Horário de trabalho. Foto do tempo de trabalho: exemplo, amostra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A eficiência torna as pessoas bem-sucedidas, competitivas. Uma ótima ferramenta para pesquisar com que eficiência você usa o tempo de trabalho é a fotografia de tempo de trabalho, ou seja, também é chamada de cronometragem. O que é essa ferramenta, como usá-la e quais resultados ela traz - leia no artigo.

O que é fotografia em horário de trabalho?

Este é um método de pesquisa em que um dia inteiro de trabalho ou um determinado período de tempo é submetido à medição contínua. Graças a esta observação, você pode obter informações sobre o que um funcionário, um grupo de funcionários ou uma equipe está fazendo durante o dia de trabalho. A supervisão é realizada por um especialista e esse estudo também pode ser realizado de forma independente. Todas as ações, relacionadas ao trabalho e distrações, pausas para fumar, comunicação informal e assim por diante, são totalmente fixas.

Entre os funcionários que gostam de gerenciamento de tempoe perceber a importância da gestão do tempo, é uma ferramenta popular. Além disso, se você estiver interessado na questão de como otimizar o tempo de trabalho, a fotografia do tempo de trabalho será o primeiro passo. Você só pode gerenciar o que é medido. Muitas vezes, apenas observar, mesmo sem alterar a jornada de trabalho, já leva a um aumento de eficiência.

Golos

Este método serve a vários propósitos. Uma das mais importantes é a identificação das perdas de tempo durante a jornada de trabalho. A próxima é determinar os motivos da perda de tempo e desenvolver um sistema de medidas que permita trabalhar com mais eficiência. A fotografia de horário de trabalho permite desenvolver padrões de tempo para processos de trabalho, aprender com a experiência organizacional dos funcionários mais bem-sucedidos e ensiná-la a outras pessoas para alcançar altos resultados.

Esse tipo de pesquisa se torna especialmente valioso quando a questão da expansão ou redução de pessoal, redistribuição de responsabilidades está sendo decidida.

Se você quiser discutir com seu supervisor um aumento no seu salário ou a procura de um assistente, uma fotografia individual composta por horas de trabalho será uma excelente base de evidências. Você terá argumentos fortes, o líder levará suas propostas mais a sério se você se preparar dessa forma.

Tirar fotos do horário de trabalho

Apesar do nome do procedimento conter a palavra "fotografia", nada de equipamento fotográfico é necessário. Bastante papel ecanetas. Para simplificar a tarefa, foram desenvolvidos formulários prontos com amostras de preenchimento. Eles podem ser encontrados em sistemas jurídicos como "Consultor". Você mesmo pode desenvolver a forma ou usar uma tabela comum.

Um dia nem sempre é suficiente, então a vigilância pode levar vários dias.

Todo o processo pode ser dividido condicionalmente em três etapas: preparatório, processo de observação, processamento de resultados. Na fase preparatória são compilados e preenchidos formulários, na fase de observação são mantidos registos, na fase de tratamento dos resultados, calculam quanto tempo demora este ou aquele tipo de trabalho, analisam a eficácia e tiram conclusões.

Contando resultados

Para facilitar a contagem, as operações do mesmo tipo são combinadas, reunidas em grupos. Os grupos mais populares são:

• Trabalho de preparação e finalização (partida do equipamento, preparação das ferramentas necessárias, desligamento do equipamento, limpeza do local de trabalho).
• Questões organizacionais.
• Tempo utilizado para o desempenho direto das funções.
• Pausas para descanso e almoço.

Grupos menores podem ser identificados se apropriado para um estudo específico. Em seguida, é calculado um coeficiente que mostra a eficiência ou ineficiência da jornada de trabalho do funcionário.

Folha de cronometragem

O formulário deve ter um “cabeçalho” onde são inseridas informações sobre o nome completo e especialidadefuncionário, a instalação onde o estudo está sendo realizado, a data e hora da análise.

Então deve haver uma mesa. A primeira coluna é um número de série, depois uma coluna para o nome do trabalho realizado. A terceira coluna indica o período de tempo desde quando e por quanto tempo o trabalho foi realizado. A quarta coluna calcula a quantidade de tempo gasto no trabalho. Você pode adicionar uma coluna de comentários.

