Organização da contabilidade: princípios básicos, características e requisitos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Controle é quase sempre a chave para a boa sorte. E se falamos em contabilizar as atividades da organização, não há como passar sem isso. Como implementá-lo? Quais são as nuances da organização da contabilidade e relatórios na prática? Em que focar para não errar e não ser culpado perante o estado?

Informações gerais

A Federação Russa tem um programa estadual para a transição para a prática internacional. Prevê a transferência do sistema contabilístico e estatístico para as exigências da economia de mercado internacional. Para este fim, o Ministério das Finanças desenvolveu uma série de regulamentos. Eles visam regular a contabilidade de empresas que operam no território da Federação Russa. Convencionalmente, quatro grupos de documentos podem ser distinguidos:

1. Lei nº 129-FZ de 21 de novembro de 1996 "Sobre a Contabilidade", bem como outros atos legais que regulamentam as questões de prestação de contas e prestação de contas. Estes são documentos básicos.
2. Regulamento da contabilidade da organização, que revela os princípios que devem ser seguidos durante o trabalho. Também está sendo realizado trabalho explicativo sobre a interação de documentos legislativos.
3. Instruções metodológicas (recomendações, instruções). Ajudar a realizar a contabilidade de diferentes tipos de bens, passivos e fundos.
4. Documentos de trabalho da organização. Eles definem regras contábeis internas para despesas, passivos e ativos. Mas eles devem ser baseados em documentos anteriores.

A legislação estabelece que toda a contabilidade na Federação Russa deve ser realizada em rublos. Também é necessário distinguir entre a propriedade da empresa e outras pessoas jurídicas que são propriedade. A organização da contabilidade deve ser realizada a partir do momento do registro da organização. É necessário configurar imediatamente os momentos de trabalho: exibição separada de investimentos de capital e produção, registro oportuno de transações comerciais, sem isenções ou omissões.

Sobre gestão contábil

Toda a responsabilidade pela sua organização é do gestor de topo (diretor). Também lhe é confiada a responsabilidade de criar as condições necessárias. É gerido pelo departamento de contabilidade, que é uma unidade estrutural. E então depende da escala. Se houver seu próprio serviço, ele é chefiado pelo contador-chefe. Se não, e tudo é feito por um especialista, ele é considerado responsávelpara todos os dados. Há também opções quando a contabilidade é transferida para uma organização especializada ou um especialista em uma base contratual. E se houver um serviço? Nesses casos, o contador-chefe é nomeado e demitido pelo chefe da empresa. Ele também o obedece. Quais são as responsabilidades dele? Uma pequena lista é a seguinte:

1. Se pautar pela legislação vigente, responsabilizar-se pelo cumprimento de todos os requisitos existentes, bem como das regras de trabalho.
2. Garantir o controle sobre o reflexo das transações comerciais, elaborar relatórios, fornecer informações operacionais, realizar análises econômicas das atividades para identificar e mobilizar reservas.
3. Assinar juntamente com o responsável da organização os documentos que são utilizados para a emissão e recebimento de fundos, itens de inventário. O mesmo se aplica à liquidação, crédito e obrigações monetárias. Caso não tenham a assinatura do contador, os documentos são considerados inválidos e não serão aceitos para execução.
4. O direito de assinar pode ser concedido por ordem escrita do chefe. Mas, ao mesmo tempo, é vedada a lavratura e a aceitação para execução de documentos em operações que contrariem a legislação vigente, bem como violem a disciplina financeira e contratual.

O fato de que a contabilização das despesas de uma organização começa com a identificação de um especialista responsável é certamente verdadeiro. Mas isso não é tudo.

Construindo a estrutura

É aconselhável coordenar com o contador-chefe a demissão, nomeação, bem como a movimentação de pessoas financeiramente responsáveis, como caixas, gerentes de armazém e outros. Ao mesmo tempo, é necessário preocupar-se para que a transferência de autoridade ocorra sem problemas críticos. Por exemplo, se o contador-chefe for dispensado de suas funções, até que um novo especialista seja selecionado, suas funções serão desempenhadas por um substituto. Além disso, a organização da contabilidade no mundo moderno é quase impensável sem o uso de ferramentas de automação, pois isso pode simplificar significativamente a condução dos negócios. Acredita-se que sua presença permita que um especialista substitua de 5 a 6 colegas que trabalham exclusivamente com papéis. Isso é possível devido ao amplo leque de possibilidades, customização dos processos de transferência de documentação, visualização da estrutura interna, busca rápida do documento necessário e outras funções, ainda que pequenas, mas muito agradáveis. Portanto, é necessário pensar em como aumentar a eficiência dos contadores. De fato, caso contrário, afetará negativamente o nível de competitividade. E a contabilidade financeira clássica da organização também funciona de forma bastante lenta, o que reduz a velocidade de resposta da empresa a problemas e situações críticas, que por sua vez podem levar a resultados financeiros desastrosos. Portanto, o conceito de "estrutura" deve ser entendido não apenas como uma hierarquia de funcionários, mas também todos os tipos de acréscimos que aumentarão a velocidade do trabalho, a eficiência e outros pontos importantes.

