Tarefas e propósito da viagem: exemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Você sabe indicar corretamente o objetivo da viagem de negócios? Um exemplo pode ser facilmente encontrado em todos os tipos de fóruns profissionais para contadores ou especialistas em RH. Mas copiar a experiência de outra pessoa nem sempre é justificado.

Não há lista de propósitos de viagens de negócios nos regulamentos. No entanto, o motivo da viagem de um funcionário deve ser declarado de forma que as despesas de viagem e diárias possam ser contabilizadas para reduzir a renda tributável.

Para isso, é importante considerar alguns pontos.

Quais?

Contabilistas práticos dão vários exemplos de propósitos de viagem e apontam para o seguinte:

1. A viagem de negócios de um funcionário deve estar claramente no melhor interesse da empresa. O objetivo da viagem de negócios é formulado de forma que fique claro: a “viagem” é benéfica para a empresa, contribui direta ou indiretamente para que a empresa obtenha lucro, aumente o volume de atividades e melhore a qualidade dos bens e Serviços. trabalhadororganização não pode ser enviada em viagem de negócios, colocando diante dele a tarefa de "descansar", "recuperar forças" ou "recuperar". As férias são fornecidas para isso - anuais ou por motivos de saúde.
2. O objetivo da viagem não deve contradizer a descrição do trabalho do funcionário. Assim, um contador não pode ser enviado em viagem de negócios para negociar com os clientes. E o diretor comercial da empresa não pode ser enviado para outra cidade para fins de "transporte de funcionários".
3. A razão para fazer uma viagem de negócios deve ser consistente com a duração da "viagem" e sua rota. Se o objetivo da viagem for, por exemplo, a participação em uma exposição, um funcionário da organização é obrigado a "deslocar-se" na direção oposta dentro de um dia após o término do evento.
4. Extremamente cuidadoso ao justificar viagens de negócios nos finais de semana. Se um funcionário da empresa for para outra cidade, por exemplo, para negociar na segunda-feira, e o tempo de viagem for de um dia, você não poderá sair antes do sábado à noite. Caso contrário, o custo das passagens ou combustível não pode ser atribuído às despesas.
5. É melhor evitar linguagem geral. É importante indicar por que exatamente um funcionário da organização é enviado para trabalhar fora do local de trabalho permanente. Caso contrário, os controladores podem ter dúvidas sobre a legalidade da atribuição das despesas de viagem à contabilidade tributária.
6. O objetivo da viagem deve ser formulado de tal forma que seja possível tirar uma conclusão inequívoca sobre se a tarefa atribuída foi concluída ou não. Após a viagem, o funcionário deverá apresentar um relatório sobre os resultados,anexar documentos confirmando a conclusão da tarefa. By the way, uma situação é possível quando o objetivo da viagem não é alcançado. Nesse caso, o empregador exige que o empregado forneça uma “nota explicativa” indicando as razões pelas quais a tarefa de trabalho não pôde ser concluída. Com este documento, as despesas de viagem podem ser aceitas para contabilidade fiscal.
7. Se o objetivo da viagem for volumoso, consistir em várias tarefas, também é importante anotar as tarefas separadas da viagem, cuja conclusão também precisará ser confirmada.
8. Se o trabalho de um especialista estiver viajando na natureza e a mudança para outra localidade estiver relacionada ao desempenho de assuntos cotidianos, essa “viagem”, de acordo com o Código do Trabalho, não é reconhecida como uma viagem de negócios em todos.

Qualquer funcionário pode ser enviado em viagens de negócios?

Isso é tão importante quanto a questão de como determinar o objetivo da viagem. Exemplos de casos em que um empregador foi multado por enviar um funcionário que não pôde ser enviado em uma viagem para outra cidade não são isolados.

Antes de enviar um funcionário para outra cidade ou país, é importante considerar que:

1. É expressamente proibido "equipar na estrada" mulheres grávidas e trabalhadores menores de idade (exceto pessoal empregado na área de criatividade).
2. Um funcionário enviado em viagem de negócios deve estar em vínculo empregatício com o empregador. No momento da partida, um contrato de aluguel já deve ser celebrado, elaboradode acordo com as leis aplicáveis.
3. Existem categorias de cidadãos que têm o direito de recusar viagens de negócios. Enviá-los para outra cidade ou país em negócios oficiais é permitido apenas com o consentimento por escrito deles.

Tais pessoas incluem:

• Mães de crianças menores de 3 anos.
• Pais ou responsáveis de pessoas com deficiência menores de 18 anos.
• Cidadãos que cuidam de familiares doentes, conforme laudo médico.
• Mães e pais que criam filhos menores de 5 anos sem cônjuges.

