Tarefas e funções do departamento financeiro da empresa

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A gestão de uma empresa é difícil, e um líder não pode fazê-lo. Por isso, estão sendo criados diversos departamentos, sendo um dos mais importantes o financeiro. Podemos dizer que ele é o coração de toda a organização. Vamos considerar os objetivos e funções do departamento financeiro com mais detalhes.

O que ele faz?

Cada departamento tem responsabilidades específicas, quanto ao departamento financeiro, são as seguintes:

1. Controle financeiro. Esta é a característica mais importante. Os colaboradores acompanham a execução dos planos, bem como a sua formação. O departamento financeiro não deve apenas lidar com análise e contabilidade, mas também controlar a execução dos processos de negócios na organização.
2. Gestão do dinheiro. A segunda função do departamento é gerenciar as finanças da empresa. Além disso, isso inclui monitorar o status de acordos mútuos e criar um calendário de pagamentos. Essas responsabilidades não devem ser subestimadas, pois são a base do departamento financeiro.
3. Tributação e contabilidade e sua organização. Não há necessidade de explicar nada, e é issoentenda.

É importante notar que algumas funções podem ser semelhantes aos deveres de um contador-chefe, mas isso não é inteiramente verdade. Você precisa distinguir claramente entre eles.

Diferenças

O contador-chefe é responsável pela manutenção da contabilidade fiscal e regulada, que atende integralmente aos requisitos da lei. Ele é obrigado a gerar relatórios fiscais e contábeis em tempo hábil, refletir os fatos das atividades econômicas da organização nos registros contábeis.

A função do departamento financeiro e econômico, ou melhor, do seu chefe, é que ele planeja as atividades da empresa, os resultados financeiros. Além disso, o chefe deve garantir que suas ações não contrariem a legislação de nosso país, que está em constante mudança. A responsabilidade direta do diretor financeiro da organização é o planejamento tributário.

Como o contador-chefe e o diretor financeiro interagem, porque suas funções são semelhantes? Esta pergunta séria não pode ser respondida tão rapidamente. O contabilista, de acordo com a lei “Da Contabilidade”, deve obedecer ao diretor geral da empresa, mas também está incluído na área de responsabilidade do diretor financeiro, o que significa que deve seguir as suas ordens. Os fiéis obedecerão a ambos.

A propósito, na maioria das vezes as atribuições do departamento não limitam as tarefas que o diretor de serviço enfrenta.

Conceito

Já observamos que as funções do departamento financeiro e econômico são muito extensas, mas ainda não definimos esta seção. Na verdade, tudo é simples. FEO é uma formação estrutural queestá engajado na execução de funções gerenciais na organização.

O número de funcionários de toda a empresa e especificamente do departamento financeiro é afetado pela natureza das atividades realizadas, bem como pela forma jurídica.

O giro financeiro, o número de documentos de pagamento para acordos com parceiros dependem do volume de produção e da natureza das atividades da organização. Isso inclui fornecedores, clientes, credores, bancos privados e o próprio orçamento. O número e a composição dos funcionários da FEO dependem de quão grandes são as transações em dinheiro.

Nos parágrafos anteriores, já mencionamos que o departamento de controle financeiro planeja o orçamento. Além disso, realiza atividades analíticas e operacionais.

Sobre finanças

O que deve ser entendido como o orçamento do departamento estudado? Especialistas notam que neste caso estamos falando de:

1. Sobre a análise das necessidades de faturamento da própria empresa.
2. Sobre o planejamento de empréstimos e finanças. Todas as despesas necessárias devem ser levadas em consideração.
3. Na identificação de oportunidades para financiar o trabalho da organização.
4. Na participação na elaboração de um plano de negócios.
5. No desenvolvimento de projetos de investimento de capital, considerando todas as características.
6. Sobre a elaboração de planos de caixa.
7. Na participação no planejamento e implementação dos produtos da organização.
8. Sobre análise de rentabilidade e custos relacionados.

Assim, o orçamento é todo o fluxo de caixa produzido pelo departamento.