Sobre princípios

Isso é muito importantemomento. Os princípios básicos da organização contábil não devem ser subestimados, caso contrário, isso pode levar a vários problemas. De acordo com o posicionamento adotado, é necessário focar em:

1. Princípio da dupla entrada. Segundo ele, cada transação comercial leva a uma mudança em pelo menos dois objetos: uma conta de crédito e uma conta de débito. Ou seja, duas contas. Para isso, é usada fiação simples. E se houver mais contas? Então você precisa usar fiação complexa.
2. O princípio da objetividade da unidade contábil. Ele estipula que tudo deve ser quantificado e valorizado. Afinal, esta é a única maneira de determinar quanto certos benefícios econômicos e recursos foram recebidos ou perdidos.
3. Princípio da periodicidade. Ele diz que, para determinar os resultados das atividades e formular dados sobre a condição financeira, é necessário distinguir entre períodos de relatório e contábeis. Qual é a diferença deles? Os períodos de reporte são trimestre, seis meses, 9 e 12 meses. Já o período contábil é utilizado para calcular o custo dos produtos criados, trabalhos realizados e serviços prestados. Para esses fins, o mês é usado. Embora em alguns casos possam coincidir em duração.
4. Princípio do valor monetário. Qual é a sua essência? Este princípio afirma que o medidor comum para todos os objetos contábeis é a unidade monetária. Também é usado para analisar e avaliar a condição financeira e patrimonial da empresa. Se falamos sobre a Federação Russa, nesse caso, a avaliação da propriedade deve ocorrer na moeda nacional. Se os registrosse referem a contas em moeda estrangeira, bem como a operações em unidades monetárias de outros países, devem ser convertidas em rublos. Além disso, para isso, toma-se a taxa de câmbio do Banco Central, que era na data do recebimento dos recursos estrangeiros.

Há muitos princípios

Se há desejo de estudar e estabelecer negócios no mais alto nível, para isso você deve se familiarizar com as IFRS, mas existem muitas delas. Portanto, a atenção será dada apenas aos mais importantes. A organização da contabilidade pode ser bem implementada com os seguintes componentes:

1. Princípio de competência. Também conhecido como o conceito de correspondência. A linha de fundo é apresentar a suposição de que os fatos da atividade econômica foram cometidos no período do relatório. Portanto, no departamento de contabilidade, eles estão em seus devidos lugares, independente do momento tático de pagamento ou recebimento de fundos.
2. O princípio da racionalidade. Qual é a sua essência? Assume-se que será realizada uma contabilidade econômica e racional, que refletirá todas as informações necessárias sobre as atividades econômicas e o porte do empreendimento. Nesse caso, restarão apenas os dados que permitirão aos usuários tomar decisões visando garantir o funcionamento da empresa. Além disso, os benefícios e custos associados à obtenção dessas informações são levados em consideração.
3. Princípio de política contábil consistente. Baseia-se no fato de que várias mudanças no cálculo e compilação de dados não ocorrerão. Isso é necessário para poder comparar dados sobrea posição financeira da organização em diferentes períodos de relatório. Para fazer isso, é necessário exibir de forma honesta e verdadeira todas as informações e atividades de auditoria.

Aqui estão os destaques da organização básica da contabilidade. Mas eles não se limitam a tudo. É obrigatório o estudo das Normas Contábeis da Organização, e é recomendável que você se familiarize com as Normas Internacionais de Relatório Financeiro (IFRS).

Definir tarefas

Qual é a política contábil da organização? A contabilidade é impossível sem definir as tarefas a serem resolvidas. Caso contrário, haverá muitos dados a serem considerados. Em linhas gerais, é necessário ter um sistema ordenado de coleta, resumo e registro de informações sobre as obrigações e bens da organização em termos monetários, bem como documentar todas as transações comerciais. Mais especificamente, é:

1. Formação de informações confiáveis e completas sobre as atividades da organização, bem como sua situação patrimonial, que podem ser utilizadas por administradores e proprietários, e em alguns casos credores e investidores.
2. Fornecer todos os dados necessários para usuários internos e externos, monitorar o cumprimento da legislação da Federação Russa, verificar a conveniência, fixar o uso de recursos financeiros, trabalhistas e materiais.
3. Formação de um sistema de padrões que possa validar a utilidade da informação.
4. Prevenção de Probabilidadesresultado financeiro negativo. Procure reservas internas que possam proporcionar estabilidade financeira.
5. Formação do marco regulatório.
6. Apoiando a cooperação internacional.
7. Auxílio metodológico em contabilidade gerencial.
8. Reforçar os padrões nacionais e internacionais.

Você pode expandi-los e aumentar o número, mas isso deve ser feito exclusivamente para as necessidades existentes de cada empresa individual.

