Como escrever uma carta comercial: regras e diretrizes

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Um atributo essencial de qualquer negócio é a correspondência comercial. Os funcionários de cada empresa se comunicam com colegas e clientes, fornecedores e consumidores. Em geral, a rotina diária de qualquer escritório certamente inclui a participação na correspondência.

Apesar do fato de que a maioria dos funcionários em empresas e organizações enviam e recebem inúmeras mensagens todos os dias, nem todos aderem às normas e regras estabelecidas ao criá-las. Acontece que escrever uma carta comercial correta e corretamente não é tão simples. Há uma série de requisitos e padrões que são aplicados no mundo e relacionados ao fluxo de trabalho. Eles incluem as regras para escrever uma carta comercial, bem como os principais pontos relativos ao design.

Ao redigir uma mensagem para uma organização terceirizada ou apenas para um colega de um departamento vizinho, você deve seguir um estilo estrito (com exceção da correspondência amigável, para a qual não hárestrições semelhantes). Não use palavras muito emocionais, mesmo para descrever a importância da transação ou o prazer dos produtos testados. Uma carta comercial deve ser clara, concisa e razoavelmente contida.

A mensagem deve começar pelo destinatário. Se for destinado a um funcionário de uma organização terceirizada, você certamente deverá indicar seu nome, cargo do destinatário, bem como seu nome completo. No caso em que o documento permaneça dentro da empresa, basta um sobrenome com iniciais (você também pode adicionar o cargo ocupado).

Uma carta comercial para uma organização externa deve ser em papel timbrado da empresa (independentemente de ser enviada eletronicamente ou em papel). Se estiver ausente, você pode simplesmente indicar os detalhes do remetente no "cabeçalho" do documento.

Antes de começar a compilar o texto, você precisa pensar em sua estrutura, identificar os principais pontos e objetivos da redação. Isso tornará o processo de escrita muito mais fácil. A carta deve terminar com uma assinatura, que indica não só o nome do remetente, mas também o cargo, bem como o nome da empresa que representa.

Ao enviar uma oferta a um cliente ou parceiro em potencial, no final, você certamente deve expressar gratidão pela cooperação e esperar por mais trabalho conjunto.

Além das regras utilizadas na correspondência comercial, também há recomendações. Por exemplo, qualquer documento endereçado a uma pessoa específica deve começar com as palavras "querido" com o nome completo enão iniciais. Não há necessidade de usar abreviaturas em letras, por exemplo, escreva "uv". ou reduzir a posição do destinatário, seu local de trabalho.

O fluxo internacional de documentos é considerado o mais difícil, pois cada estado tem suas próprias nuances de comunicação, e o idioma em que você deve se corresponder com parceiros estrangeiros nem sempre é claro para o redator da carta, então você têm de recorrer aos serviços de tradutores. Antes de recorrer aos serviços de tal especialista, deve-se esclarecer se ele sabe escrever uma carta comercial em inglês ou se estamos falando de uma tradução literal banal. Se o fluxo de documentos estrangeiros estiver planejado para ser mantido constantemente, é melhor contratar um funcionário que fale uma língua estrangeira o suficiente para escrever uma carta comercial nela.

Em geral, a realização da tarefa em muitos aspectos depende de como o documento é redigido e concebido. Portanto, nunca subestime a importância da etiqueta comercial ao se comunicar.