Relatório de cartão corporativo: exemplo. Contabilização de um cartão bancário corporativo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

Recentemente, os pagamentos com cartão corporativo se tornaram comuns para a maioria das empresas. Esses instrumentos de pagamento são fáceis de usar.

A contabilização de cartões corporativos é bastante simples. Contadores experientes, como regra, não têm problemas para registrar transações. Podem surgir dificuldades ao compilar um relatório em um cartão corporativo por um funcionário a quem foi emitido. Em seguida, considere as características do reflexo das transações.

Informações gerais

Cartões corporativos são chamados de cartões bancários, cujos fundos pertencem à organização. Eles são usados para pagar as despesas incorridas pelos funcionários como parte de suas atividades profissionais.

É possível pagar com cartão corporativo despesas de viagem, negócios, hospedagem. Este instrumento de pagamento não é utilizado para fins pessoais da colaboradora, creditando seus ganhos, bem como benefícios sociais.

Visualizações

Existem cartões de crédito e de liquidação (débito). Usandoo último pagamento é feito à custa dos fundos mantidos na conta da empresa, ou cheque especial.

Nos cartões de crédito, respectivamente, as liquidações são realizadas às custas dos recursos emprestados fornecidos pela estrutura bancária.

Características da operação

A reposição é feita por transferência bancária. Para fazer isso, uma ordem de pagamento é enviada à organização bancária.

Os fundos são gastos apenas com o uso do cartão. Podem ser transações comuns sem dinheiro e saques em dinheiro.

Os cartões corporativos não estão sujeitos aos limites de liquidação estabelecidos pelo Banco Central para pagamentos em dinheiro. Enquanto isso, as organizações bancárias, guiadas pelas recomendações do Banco Central, podem estabelecer um limite para emissão. Por exemplo, em um cartão corporativo Sberbank, o valor máximo é de 100 mil rublos por dia.

Vantagens dos instrumentos de pagamento

As seguintes vantagens do uso de cartões corporativos podem ser observadas:

• Controle dos gastos dos funcionários. Primeiro, todas as transações serão refletidas na conta da empresa. Em segundo lugar, é gerado um relatório de cartão corporativo, que reflete todas as despesas incorridas em um período específico.
• Capacidade de usar fundos a qualquer momento. O acesso ao dinheiro na conta é 24 horas por dia.
• Pronto bloqueio do cartão em caso de problemas.
• A capacidade de usar fundos em viagens de negócios ao exterior. Não há necessidade de comprar moeda estrangeira ao sair da Federação Russa. Ao mesmo tempo, da Rússia é possívelreabastecer prontamente a conta de um funcionário que está no exterior.
• Economia significativa de tempo ao reservar e pagar passagens, quartos de hotel.

Aviso da Receita Federal e Fundos

As informações sobre a conta aberta devem ser enviadas à FIU, VSS e ao serviço fiscal. Atualmente, a notificação é enviada pela própria organização bancária, atendendo a conta.

A notificação é feita em até 7 dias úteis.

Nuances importantes

Os cartões corporativos para pessoas jurídicas são emitidos para funcionários específicos da empresa, ou seja, são registrados.

A reflexão das operações contábeis nos cartões corporativos é realizada, via de regra, em conta separada.

Uma conta bancária pode ser aberta tanto em rublos quanto em moeda estrangeira. Neste caso, no primeiro caso, não há necessidade de abrir uma conta adicional em moeda estrangeira. De acordo com o Regulamento do Banco Central nº 266-P, o pagamento com cartão corporativo também pode ser feito em moeda diferente da moeda da conta. Ao receber, por exemplo, dólares, o sistema do banco converterá o valor necessário (converte automaticamente rublos em dólares).

Finalidade de gastos

Os atos normativos estabelecem uma lista de transações que podem ser realizadas em moeda estrangeira por meio de cartão corporativo:

• Recebimento de dinheiro em moeda estrangeira no exterior da Federação Russa para pagamento de hospedagem, despesas de viagem.
• Pagamento de despesas (representante/viagem) em organizações de comércio/serviços em moeda estrangeira fora da Rússia.

Outras operações são consideradas ilegais. O acompanhamento do cumprimento da lista é feito pela estrutura bancária.

Documento da organização local

A empresa deve desenvolver um ato que defina as regras básicas para o uso de cartões corporativos. Este documento deve ser instalado:

• Lista de transações e despesas que um funcionário pode fazer.
• Limites de liquidação.
• Procedimento para envio de relatório em cartão corporativo.
• Informações sobre a inadmissibilidade da divulgação do código PIN a terceiros.
• O prazo para um funcionário enviar um relatório antecipado em um cartão corporativo. No mesmo parágrafo, é aconselhável listar os documentos que confirmarão a informação.

