Inventário obrigatório: caixas, ordem, tempo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O Estoque é representado por um procedimento especial de conciliação de valores, bens, dinheiro ou ativos fixos existentes da empresa com aqueles valores que estão disponíveis nos documentos oficiais da empresa. Pode ser realizado de forma obrigatória ou por iniciativa da administração da empresa. A realização de inventário é obrigatória para algumas empresas, e esse processo é necessariamente realizado todos os anos em todas as empresas. O principal objetivo deste procedimento é identificar várias inconsistências e deficiências. Muitas empresas não percebem o valor desse processo, então ele é usado apenas como uma formalidade. Embora se você abordar corretamente o estoque, com sua ajuda você poderá identificar todas as f altas ou excedentes.

Propósito do processo

Muitos aspirantes a empreendedores pensam se é necessário realizar um inventário e quais objetivos podem ser alcançados por meio desse processo. O procedimento é representado por uma contabilidade sistemática de bens materiais e fundos, para os quais uma comparação deindicadores com dados de documentos oficiais.

O principal objetivo do inventário é identificar discrepâncias. Eles podem aparecer por vários motivos:

• valores são afetados por fatores naturais, portanto, isso inclui encolhimento, deterioração por armazenamento inadequado, evaporação ou perda ocorrida durante o transporte de mercadorias;
• Ações ilegais por parte de funcionários da empresa, por exemplo, fazer medições incorretas, permitir kits corporais ou até mesmo roubar objetos de valor;
• problemas que aparecem durante a contabilidade, portanto, após o inventário, muitas vezes são detectados diversos erros, correções, imprecisões, erros de digitação ou outras ambiguidades nos documentos.

Com base nisso, uma auditoria sistemática permite que qualquer gerente da empresa identifique em tempo hábil várias violações e problemas.

Funções de verificação

A realização de um inventário de mercadorias envolve necessariamente o uso de diferentes funções do procedimento:

1. As condições sob as quais vários bens são armazenados são avaliadas objetivamente, e tal avaliação é objetiva.
2. Determina-se o quão correta e competentemente é realizada a manutenção de vários documentos na empresa.
3. Reflete as características da gestão de armazém na empresa.
4. A integridade e exatidão da contabilidade são avaliadas.
5. Prevenção de vários abusos e violações por especialistas contratados é garantida.

Devido a tantas funções, segurandoO inventário é considerado um processo importante em qualquer empresa.

Casos de contagem obrigatória de estoque

Algumas empresas são obrigadas a realizar o procedimento sem falhas com base em requisitos legais. As informações sobre os casos em que o inventário é obrigatório constam do seguinte regulamento:

• na Lei Federal nº 402 “Sobre Contabilidade”;
• nas orientações aprovadas pelo Despacho do Ministério das Finanças nº 49.

Certamente a verificação é realizada nas seguintes situações:

• ao alugar imóvel;
• venda ou recompra de ativos da empresa;
• transformação de empresa estadual ou municipal;
• antes da formação das contas anuais;
• ao nomear uma nova pessoa financeiramente responsável na empresa;
• quando é detectado dano a objetos de valor ou roubo de propriedade;
• depois de desastres naturais ou outras emergências;
• quando a empresa for reorganizada;
• antes da liquidação da organização;
• nas demais situações previstas em lei.

O inventário é obrigatório antes da elaboração dos relatórios anuais. Tal processo permite não apenas levar em conta os requisitos da lei, mas também evitar vários erros ou f altas nos papéis contábeis. Normalmente, as empresas realizam uma revisão anualmente antes do final do ano civil.

O inventário do imobilizado é realizado a cada três anos. Cada gestor deve conhecer todos os casos de inventário obrigatório. Além disso, ele pode nomear independentemente uma inspeção se houver dúvidas sobre a honestidade do trabalho de certos especialistas contratados.

Como a ordem do processo é estabelecida

A realização de um inventário envolve necessariamente levar em conta os requisitos contidos nas Diretrizes. Inúmeras nuances são determinadas pelos gestores diretos das empresas. Para isso, as regras estão fixadas na documentação constituinte.

O diretor da empresa pode identificar alguns pontos importantes:

• quando é necessário um processo;
• quantas vezes por ano o inventário pode ser feito;
• a que horas o processo é realizado;
• quanto tempo dura;
• quais ativos com certeza serão verificados;
• que é membro ou presidente do comitê de inventário.

As respostas para todas essas perguntas estão fixadas na documentação de fundação. A realização de um inventário é obrigatória quando se muda de pessoa financeiramente responsável. Nessas condições, o novo especialista contratado pode ter a certeza de que as carências que surgiram sob seu antecessor não serão transferidas para ele de forma alguma.

O que está sendo verificado?

O inventário pode ser realizado em relação a diferentes bens, pelo que se destaca a verificação de dinheiro, imobilizado, materiais ou outros itens. Durante o procedimento são avaliados todos os ativos e passivos da empresa e suas subdivisões. Os seguintes elementos estão sujeitos a verificação:

• ativos fixosempresas usadas para realizar negócios;
• ativos intangíveis da empresa;
• vários investimentos financeiros;
• bens e materiais;
• trabalho em andamento;
• dinheiro em conta e em mãos;
• títulos e SSOs;
• acordos com contrapartes, compradores, Receita Federal, fundos diversos e outros devedores ou credores;
• reservas;
• ativos e passivos da empresa.

Quando é necessário fazer um inventário de materiais? Essa verificação é realizada quando há suspeita de que especialistas contratados na empresa estejam abusando de seus poderes, detectando-se roubo ou f alta.

A verificação está sujeita não apenas a bens de propriedade da empresa, mas também a valores localizados em contas extrapatrimoniais. A empresa não tem direitos de propriedade sobre eles, mas eles são usados no processo de trabalho com base em um contrato de arrendamento ou outros contratos.

