Inventário em uma instituição orçamentária: regras e etapas de execução

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Qualquer atividade empresarial em uma empresa pressupõe a presença de poupanças específicas em suas posses. Isso inclui ativos tangíveis e intangíveis, ativos fixos, produtos acabados ou bens para venda, ativos monetários e outros bens. Qualquer que seja a empresa - grande ou pequena, industrial ou comercial, estatal ou privada - ela deve obrigatoriamente recalcular a lista de imóveis nela presentes por meio de um inventário. Nas instituições orçamentais, este procedimento é realizado com especial cuidado.

Conceito de Estoque

Estoque, por sua definição primária, significa o recálculo das posições de caixa registradas na conta do imóvel do empreendimento, com comparação específicaresultados obtidos com a verificação anterior. Esta palavra inicialmente sugere um termo familiar chamado "inventário". Mas vale notar que o processo de realização de um inventário em uma instituição orçamentária envolve uma mensuração quantitativa não apenas do patrimônio econômico ou objetos de inventário que são atribuídos a pessoas financeiramente responsáveis, mas também a lista de fundos armazenados em contas bancárias e em dinheiro (em mãos), acordos com devedores e credores, bem como passivos financeiros. O principal objetivo deste evento é identificar sobras ou carências que possam surgir no decorrer da atividade econômica, bem como buscar possíveis erros cometidos por colaboradores de diversas áreas do funcionamento econômico do empreendimento como um todo. Com base nos resultados do inventário em uma instituição orçamentária, os responsáveis pela f alta estão sujeitos a punição disciplinar na forma de repreensão ou desconto de bônus, bem como indenização por danos.

Valor para a empresa

A realização de controlos regulares nas empresas mantidas à custa de fundos estatais é um processo integrante da sua atividade económica. A importância do inventário nas instituições orçamentais deve-se ao rol de possíveis situações sujeitas a controlo obrigatório por parte da gestão, nomeadamente:

• condições para a transmissão do espólio de um empreendimento orçamentário para aluguel;
• condições para venda ou resgate de imóvel orçamentário;
• monitorando o estado do ativo epassivos de uma instituição pública;
• mudança de responsável e transferência de casos;
• presença de fatos de furto, abuso de poder e danos a objetos de valor;
• situações de incêndios, desastres naturais e outras emergências.

Os componentes mais importantes e de peso do patrimônio de uma instituição orçamentária são necessariamente inventariados, cuja lista inclui:

• caixa de caixa empresarial;
• drogas;
• ativo imobilizado;
• inventário;
• fundo da biblioteca;
• lista de metais e pedras preciosas.

Regras

As regras para realização de inventário em instituição orçamentária são regulamentadas pela legislação vigente. Um dos principais requisitos para a correta condução da inspeção do patrimônio estatal é a formação obrigatória da composição da comissão. Uma ordem de inventário em uma instituição orçamentária estabelece pessoas específicas que serão membros dessa comissão. O círculo de pessoas submetidas à verificação inclui apenas funcionários da equipe desta empresa, mas não terceiros na forma de avaliadores especializados, funcionários de inspeções estaduais e assim por diante. Os representantes obrigatórios da comissão são o chefe e o contabilista ordinário, e são chefiados pelo seu titular e pelo seu suplente. É importante observar que pessoas materialmente responsáveis não podem fazer parte dos inspetores. Além dos membros da equipe de revisão, o diretor da instituição é aprovado emencomendar datas específicas para a inspeção. Ao final do inventário de bens em uma instituição orçamentária, é realizada uma análise de f altas e sobras, são identificados os culpados, é aplicada uma sanção administrativa aos culpados, se houver.

Etapas de implementação

Todos os trabalhos de verificação de posições pecuniárias e não pecuniárias no espólio de uma instituição estatal são divididos em várias etapas.

A primeira etapa é a preparação. Até o início da auditoria, o departamento de contabilidade deve concluir o trabalho com todos os documentos de recebimento e emissão de bens materiais, bem como fazer os lançamentos necessários na lista de registros contábeis analíticos, tendo determinado antecipadamente os saldos no dia da a auditoria.

A segunda etapa é o inventário direto em uma instituição orçamentária. São preparados formulários relevantes para inserir dados sobre os resultados da inspeção, os nomes dos membros da comissão são inseridos, itens específicos sujeitos a inventário são contados, pesados, medidos, após o que as instalações sujeitas a inspeção são seladas para evitar falsificações ou roubo subsequente do inventário.

