Contabilidade orçamentária: conceito, organização e manutenção

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A contabilidade orçamentária é utilizada em todas as instituições e organizações, sem exceção, que pertencem à forma de propriedade estatal. É um pouco diferente do trabalho usual de contabilidade, mas os princípios básicos são observados nele. Todas as ações, modelos de documentos e outros elementos que possam ser necessários para as atividades da organização são aprovados por autoridades superiores e não são consultivos, mas obrigatórios. Há também exemplos específicos, amostras e documentos de apoio semelhantes que facilitam o trabalho dos funcionários.

O que é contabilidade orçamentária

A denominada opção contábil é um sistema claramente regulamentado em que todos os elementos da gestão da instituição são reunidos e processados por especialistas. Caracteriza-se pela presença de um grande número de instruções e documentos semelhantes que indicam como certas ações devem ser executadas em várias condições. Isso facilita muito o processo de trabalho, porque as informações fornecidas pela instrução de contabilidade orçamentária permitem que você comece imediatamente a trabalhar e cumpra claramente todos os requisitos, sem se distrair com todos os tipos de elementos individuais inerentes ao seu clássicoopção.

Tarefas contábeis

Existe uma certa lista de tarefas principais que são a base da contabilidade. O número total de tais elementos é muito grande, mas se reduzirmos e considerarmos brevemente esse problema, podemos destacar alguns deles.

Então, esse tipo de contabilidade é necessário para encontrar reservas ocultas não óbvias que permitiriam ao Estado funcionar com mais eficiência. Além disso, a contabilidade orçamentária permite o controle total sobre o estado real e a disponibilidade de qualquer quantia em dinheiro, bem como de vários ativos. Com uma gestão adequada, também permite identificar e prevenir em tempo hábil gastos inapropriados e, de forma geral, dar a entender exatamente onde, em que quantidade e como o dinheiro foi usado. A contabilidade desse tipo, entre outras coisas, mostra os resultados de uma determinada organização. Ou seja, quão lucrativo ou não lucrativo é.

Nem o último papel é desempenhado pelos dados estatísticos e de relatórios, que também são coletados usando essa contabilidade. Eles são necessários para o acúmulo de determinadas informações, sua análise, fornecimento aos interessados e, como resultado, para a formação de novas instruções, documentos, bem como para mudanças posteriores na contabilidade orçamentária para melhor corresponder à situação atual e ser mais eficaz em um período específico de tempo.

Documentos normativos

Todos os fundamentos são especificados na Instrução especial nº 148n, que inclui não apenasdeterminar exatamente como agir em determinadas condições, mas também quais penalidades podem seguir se você se recusar a usar esses requisitos. Note-se que este documento contém apenas o básico e a base, que, naturalmente, abrangem todas as áreas de atividade e elementos do trabalho da organização, mas podem não estar completos.

Além disso, ainda há um grande número de todos os tipos de alterações, acréscimos e fatores semelhantes que também afetam o funcionamento do empreendimento e, em alguns casos, podem alterar significativamente os padrões anteriormente aprovados. Em teoria, o chefe da organização e outras pessoas investidas de certa autoridade em uma única instituição são obrigados a comunicar todos esses documentos aos funcionários de maneira adequada e dentro do prazo exigido.

Na prática, o colaborador é aconselhado a monitorar a situação de forma independente e, à medida que novas informações forem recebidas, esclarecê-las com a gestão para evitar possíveis problemas no futuro. Mas isso não é tudo, além de toda essa documentação, você também deve entender a contabilidade padrão com todos os seus regulamentos. Embora as contas contábeis orçamentárias sejam diferentes das contas clássicas, elas ainda são tratadas aproximadamente da mesma maneira, o que torna a tentativa de descobrir tudo bastante difícil.

Requisitos

As instruções sobre contabilidade orçamentária, bem como alguns outros documentos regulatórios semelhantes, estabelecem certos requisitos para sua manutenção. Eles são rigidamente fixados na legislação, e por violação desses requisitosduras sanções podem seguir.

1. Então, qualquer ação deve ser feita na hora certa.
2. As informações do relatório devem corresponder ao estado real, e a própria contabilidade deve ser realizada a partir do primeiro dia de existência da organização.
3. O requisito mais simples e compreensível é a condição de sua manutenção exclusivamente na moeda estadual.

Claro que, em certas situações, outras características do trabalho podem ser adicionadas, mas aqui depende muito de como a organização funciona, o que ela faz, quais são suas características e assim por diante. Para cada um desses itens, uma verificação adicional deve ser realizada quanto à presença de condições e requisitos que possam se relacionar pelo menos parcialmente com o trabalho da instituição.

Responsabilidades

Requisitos básicos são definidos diretamente ao chefe e ao contador-chefe da instituição. São eles que são obrigados a monitorar constantemente o trabalho realizado, sua fixação em documentos e contabilidade de fundos orçamentários. Só eles são responsáveis por tudo de acordo com a lei, e só então, se necessário, podem punir seus funcionários com métodos acessíveis e adequados.

Esta é uma abordagem razoável, uma vez que apenas eles conhecem (ou são obrigados a conhecer) todas as características que uma pessoa comum envolvida no trabalho simplesmente não precisa para uma atividade completa. Ao mesmo tempo, o mesmo contador-chefe tem a oportunidade de exigir que a administração tome as medidas necessárias, cujo objetivo serácontabilidade adequada e correcta nas instituições orçamentais. Este item inclui requisitos para organização de locais de trabalho, seus equipamentos técnicos, contratação de funcionários qualificados e assim por diante.