Trabalho Operacional

Departamento de controle financeiroestá trabalhando nessa direção. Um serviço está principalmente preocupado com a execução de várias tarefas. Entre eles:

1. Garantir o reabastecimento do orçamento através de pagamentos no prazo estabelecido. Isso também inclui o controle sobre o pagamento de pagamentos de empréstimos - tanto de longo quanto de curto prazo, a emissão de salários aos funcionários em dia, todas as transações em dinheiro.
2. Pagando fornecedores por trabalho ou mercadorias.
3. Cobertura para custos incluídos nos planos.
4. Processamento de empréstimos sob acordos.
5. Controle diário sobre a venda de produtos, lucros com eles e outras fontes de renda para a organização.
6. Controle sobre a implementação dos requisitos do plano de materiais e toda a situação material da organização.

Mas as funções do departamento financeiro e econômico não param por aí.

Controle e trabalho analítico

Já foi dito acima que o FEO está constantemente monitorando os recebimentos de caixa. Esta função é considerada uma das principais funções do departamento financeiro e económico. Mas não é o único, é igualmente importante calcular a viabilidade de utilização do orçamento da empresa e dos recursos emprestados. Estes últimos incluem empréstimos bancários.

Anteriormente, todas as funções de FEO eram desempenhadas por contadores. Mas com o tempo, todos se tornaram responsáveis por seus projetos. Isso aconteceu porque o departamento em estudo tinha mais tarefas, o que significa que era hora de se ramificar em um serviço independente. Mais tarefas se tornaram depois que organizações sem fins lucrativos e diferentes formas organizacionais e legais apareceramo último. O fato de objetos de propriedade estadual e municipal começarem a ser transferidos para mãos privadas também deixou uma marca, e o crescimento da independência dos súditos se intensificou.

Se a empresa for pequena, o contador assume as funções do departamento financeiro da organização. Isso se deve ao fato de haver poucos funcionários na empresa e o giro de recursos, respectivamente, ser pequeno. Mas quando se trata de uma grande organização ou de uma sociedade anônima aberta ou fechada, as funções do departamento são desempenhadas pelo próprio serviço. Isso se deve ao grande giro de fundos e à quantidade de funcionários.

Gestão Financeira

Você pode ouvir esse termo com frequência, mas nem sempre é claro do que se trata. Isso é chamado de gerenciamento de todos os lucros e despesas. É necessário usar os recursos do orçamento da empresa e atraídos de fora para aumentar o lucro da organização da maneira mais eficiente.

As funções do departamento financeiro da empresa incluem a análise de relatórios sobre diversos indicadores, e ao mesmo tempo um sistema de previsão de receitas futuras. A FM desenvolve a estratégia e as táticas mais lucrativas para resolver problemas de dinheiro. É por isso que o serviço financeiro da empresa é indispensável.

As atribuições do departamento financeiro de uma empresa são muito diversas, como você já viu. Mas o serviço foi criado principalmente para garantir que a organização prosperasse e seus lucros crescessem.

O que é trabalho financeiro?

As funções e tarefas do FEO estão intimamente interligadas, pelo que a gestão da organização confia aos colaboradores do serviço:

1. Financiamento de atividades empresariais.
2. Planejamento racional e uso dos fundos do orçamento empresarial e dinheiro emprestado.
3. Manutenção de parcerias com entidades econômico-financeiras e de crédito.
4. Garantir os recebimentos orçamentários em dia, deduções a bancos, pagamento de funcionários e fornecedores.

Para resumir, verifica-se que o serviço financeiro está envolvido na circulação das finanças, enquanto planeja estritamente onde gastar os fundos. Você também pode adicionar parcerias aqui para aumentar os lucros comerciais.

Se não houver FEO

Com as funções e tarefas do departamento financeiro, tudo está mais ou menos claro, vamos passar a analisar a situação quando não existe tal serviço.

No caso de contabilidade gerencial mal estabelecida, o diretor recebe os dados de perdas e lucros somente após o mês de encerramento do período de faturamento. Ou seja, o chefe não pode influenciar a situação de forma alguma, o que prejudica o trabalho da organização. Como ser?

