Descrição do cargo: assistente do chefe da organização

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Grande organização - grandes tarefas. O chefe da corporação não terá tempo em todos os lugares, mesmo com a ajuda de deputados. Para planejar adequadamente o dia, não esquecer nada, distribuir e controlar o trabalho, o gerente precisa de um assistente. O que faz o funcionário nesta posição, o que ele deve ser capaz e saber?

Assistente executivo: seu papel na organização

Seguindo a lógica do classificador de profissões aprovado em nível estadual, o subgerente pertence à categoria de dirigentes, pois supervisiona quase todas as questões de competência da primeira pessoa.

Ao mesmo tempo, algumas organizações interpretam o cargo de subgerente como administrador, gerente ou secretário: os dois primeiros cargos implicam funções organizacionais e administrativas, o terceiro - apresentação e suporte. O classificador de profissões classifica esses tipos de trabalho em diferentes categorias.- especialistas, funcionários técnicos, mas apenas um assistente é classificado como gerente.

Como determinar o escopo das responsabilidades de trabalho?

Ao contratar um gerente assistente ou secretário, uma organização deve decidir sobre o status, direitos e responsabilidades desse funcionário, porque os requisitos para o nível educacional, qualificações e experiência de trabalho do candidato dependem disso.

• Basta que a recepcionista tenha ensino médio completo, e a etiqueta e as técnicas de trabalho com equipamentos de escritório do candidato são ensinadas diretamente no local de trabalho.
• O administrador deve ter pelo menos um diploma de bacharel, ter habilidades organizacionais e um caráter enérgico e ter alguma experiência de trabalho, dependendo dos requisitos corporativos.
• Um gerente, como representante de profissionais, exige no mínimo ensino superior completo, experiência de trabalho é opcional, mas a empresa define esse padrão a seu critério.
• Assistente de cabeça. Esta posição implica os mesmos requisitos de qualificação de um gestor: ensino superior completo, experiência de trabalho na especialidade de pelo menos 2 anos. É provável que também sejam exigidas características pessoais especiais do candidato e, possivelmente, treinamento avançado.

Por que preciso de uma descrição do trabalho?

O subgerente, sendo funcionário, é obrigado a agir no âmbito dos seus direitos funcionais e a desempenhar plenamente as funções prescritas. No entanto, nem mesmocomo gerente, o empregado é obrigado a cumprir suas obrigações trabalhistas com consciência e pontualidade.

A ordem de contratação não contém uma declaração detalhada dessas competências e, mesmo no caso de um contrato, a lista de funções nem sempre é exaustiva. Para evitar discrepâncias na determinação dos termos de referência de um funcionário, a descrição do trabalho de um assistente do chefe de uma organização deve conter deveres detalhados, direitos que ele possui, bem como uma medida de responsabilidade pela violação de um contrato de trabalho, regulamentos trabalhistas, causando danos ao empregador, etc.

Assistente Pessoal do Executivo

A descrição do trabalho de um assistente é modelada em uma instrução semelhante para um gerente ou seu substituto, com exceção de algumas funções prioritárias de planejamento estratégico e gestão. Provavelmente, também não será confiada ao assistente a contratação e demissão de funcionários, o direito de administrar os recursos financeiros do empreendimento, a emissão de procurações e outras competências que sejam pessoais do chefe.

No entanto, a legislação permite delegar quaisquer funções a um funcionário de sua confiança, desde que tenha qualificação, conhecimento, experiência e autoridade suficientes para resolver tais questões. Só é importante emitir corretamente a autoridade do funcionário - por ordem ou procuração.

Ao mesmo tempo, a descrição do trabalho do assistente do chefe da empresa deve refletir o trabalho efetivamente realizado por ele.

Seções típicas

A estrutura da descrição do trabalho é fixada nos diretórios estaduais de qualificação e contém todos os requisitos básicos para o funcionário e as nuances do cargo, bem como seu lugar na estrutura organizacional da organização.

