mais prováveis e perigosas, estão sendo desenvolvidas medidas de resposta apropriadas.

Princípios de Planejamento

No decorrer do planejamento de um projeto de negócios, um gerente deve aderir a certos princípios. Os principais são:

• Propósito. A implementação do projeto persegue um objetivo final claro, sem ser pulverizado em tarefas insignificantes.
• Sistemático. O gerenciamento de projetos futuros deve ser holístico e abrangente. Ao mesmo tempo, os recursos de seu desenvolvimento e compilação são levados em consideração. Em alguns casos, um projeto pode ser dividido em subsistemas. Eles também serão relacionados. Ao mesmo tempo, mudanças em um sistema acarretam mudanças em outra estrutura. Dividir o projeto em várias partes permite rastrear as conexões e interações internas dos elementos, escolher a estrutura mais eficaz. A avaliação da implementação do projeto neste caso pode ser dada em termos de processos qualitativos e quantitativos.
• Complexidade. Os fenômenos são considerados do ponto de vista de sua conexão e dependência. Para isso, são utilizados diferentes métodos e abordagens de gestão.
• Segurança. Durante o planejamento do trabalho do projeto, prevê-se que todas as atividades sejam dotadas dos recursos necessários.
• Prioridade. A atenção principal no desenvolvimento do projeto é dada às tarefas principais e mais importantes. Sua definição depende do conceito geral de desenvolvimento no futuro.
• Segurança econômica. É calculado o grau de perdas e prejuízos sofridos pela organização em caso de não cumprimento do evento pretendido. Os riscos não podem ser evitados de forma alguma, mas devem ser avaliados e decisões justificadas tomadas nesse sentido.

Estruturação do projeto

A estruturação é necessária no decorrer do planejamento do trabalho do projeto. A sequência hierárquica de trabalho envolve dividir todo o projeto em partes separadas. Isso permite detalhar os complexos em diferentes níveis. Talabordagem simplifica o gerenciamento de processos.

Estruturação permite que você faça o seguinte:

• Defina o escopo de trabalho para atingir os objetivos do tipo intermediário.
• Controle o grau de andamento do projeto, avalie a possibilidade de atingir todos os seus objetivos.
• Os relatórios são criados de acordo com a estrutura ideal.
• Marcos são definidos para medir o progresso do projeto.
• A responsabilidade é devidamente distribuída entre os artistas.
• Todos os membros da equipe recebem informações objetivas e compreensíveis sobre as metas e objetivos do projeto.

Erros na estruturação

Alguns gestores cometem erros no decorrer da estruturação, o que afeta negativamente o alcance das metas. As principais são as seguintes:

• A etapa de estruturação geralmente é ignorada. O gestor vai direto à busca de soluções para os problemas do período atual.
• Apenas unidades organizacionais são usadas, sem produtos ou recursos finais aplicados.
• A estruturação não abrange todo o projeto.
• Os elementos da estrutura são repetidos.
• Não há integração de estruturas de acordo com as especificidades da elaboração da documentação do projeto e relatórios financeiros.
• A estrutura é muito ou pouco detalhada.
• Os elementos individuais do projeto não podem ser processados em um computador.
• Produtos finais intangíveis (serviços, serviços, etc.) não são considerados.

Fundamentos para estruturação

Planejamento de projetos é um trabalho responsável. A estruturação deve ser feita corretamente. É realizado pelos seguintes motivos:

• Períodos do ciclo de vida do projeto que está sendo criado.
• Características da estrutura das divisões.
• Componentes do resultado que será obtido após a finalização do projeto.
• Processo, elementos funcionais do trabalho da empresa.
• Localização geográfica de objetos.