Etapas do processo

A realização de um inventário de bens envolve necessariamente a implementação de ações sequenciais. Portanto, o processo é dividido em etapas:

1. Uma ordem é emitida pelo chefe sobre a necessidade de um inventário.
2. Uma comissão de inventário está sendo convocada e deve incluir especialistas que não estejam interessados nos resultados da auditoria.
3. Determinar o período de tempo durante o qual o procedimento será realizado.
4. A propriedade a ser avaliada está selecionada.
5. Materialos responsáveis da empresa entregam recibos ao empregador.
6. Imprimir inventários de valores da empresa, criados para cada responsável financeiro.
7. É feita uma verificação direta, que consiste em pesar, comparar a quantidade real com dados de documentos, medir, contar e outras ações semelhantes.
8. As informações da lista de inventário são comparadas com as informações disponíveis nos documentos contábeis, o que permite identificar eventuais discrepâncias
9. Declarações de comparação estão sendo formadas, com a ajuda das quais é possível identificar as causas das discrepâncias.
10. Estão sendo lavrados os resultados do cheque, para o qual está sendo lavrado um ato apropriado.
11. Caso sejam identificadas f altas e outros problemas, é realizada uma investigação na empresa, cujo objetivo é identificar os autores.
12. Os infratores identificados estão sujeitos a responsabilidade administrativa ou criminal, dependendo das características das infrações.

É necessário completar o inventário antes da imediata preparação, assinatura e apresentação dos relatórios anuais à Receita Federal. O procedimento de inventário termina necessariamente com um relatório especial.

Regras do Relatório

Um relatório é gerado com base nos resultados da verificação. Inclui as seguintes informações:

• data do estoque;
• dados sobre os membros da comissão de inventário;
• período em que o procedimento foi realizado;
• propriedade verificável da empresa;
• Problemas e carências identificados;
• assinaturas de todos os inspetores.

Embora o inventário seja necessário antes da preparação das contas anuais, qualquer executivo da empresa pode iniciar o processo sem uma boa razão. Para fazer isso, uma ordem apropriada é emitida, após a qual os funcionários da empresa são obrigados a seguir o procedimento.

Responsabilidades da comissão de inventário

O inventário é exigido por lei, portanto, cada empresa deve criar um órgão especial responsável pela verificação e contabilidade. É a chamada comissão de liquidação. Ela tem algumas responsabilidades:

• aplicação de diversas medidas preventivas visando a preservação do patrimônio do empreendimento;
• participação em diversas disputas relacionadas ao armazenamento ou dano de valores de propriedade;
• controle sobre a exatidão da preparação de vários documentos relativos ao patrimônio da empresa;
• estoque por ordem da administração da empresa;
• preparando um relatório sobre os resultados da auditoria;
• condução de uma investigação destinada a identificar o culpado de várias violações e problemas.

Todas essas ações devem ser realizadas exclusivamente por funcionários da firma que não estejam interessados nos resultados da auditoria.

Quem está na comissão

Ao formar uma comissão, os seguintes especialistas geralmente estão envolvidos no trabalho:

• funcionários administrativos;
• especialistas do departamento de contabilidade;
• domésticoauditores;
• muitas vezes até especialistas independentes estão envolvidos;
• representantes de vários cargos disponíveis no quadro de pessoal da organização.

Se a empresa tiver uma pequena quantidade de propriedade diferente, muitas vezes a responsabilidade de realizar um inventário é transferida para a comissão de auditoria, se existir na empresa.

Se durante a inspeção for revelado que mesmo um membro da comissão está ausente, então os resultados do procedimento são invalidados.

Responsabilidade por não estoque

Alguns empresários se recusam deliberadamente a auditar por vários motivos. A legislação não prevê responsabilidade por tal decisão. Mas a Receita Federal pode multar a empresa se houver inconsistências ou erros nas demonstrações financeiras recebidas.

Recomendações de especialistas

Ao realizar um inventário em uma empresa, é aconselhável usar algumas recomendações. Estes incluem o seguinte:

• 10 dias antes do cheque, o chefe emite uma ordem apropriada, que é registrada no diário.
• É permitido formar uma comissão não apenas permanente, mas também única ou de trabalho.
• Se a organização utiliza muitos bens e materiais, então a decisão sobre a necessidade de um inventário seletivo é tomada pelo gestor com base na situação atual da empresa.
• Todos os membros da comissão devem estar envolvidos na verificação, caso contrário os resultados são facilmente reconhecidosinválido.
• Responsáveis estão envolvidos durante o processo.
• A administração da empresa deve garantir que o processo seja realizado de forma rápida e fácil.
• A verificação pode levar muito tempo, especialmente em empresas que usam um grande número de materiais ou enviam e recebem muitas mercadorias.

Durante o inventário, os membros da comissão devem levar em consideração as exigências da lei.

Datas de entrega

O chefe da empresa determina com que frequência a verificação será realizada. Mas, ao mesmo tempo, algumas recomendações são levadas em consideração, portanto, um inventário é realizado no armazém pelo menos uma vez por ano.

As lojas devem ser verificadas duas vezes por ano. Os materiais e bens são avaliados sem falhas antes da elaboração dos relatórios anuais. A verificação geralmente é realizada em três dias, mas às vezes o processo demora várias semanas.

Conclusão

Inventário é um processo obrigatório para qualquer empresa. Trata-se de comparar os materiais e mercadorias disponíveis com a quantidade indicada na documentação da empresa. O processo é realizado por uma comissão especial.

Não há informação na legislação sobre responsabilidade por recusa de inventário, mas se os fiscais encontrarem erros e infrações no relatório, a empresa terá que pagar multas significativas.