Exemplos de relatórios de progresso. Como escrever um relatório

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Não existe líder que pelo menos uma vez por ano não exija que seus subordinados relatem o que foi feito. E o problema é que com o emprego rotineiro, desenvolver tal documento parece ser uma tarefa bastante difícil. E por alguma razão temos vergonha de pedir exemplos de relatórios sobre o trabalho feito pelas autoridades. E se ele decidir que não correspondemos à posição que ocupamos?

Quem precisa

Esta pergunta é feita pelo performer que recebeu a tarefa de reportar. Na maioria das vezes, os funcionários das empresas se sentem quase ofendidos por esses requisitos. Mas tudo tem um significado.

Primeiramente, o relato do trabalho realizado é necessário ao próprio performer. Uma atitude não formal, mas interessada em relação a esse processo permitirá que você encontre gargalos e pontos fracos em suas qualificações. Assim, são determinadas as direções em que é possível (e necessário) desenvolver-se. Afinal, todos aprendemos com nossos erros.

Segundo, o líder precisa disso. O relatório sobre o trabalho realizado permite avaliar objetivamente a qualidade evelocidade de resolução de tarefas. Graças a este documento, muitas perguntas desaparecerão - desde o mais primitivo “o que você faz o tempo todo” até o complexo “por que devo trocar seu computador por um mais moderno”. Porque o relatório indicará que leva muito tempo para salvar as alterações no documento. E não depende do executor - equipamentos de escritório desatualizados não podem funcionar mais rápido. Na verdade, é por isso que parece que o funcionário está bebendo chá o tempo todo - ele está apenas esperando que a operação seja concluída.

E a pergunta: "Por que preciso escrever um relatório sobre o trabalho realizado no mês?" em si está incorreto. Porque o acúmulo de informações estatísticas e o preenchimento de bancos de dados faz sentido para estrategistas, e não para funcionários operacionais. É mais fácil para eles resolver um problema do que falar sobre métodos para resolvê-lo.

O que escrever

Exemplos de relatórios de progresso mostram que você precisa escrever com grande detalhe. O que quer que pareça ser uma coisa pequena ou um pequeno gesto pode ser um elemento chave no desempenho de funções específicas. Mas a compreensão disso só virá depois de estudar vários relatórios escritos.

Se o trabalho for de natureza rotineira, por exemplo, conciliação de documentos e identificação de inconsistências, então faz sentido desenvolver um formulário tabular. Neste caso, novamente, a princípio a tabela deve ser bem detalhada e conter muitas colunas; com o tempo, a necessidade de algumas colunas desaparecerá, e a forma do relatório assumirá uma aparência normal (ler - razoável).

Bem alguns casos, ao elaborar um relatório sobre o trabalho realizado (professores, por exemplo), é impossível abordar formalmente a questão da introspecção. De fato, além da carga educacional e metodológica planejada e do estudo do material necessário, a escola também está envolvida em atividades educativas. Isso requer uma abordagem especial para a preparação do documento: é necessário entender as razões do atraso de um número de alunos, encontrar maneiras de interessar as crianças em seu assunto. E, ao mesmo tempo, não devemos esquecer os alunos bem-sucedidos (e até superdotados).

Relatar metas

Para uma correta compilação e custos mínimos de tempo, é necessário desde o início decidir para que finalidade e por que um relatório sobre o trabalho realizado para o ano é escrito. Vamos citar os mais populares:

- justificativa do real benefício de determinado cargo na organização;

- confirmação das qualificações de um funcionário;

- demonstração do trabalho eficaz para a gerência;

- recebendo financiamento para o próximo período do relatório;

- obter consentimento para o desenvolvimento de uma direção (ideia);

- justificativa para gastar recursos e finanças alocados, etc.

A conhecida formulação - o enunciado correto do problema fornece 50% da solução - também funciona neste caso. Quanto melhor entendermos por que um relatório é necessário, mais fácil será para nós escrevê-lo. Até o fato de que o documento “for show” não exige de nós uma abordagem criativa. E demorado.

Estrutura do documento

Se a empresa não tiverformulário de relatório desenvolvido, então você tem que desenvolvê-lo você mesmo. Conhecendo a finalidade do documento, é preciso refletir sobre sua estrutura. Exemplos de relatórios de progresso sugerem que é necessário um esboço claro e simples.

No início, o propósito e a lógica da apresentação da informação devem ser explicados. Explique a ordem de apresentação e faça um índice. Para a tabela, é necessário dar breves explicações porque tal forma foi escolhida.