Os colaboradores que não pertençam a estas categorias estão sujeitos a responsabilidade disciplinar pelo incumprimento da ordem de deslocação em viagem de negócios. Em alguns casos, você pode até demitir um funcionário que se recusou a ir para outra cidade a negócios da empresa.

Quais documentos descrevem o objetivo da viagem?

Até 2015, era emitida uma viagem de funcionário:

1. Ordem.
2. Atribuição de Serviço.
3. ID de viagem.
4. Relatório.

Atualmente, todas as características da "viagem" estão indicadas na ordem. As formas unificadas de "atribuição de serviço", "certificado de viagem" e "relatório" foram canceladas.

Para confirmar o fato da viagem e cumprir o pedido são: passagens, guias, cheques de combustível e lubrificantes, relatórios, notas explicativas, protocolos de negociações, certificados de treinamento, contratos celebrados, inventários.

A partir da composição e conteúdo desses documentos, deve ficar claro quese o objetivo designado da viagem foi alcançado.

Vejamos como as tarefas de viagens de negócios são definidas para diferentes categorias de funcionários.

Diretor

O trabalho das primeiras pessoas das empresas é frequentemente associado à "viagem".

A viagem de negócios de um diretor de empresa, em regra, é emitida não por uma ordem, mas por uma ordem contendo a frase: "Vou partir em viagem de negócios com o objetivo de …".

O responsável da empresa pode fazer uma viagem de negócios, nomeadamente para conquistar novos mercados, procurar clientes, celebrar contratos de fornecimento de produtos. Qual seria o propósito da viagem do diretor nesse caso? Exemplos:

• negociação e celebração de contrato com a Firma LLC;
• negociando com os participantes da conferência "Produtos do Futuro" em N-sk "_"_ 20_;
• demonstração de amostras do produto "Item-1" da empresa LLC "Large Customer";
• apresentação de mercadorias para JSC Good Client.

A primeira pessoa da empresa também pode viajar para outra cidade ou país para se encontrar com os clientes existentes da empresa. Para este caso, os especialistas de RH já descobriram como escrever o objetivo da viagem no certificado de viagem. Exemplos:

• discussão dos termos do contrato de fornecimento de equipamentos de produção da Our Friend LLC;
• aprovação do plano de compras para o 2º semestre do ano _ junto ao JSC Concern.

Diretores da empresa de tempos em tempossão enviados para outras cidades ou países para "abrir uma nova filial da empresa". Tal formulação do resultado desejado também é aceitável em documentos. No entanto, neste caso, vale a pena identificar tanto as metas quanto os objetivos da viagem. Exemplo:

“Estou partindo para N-sk para organizar o trabalho de uma nova unidade estrutural.

Tarefas:

• Pesquise o mercado-alvo.
• Teste e contratação de funcionário para o cargo de gerente de filial.
• Coordenação com o chefe do ramo de planos de trabalho para _ ano.”

Além disso, o chefe de uma pequena empresa, além de um especialista no departamento de compras, pode ir a outra cidade ou país para comprar novos equipamentos, celebrar contratos de fornecimento de matérias-primas, materiais, componentes, e negociar os termos de cooperação com os fornecedores. Nesse caso, os documentos também devem indicar corretamente o objetivo da viagem do diretor. Exemplos:

• negociando com LLC "Parceiro" na compra de uma remessa de mercadorias "Coisa";
• conclusão de contrato de compra de produtos da Pomoshnik LLC;
• aquisição do equipamento "Máquina";
• estudo de amostras do produto "Shtuka" da Producer LLC.

De que outra forma pode ser formulado o objetivo da viagem de negócios da primeira pessoa da empresa? Exemplos:

• treinamento da equipe;
• participação em exposição, seminário, conferência" (visita a eventos relacionados com as atividades financeiras e económicas da empresa);
• desenvolvimento profissional;
• dominando novas tecnologias;
• verificando a qualidade do trabalhounidades.

Gerente de vendas

Nos departamentos envolvidos na venda de bens e serviços, o objetivo das viagens de negócios, como regra, é prescrito em grande detalhe. Os funcionários recebem instruções detalhadas por escrito, indicando quais tarefas devem ser concluídas e quais indicadores quantitativos são alcançados.

Primeiro, o objetivo principal da viagem de negócios do gerente de vendas é definido. Exemplos:

• aumento do volume de vendas na região;
• pesquisa de mercado;
• negociação com potenciais clientes.