Você precisa planejar tudo corretamente, é desejável que o plano seja para todas as semanas. Neste caso, não é necessário esperar pelos relatórios contábeis, você pode controlar as despesas de forma independente, evitando gastos desnecessários.

O planejamento adequado será uma ferramenta maravilhosa para a prosperidade dos negócios.

Estrutura do departamento

Como todo serviço, o departamento financeiro possui estrutura própria. Depende da escala da organização, volumes de produção, atividades e objetivos da empresa.

O departamento está dividido nas seguintes divisões:

1. Contabilidade. A principal função é a contabilidade, manutenção e relatórios do balanço. Isso também inclui um relatório de despesas e lucros, preparação de relatórios gerais de acordo com os requisitos e legislação.
2. Departamento de análise. Esses funcionários monitoram a saúde geral da empresa e analisam dados financeiros. Elaboração do relatório financeiro anual da empresa e da assembleia de acionistas. O departamento analítico trata do desenho do fundo de investimento e do desempenho financeiro da organização.
3. Planejamento financeiro. As funções do departamento de planejamento e finanças são realizar o desenvolvimento de projetos de diferentes durações e gerenciar o orçamento da organização.
4. Planejamento tributário. Os funcionários são obrigados a desenvolver uma política fiscal correta, elaborar relatórios e declarações fiscais e apresentar documentos a determinadas autoridades. Os funcionários também são responsáveis por garantir que os impostos sejam pagos integralmente em dia. Os cálculos do orçamento principal e outras fontes financeiras também devem ser conciliados.
5. Departamento de Operações. Os funcionários do serviço interagem com devedores e credores, bancos e outras instituições financeiras. Os funcionários do departamento controlam todos os pequenos grupos de trabalhadores em relação a impostos, pagamentos e disciplina de liquidação.
6. Seção de Controle de Moedas e Valores Mobiliários. As funções do departamento de controle financeiro são diferentes deste, e isso é natural, pois cada departamento faz o seu trabalho. Aqui, os funcionários formam um pacote de títulos, gerenciamseu movimento. Eles garantem que todas as transações financeiras ocorram de acordo com as leis do nosso país. Acontece que a empresa está sediada neste departamento.

Quantos chefes do departamento financeiro, tantas opiniões sobre a estrutura do serviço. Alguns decidem seguir o esquema clássico, outros recrutam departamentos de acordo com os objetivos da empresa.

Funcionários

Caso tenhamos esclarecido as funções do departamento financeiro da administração e demais departamentos, passaremos à análise dos funcionários.

O serviço inclui:

1. Controlador.
2. Tesoureiro.
3. Contador Chefe.
4. Diretores de Estimativas Financeiras.
5. Auditor.
6. Administrador ou gerente fiscal.
7. Diretores de planejamento.
8. Comitê Financeiro.

Vamos analisar cada funcionário com mais detalhes.

Quem é o controlador?

Cobrimos as principais funções do departamento financeiro, vamos passar para os funcionários. O que o controlador está fazendo? O funcionário é obrigado a supervisionar dentro do departamento. Autorizado também a desenvolver diversas estratégias de contabilidade de custos para aumentar a rentabilidade da produção.

O funcionário passa todas as informações recebidas no andar de cima: ao gerente geral, ao vice-presidente da empresa e à diretoria. Ele também é responsável pelo desenvolvimento de estimativas financeiras.

Um funcionário é obrigado a analisar a situação financeira da organização, avaliar o estado, prever eventos futuros, oferecer certas opções,o que só aumentará a lucratividade.

Em uma corporação, um funcionário é nomeado para o cargo de controller pelo conselho de administração, enquanto as funções são fixadas no estatuto da organização. A nomeação também deve ser apoiada pelo presidente da empresa junto aos comitês financeiros.

O que o tesoureiro está fazendo?