Também:

• O círculo de funcionários com direito a receber cartões corporativos é determinado pela ordem do chefe.
• Concluir acordos de responsabilidade com funcionários relevantes.
• Os titulares de cartão de funcionário devem estar familiarizados com o procedimento de uso de cartões de assinatura.

A devolução e emissão dos instrumentos de pagamento é mantida em livro próprio.

Recursos de reflexão

A contabilidade da conta corrente é mantida na empresa na conta. 55. Uma subconta é aberta para ele 55.4.

Se a conta tiver saldo mínimo, é aconselhável criar subcontas de segunda ordem: "Saldo mínimo" e "Limite de pagamento".

Se uma organização abriu várias contas (para cada cartão), a subconta 55.4 é criada pora cada um deles. Se vários cartões de funcionários diferentes que fazem pagamentos dentro do limite geral forem emitidos para uma conta, a necessidade de manter registros analíticos no contexto dos titulares é determinada pela empresa de forma independente.

Nos casos em que um cartão corporativo está vinculado a uma única conta corrente, é aconselhável criar uma subconta para a conta. 51 ou 52.

Contabilidade

As regras para registro de transações são apresentadas na tabela por conveniência:

db	cd	Destino	Confirmação
55.4	51	Transferindo o valor do limite de pagamento e o saldo mínimo (em rublos) da conta da empresa para a conta do cartão (rublo)	Ordem de pagamento, extrato bancário.
55.4	52	Transferência do limite de pagamento e saldo mínimo em moeda estrangeira de uma conta em moeda estrangeira para uma conta corporativa.	Documento de pagamento, extrato bancário.
55.4	67, 66	Recebimento de fundos de crédito na conta do cartão na data de um único crédito, desde que tenha sido celebrado um acordo adequado com a estrutura bancária	Ordem bancária, extrato bancário.
55.4	66	Recebimento de fundos de crédito no cartãoconta no dia do pagamento por fundos de crédito de uma organização bancária na ausência de dinheiro próprio da empresa, se houver acordo de cheque especial com o banco	Extrato bancário, garantia.
91.2	51, 52	Pagamento de taxas bancárias para emissão, emissão, manutenção de um cartão	Extrato bancário, extrato contábil.
91.2	66	Cálculo de juros de empréstimo concedido por cartão corporativo	Extrato bancário, extrato contábil.
66	51, 52	Transferência de fundos para pagar um empréstimo ou juros de um empréstimo recebido em conexão com o uso de um cartão	Ordem de pagamento (documento), extrato bancário.

Para refletir o reabastecimento de um cartão corporativo em "1C", o documento "Baixa da conta" é usado. Ele está localizado na seção "Banco e caixa".

Contabilidade para liquidações

Existem duas opções para registro de transações: simplificada e acadêmica. Suas características são mostradas nas tabelas.

Método simplificado

db	cd	Destino	Confirmação
71	55.4	Reflexão da quantidade de trabalho paga pelo cartão,serviços, bens, bem como dinheiro retirado do cartão no âmbito dos titulares (funcionários inquiridos) na data indicada no extrato bancário	Extrato bancário com aplicativo de descriptografia para cartões corporativos.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 etc.	71	Reflexão de materiais, obras, serviços pagos, de acordo com o relatório prévio apresentado pelo funcionário com documentos comprobatórios anexados, na data do relatório.	Faturas, passagens, recibos, cheques, recibos originais, cheques de caixa eletrônico, etc.

versão acadêmica

db	cd	Destino	Confirmação
10, 20, 26, 44 etc.	71	Reflexão de materiais, obras, serviços pagos por cartão corporativo, conforme relatório com documentação comprobatória na data de sua apresentação	Ingressos, recibos, guias originais, recibos de terminais, etc.
71	57	Reflexão de uma transação feita em cartão, mas não contabilizada em conta bancária	Referência contábil.
57	55.4	Reflexão do montante de bens pagos, obras, serviços, numerário retirados do cartão, no contexto dos responsáveis no dia em que são refletidos no extrato bancário	Extratobanco com descriptografia por cartões.

Se a data do relatório no cartão corporativo coincidir com o dia em que a transação estiver refletida no extrato bancário, as transações são feitas de acordo com a primeira opção.

