Quais são os deveres de um secretário

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Para definir claramente as responsabilidades do trabalho de uma secretária, você precisa saber exatamente quem é. Afinal, essa posição pode ser vista de vários ângulos. Conhecido, por exemplo, é o secretário-referente como funcionário de escritório, o secretário-geral como chefe (chefe) de uma determinada organização, o secretário de Estado como funcionário público, o secretário como pessoa diplomática, o secretário do chefe como empregado e outras opções. Na maioria das vezes, quando se referem a esse cargo, eles se referem a um funcionário que desempenha as tarefas (atribuições) tanto do diretor da empresa quanto dos chefes individuais de suas divisões estruturais. Acontece que as funções oficiais do secretário neste caso são reduzidas à execução de atribuições únicas para resolver questões organizacionais e técnicas.

O que uma secretária deve saber e fazer

Diariamente o secretário deve desempenhar as seguintes funções:

1. Aceite informações dos subordinados para transferi-las para o gerente.
2. Providenciar a comunicação telefônica do chefe. Na sua ausênciareceber as informações e depois levá-las à atenção do diretor.
3. Receber e manter registros de mensagens telefônicas.
4. Criar condições para o trabalho normal da cabeça: monitorar a necessidade de papelaria e equipamentos de escritório.
5. Auxiliar na organização de reuniões e reuniões de produção. Informe os participantes sobre a data, local e hora do evento. Recolher os materiais necessários, garantir a presença dos presentes e fazer a ata da reunião.
6. Realizar trabalho de escritório na empresa. Para isso, o secretário deve receber, sistematizar a correspondência recebida e submetê-la à apreciação da administração. Então, com base no visto imposto, transfira os documentos para os artistas contra assinatura. As funções do secretário também incluem o controle sobre o andamento, tempo e resultados de sua execução.
7. Realizar impressão e reprodução de documentos.
8. Organizar a recepção de visitantes ao responsável da empresa e, se possível, criar condições para a resolução célere das questões.

Para desempenhar essas tarefas aparentemente simples de uma secretária, um funcionário deve saber:

• toda a composição da administração do empreendimento e suas divisões estruturais;
• carta, equipe e estrutura do empreendimento, seu perfil, perspectivas de desenvolvimento e especialização;
• documentos normativos para registro adequado;
• regras para uso de equipamentos de escritório e comunicações;
• regras de VTR, OT, segurança contra incêndio e saneamento industrial;
• regras de organização do trabalho no trabalholocalização;
• atos normativos e legais, ordens, resoluções, ordens de planejamento, contabilidade e gestão da qualidade dos trabalhos realizados.

Especificidades clericais

Se estamos falando de uma especialização mais específica e restrita, então a situação é um pouco diferente. Tomemos, por exemplo, os deveres de um secretário-escriturário. O próprio título do cargo define claramente o aspecto do trabalho a ser executado. Normalmente, cada empresa já possui uma descrição do trabalho, que indica as áreas de atuação de um especialista em manutenção de registros. Se não houver tal instrução, é melhor criá-la. Para fazer isso, você deve usar o guia de qualificação, que contém amostras aproximadas. Depois disso, a versão padrão deve ser finalizada em relação a uma determinada organização, levando em consideração as especificidades e características internas. Em geral, 3 direções principais devem ser claramente traçadas nas funções de um secretário-escriturário:

1. Trabalho com correspondência. Recepção, processamento de forma moderna e envio oportuno.
2. Documentação interna correta.
3. Registro, contabilidade rigorosa e transferência de documentos para o arquivo para armazenamento.

Características da obra do referente

Em algumas empresas, tal cargo é introduzido no estado, que inclui uma ampla gama de funções: desde o “balcão de referência” ao “diretor assistente”. Um especialista tãodeve ter uma ampla gama de conhecimentos e bom domínio da situação. As atribuições do secretário de referência são ligeiramente ampliadas devido ao aumento de poderes. Em geral, este é o trabalho usual de um secretário, mas a palavra "referente" faz alguns acréscimos à lista padrão. Em particular, o secretário adjunto pode receber visitantes de forma independente em determinados assuntos. Tendo certas informações, ele é capaz de tomar decisões de forma independente. Além disso, o referente realiza as instruções responsáveis do chefe sobre as atividades econômicas da organização (empresa). Às vezes, o secretário adjunto tem a responsabilidade de conduzir o gerenciamento de registros de pessoal. Isso é feito apenas quando a quantidade total de trabalho permite que você execute tarefas adicionais.