Como preencher corretamente o diário do operador de caixa: exemplo e regras básicas

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Diário (livro) caixa-operador - um tipo de documentação que deve ser mantida para cada caixa registradora da organização. Ao mesmo tempo, é importante não apenas registrá-lo e emiti-lo corretamente, mas também registrar os lançamentos diários neste livro contábil de acordo com o padrão estabelecido sem correções. Vamos analisar todos os requisitos atuais para o diário do caixa para 2016-2017

Definição e função de uma revista

Outro nome para o livro do caixa é formulário KM-4. É obrigatório a partir de 25.12.1998 de acordo com o Decreto nº 132 da Comissão Estadual de Estatística. Para cada KKM (caixa registradora), é necessário um desses documentos de resumo. A manutenção deste diário é de responsabilidade do caixa, caixa que atende os clientes com a ajuda de caixas registradoras e recebe dinheiro destas como pagamento de produtos, serviços, trabalhos, etc. Este livro é a documentação contábil primária para a contabilização dos fundos recebidos.

No KM-4, as leituras tiradas do KKM são registradas diariamente,e quantias de dinheiro passadas pela caixa registradora. No início e no final do dia, o funcionário anota as leituras dos medidores KKM (o chamado relatório Z) - a diferença entre eles será considerada a receita do dia atual. A principal função do diário do caixa é reconciliar o saldo real do dinheiro na caixa registradora com o que o caixa eletrônico contou.

Regras de formatação e preenchimento

Ao cadastrar um diário de operador de caixa, é importante estar atento aos seguintes detalhes:

• KM-4 é obrigatório para exibir o livro inteiro ou apenas as folhas.
• A assinatura na folha de controle deve ser das mãos do empresário individual ou do chefe da organização. Deve ser certificado por um selo, se este for utilizado pela instituição.
• No livro, cada folha deve ser numerada, começando pela primeira. As páginas não precisam ser numeradas.
• Na última folha, uma nota é obrigatória: “O diário numerado, laçado e lacrado com assinatura (e selo) … folhas.” Parte deste texto deve ir para a folha de controle.

Como preencher o diário do operador de caixa corretamente (você verá uma amostra de uma entrada específica abaixo)? As regras são:

• Você só pode escrever no livro com esferográfica ou caneta com tinta azul escura.
• As inscrições são feitas em estrita ordem cronológica. Uma linha é um dia de dinheiro.
• A fonte dos registros é apenas o relatório Z - a informação não deve serresultado de cálculos independentes. Se vários desses relatórios foram feitos durante o dia do caixa, os dados de cada um deles devem ser inseridos no livro.
• Cada entrada deve ser certificada pela assinatura do caixa, empresário individual e gerente.
• O livro não deve conter correções e borrões.

Se um operador de caixa cometer um erro em uma entrada já feita, você pode corrigi-lo seguindo as instruções abaixo:

• Dados incorretos devem ser riscados e, em seguida, indique a informação correta ao lado, bem como a data da correção.
• O próprio caixa, assim como seu supervisor imediato, certifica o borrão com sua assinatura.
• Se a escala do erro for medida por várias páginas ou folhas, então é permitido riscá-las transversalmente.

Se todos os blots forem corrigidos de acordo com o esquema especificado, eles não devem ser puníveis para o funcionário.

Requisitos da página de título

A folha de rosto do diário do caixa deve ser elaborada da seguinte forma antes da apresentação direta do livro ao fisco:

• O nome completo da instituição, seu endereço deve ser escrito no topo.
• Further - informações sobre KKM - marca, tipo, modelo. Do lado direito - o número do fabricante e o número de registro, que é informado pelo CTO ou pelo fiscal no momento do registro do dispositivo.
• É obrigatório indicar quando foi iniciado o preenchimento do livro, e posteriormente - quando foi feito o último lançamento.
• É necessário indicar o cargo e nome completo do responsável -caixa trabalhando sob contrato de trabalho.

Substituição do formulário KM-4

Antes de iniciar o trabalho, o livro do caixa deve ser registrado na Receita Federal. A essa altura, ele já deve ter uma página de título concluída, paginação e a entrada na última página que afeta a folha de controle foi costurada.

Um novo diário deve ser iniciado somente quando o antigo estiver completamente preenchido (cada formulário é projetado para 1000 entradas). O motivo da substituição também pode ser a evidente deterioração do livro ou seu dano significativo.

Colunas da revista KM-4 e seu significado, fórmulas de verificação

Falando em como preencher corretamente o diário do operador de caixa, cuja amostra você já viu na foto, analisaremos todas as colunas existentes nele, revelando seu significado.

