2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38
A organização envia seus funcionários em viagens de negócios, dando a cada um deles uma tarefa específica. Pode ser individual ou em grupo. Tudo é determinado pelas tarefas específicas dos funcionários destacados.
Uma organização que envia funcionários em viagem de negócios emite uma ordem ou instrução que indica o objetivo da viagem, a localidade para onde o funcionário é enviado, o horário e a lista de pessoas enviadas. Os funcionários que viajam devem receber certificados de viagem com uma atribuição de trabalho. Estes são documentos obrigatórios que confirmam a validade da saída para o local de trabalho fora da organização. Uma nota de partida é colocada no certificado de viagem. Na chegada ao local, os funcionários no certificado de viagem devem receber uma marca de chegada e, após a conclusão - de partida. Ao retornar à sua organização, certifique-se de marcar seu retorno de uma viagem de negócios.
Especialistas que estão servindo em outra área para resolver certos problemas recebem uma atribuição de trabalho individual. Por exemplo, os trabalhadores da cadeia de suprimentossão enviados para instalações com as quais a sua empresa mantém relações comerciais para o fornecimento de materiais específicos, componentes e conjuntos. Às vezes, a comunicação telefônica não é suficiente para discutir as condições de entrega ou quaisquer características dos produtos fornecidos: a coordenação das especificações técnicas, a definição de parâmetros, a escolha das características ideais.
Funcionários dos departamentos de marketing, engenharia e serviços técnicos também recebem uma atribuição de trabalho. Por exemplo, a participação em feiras exige a presença não apenas de gerentes de vendas que podem apresentar seus produtos e determinar o preço. Designers, tecnólogos e trabalhadores de produção também podem ser úteis, que esclarecem requisitos e desejos especiais de consumidores em potencial. Nessas viagens de negócios, especialistas trocam experiências, traçam as perspectivas para o desenvolvimento de suas instalações de produção.
Algumas organizações direcionam grupos inteiros de pessoas para determinados objetos, dando-lhes uma tarefa de serviço, cujo exemplo é dado na forma de instruções ou folhas de rota. Para que o grupo destacado desempenhe claramente a tarefa oficial, o chefe do grupo responsável pela sua implementação deve ser nomeado por despacho. Especialmente muitas vezes a necessidade de tais viagens de negócios surge no caso da introdução de equipamentos ou complexos inteiros na empresa do cliente. Para que a equipe do novo local possa trabalhar com mais eficiência, estão sendo trabalhadas questões de residência temporária: reserva de hotéis ou apartamentos. Os locais onde os funcionários estarãoalimentação, bem como as condições de entrega dos funcionários ao local de trabalho. As passagens de ida e volta são pagas pela empresa que enviou seus funcionários. Nesses casos, os termos são estritamente limitados. As diárias também são pagas. Os salários são mantidos durante todo o período de ausência dos funcionários.
Ao enviar especialistas, são elaborados documentos de viagem, que incluem certificados de viagem, bem como uma lista de tarefas. Dependendo das características e do tipo de tarefas, os especialistas destacados completam as ferramentas e dispositivos necessários. A tarefa de serviço é neste caso o principal critério para a seleção dos suprimentos necessários.
Após os resultados do trabalho em uma viagem de negócios, os funcionários que retornaram à sua empresa elaboram um relatório sobre o trabalho realizado. Esses relatórios são aprovados pelo chefe ou seus suplentes. Para o relatório de despesas são elaborados relatórios prévios, aos quais são anexados os documentos disponíveis comprovativos das despesas.
Uma viagem de negócios é considerada concluída com sucesso desde que a tarefa de serviço seja concluída na íntegra. Em caso de incumprimento (podem surgir situações em que a tarefa está parcialmente concluída ou é impossível concluí-la), os motivos devem ser indicados. Muitas vezes os motivos são bastante justificados, mas às vezes há negligência dos funcionários. A direção da organização toma uma decisão com base nos resultados da consideração de todas as razões que impedem a obtenção de uma decisão positiva dos trabalhadores destacados.
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