O tesoureiro supervisiona o desempenho das funções do departamento financeiro da provisão. Ele também trabalha com caixa e títulos da empresa. Todas as transações monetárias, seja uma transferência, cobrança, investimento, pagamento ou empréstimo de financiamento, são realizadas pelo tesoureiro. Ele se reporta ao vice-presidente ou presidente da empresa. Vale ress altar que este último apenas em casos excepcionais.

O funcionário interage com os bancos e controla as operações de crédito e caixa da organização. Para prever corretamente a situação das finanças, o tesoureiro trabalha em conjunto com o diretor de estimativas financeiras. Às vezes, um controlador está conectado.

As funções e tarefas do departamento de apoio financeiro, à primeira vista, parecem semelhantes a outros departamentos, mas isso é apenas uma ilusão. A mesma coisa acontece com os deveres do tesoureiro: se você cavar mais fundo, encontrará diferenças fundamentais na aparente semelhança.

O Tesoureiro tem autoridade para assinar todos os cheques da organização, sejam eles grandes ou pequenos. Podemos dizer que ele administra a caixa registradora e os valores. Ou isso é feito por subordinados com seu conhecimento.

Às vezes o tesoureiro também é um secretário que assina faturas, contratos, hipotecas, certificados e outrosdocumentos financeiros.

O tesoureiro desempenha um papel importante no sistema de gestão da organização, mas é importante lembrar que ele se reporta ao vice-presidente.

Responsabilidades do contador-chefe

Dissemos acima que as funções dos departamentos de contabilidade e finanças são semelhantes em muitos aspectos. Vamos falar sobre os deveres que os vinculam. O que faz um contador-chefe? Ele tem quase as mesmas funções que o controller, com apenas um pequeno esclarecimento - o chefe da contabilidade está subordinado a este, o que significa que suas funções são menos extensas.

O funcionário é responsável pelo planejamento, desenvolvimento e implementação de estratégias para contabilização dos custos e despesas do empreendimento. Na sua competência estão também métodos de auditoria eficazes. Todos os itens acima são funções secundárias, enquanto a manutenção de relatórios financeiros e contabilidade é a tarefa principal.

O funcionário é obrigado a preparar relatórios estatísticos e financeiros. Eles são posteriormente recebidos pelo controlador, gerente ou tesoureiro. Mas se a organização for pequena, as funções do departamento financeiro e econômico da empresa, ou seja, o controlador e o contador-chefe, serão combinadas. Isso não afeta a produtividade.

Quem é o Diretor Financeiro?

As grandes empresas têm um funcionário assim. Ele é responsável pelos relatórios do sistema e estimativas financeiras.

O diretor de estimativas financeiras reporta-se ao controller, pois exerce funções semelhantes a ele. O gestor é obrigado a avaliar corretamente as perspectivas e possibilidades de mão de obra e matérias-primas. Olhando paraa partir das informações recebidas, o funcionário formará projetos com base em estimativas administrativas e financeiras de produção, que são fornecidas à direção do empreendimento.

Além disso, o diretor é obrigado a formar as versões finais do orçamento e mostrá-las a todos os gerentes e chefes de departamento.

Outra tarefa do diretor de estimativa de custos é sugerir melhorias tanto nas estimativas quanto nos planos de produção em tempo hábil.

O auditor está vindo até nós

Todo mundo lê a comédia cult na escola, então fica uma ideia aproximada de quem será discutido. Observamos de imediato que o auditor não precisa estar no departamento financeiro de cada empresa. Mas se tal posição for fornecida, então você precisa conhecer as responsabilidades.

A principal tarefa deste funcionário é verificar os relatórios, mais precisamente, como eles são mantidos. O auditor não trabalha sozinho, ele tem assistentes, representantes de departamentos e funcionários de escritório.

O inspetor pode se reportar a qualquer pessoa: do controller ao conselho de administração e ao presidente da organização.

Se um chefe estiver insatisfeito com o trabalho realizado ou não quiser aceitá-lo, o auditor pode recorrer a um gerente superior.

Na maioria das vezes, esse funcionário em particular trabalha com contadores que auditam os livros da organização.

Às vezes, a posição do auditor e do diretor de estimativas são combinadas.

