O modelo é funcional. Construção de modelos "como está" e "como será"

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A organização como organismo vivo é um sistema de processos de informação organizados vindos de fora, circulando dentro, criados como resultado. Ao mesmo tempo, nem todos são formados conscientemente pela direção e/ou funcionários, a realidade objetiva desempenha seu papel significativo.

Um modelo funcional é um sistema de sistemas conectados: além do planejado, muitos elementos estruturais, processos e funções surgem, entre outras coisas, como resultado de erros de gestão, incompreensão da tarefa por parte do funcionário ou avaliação tendenciosa do resultado alcançado pelo gestor. A análise inadequada das influências externas, a duplicação de tarefas, a diversidade de decisões, a psicologia da tomada de decisão e muitas outras circunstâncias são a base para um estudo que analisa os modelos de gestão das organizações e propõe soluções eficazes.

A qualquer momento, você pode determinar comoparece um modelo de uma organização funcional no estado "como está" (AS IS). Do ponto de vista dos métodos estabelecidos, é possível analisar as ideias recebidas e formular caminhos para um trabalho mais eficiente e maior desenvolvimento da organização.

Experiência e metodologias existentes

A principal técnica de modelagem IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) é atualmente representada por várias variações e experiências realmente boas. Baseia-se na ideia de uma partícula indivisível - um bloco que exibe alguma função de negócios. Os lados do bloco são seus papéis. Esquerda - entrada, direita - saída, superior - controle, inferior - mecanismo.

Essa atitude formal em relação à organização nos permite apresentá-la na forma de blocos interligados (funções de negócios). Consequentemente, o modelo estrutural da organização é representado por um conjunto de elementos simples. O princípio da decomposição funcional: um bloco - uma função de negócios. O princípio de restrição de complexidade limita o número de elementos em cada diagrama. O princípio do contexto - a essência da função de negócio da própria organização é apresentada como uma combinação de ideias sobre o que foi planejado para ser criado, o que é e como funciona.

Para a construção objetiva de um modelo de gestão organizacional, é importante também a experiência adquirida no desenvolvimento e implantação de postos de trabalho automatizados, que foi estimulada pelo avanço no desenvolvimento da tecnologia computacional, o surgimento de redes locais e globais.

O resultado da aplicação da técnica: “to be” (TO BE) geralmente representa comoum ou outro sistema de informação está sendo introduzido, e o processo de desenvolvimento da empresa é considerado como uma transição do estado atual para o predeterminado. Por si só, a aplicação da técnica nem sempre dá um resultado significativo. Nem todo modelo de gestão funcional pode ser adaptado a um determinado sistema de informação moderno.

Fundação do início da modelagem

O modelo de organização funcional é uma tarefa muito difícil. Para simplificar o trabalho, deve-se primeiro supor que o componente material está em estado normal e funciona perfeitamente, e os serviços técnicos da organização fornecem tudo o que é necessário, controlam as estruturas de engenharia e o fornecimento dos tipos de energia necessários em quantidade suficiente quantidades.

Com essa suposição, você pode determinar como o modelo funcional se parece para uma determinada organização na posição "como está" (AS IS) em sua forma mais pura. Se mais tarde descobrir que o componente material não teve um bom desempenho, outra modelagem será necessária.

Para ter sucesso, deve-se presumir que a tomada tenha a voltagem correta antes de ligar o aparelho.

Destino da simulação inicial

Tendo formulado a função de negócio da organização, sua posição no espaço socioeconômico circundante, é possível determinar a gama de processos de informação de entrada e tráfego de saída. Materiais, ferramentas, equipamentos, bem como o resultado do funcionamento da organização: produtos, serviços, atividades socialmente úteis são secundários esão apresentados durante a simulação como descrições, informações sobre a atuação de objetos reais.

Uma função de negócios comum como um sistema que combina muitos elementos e processos é representada como um conjunto de blocos que implementam funções de negócios simples. Nesta fase, os blocos duplicados são determinados, uma gama de tarefas a serem resolvidas é formada.

Entender os padrões de gestão da organização é muito importante.

Administração em uma organização

A organização fornece gestão ao proprietário, diretor, gerentes, líderes de vários níveis. Mas o modelo funcional deve refletir o real estado das coisas e considerar o pessoal da empresa como um recurso ativo específico.

Não importa quem constrói o modelo. Pode ser uma organização terceirizada ou sua própria divisão. A distinção é significativa: gerenciar uma organização é uma coisa, modelar é outra.

Para determinar com precisão o estado "como está", não se deve ser guiado pela opinião dos funcionários - neste caso, o pessoal em todos os seus cargos é principalmente objeto de pesquisa. Eles são descritos pelo modelo funcional do processo, que, em última análise, fornece uma visão completa de todos os processos.

Orientação e direção…

A influência da gestão e dos proprietários retarda significativamente o processo de modelagem, o que piora o funcionamento da organização. Isso é evidenciado pela experiência de uso da técnica. Construindo um modelo "como está" no contexto de sua compreensãoa liderança é de natureza pessoal específica.

A escolha do performer deve ser aceita como um fato absoluto: é ele quem é responsável por suas ações e não é obrigado a seguir os conselhos, recomendações ou instruções diretas da organização.