Sobre suposições

Todos nós não podemos saber. E ainda mais para prever o futuro. Portanto, o plano de organização contábil deve conter certas premissas. No total, há quatro pontos importantes aos quais você precisa prestar atenção. Isto é:

1. Assunção de isolamento de propriedade. Ou seja, é necessário separar os ativos e passivos da organização e dos proprietários. Se houver propriedade controlada pela empresa, embora não lhe pertença, são utilizadas as regras da contabilidade simples.
2. Assunção de continuidade. Nesse caso, assume-se que a organização irá operar em um futuro próximo, não tendo intenção ou necessidade de reduzi-la ou mesmo liquidá-la. Neste caso, todas as obrigações serão cumpridas.
3. Assunção da sequência de implementação das prioridades selecionadas. Nesse caso, assume-se que o curso de ação não mudará e os padrões selecionados serão usados de forma consistente no futuroperíodos de reporte. Isso é necessário para criar uma conta estável.
4. Assunção de certeza temporal dos fatores que influenciam a atividade econômica. No que diz respeito aos rendimentos, não importa quando foram recebidos ou pagos. É preciso confiar nos fatos da atividade econômica.

E os requisitos?

Já sabemos o que é contabilidade. A política da organização pode afetá-lo. Mas como? Os seguintes requisitos precisam ser apresentados:

1. Integridade. Todos os fatos da atividade econômica devem ser apresentados na contabilidade.
2. Tempo. Os fatos das atividades comerciais devem ser exibidos no prazo.
3. Cuidado. É necessário focar em despesas e passivos, dando menos atenção a possíveis receitas e ativos. É necessário garantir que não haja reservas ocultas.
4. Consistência. Deve-se tomar cuidado para garantir que os dados contidos nos vários locais sejam consistentes.
5. Prioridade de conteúdo nos formulários. Nesse caso, entende-se que a reflexão na contabilidade deve ser construída levando em consideração a forma jurídica e a essência econômica dos fatos, bem como as condições para se fazer negócios.
6. Racionalidade. A contabilidade precisa ser bem gerenciada. Para isso, deve-se partir das condições existentes, bem como do porte do empreendimento.

Claro, se desejar, esta lista pode ser facilmente expandida. Mas a informação dada aqui é o mínimo básico que é necessário parao início da construção do subsistema contábil da organização. Mas jogar algo fora da lista não é categoricamente recomendado. Mas, ao mesmo tempo, deve-se tomar cuidado para não sobrecarregar os especialistas responsáveis. Tudo o que é feito deve ser útil.

Exemplo

Vejamos como a contabilidade é feita nas organizações orçamentárias. Convencionalmente, distinguem-se duas etapas, embora muitas vezes sejam chamadas de ações contábeis:

1. A primeira etapa. Organiza o atual monitoramento, contagem, cobrança e registro de transações comerciais. Normalmente, a palavra "documentação" é usada para essa designação. Seu procedimento contém a ordem da organização da contabilidade. Não é em vão que os contadores verificam cuidadosamente os documentos primários recebidos. Afinal, a capacidade de provar o cometimento de fatos de atividade depende da veracidade de seu registro. Além disso, a classificação de documentos pode ser realizada.
2. Segunda etapa. Aqui é dada atenção à sistematização, agrupamento e generalização das informações contábeis recebidas. Esses procedimentos permitem capturar e organizar todas as informações sobre a atividade. Essa etapa é chamada de registro. É apresentado na forma de contas contábeis, que são determinadas por documentação normativa interna.

Então, inicialmente você precisa criar um plano-esquema de acordo com o qual tudo irá funcionar. Você pode prescrever os padrões que determinam as contas na contabilidade da organização. Mas, ao mesmo tempo, não se deve esquecer a ordem do líder máximo, que criará esse subsistema emdentro de uma empresa ou instituição. Por alguma razão, muitas pessoas acreditam que, se uma organização recebe dinheiro do orçamento, não precisa pagar nada. É um delírio. Sim, pode parecer ridículo, ilógico e burocrático para alguém, mas você tem que pagar. Portanto, a organização da contabilidade tributária também deve ser realizada por organizações orçamentárias. É desejável que tudo isso esteja previsto em ordens, regulamentos e instruções de trabalho.

Conclusão

Quão vasto é o assunto e quão limitado é o seu alcance. Contabilizando a propriedade de uma organização, as transações comerciais realizadas são usadas por um motivo. Permite evitar ou identificar rapidamente todas as perdas, carências, abusos. É melhor quando está devidamente organizado desde o início. Nesse caso, quando surgirem problemas, será muito fácil entender a causa de sua ocorrência e encontrar rapidamente soluções para eliminá-los. Ao organizar a contabilidade, é necessário levar em conta o fator humano. Ou seja, confie, mas verifique. Além disso, você precisa monitorar a carga. Se você colocar tantas responsabilidades em uma pessoa para que ela permaneça constantemente no trabalho, não se surpreenda com a alta rotatividade de pessoal. Ao criar uma estrutura interna, será útil focar nos padrões internacionais de relatórios financeiros. E se o Regulamento é um documento obrigatório que todos devem seguir, então o IFRS não é. No entanto, estas são recomendações extremamente úteis. Não em vão em seu usoO governo russo insiste.