O "grande" trabalho é dividido em etapas, após a conclusão de cada uma delas o funcionário elabora um relatório escrito. O gerente de vendas geralmente recebe os seguintes “sub-objetivos”:

• fazer visitas aos clientes existentes de acordo com o cronograma de visitas;
• visite clientes em potencial de acordo com o cronograma da reunião;
• reúna informações sobre um novo mercado para o departamento de marketing;
• visite os pontos de venda dos concorrentes, faça uma análise comparativa.

Engenheiros, equipe de produção

As viagens de negócios dessas categorias de funcionários são de longo prazo, pois geralmente estão associadas a garantir a operação eficiente de máquinas, linhas automáticas, robôs.

Para engenheiros e trabalhadores, também é muito importante formular corretamente o objetivo da viagem no certificado de viagem. Exemplos:

• instalação, ajuste de equipamentos;
• treinamento de funcionários responsáveis para trabalhar com a linha de produção;
• verificando, testando o funcionamento das máquinas;
• reparo em garantia, serviço de manutenção de dispositivos fornecidos sob o Contrato nº _ datado de "_" _;
• trabalho de manutenção, manutenção de equipamentos.

Muitos engenheiros fazem viagens de negócios para se comunicar com colegas e adquirir novos conhecimentos práticos. Este é um objetivo muito comum de uma viagem de negócios. Exemplo:

troca de experiência com os desenvolvedores de dispositivos "Poderosos"

Contador

Os contadores-chefes viajam para outras cidades para verificar a qualidade do trabalho dos especialistas contábeis, treinar funcionários, coletar informações e resumir as atividades financeiras e econômicas da empresa.

Um contador comum pode fazer uma jornada para aprimorar suas habilidades, trocar experiências com colegas, participar de uma reunião.

Como pode ser formulado o propósito da viagem de negócios de um contador? Exemplo:

realização de auditoria interna, verificando a correção do reflexo na contabilidade das operações financeiras e económicas da sucursal

Qualquer outro propósito da viagem correspondente à descrição do trabalho do contador também é aceitável. Exemplo:

visita de recepção

Trabalhadores agrícolas

Agricultores, agrônomos, operadores de máquinas, criadores de gado, avicultores enfrentam a necessidade de fazer viagens de negócios, talvez com muito mais frequência do que os especialistas "urbanos". Trabalhando no meio rural, eles devem estar em constante contato com a "civilização": comprar sementes, ração animal, participar de exposições de conquistas da economia nacional, conhecer novas tecnologias e, finalmente, vender produtos para empresas municipais e particulares, comercializar visitantes.

De acordo com os objetivos de uma determinada viagem, é formulado o objetivo da viagem de negócios dos trabalhadores agrícolas. Exemplos:

• compra de fertilizantes;
• obtenção da documentação de autorização;
• apresentação de projeto de investimento em feira especializada;
• participação na conferência de agricultores, troca de experiências;
• aquisição de equipamentos especiais;
• venda de produtos na feira da cidade;
• entrega de uma remessa de mercadorias para a fábrica JSC "Cliente".

Driver

Outra categoria de trabalhadores cuja ocupação está associada a viagens frequentes são os motoristas. Seus deveres incluem o transporte de funcionários da empresa, mercadorias, objetos de valor, documentos.

Depende da tarefa específica como escrever o objetivo da viagem na ordem. Exemplos de drivers:

• entrega de mercadorias ao Nosso Cliente LLC (endereço);
• transporte do diretor comercial;
• entrega de mercadorias e materiais, recebimento de faturas.

Qual seria o objetivo da viagem de negócios de um motorista? Exemplos:

• compra de peças para conserto de carros;
• diagnóstico programado do veículo;
• entregadocumentação original da transação.

Pesquisador

Cientistas, pesquisadores, especialistas, teóricos de vários setores, professores de instituições de ensino médio e superior fazem viagens de negócios para participar de conferências e concursos, compartilhar experiências, estudar fontes únicas, visitar exposições e museus especializados, participar de eventos arqueológicos escavações.

Como pode ser formulado o objetivo da viagem de negócios? Exemplo:

Coleta de informações para trabalhos científicos sobre o tema (nome)

Ou:

Examinando a documentação original

Conclusão

Não é necessário usar os "termos" padrão que geralmente descrevem o propósito de uma viagem de negócios. Exemplos apenas facilitam o processo de escolha de palavras "apropriadas". A experiência de muitos funcionários comprova que a redação da tarefa pode ser livre.