Dentro de seções e subseções, deve-se também aderir à unidade de apresentação. Assim, o documento será mais compreensível, como resultado, é mais fácil de perceber. Em um relatório por um longo período de tempo, ilustrações em forma de diagramas e gráficos são bastante apropriadas, o que facilitará a percepção. Mas aqui você precisa seguir a regra da “média dourada”: texto sólido, bem como materiais exclusivamente visuais, cansam muito rapidamente.

Estilo

Para um funcionário comum, talvez a coisa mais difícil de escrever seja a terminologia e as palavras. Um relatório bombástico não parecerá natural e causará uma reação negativa da administração. Textos muito simples (25 documentos xerox, por exemplo) também irão repelir o leitor.

Mas os templates devem ser evitados. A única exceção é o documento que ninguém jamais lerá. Às vezes encontramos esses problemas, mas neste artigo estamos interessados em relatórios reais (não pro forma).

De qualquer forma, você não deve falar apenas sobre conquistas. Para destacá-losé preciso falar das dificuldades que tiveram de ser encontradas no decorrer do trabalho. Entre outras coisas, a análise de complexidade é um alimento para reflexão sobre a otimização do trabalho dos executivos. Exemplos de relatórios de progresso indicam que não se deve usar frases vagas como “condição insatisfatória”, “dificuldades encontradas”, etc. É melhor chamar tudo pelo nome próprio: “fotocopiadora quebrada”, “f alta de acesso à Internet”, “f alta ou recebimento intempestivo de informações do departamento associado. Tudo isso nos permite avaliar de forma adequada e objetiva a situação atual da empresa.

Avaliação dos resultados

Cada resultado deve ser copiado com números. Tal concretização proporciona uma compreensão da dinâmica do desenvolvimento.

Além disso, é necessário definir os critérios de avaliação dos resultados. Será o período do relatório anterior (se for um relatório trimestral, por exemplo) ou, inversamente, o percentual de cumprimento das metas estabelecidas, cabe ao autor do documento.

Em geral, os indicadores indiretos podem dizer muito sobre o processo de resolução das tarefas. Há também uma riqueza de informações aqui para uma análise mais aprofundada. Desde a determinação dos custos de mão de obra até o entendimento da correção do estabelecimento de metas.

Do problema à solução

A maioria dos relatórios são escritos com base em progresso por progresso. Um documento que mostre claramente a relação problema-solução é mais vantajoso. O leitor entende imediatamente quais métodos e técnicas (se necessário)o performer aproveitou a conclusão oportuna e de alta qualidade da tarefa.

A cadeia ainda mais detalhada "um problema específico - suas causas - estabelecimento de metas - uma solução" sugere imediatamente a necessidade de apresentar um relatório diário em forma de tabela. Além disso, os nomes dos gráficos já são conhecidos. As informações apresentadas desta forma são fáceis de ler e analisar.

Apresentação de indicadores quantitativos

Nos casos em que o relatório consiste principalmente em dados numéricos, a forma tabular pode ser muito difícil de entender. Um fluxo contínuo de números literalmente cansa o leitor após alguns minutos. Outra coisa - gráficos e gráficos coloridos. Eles são claros, compreensíveis, fáceis de ler.

Cada diagrama deve ser comentado. Além disso, é necessário indicar como os vários gráficos estão interligados; explicar as relações de causa e efeito facilitará ainda mais a análise do relatório.

Se recursos materiais foram gastos durante o trabalho, você não deve apenas listar todos eles. Em vez disso, os benefícios adquiridos devem ser listados. Uma frase seca: “Comprei equipamentos de escritório” soará completamente diferente se você escrever: “foram criados 2 empregos, o que possibilitou aumentar a produção do departamento.”

Como emitir um documento

Apesar de não haver uma forma única de compilação, um relatório sobre o trabalho realizado pode ser elaborado de acordo com o GOST, que define os principaiscritérios científicos. Ele especifica os requisitos para formatação, tipo e tamanho da fonte, etc.

Quanto à legibilidade do documento, seguem algumas dicas:

- tente ter no máximo 5 frases em um parágrafo;

- os indicadores-chave podem ser destacados em fonte ou cor;

- quebra o texto para que a tabela ou gráfico não ocupe a página inteira; certifique-se de deixar espaço para comentários sobre eles;

- escreva um resumo claro e conciso do relatório.

Estas dicas ajudarão a facilitar a percepção do seu relatório, o que significa que inicialmente irão preparar o leitor para uma atitude leal em relação ao autor do documento. Imagine que você é o chefe. E faça o relatório de uma forma que seja útil e interessante para você ler.