Administrador Fiscal

Já podemos ver que às vezes há duplicação de funções dos departamentos financeiros, mas isso não édiz respeito ao administrador fiscal. O funcionário se reporta ao tesoureiro, mas o controller também pode lhe dar tarefas. Afinal, para resolver questões fiscais, você precisa interagir tanto com o departamento de contabilidade geral quanto com o departamento de auditoria.

O administrador é obrigado a realizar operações de seguro. Se a empresa for grande, cada tipo de operação terá seu próprio administrador. Bem, se a empresa não pode se gabar de escala, então uma pessoa é responsável por tudo.

A propósito, em grandes organizações, o administrador se reporta diretamente ao comitê financeiro ou ao presidente da empresa.

Diretor de Planejamento

Já explicamos acima quais são as funções do departamento financeiro e analítico, mas elas coincidem com as atribuições do diretor de planejamento?

Claro, porque este é o seu campo direto de atuação. Mesmo que o cargo como tal não esteja previsto na empresa, algum outro funcionário desempenha as funções.

O cargo de diretor é considerado prestigioso, pois interage diretamente com os gestores da empresa. Como regra, o contador-chefe ou diretor de estimativa de custos pode ascender ao cargo de diretor de planejamento.

Um funcionário desenvolve planos financeiros, determina áreas-alvo em várias áreas.

Se for tomada a decisão de comprar uma nova filial ou liquidar uma empresa, a opinião do diretor de planejamento deve ser levada em consideração. Ele avalia não apenas a situação econômica da organização, mas também calcula o estado do mercado no futuro e no presente.

As funções do chefe do departamento financeiro e do diretor são muito semelhantes, mas semelhanteso assunto não termina. De fato, o diretor de planejamento está envolvido no trabalho de todos os funcionários acima, a mesma regra funciona na direção oposta. Se a posição não for prevista pela escala da empresa, as funções são compartilhadas entre o controller, o chefe do FEO e o diretor de estimativa de custos.

Naturalmente, as funções do chefe do departamento financeiro e econômico serão mais amplas do que os demais funcionários. Afinal, a principal responsabilidade é a administração.

Comitê Financeiro

Qual comitê mencionamos no título? Para que ele serve, do que ele está encarregado? Recentemente, ele adquiriu as funções de um departamento de controle financeiro, resolvendo as tarefas estratégicas mais importantes. Em outras palavras, toda decisão séria na empresa é resultado do trabalho do comitê financeiro.

O conselho de administração decide sobre a criação de tal órgão. As reuniões são organizadas apenas se houver um motivo para discussão na agenda. O presidente pode ser um membro do conselho de administração ou o gerente financeiro ou presidente da organização. Se a empresa for pequena, o comitê inclui todos os funcionários responsáveis.

Mas essa atividade não é a principal. Além de todos os itens acima, o comitê desempenha as funções do departamento de segurança financeira. Afinal, é ele quem dá o consentimento para grandes empréstimos, tendo calculado previamente todos os riscos.

Se tudo estiver mais ou menos claro com as posições, então vamos para as atividades do departamento.

Como funciona?

Para gerenciar o empreendimento, o CFO utilizamétodos diferentes. Pode ser:

1. Tributação.
2. Empréstimos.
3. Autofinanciamento.
4. Planejamento.
5. Autoseguro. Isso é o que se chama de formação de reservas.
6. Sistema de pagamento sem dinheiro.
7. Seguro.
8. Leasing, trust, factoring, garantias e outras operações.

Qualquer um dos métodos prevê a possibilidade de transações financeiras.

O trabalho do departamento é direcionado em três direções:

1. Gestão do giro financeiro no momento.
2. Planejamento financeiro. Isso inclui despesas, capital, receita.
3. Controle e análise de todas as transações monetárias.

Como é desenvolvido o orçamento?