Além disso, para ambas as opções, a quantidade de dano deve ser levada em consideração:

db	cd	Destino	Confirmação
73.2	55.4	Reflexão do valor do dano material causado pela não apresentação de documentos comprovativos do funcionário ou em conexão com o uso de fundos do cartão para necessidades pessoais	Extrato bancário, extrato contábil.
50, 70	73.2	Indenização por dano de empregado através do caixa da empresa ou por dedução do salário	Extrato contábil, ordem de recebimento.

Relatório de cartão corporativo: exemplo

O funcionário que recebeu os recursos para o relatório deve fornecer um documento que descreva todos os custos incorridos. Documentos de apoio são anexados a ele. As instruções pertinentes são estabelecidas na ordem aprovada pelo Banco Central.

Ordem do Comitê Estadual de Estatística de 2001 aprovou o formulário padrão do relatório AO-1.

No formulário, no entanto, não há linhas nas quais você possa refletir transações em cartões corporativos. Existem duas maneiras de corrigir a situação:

• Suplemente o formulário padrão. Conforme estabelecido na Ordem, a organizaçãotem o direito de adicionar linhas adicionais ao formulário unificado.
• Desenvolva você mesmo um formulário. Formulários unificados a partir de 2013-01-01 não são considerados obrigatórios para empresas. A disposição correspondente decorre da Lei Federal nº 402.

Vamos considerar um exemplo. O funcionário recebeu um cartão corporativo do Sberbank, no qual estão disponíveis 50 mil rublos. Ele foi instruído a comprar um dispositivo multifuncional, cujo custo é de 110 mil rublos. De acordo com a ordem de pagamento, 65 mil rublos foram transferidos para o cartão. Depois de comprar o dispositivo, o saldo acabou sendo de 5.000 rublos.

O contador da empresa complementa o formulário padrão do relatório com várias linhas. Em primeiro lugar, são fornecidas colunas para refletir os valores dos fundos na data em que o cartão foi usado:

• "Saldo no cartão". Esta linha é preenchida caso o funcionário não tenha entregado o instrumento de pagamento.
• "Emitir cartão …". Esta linha contém informações se o instrumento de pagamento foi emitido antes da execução da tarefa.

O saldo do cartão é reconhecido como igual a 0 nas condições do exemplo, pois o cartão foi emitido para o funcionário antes da conclusão da atribuição. A linha "Emitido um cartão" indica seu número e o valor disponível.

Para refletir a reposição de fundos, a coluna "Ordem de pagamento" foi adicionada ao relatório. A data e o número do documento são indicados aqui.

A linha "Total" deve conter o valor do saldo do cartão emitido e o valor da transferência adicional. De acordo com as condições do exemplo, o total é 115RUB mil

No verso do relatório, devem ser listados os documentos pelos quais o funcionário confirma as despesas incorridas. O funcionário deve indicar a data da despesa e o valor.

Saque em dinheiro

Ao desenvolver um formulário de relatório, é necessário prever uma situação em que o funcionário não poderá pagar por serviços ou bens por transferência bancária. Assim, o funcionário terá que sacar o valor necessário.

Para refletir tais transações, as seguintes linhas são adicionadas:

• "Retirado do cartão".
• "Dinheiro gasto".
• "Adicionado ao cartão via terminal".
• "Saldo de caixa".

Todas as transações com fundos são refletidas na frente do relatório.

Recibo de recebimento do documento

O funcionário responsável deve apresentar um relatório a um contador ou chefe da empresa. Depois disso, o documento é verificado e aprovado pelo diretor da organização.

Bens, serviços adquiridos por um funcionário são creditados. O funcionário recebe um recibo para a aceitação do relatório - na parte inferior do formulário. Se não for fornecido no formulário desenvolvido pela empresa, o recibo é elaborado de forma arbitrária.

Aprovação do Formulário

De acordo com as regras gerais, o chefe deve aprovar o formulário desenvolvido pela empresa de forma independente. Tal requisito está estabelecido na Lei Federal nº 402. O mesmo requisito se aplica se a organização utilizar um formulário unificado.

Geralmente amostrasos formulários dos documentos primários constam dos anexos do despacho de aprovação da política contabilística.

Abrindo uma conta

Para criar uma conta com cartões corporativos, a empresa precisa primeiro dos documentos necessários para abrir uma conta normal. Além disso, você deve escrever um aplicativo, cujo formulário é fornecido pelo banco. Ele é escrito para cada funcionário-titular de cartão. Os documentos pelos quais os funcionários relevantes são identificados também estão anexados. Trata-se, em particular, de um passaporte, bem como documentos que confirmam as relações trabalhistas com a empresa (uma cópia do contrato). O banco pode solicitar outros documentos se necessário.