Principais tipos de pesquisa

Um funcionário pode ser observado, então será uma foto individual. Eles podem assistir um grupo ou brigada, então será uma foto de grupo ou brigada.

Se a observação for realizada durante todo o dia de trabalho, essa fotografia é chamada de clássica. Você pode corrigir não o dia inteiro, mas apenas seus momentos individuais.

Mais uma divisão já foi mencionada acima. Um especialista pode observar ou você mesmo pode tirar fotos do dia de trabalho. Ao usar um observador externo, você pode encontrar uma reação negativa dos funcionários. Eles podem se recusar a trabalhar sob supervisão ou, ao contrário, começar a trabalhar mais rápido e mais do que o habitual, o que levará a dados incorretos sobre custos de tempo.

A pesquisa pode ser realizada com a ajuda de equipamentos de vídeo. Por um lado, isso permite obter informações objetivas, por outro lado, nem toda ação pode ser claramente distinguida observando-a apenas de lado, sem comentários da pessoa que faz o trabalho.

Psicológicapreparação

Pesquisa sobre como os funcionários usam o tempo de trabalho - fotografar o tempo de trabalho, uma maneira tecnicamente simples, mas psicologicamente difícil. Os funcionários percebem tais estudos como uma tentativa de monitorá-los, piorar as condições de trabalho, identificar deficiências e punir.

Portanto, é importante prestar atenção às explicações preliminares sobre a importância de tal estudo. O clima psicológico na equipe tem um sério impacto. Se as pessoas trabalharem em uma atmosfera de confiança e boa vontade, elas farão de bom grado qualquer coisa que ajude a tornar a organização mais eficiente e competitiva. Se, pelo contrário, a equipe for caracterizada pela desconfiança, punição constante, será extremamente difícil obter informações confiáveis que realmente dêem resultados.

É importante construir um sistema de motivação em que seja benéfico para os funcionários trabalhar de forma mais eficiente.

Dissecando um exemplo

Não é possível para todos os funcionários fazer um horário preciso do dia de trabalho. A coisa mais difícil de fazer é realizá-lo com funcionários em cargos gerenciais, a fotografia do tempo de trabalho de um contador é especialmente difícil. É mais fácil com os especialistas cujas operações têm limites claros e características distintas. Como regra, são especialidades de trabalho.

Vejamos um exemplo. Um funcionário é um gerente em um departamento corporativo. Aqui está uma foto do tempo de trabalho (amostra):

• Início do dia de trabalho - 9-00.
• Preparação do local de trabalho(inicializando o computador, preparando documentos) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Conversa por telefone com um cliente chave - 9-30.
• Verificando e-mail - 9-42.
• Preparando um contrato para um cliente – 9-53.
• Pausa para fumar - 10-37.
• Preparando uma apresentação de um novo produto para um cliente – 10-57.
• Almoço - 14-05.
• Estágio para um novo funcionário - 14-58.
• Pausa para fumar - 16-15.
• Ligar para clientes - 16-30.
• Fim do dia (limpando a área de trabalho, desligando o computador) - 17-55.
• Saindo de casa - 18-00.

Agora você precisa calcular quanto tempo cada ação levou, distribuir os tipos de trabalho em grupos, calcular o índice de eficiência do gestor. Esta foto de horário de trabalho (exemplo) ajudará você a fazer a sua.

Quem precisa dessa informação?

Em primeiro lugar, as partes interessadas são os gerentes e proprietários da empresa que querem entender como o pessoal é carregado de forma otimizada, se os recursos de mão de obra da empresa são usados com eficiência.

Funcionários do departamento de RH, departamentos de RH também precisam de estudos semelhantes para elaborar descrições de cargos viáveis, selecionar exatamente o número de funcionários que a organização precisa e realizar trabalhos de pesquisa.

Os próprios funcionários responsáveis estão interessados no fato de que a jornada de trabalho seja utilizada de forma eficiente, sem tempo de inatividade e trabalho emergencial, não há situações com horas extras ou trabalho realizadocasa.

Agora você está familiarizado com uma técnica que permite avaliar se o tempo de trabalho está sendo usado de forma eficaz (foto do tempo de trabalho). Tente colocar o método em prática, você encontrará um grande número de reservas, verá como trabalhar de maneira ideal. Graças a essa abordagem, você pode se tornar um dos funcionários mais produtivos da empresa, e isso com certeza será visto e apreciado.