A terceira etapa é o registro dos registros de estoque. Os formulários especificamente estabelecidos pela legislação em vigor regulam o preenchimento dos resultados de uma auditoria sobre ativos fixos, ativos intangíveis, outros ativos intangíveis e estoques, a disponibilidade de fundos e valores, bem como formulários de relatórios rigorosos, acordos com devedores e credores, e ativos tangíveis armazenados.

A quarta etapa é a verificação dos estoques concluídos. Ele resume os resultados do inventário de ativos fixos em uma instituição orçamentária, passivos, ativos e caixa. Nesta fase, revelam-se sobras e carências do patrimônio do empreendimento.

Inventário do SO

O inventário de ativos fixos nas instituições orçamentais é uma das áreas de maior prioridade e responsabilidade no trabalho da comissão de auditoria. Afinal, aqui é necessário analisar e calcular não apenas a presença real de ativos no empreendimento, mas também determinar o estado físico de cada objeto a ser verificado. Isso requer a experiência e certas habilidades dos membros da comissão selecionados pelo chefe, já que a lista de ativos fixos é muitas vezes muito grande: inclui muitos itens de imóveis a canetas e lápis de papelaria.

O procedimento para a realização de inventário anual em instituição orçamentária para ativos fixos, bem como para inspeção particular não programada, inclui princípios específicos para análise do objeto da vistoria. O objetivo de tal verificação é:

• recálculo e fixação da disponibilidade real do ativo imobilizado;
• comparação dos dados recebidos com as informações contábeis inseridas anteriormente no programa 1C;
• identificação de discrepâncias e identificação de f altas e excedentes, se houver;
• verificando objetos inutilizáveis;
• Identificação do ativo imobilizado que não atende aos critérios de reconhecimento.

Os objetosos terrenos com seus edifícios, estruturas, imóveis não estão sujeitos a verificação anual obrigatória, e uma instituição orçamentária não é obrigada a realizar um inventário desses fundos anualmente - basta verificá-los uma vez a cada três anos.

Comprar Inventário

Um ponto igualmente importante no trabalho de uma empresa estatal é a verificação da caixa registradora e dos fundos nela armazenados. O objetivo do inventário de caixa em uma instituição orçamentária é verificar a contabilidade real no local atual das transações em dinheiro, bem como identificar a correspondência das informações nos documentos de caixa com o caixa real. Mas em que casos é obrigatório o cheque em dinheiro? Isto é precedido pelas seguintes situações:

• transferência de propriedade estatal para aluguel ou propriedade do comprador;
• véspera de contas anuais;
• change MOL;
• detecção de indícios de furto, furto, dano à propriedade;
• força maior;
• desastres naturais;
• acidentes;
• emergências;
• liquidação ou reorganização de uma empresa.

Antes do cheque, todos os processos em movimento no caixa são interrompidos, o caixa fornece à comissão um conjunto de todos os PKO, caixa registradora, extratos de caixa. Sendo uma pessoa responsável financeiramente, ele também confirma que entregou toda a documentação de caixa ao departamento de contabilidade ou aos próprios membros da comissão, e também informa que todos os fundos que chegaram foram creditados e os que saíram foram escrito fora. Em seguida, vem a conduta direta doverificação, que implica o recálculo obrigatório de todas as notas de caixa no caixa com a sua denominação específica, sendo o montante revelado como resultado do cálculo comparado com o indicado pelo caixa na caixa registadora e saldos no final do período. Caso a empresa possua caixas registradoras, o cheque começa com a verificação dos cheques e dos valores neles inseridos com os dados do programa. Eles não ignoram a ausência de um limite no caixa - o valor nos saldos não deve exceder seu valor limite. Deve-se notar também que borrões, erros e exclusões em documentos de caixa são inaceitáveis. No final do inventário de dinheiro em duas vias, a comissão elabora um ato de inventário. Um deles é transferido para o departamento de contabilidade, o outro fica com o MOT na pessoa do caixa.

Estoque de passivos

O inventário de passivos em uma instituição orçamentária visa estabelecer informações financeiras confiáveis sobre relatórios e contabilidade, no processo em que especialistas determinam a presença e a condição das dívidas de uma empresa estatal. Quais objetos são verificados pelo inventário de obrigações? Estes incluem:

• objetos de empréstimos, empréstimos, empréstimos;
• impostos e taxas específicos;
• itens de seguro social;
• entrega de mercadorias;
• execução de obras e serviços,
• nível salarial.