Para fazer isso direito, você tem que levar em conta muitos dados. Entre eles:

1. Previsões e informações sobre a rentabilidade de um serviço, produto ou trabalho.
2. Custos fixos e gerais. A análise deve ser feita para cada produto individual, pois esta é a única forma de saber a rentabilidade.
3. Custos de produção variáveis em cada grupo de produtos.
4. Previsão de mudanças nos ativos da organização, fontes de investimento, indicadores de giro, rentabilidade dos ativos de giro.
5. Solvência fiscal da empresa, empréstimos, alocação de recursos para organizações não orçamentárias.
6. Previsão de rentabilidade do trabalho de permuta, reportando após análise de rentabilidade.
7. O estado geral das coisas na organização. Isso inclui o desgaste dos equipamentos, a composição de alguns fundos, sua rentabilidade e o percentual de renovação.

Para gerenciar com sucesso o orçamento de uma empresa, você precisa considerar o seguinte:

1. Usando métodos de contabilidade e relatórios.
2. Análise do potencial da empresa.
3. Desenvolvimento de um sistema de gestão de fundos.
4. Contabilidade da estrutura de pessoal.
5. Preparação de fundos orçamentários para uso e relatórios sobre eles.

Primeiro, um diretor de orçamento é nomeado, que dá vida a tudo. O funcionário é responsável por coordenar as atividades de subestruturas e serviços do empreendimento.

Se uma organização tem um diretor de orçamento, é ele quem chefia o comitê financeiro.

Documento normativo

Cada ramo de atividade tem sua própria lei. No nosso caso, trata-se do "Regulamento do departamento financeiro da empresa". Ele contém todos os pontos importantes de gestão de pessoal e manutenção de registros. O documento está sendo desenvolvido pelo diretor financeiro.

Componentes do Regulamento:

1. Estrutura organizacional e funcional do serviço financeiro. Apresentado como um diagrama de blocos que melhor representa a estrutura do departamento financeiro com todos os departamentos.
2. O número de funcionários e estruturas do departamento financeiro. Expresso em uma tabela que lista todos os departamentos, o número de funcionários, funcionários.
3. Tarefas e alvos principais. Os objetivos da empresa e as tarefas de cada departamento dependem da estratégia de desenvolvimento da organização.
4. Matriz de funções. Tabela contendo nomes de funções verticalmente. Os nomes dos funcionários das unidades organizacionais e dos gerentes responsáveis pelo desempenho de uma determinada função estão escritos na horizontal. Usandotabelas, você pode facilmente acompanhar a carga de trabalho de cada departamento e redistribuir.
5. A ordem de interação entre os funcionários do departamento financeiro. Geralmente estabelecem uma ordem interna entre funcionários de um departamento e entre várias divisões do serviço financeiro. Separadamente, é estabelecido um procedimento externo que regula a interação com organizações e clientes públicos ou privados. A base é a característica estrutural da empresa, as tarefas e objetivos dos departamentos, bem como as tradições da empresa.
6. Resolução de disputas e conflitos. Em caso de conflito, deve ser interposto recurso. Para isso, foi desenvolvida uma cadeia própria "diretor geral - diretor de finanças - chefe de departamento - funcionário". O mesmo esquema é aplicável no caso de perguntas de empregados comuns. A propósito, as perguntas podem estar relacionadas a tarefas, decisões, incentivos, compensações, além de diversas propostas que aumentarão a lucratividade do empreendimento.
7. Estabelecimento de indicadores para avaliação do trabalho do serviço financeiro. Este parágrafo indica os indicadores, cuja observância indica o trabalho bem-sucedido do departamento. É importante que os indicadores sejam específicos e mensuráveis. Se o texto for vago, então eles não podem servir como uma espécie de medida.
8. Disposições finais. Aqui estão os principais requisitos para a elaboração deste Regulamento, os prazos de aceitação pelos funcionários do departamento e as regras de armazenamento. O consentimento com o Regulamento deve ser dado pelo CEO da organização e funcionários do departamento de pessoal.

Como você pode ver, o trabalho da empresa é acompanhado pordificuldades que precisam ser superadas. Mas para uma pessoa que conhece as funções do departamento financeiro de uma empresa, nenhum obstáculo é terrível.