Sistemas de informação: a funcionalidade que você precisa

Ao verificar as conquistas no desenvolvimento de sistemas de informação para gestão eletrônica de documentos, contabilidade, logística, etc., temos que admitir que a rigidez das decisões se tornou uma tradição. Até agora, não existem tais sistemas que possam ir além dos limites das tarefas formuladas no início. As tarefas evoluem, as soluções de software não evoluem.

Tomando qualquer sistema existente (por exemplo, "1C: Contabilidade", "1C: Gerenciamento de Documentos", eDocLib), você pode não apenas ver o nível das idéias do desenvolvedor sobre sua funcionalidade, mas também encontrar imediatamente restrições em a implementação de certas funções de negócios.

Mas devemos levar em consideração o fato de que, sem aplicar pelo menos um dos métodos existentes, é impossível ter uma ideia de que tipo de funcionalidade é necessária e o que é obviamente redundante.

Tendo implementado este ou aquele sistema de informação, muitas vezes é necessário refinar algoritmos e desenvolver software adicional. Este é um ponto muito importante na modelagem da função central de negócios de uma organização.

Servidor de informações da empresa

Para a aplicação efetiva dos métodos estabelecidos e a formação de um modelo funcional como idealestrutura (desejada) de funções e processos, é conveniente considerar a empresa na forma de, por exemplo, um site. Isso permite que você crie sua própria infraestrutura interna (sede e divisões remotas), implante os programas utilizados nela (contabilidade, logística, gestão de documentos) e forneça funcionalidades de acordo com as responsabilidades do trabalho dos funcionários.

Nesta forma, é conveniente não só formalizar as funções de cada elemento (pessoal, equipamentos, programas utilizados, tabelas importantes, etc.), mas também assegurar o seu desenvolvimento no decorrer do trabalho da empresa.

Vinagrete eletrônico atual

É difícil subestimar a contribuição que as planilhas e os documentos Word trouxeram para a organização do gerenciamento eletrônico de documentos. Do ponto de vista da modelagem e construção de um modelo funcional de uma organização, a análise dos processos de informação, as tabelas e arquivos utilizados são importantes.

Ao sistematizar as informações sobre os recursos utilizados, fica fácil determinar a origem de suas alterações, o consumidor e, principalmente, o conteúdo atual. A tradição estabelecida muitas vezes leva ao fato de que documentos eletrônicos de pleno direito em seus formatos estão incluídos em certos sistemas de gerenciamento de documentos. Do ponto de vista da implementação, isso é aceitável, mas do ponto de vista da eficiência, não.

Recentemente surgiram e foram desenvolvidas ferramentas para criação e processamento de planilhas e documentos utilizando bibliotecas do PhpOffice (PhpExcel e PhpWord). O uso dessas ferramentas permite isolar documentos reaisapenas as informações necessárias e gerar os resultados desejados, que podem ser tradicionalmente abertos em MS Excel e MS Word.

Resumo parcial dos resultados

A utilização de técnicas populares de modelagem funcional, sistemas de informação selecionados, programas de contabilidade e logística, combinados em um único sistema de informação próprio (servidor), permite criar o modelo desejado para a gestão de uma organização. E com a ajuda de ferramentas como PhpOffice, você pode dar flexibilidade, possibilidade de desenvolvimento.

Infelizmente, raramente é possível construir o sistema de informação desejado sem programação adicional. No entanto, é muito importante levar em consideração o entendimento alcançado da funcionalidade nos produtos de software usados.

Em particular, uma planilha moderna é, antes de tudo, a funcionalidade necessária, e seu conteúdo real é o reflexo real de um ou outro bloco funcional no modelo estrutural. Se tomarmos como exemplo "1C: Contabilidade", podemos ver que sua estrutura e funcionalidade refletem plenamente a realidade. Ao mesmo tempo, o suporte técnico do fabricante nivela a rigidez do sistema, permitindo que o consumidor receba a funcionalidade necessária, refletindo as mudanças no espaço de negócios da informação.

Força Maior: Circunstâncias Imprevistas

Ao se referir a circunstâncias de força maior em suas relações internas e externas, a organização atesta com segurança sua ignorância de como sairá disso ou daquilosituações. E assim assina automaticamente a retirada garantida das obrigações.

A capacidade de uma organização cumprir as suas obrigações é da maior importância para os parceiros, para os clientes e para os seus próprios colaboradores, ou seja, para o ambiente socioeconómico envolvente.

A fórmula para a companhia perfeita

A natureza é conveniente, cada um de seus organismos é pensado nos mínimos detalhes e é capaz não apenas de responder adequadamente a qualquer mudança no ambiente, mas também de se recuperar por conta própria, sem interferência externa.

A organização ideal é aquela que, de fato, "não existe", mas sua função é desempenhada. Quando uma organização se enquadra organicamente no ambiente socioeconômico que a cerca, torna-se sua parte indispensável e se desenvolve adequadamente, só então esse ambiente garantirá a vida da empresa e cuidará dela como parte de seu corpo.

Ciclo reverso

O resultado de qualquer simulação de qualquer organização é acima de tudo uma razão para repetir o processo. A modelagem é um nível mais alto de realidade de programação, menos formal e rígido do que construir sistemas de informação.

Qualquer programa (como atesta a experiência) pode ser melhorado porque é resolvido em si mesmo. Isso dá motivos para revisar o algoritmo da solução, seu resultado e avaliar os dados de entrada com mais competência.

O modelo construído é um programa de ordem superior. Quando implementado, proporciona uma experiência prática inestimável, é uma boa razãovoltar ao início.