Durante a auditoria, o diretor determina a composição da comissão de auditoria. Ela, por sua vez, está engajada em avaliar a legitimidadecontabilidade realizada. São identificados atrasos no pagamento atempado de empréstimos e juros de empréstimos, é determinada a correspondência de valores em contratos e demonstrações financeiras. O inventário também se aplica à declaração fiscal - são considerados os valores que foram lançados em subcontas e que devem corresponder às informações inseridas na declaração.

No processo de identificação das dívidas aos fundos sociais, os montantes transferidos são verificados e as dívidas são procuradas. Não menos cuidadosa é a abordagem na consideração do salário de cada funcionário, levando em consideração a atenção específica dada aos pagamentos a menor e a maior apurados.

Entre outras coisas, monitoramos e analisamos acordos com compradores, fornecedores, clientes, empreiteiros. As condições de pagamento das ordens de pagamento são analisadas e os relatórios prévios enviados são verificados.

Recalculo anual de propriedades

Representantes do Bureau of Technical Inventory às vezes são convidados a realizar um recálculo anual da propriedade de uma empresa estatal. A instituição orçamentária realiza uma auditoria anual obrigatória a partir de 1º de outubro de cada ano (início do quarto trimestre do período do relatório). Além das opções de recálculo acima, o inventário anual prevê a verificação dos seguintes componentes da propriedade econômica de uma empresa estatal:

• terra, imóveis (a cada três anos);
• estoques, ativos biológicos, recebíveis já mencionados, contas a pagar, receitas e despesas diferidas, outrosobrigações (anualmente);
• ativos fixos, equipamentos, estoques (anualmente);
• investimento, caixa, trabalho em andamento (anual);
• instalações agrícolas (anualmente);
• apicultura, viveiros (anualmente).

Durante o inventário anual, a comissão realiza os seguintes trabalhos:

• briefing para inspetores;
• organização do próprio inventário;
• controle da inspeção;
• determinação correta das diferenças de controle;
• verifique novamente em caso de erro no cálculo preliminar do imóvel;
• identificando as causas da diferença;
• reportando informações à gerência preenchendo uma lista de inventário.

F alta de estoque

A carência identificada durante o inventário de uma instituição orçamentária é passível de análise. Por si só, a definição de f alta é uma f alta de itens de estoque identificados durante a auditoria e seu recálculo direto. Se a carência foi calculada dentro das normas de perda natural, as penalidades não são aplicadas ao responsável material. Nesse caso, o valor do estoque em f alta ou danificado é debitado da conta contábil a um custo específico, que inclui o preço do contrato e a parcela dos custos de transporte gastos nesses estoques. Se a f alta exceder a taxa de perda natural, então o culpado é identificado e uma multa é cobrada dele no valor do valor recebido durantecheques de f alta.

Excedente de estoque

Identificado durante o inventário em instituição orçamentária, o excedente é passível de capitalização. Os valores excedentes recebidos como resultado da auditoria de ativos fixos, estoques, caixa e outros ativos são levados ao balanço. Esta operação é realizada aceitando o excedente para contabilização ao valor de mercado atual (se não estamos falando de caixa, eles vêm na denominação em que estão em excesso, e os dados sobre eles são registrados no ato do inventário de caixa). Contadores iniciantes inexperientes ou estudantes que não concluíram seus estudos, que vieram trabalhar em uma organização orçamentária e começaram a trabalhar em um inventário, acreditam erroneamente que excedentes não são escassez, que não há nada de terrível neles. Mas isso não. Especialmente quando se trata de bilheteria.

No caso de uma inspeção repentina não programada com representantes da inspeção estadual desceu sobre a empresa, o excedente encontrado na caixa registradora, mesmo no valor de um centavo infeliz, é multado na empresa. É estritamente proibido manter seus próprios fundos ou troco não entregue no caixa. O nível de dinheiro na caixa registradora deve corresponder claramente aos valores inseridos na documentação de caixa relevante. Se estamos falando, por exemplo, de ativos fixos, eles caem no balanço da empresa, mas o chefe da instituição ainda fará perguntas relevantespessoas financeiramente responsáveis que não colocaram o excesso de ativo fixo nos registros da empresa no momento certo.