Contagem	Nome	Informações inseridas
1	Data da mudança	Digite a data impressa no cheque - relatório Z
2	Número do Departamento	A coluna é preenchida se houver uma divisão em seções dentro da organização
3	Nome do responsável	Se o diário for mantido pelo mesmo caixa, é permitido indicar o nome completo na linha inicial e nas linhas subsequentes colocar travessões (--//--)
4	Contagem do número de série do contador de controle no final do turno	O número ordinal do relatório Z é escrito - esta informação é visível nelemais
5	Relatório de memória fiscal (medidor de controle), registrando a soma das transferências do total de leituras do medidor	Alguns caixas anotam o número de vendas por dia aqui, alguns duplicam as informações da coluna 4. A maioria aconselha deixar esta seção em branco
6	Indicações de contadores de soma no início do dia	Total não reajustável do final do turno anterior (relatório Z de ontem) - corresponde aos dados na coluna 9 da entrada anterior
7	Assinatura do caixa
8	Assinatura do administrador
9	Dados dos contadores totalizadores no final do turno	Total não reajustável no final do dia útil
10	Valor da Receita Diária	Especificado no relatório Z. Para verificar, você pode calcular assim: coluna 9 - coluna 6=coluna 10
11	Dinheiro depositado	Valores em dinheiro entregues pelo caixa ao cofre principal. Você pode verificar a exatidão dos cálculos usando a fórmula: coluna 10 - coluna 13 - coluna 15=coluna 11
12	Pago conforme documentação, pcs	Regista aqui o número de produtos cuja compra foi paga com cartões, cheques de viagem, etc.
13	Pago conforme documentos, esfregue.	Quantidade de compras da coluna 12
14	RUR total alugado	É indicado o valor total entregue ao caixa-chefe - tanto dinheiro quantosem dinheiro. Se não houver cheques errados, devolução de mercadorias, os dados daqui são iguais à coluna 10
15	Valores devolvidos aos clientes em cheques KKM não utilizados	Cheques preenchidos incorretamente, devolução de mercadorias também deve ser inserida no formulário KM-3
16	Assinaturas ao final do turno do caixa, administrador, líder	As colunas 17 e 18 podem ser assinadas com uma mão
17
18

Vamos considerar o preenchimento do diário em um exemplo específico.

Como preencher corretamente o cadastro do operador de caixa: amostra

Suponha que, no encerramento do turno de 10 de maio de 2017, o caixa tenha removido o relatório nº 3210. Segundo ele, a receita diária foi de 23.845,12 rublos. O total não reajustável foi de 50.645,20 rublos. Seus números para ontem - 26.800,08 rublos. As mercadorias foram devolvidas no valor de 2114,50 rublos. Vamos inserir informações no KM-4.

Número da caixa	Informações
1	10.05.2017
2	---
3	Ivanova A. A.
4	3210
5	---
6	26800.08
7	(Assinatura)
8	(Assinatura)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730,62 (23845,12 - 2114,50)
12	---
13	---
14	21730.62
15	2114.50
16	(Assinatura)
17	(Assinatura)
18	(Assinatura)

Devolução e armazenamento de fundos

Como preencher o cadastro do operador de caixa? A amostra demonstra a devolução de mercadorias aos consumidores. Tais situações, além de serem inseridas no KM-4, devem ser inseridas no KM-3. A devolução ocorre através do caixa principal da organização, menos frequentemente através do KMM de um determinado caixa.

Todo o dinheiro armazenado na caixa registradora deve ser entregue no final do turno ao supervisor imediato, empresário individual ou ao caixa principal. O operador não tem o direito de dispor desses valores depois de fazer um lançamento no diário.

Adquirindo

Adquirir é um pagamento sem dinheiro usando cartões bancários. Essa inovação relativamente recente às vezes confunde o preenchimento do diário do caixa - a coluna de receita diária inclui uma quantia maior do que o que está armazenado no caixa. Além disso, o funcionário deve manter um registro dos consumidores (guardar para si as cópias dos cheques) que efetuaram o pagamento por transferência bancária.

Como preencher corretamente o diário do operador de caixa, os exemplos deste artigo mostraram claramente. Este livro é um dos mais importantesdocumentos na condução das atividades de liquidação e caixa. Sua ausência, assim como sua perda, acarreta multas impostas pelos órgãos fiscalizadores da Receita Federal, tanto ao empregado quanto à organização.