Por sua vez, a administração pode exigir a alocação de valores adequados para atender às condições dos funcionários, caso sejam considerados realmente dignos de atenção e impeçam o pleno funcionamento da organização. Por exemplo, é improvável que um bebedouro seja um equipamento obrigatório, mas sem pelo menos o pior computador, torna-se quase impossível manter registros ou realizar outras funções semelhantes. Como resultado, você precisará da infraestrutura certa, comunicação por meio de uma conexão de rede e até mesmo uma pessoa separada para manter tudo seguro.

Estruturação

Para que a organização seja o mais eficiente possível, todas as ações foram executadas com precisão e pontualidade, e o relatório realmente atendeu aos requisitos estabelecidos para ela, é necessária uma equipe suficientemente grande, cada uma delas com desempenho claro funções definidas. Isso ajuda a dividir o fluxo de trabalho em partes e torna possível trabalhar com conforto e eficiência em seu campo, mesmo com conhecimento mínimo, porque uma pessoa realmente experiente exigirá uma remuneração alta, com a qual a organização pode não concordar.

A contabilidade nas instituições orçamentárias implica a presença de caixas, contadores líderes (ou funcionários que combinarão os doisfunções). Além disso, os deputados podem estar presentes (geralmente um, mas às vezes há mais) e, claro, o contador-chefe. Com este esquema, o chefe controla as principais áreas de atividade e recursos. Mais detalhadamente, eles são controlados e dirigidos por deputados, e funcionários comuns fazem todo o trabalho diretamente.

Documentação

Existem mais de 40 formulários básicos de documentação primária que devem ser utilizados em uma instituição pública para que a contabilidade gerencial esteja o mais próximo possível das exigências da lei. Na verdade, todos eles estão divididos em dois grupos, aproximadamente os mesmos em termos do número de documentos especificados, um dos quais se refere a empresas de qualquer forma de propriedade, e o segundo diz respeito exclusivamente a organizações orçamentárias.

Por sua vez, a contabilidade orçamentária tem sua própria divisão desses documentos primários em três grupos principais. Todos eles são necessários para o trabalho de alta qualidade da empresa e permitem abranger absolutamente todas as áreas de atividade.

Assim, existem modelos aproximadamente iguais em número responsáveis pelo cálculo e cálculo da folha de pagamento, realização de eventuais operações com a caixa registradora, bem como regular o trabalho com bens tangíveis. O menor grupo de documentos são aqueles que não se enquadram em nenhuma das categorias e abrangem algumas áreas de atividade muito específicas, nem todas existentes na empresa.

Automação

Como na contabilidade convencional, todos os tipos desistemas automatizados que facilitam muito o trabalho dos funcionários, além de fornecer os dados mais precisos e confiáveis com base nos números inseridos.

A conveniência de tais programas tem sido testada e aprovada há muito tempo por todos os funcionários que são obrigados a trabalhar com contabilidade, impostos ou contabilidade gerencial. Eles fornecem instantaneamente todas as informações necessárias, não forçam o usuário a aprender a trabalhar com eles por muito tempo, sinalizam os prazos finais para envio de relatórios e assim por diante. A maioria dos contadores modernos, em princípio, imaginam vagamente o trabalho da organização sem esses meios auxiliares.

Contabilidade e relatórios

Todas as áreas da empresa estão intimamente relacionadas aos relatórios. Esse é um dos básicos, obrigatório para todos e permite acumular dados suficientes para análise, controle e verificação. Existem várias opções básicas para relatórios em organizações orçamentárias, que devem ser compiladas em tempo hábil e submetidas às autoridades superiores:

• relatório de execução do orçamento;
• sobre desempenho;
• sobre a movimentação de fundos.

Como você pode ver, todos eles permitem que as autoridades reguladoras realizem uma análise detalhada do estado da organização, suas características, problemas atuais, direções de desenvolvimento e assim por diante. Normalmente, todos esses documentos são acompanhados de uma nota explicativa, que esclarece esta ou aquela informação que não fica imediatamente clara.

Balanços apresentados adicionalmentee quaisquer outros documentos que venham a ser exigidos pelas autoridades competentes, caso haja necessidade de esclarecimento de determinados pontos, figuras ou outras características do empreendimento.

Diferenças da contabilidade padrão

A contabilidade orçamentária é em muitos aspectos semelhante à usual, que é usada em empresas, firmas e organizações privadas. As principais diferenças estão em detalhes aparentemente pequenos como um plano de contas e nas características da classificação de certas ações. Mas, na verdade, se você se aprofundar em tudo isso em detalhes, verifica-se que esses elementos são fundamentais e afetam toda a estrutura de trabalho da organização com muita seriedade.

Mais específico sobre esta questão só pode ser dito comparando duas empresas diferentes de tipo semelhante, uma das quais será privada e a outra pública. A contabilidade gerencial, como qualquer outra, em uma empresa privada será, por um lado, mais simples e compreensível e, por outro, na presença de um grande número de documentos normativos internos, muito mais complexa e confusa. Sim, e em alguns casos cruzando com a legislação vigente.

Resultados

Em geral, para resumir todos os itens acima, o tipo de contabilidade orçamentária é, embora difícil nos estágios iniciais de compreensão, diferente de sua forma usual, mas muito mais simples no futuro.

A principal tarefa para uma análise completa do problema deve ser a análise de todo o quadro legislativo, que pelo menos de alguma forma possa relacionar-se com este problema. Depois disso vai funcionar muito.mais simples e claro, mesmo com constantes edições e alterações. Por sua vez, o tipo padrão de trabalho de quase qualquer empresa mais ou menos grande implica o fato de que os funcionários levarão em consideração não apenas as exigências da lei, mas também os desejos do empregador, correlacionando-os com as leis e regulamentos.