A descrição do cargo "Gerente Assistente", como qualquer outra, deve incluir as seguintes partes:

1. Condições gerais. Indica o procedimento de admissão e demissão, subordinação, procedimento de substituição de funcionário.
2. Funções laborais. Uma das seções mais importantes que precisa ser refletida em detalhes.
3. Direitos concedidos a um funcionário.
4. Limites de responsabilidade por violações.
5. Qualificações, experiência profissional, nível educacional.
6. O que o funcionário nesta posição deve saber.
7. Relacionamentos entre ele e outras partes da organização.

As seções especificadas não podem ser truncadas, mas é permitido expandi-las e adicionar os itens necessários.

Amostra de Descrição do Cargo de Assistente Executivo

Aprovado:

Diretor (nome da organização)

assinatura

(nome completo)

data de aprovação

Descrição do cargo "Gerente Assistente"

1. Condições básicas

1.1. Categoria profissional "Líderes".

1.2. Aceito e dispensado do trabalho por ordem do diretor.

1.3. Reporte: diretamente ao diretor.

2. Características

Assistente Executivo:

2.1. Coordena o trabalho dos departamentos, seções e demais divisões da empresa de acordo com as instruções, resoluções e ordens do diretor.

2.2. Mantém registro dos prazos para execução das ordens de controle do diretor por divisões estruturais.

2.3. Elabora um plano de trabalho para o diretor para o próximo dia útil e o envia ao gerente em tempo hábil.

2.4. Organiza e controla o trabalho de escritório na empresa, verifica a conformidade com os requisitos legais.

2.5. Assegura a contabilidade e registro de todas as procurações emitidas pelo diretor.

2.6. Gerenciar balconistas e controlar os resultados de suas atividades.

Suplemento dependendo das necessidades de uma determinada organização e perfil de cargo.

3. Poderes

O Assistente Executivo tem o direito de:

3.1. Familiarize-se com as decisões tomadas pela empresa.

3.2. Participar de reuniões da equipe de gestão.

Suplemento dependendo das necessidades de uma determinada organização e perfil de cargo.

4. Responsabilidade

Supervisor Assistente Responsável:

4.1. Pelo incumprimento ou cumprimento indevido das suas funções ao abrigo desta instrução, ordens e ordens do administrador, a legislação em vigor que rege as atividades da empresa.

4.2. Por controle insuficiente sobre as atividades dos funcionários subordinados.

4.3. Para divulgação de informações com acesso restrito.

Suplemento de acordo comsobre as necessidades de uma determinada organização e perfil de posição.

5. Qualificação

Um gerente assistente deve ter ensino superior completo, experiência profissional de pelo menos 2 anos.

6. Deve saber

Legislação atual, Estatuto, Acordo Coletivo (indica quais atos e normas o empregado deve conhecer).

7. Interação

Indica com quem e em que assuntos o subgerente coopera.

Concordo:

Chefe de Recursos Humanos

Assinatura

(nome completo)

Aconselhamento Jurídico

Assinatura

(nome completo)

Familiarizado:

assinatura

(nome completo)

Competências específicas do gerente de projeto assistente

Assume-se que o gerenciamento de projetos é um cargo temporário, respectivamente, e o assistente assume certas obrigações até a conclusão do projeto. Suas responsabilidades funcionais dependerão das especificidades e do tema do projeto, bem como das necessidades de uma determinada organização.

A descrição do trabalho do gerente de projeto assistente para funções será mais altamente especializada, mas com um colorido administrativo e organizacional. As responsabilidades típicas para esta posição podem ser encontradas no Manual de Qualificações e depois modificadas para se adequarem à situação.

As responsabilidades de um gerente geral assistente são diferentes?

Responsabilidades do assistenteO CEO e o Diretor Adjunto de Assuntos Gerais serão diferentes. Claro que, no segundo caso, os poderes serão mais restritos, uma vez que o chefe de assuntos gerais não é responsável por todas as atividades da organização, mas apenas por um setor separado.

A descrição do cargo de subgerente para assuntos gerais é elaborada com base nas funções do chefe que é "assistido". Assim, o escopo de sua responsabilidade e funções serão a base.

A descrição do trabalho "Gerente Assistente" neste caso é adequada como base, você pode desenvolver novos documentos para cargos relacionados.